時(shí)間：2023-01-18 01:27:29
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
會(huì)計(jì)檔案管理辦法完整版全文第一條 為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，制定本辦法。
第二條 國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會(huì)計(jì)檔案適用本辦法。
第三條 本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。
第四條 財(cái)政部和國家檔案局主管全國會(huì)計(jì)檔案工作，共同制定全國統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度，對全國會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
縣級以上地方人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作，并對本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。
單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。
第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：
(一)會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿;
(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;
(四)其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
第七條 單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。
第八條 同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：
(一)形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;
(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;
(四)采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;
(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。
第十條 單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。
第十一條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。
單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長不超過三年。臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
第十二條 單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。
單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。
第十三條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。
單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案，確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
第十四條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第十五條 各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。
單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。
第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。
第十七條 會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。
第十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：
(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
第十九條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。
第二十條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。
第二十三條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十四條 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。
移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。
交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。
第二十五條 單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條 單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。
第二十七條 違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，由縣級以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。
第二十八條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。
第二十九條 不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶，其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。
第三十條 各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局、檔案局，國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門，中國總后勤部，可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。
第三十一條 本辦法由財(cái)政部、國家檔案局負(fù)責(zé)解釋，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)政部、國家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字[1998]32號)同時(shí)廢止。
會(huì)計(jì)檔案主要特點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映，通過會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈;可以檢查一個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在會(huì)計(jì)資料中有無弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為;會(huì)計(jì)檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營決策提供參考。
與文書檔案、科技檔案相比，會(huì)計(jì)檔案有它自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：
一、形成范圍廣泛，凡是具備獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位，都要形成會(huì)計(jì)檔案。這些單位有國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。一方面會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)的各領(lǐng)域無處不有，形成普遍;另一方面，會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體數(shù)量也相對其他門類的檔案數(shù)量更多一些。尤其是在企業(yè)、商業(yè)、金融、財(cái)政、稅務(wù)等單位，會(huì)計(jì)檔案不僅是反映這些單位的職能活動(dòng)的重要材料，而且產(chǎn)生的數(shù)量也大。
2、公司內(nèi)部任何人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外來人員調(diào)閱或復(fù)制檔案，要憑介紹信并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、檔案銷毀，須由上級主管部門和有關(guān)檔案部門共同鑒定，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后由主管會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)經(jīng)理共同監(jiān)督。銷毀的檔案須填寫“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊”。“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊”要長期保存。
4、會(huì)計(jì)人員變動(dòng)，須辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。并由財(cái)務(wù)經(jīng)理或主管會(huì)計(jì)監(jiān)交，填寫移交清冊，并由交接雙方和監(jiān)交人在移交清冊上簽名或蓋章。
5、主管會(huì)計(jì)須設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理記錄簿，檔案收發(fā)調(diào)閱等事項(xiàng)要及時(shí)登記，出納人員不能兼管會(huì)計(jì)檔案管理。
6、會(huì)計(jì)憑證是記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面憑證，是記帳的依據(jù)。會(huì)計(jì)帳簿是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的簿籍，是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的依據(jù)，取得或填制會(huì)計(jì)憑證，登記帳簿，是會(huì)計(jì)核算方法中不可缺少的兩項(xiàng)內(nèi)容。
7、會(huì)計(jì)憑證分原始憑證和記帳憑證，相關(guān)會(huì)計(jì)人員對公司發(fā)生的每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，必須逐筆按憑證的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額編制記帳憑證。各種原始憑證必須具備：憑證名稱、填制日期、單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、數(shù)量和金額、填制單位或財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、經(jīng)辦人簽名或蓋章。
8、會(huì)計(jì)憑證要妥善保管，會(huì)計(jì)人員要根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記帳憑證。要遵循借貸記賬法的原則，據(jù)以登記帳簿。
9、記帳憑證可根據(jù)每一憑證單獨(dú)填制，也可根據(jù)原始憑證匯總表填制，每月終了應(yīng)將已登記過帳簿的原始憑證和記賬憑證分類裝訂成冊。
10、財(cái)務(wù)部設(shè)置現(xiàn)金和銀行存款兩種日記帳、總賬和符合公司經(jīng)營需要的各種明細(xì)帳、明細(xì)分類帳簿等。登記帳簿要做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、有根據(jù)，并能反映各項(xiàng)資金占用和資金的來龍去脈，以便對帳簿記錄進(jìn)行分析查核。
20xx年安徽省社區(qū)矯正人員檔案管理辦法試行第一章 總 則
第一條 為了加強(qiáng)對社區(qū)矯正人員檔案的管理，準(zhǔn)確執(zhí)行刑罰，做好監(jiān)督管理、教育和幫扶工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《社區(qū)矯正實(shí)施辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我省社區(qū)矯正工作實(shí)際，制定本辦法。
第二條 社區(qū)矯正人員檔案是社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)對社區(qū)矯正人員實(shí)施社區(qū)矯正過程中形成的接收登記、考核獎(jiǎng)懲、監(jiān)管審批、解除矯正等具有保存價(jià)值的執(zhí)法文書。
第三條 省及設(shè)區(qū)的市司法行政機(jī)關(guān)和各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)社區(qū)矯正人員檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。縣級司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)社區(qū)矯正人員檔案管理工作。
第四條 社區(qū)矯正檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守國家保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案實(shí)體和內(nèi)容絕對安全。任何個(gè)人不得據(jù)為己有。
第二章 檔案歸檔
第五條 縣級司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為社區(qū)矯正人員建立社區(qū)矯正執(zhí)行檔案，司法所應(yīng)當(dāng)建立社區(qū)矯正工作檔案，同時(shí)留存社區(qū)矯正執(zhí)行檔案副本。做到一人一檔。
第六條 社區(qū)矯正人員執(zhí)行檔案應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容： 結(jié)案登記表;
假釋人員的原判法律文書、假釋裁定書、假釋證明書、罪犯出監(jiān)鑒定表、執(zhí)行通知書;
暫予監(jiān)外執(zhí)行人員的起訴書副本、判決(裁定)書、執(zhí)行通知書、結(jié)案登記表、暫予監(jiān)外執(zhí)行審批表、暫予監(jiān)外執(zhí)行決定書、具保書;
(二)社區(qū)矯正人員基本信息表;
(三)社區(qū)矯正告知書、接受社區(qū)矯正保證書; (四)適用社區(qū)矯正社區(qū)影響調(diào)查評估意見書; (五)社區(qū)矯正人員進(jìn)入特定區(qū)域(場所)審批表; (六)社區(qū)矯正人員外出(居住地變更)審批表; (七)對社區(qū)矯正人員給予警告等決定書;
(八)對社區(qū)矯正人員提出治安管理處罰、提出撤銷緩刑、假釋、收監(jiān)執(zhí)行、減刑等建議書和審核表; (九)解除社區(qū)矯正通知書;
(十)社區(qū)矯正人員死亡的，死亡證明、法醫(yī)鑒定、社區(qū)矯正人員死亡通知書等有關(guān)材料; (十一)其他應(yīng)當(dāng)歸檔的重要材料。
第七條 社區(qū)矯正人員工作檔案應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容： (一)社區(qū)矯正執(zhí)行檔案副本; (二)社區(qū)矯正人員基本信息表; (三)社區(qū)矯正宣告書; (四)社區(qū)矯正責(zé)任書; (五)矯正方案;
(六)社區(qū)矯正人員日常報(bào)告記錄; (七)社區(qū)矯正學(xué)習(xí)教育、社區(qū)服務(wù)記錄; (八)社區(qū)矯正幫困扶助記錄;
(九)社區(qū)矯正人員進(jìn)入特定區(qū)域(場所)審批申報(bào)材料;
(十)社區(qū)矯正人員外出(居住地變更)審批申報(bào)材料; (十一)給予警告決定審核材料、審批表;
(十二)提出治安管理處罰、提出撤銷緩刑、假釋、收監(jiān)執(zhí)行、減刑等審核、審批表;
(十三)社區(qū)矯正人員月、季度、年度考察表;
(十四)社區(qū)矯正期滿鑒定及上報(bào)材料; (十五)解除社區(qū)矯正宣告書; (十六)與安置幫教銜接記錄; (十七)其他應(yīng)當(dāng)歸檔的重要材料。
第八條 社區(qū)矯正人員組卷檔案的文書印刷格式和紙張使用，應(yīng)按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T9704-20xx)的要求執(zhí)行，用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型;對于一式多份且需要加蓋騎縫章的文件，采用A3型或A3拼接型，左側(cè)裝訂。文件標(biāo)題字體一般用2號小標(biāo)宋體字，正文字體一般用3號仿宋體字。欄目較多的表格式文書，填寫時(shí)可用小四號仿宋體字。
第三章 檔案查閱
第九條 查閱社區(qū)矯正人員檔案，必須履行登記手續(xù)。外來人員查閱，須持縣級以上政府或政法機(jī)關(guān)外調(diào)介紹信和本人有效證件，經(jīng)縣級司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，在指定地點(diǎn)閱卷。社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員查閱，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意，涉密的須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十條 查閱社區(qū)矯正人員檔案時(shí)，不得遺失、涂改、拆散、裁剪、鉤劃、批注。
第十一條 歸還檔案時(shí)要當(dāng)面查清，如發(fā)現(xiàn)損壞的情況，應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任，認(rèn)真處理。閱卷人摘抄或復(fù)印的材料，經(jīng)檔案人員核對無誤后，可簽署意見，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，加蓋公章。
第十二條 社區(qū)矯正人員檔案原則上不外借。如有特殊情況需外借的，需經(jīng)縣級司法行政機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借出時(shí)要點(diǎn)交清楚，辦理外借手續(xù)，并限期歸還。
第十三條 未成年社區(qū)矯正人員相關(guān)犯罪紀(jì)錄應(yīng)當(dāng)予以封存，不得向任何單位和個(gè)人提供。司法機(jī)關(guān)為辦案需要或者有關(guān)單位根據(jù)國家規(guī)定進(jìn)行查詢的，應(yīng)嚴(yán)格辦理相關(guān)手續(xù)。
依法進(jìn)行查詢的單位，應(yīng)當(dāng)對被封存的犯罪紀(jì)錄的情況予以保密。
第四章 檔案移交和銷毀
第十四條 社區(qū)矯正人員解除矯正、死亡、被收監(jiān)執(zhí)行或被判處監(jiān)禁刑后，縣級司法行政機(jī)關(guān)社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)及司法所應(yīng)對其檔案進(jìn)行整理立卷，執(zhí)行檔案與工作檔案合并，在1個(gè)月內(nèi)將該社區(qū)矯正人員檔案移交縣級司法行政機(jī)關(guān)檔案部門集中統(tǒng)一保管。
第十五條 社區(qū)矯正人員居住地變更的，縣級司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)自作出決定之日起三個(gè)工作日內(nèi)，將有關(guān)法律文書和矯正檔案移交新居住地縣級司法行政機(jī)關(guān)。社區(qū)矯正人員重新犯罪，撤銷緩刑、假釋或者收監(jiān)執(zhí)行的，矯正檔案應(yīng)移交給偵查機(jī)關(guān)、監(jiān)獄或者看守所。檔案移交雙方應(yīng)做好交接登記手續(xù)。縣級司法行政機(jī)關(guān)留存檔案副本。
第十六條 縣級司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)組織由檔案部門、社區(qū)矯正工作機(jī)構(gòu)等部門組成鑒定小組，定期對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。
第十七條 銷毀的檔案應(yīng)將第六條第(一)項(xiàng)、第(九)項(xiàng)和第七條第(十四)項(xiàng)內(nèi)容留下，并按年立卷永久保存。其余材料逐卷登記造冊，經(jīng)縣級司法行政機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)書面審批后，在符合保密的條件下，由二人監(jiān)銷，并報(bào)上級主管單位檔案部門備案。
第五章 檔案保管
第十八條 社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)檔案室，應(yīng)具備保密、防盜、防火、防漬、防有害生物等基本保管條件，室內(nèi)應(yīng)當(dāng)保持清
潔、整齊、通風(fēng)。應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的檔案庫房，設(shè)置調(diào)閱室、檔案管理人員辦公室。嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)外存放易燃、易爆物品及其他雜物。
第十九條 檔案管理人員每年應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)、字跡褪色和被蟲蛀、鼠咬的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取防治措施，并進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。發(fā)現(xiàn)丟失的，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告，并負(fù)責(zé)查找。
第二十條 社區(qū)矯正人員檔案管理應(yīng)使用的獨(dú)立的計(jì)算機(jī)，且不得與互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)連接。
第二十一條 社區(qū)矯正人員檔案保管期限，從解除社區(qū)矯正的當(dāng)年算起不少于二十年。
第二十二條 各級司法行政部門應(yīng)加強(qiáng)對社區(qū)矯正人員檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，配置必要設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第六章 附 則
第二十三條 在社區(qū)矯正人員檔案形成和管理過程中，造成社區(qū)矯正人員檔案損毀、丟失等情形的，對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予相應(yīng)處分;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；檔案管理；質(zhì)量
檔案管理工作在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中的作用越來越重要，隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，企業(yè)或者組織單位的檔案管理工作對于單位的整體發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，做好檔案的管理工作，能夠進(jìn)一步提升組織單位的技術(shù)和管理水平，為企業(yè)和組織的發(fā)展提供基礎(chǔ)動(dòng)力。
1 創(chuàng)新檔案管理工作的意義
創(chuàng)新是檔案部門發(fā)展的原動(dòng)力。近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案工作有了很大的進(jìn)步。檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施和條件得到了極大的改善，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和檔案信息資源建設(shè)得到加強(qiáng)；檔案部門進(jìn)一步適應(yīng)了社會(huì)對檔案信息的需求，社會(huì)服務(wù)功能不斷拓寬，社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制意識(shí)逐步增強(qiáng)。但是檔案工作還存在一些問題，如檔案館（室）收藏與管理上的矛盾，服務(wù)對象的局限性，服務(wù)項(xiàng)目的單一性，服務(wù)手段的滯后性等。要解決這些新問題，真正使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)發(fā)展，只有通過創(chuàng)新才能開創(chuàng)檔案工作的新局面。
創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，意味著其社會(huì)功能的改善和提高，與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)同步發(fā)展的同時(shí)，重點(diǎn)把人與技術(shù)的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來。這就需要我們從社會(huì)需求的角度來把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用率，最終使檔案事業(yè)與社會(huì)建立起相互促進(jìn)、相互協(xié)調(diào)的緊密關(guān)系。要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，必須在目前的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，利用高科技手段不斷提高檔案工作的社會(huì)服務(wù)功能。
2 當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理工作中存在制度不完善的問題
當(dāng)前在很多的單位中，檔案管理工作重視程度不足，制度不夠完善并且落后，檔案管理相關(guān)部門對于管理工作缺乏全面、嚴(yán)格的檔案管理工作制度要求，不能適應(yīng)當(dāng)前形式對于檔案管理工作的需求。同時(shí)，由于檔案管理工作在單位內(nèi)部的受重視程度低，很多工作人員特別是一線工作人員對于檔案管理工作的態(tài)度比較懈怠，沒有從積極的角度來關(guān)注本職工作，因此，在工作態(tài)度方面存在著消極懈怠的情緒，影響了檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)與提高。
（二）檔案管理工作缺乏信息化方面的創(chuàng)新支持
當(dāng)前，在很多事業(yè)單位以及檔案管理工作部門中，對于檔案管理工作所需要具備的硬件設(shè)備和軟件設(shè)施等配備不夠齊全，檔案管理工作的開展對于這些基礎(chǔ)設(shè)備的依賴性較強(qiáng)，而在創(chuàng)新的過程中，基本的硬件設(shè)備配置也是一種重要的支撐。此外，對于一些已經(jīng)具備創(chuàng)新技術(shù)基礎(chǔ)的單位來說，檔案管理工作的創(chuàng)新中，一些檔案管理人員對于創(chuàng)新工作的認(rèn)識(shí)還存在不足，對于技術(shù)的學(xué)習(xí)能力和認(rèn)知能力還存在差異，因此，在這樣的情況下，檔案管理工作的創(chuàng)新也在一定程度上受阻。
3 創(chuàng)新檔案管理辦法提高檔案管理質(zhì)量的途徑分析
未來，做好檔案管理工作創(chuàng)新可以從以下幾個(gè)方面入手。
首先，要提高各方面人員對檔案管理工作的重視，在單位內(nèi)部要形成關(guān)注檔案，重視檔案的認(rèn)知，從領(lǐng)導(dǎo)層的角度入手，提起對檔案管理工作的重視，全面分析研究當(dāng)前單位內(nèi)部檔案管理工作中存在的問題。從制度的層面，一方面可以針對性的對現(xiàn)行的制度和當(dāng)前的檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行全面分析，研究制度存在的不足，并針對性的進(jìn)行制度的補(bǔ)充；另一方面，在檔案管理工作的開展過程中，還要開展進(jìn)一步的制度建設(shè)和檔案管理工作理念的培養(yǎng)，培養(yǎng)一線檔案管理崗位的工作人員對檔案管理工作形成正確的思想認(rèn)識(shí)，這樣，才能夠在未來的檔案管理工作中形成更好地創(chuàng)新能力和創(chuàng)新思想。
其次，檔案管理工作的創(chuàng)新離不開高科技手段的廣泛應(yīng)用。要增加對當(dāng)前檔案管理工作部門的信息化基礎(chǔ)設(shè)施的配備，同時(shí)，單位內(nèi)部要增加對檔案管理工作方面的信息技術(shù)研發(fā)，運(yùn)用信息技術(shù)手段，組建信息化的檔案管理技術(shù)網(wǎng)絡(luò)，在單位內(nèi)部的檔案管理工作中發(fā)揮重要的作用。此外，針對當(dāng)前信息化的檔案管理工作發(fā)展趨勢，未來，在信息技術(shù)的研發(fā)和新技術(shù)的發(fā)展中，要更多的傾向于對檔案管理，檔案保密以及檔案歸檔分類等方面的內(nèi)容要進(jìn)行深入的技術(shù)研究，提升檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新力度，更高的提升檔案管理工作的質(zhì)量和整體水平。
引進(jìn)全息影像技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，必將引起檔案管理的改革風(fēng)暴，全面改觀檔案儲(chǔ)存、管理手段，大大提高管理水平。全息影像技術(shù)具有信息量大、直觀、全面、搜索便宜、服務(wù)對象廣泛、應(yīng)用便捷等優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)前的縮微攝影技術(shù)已經(jīng)相對成熟，也已建立了一套完善的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加之其對原始檔案的真實(shí)復(fù)制，使其彌補(bǔ)了數(shù)字產(chǎn)品的不足。首先結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案縮微膠卷管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)在先進(jìn)的計(jì)算機(jī)配套研發(fā)管理系統(tǒng)；其次要分階段建立數(shù)據(jù)庫，檔案管理中大多為紙質(zhì)，傳遞保存不便，也無法滿足信息時(shí)代的使用需求，而利用數(shù)字影像技術(shù)將檔案數(shù)字化，建立全民共享的檔案數(shù)據(jù)庫便成為了新的發(fā)展方向；第三建立備份系統(tǒng)，由于檔案管理的工作的重要性及其時(shí)間的跨度性導(dǎo)致其脆弱易損，還需利用當(dāng)前的模擬影像技術(shù)對每一份檔案進(jìn)行備份，建立特藏室；第四進(jìn)行影像整合，當(dāng)檔案縮微膠卷管理系統(tǒng)與檔案數(shù)據(jù)庫建成后，就需要將兩者進(jìn)行資源整合，在處理影像技術(shù)前需要樹立整體性觀念，將所有的檔案進(jìn)行編號管理，再運(yùn)用模擬影響技術(shù)與數(shù)字影像技術(shù)進(jìn)行對號處理，以保證不同檔案著錄、編號的唯一性。由于數(shù)字影像技術(shù)日趨成熟，但是法律地位有待認(rèn)證，加之投資較大會(huì)造成前期實(shí)際使用存在問題，為此需分階段逐步實(shí)施，但其發(fā)展前景勢在必行。
4 結(jié)束語
檔案管理工作的創(chuàng)新勢在必行，如何做好創(chuàng)新，提升創(chuàng)新力，這對于每一位從事檔案管理工作的人員來說都是非常值得思考的問題。當(dāng)前，檔案管理工作還存在很多不足，在未來的工作發(fā)展中要不斷突破，不斷努力，提升整體的創(chuàng)新力。
參考文獻(xiàn)
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浙江省城市建設(shè)檔案管理辦法全文第一條為了加強(qiáng)對城市建設(shè)檔案的管理，有效地收集、保管和利用檔案，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的規(guī)定，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。
第二條本辦法所稱城市建設(shè)檔案，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的，對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。
第三條本辦法適用于本省行政區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案的管理活動(dòng)。
第四條城市人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對城市建設(shè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把城市建設(shè)檔案事業(yè)的發(fā)展納入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，適應(yīng)城市建設(shè)的需要。
第五條建立健全以各級城市建設(shè)檔案館(室)為基礎(chǔ)的城市建設(shè)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，保證城市建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
城市建設(shè)檔案館的設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范要求。
城市建設(shè)檔案館(室)應(yīng)當(dāng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立和完善城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，將城市建設(shè)信息資料納入收集范圍，及時(shí)采集、接收、存儲(chǔ)、整理。
城市建設(shè)檔案館(室)所必需的經(jīng)費(fèi)，由同級財(cái)政部門通過預(yù)算予以安排。
第六條縣級以上建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城市建設(shè)檔案工作，業(yè)務(wù)上受同級檔案行政主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
有關(guān)行政主管部門應(yīng)當(dāng)重視本系統(tǒng)的城市建設(shè)檔案工作，建立健全本系統(tǒng)城市建設(shè)檔案管理制度。
第七條城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)履行下列職責(zé)：
(一)負(fù)責(zé)城市建設(shè)檔案的收集、保管和利用;
(二)受建設(shè)行政主管部門委托，具體負(fù)責(zé)城市建設(shè)檔案管理;
(三)法律、法規(guī)和本辦法規(guī)定的其他職責(zé)。
第八條城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)接收和管理下列檔案：
(一)各類城市建設(shè)工程檔案：
1.工業(yè)、民用建筑工程;
2.市政基礎(chǔ)設(shè)施工程;
3.公用基礎(chǔ)設(shè)施工程;
4.交通基礎(chǔ)設(shè)施工程;
5.園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程;
6.市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程;
7.城市防洪、抗震工程;
8.結(jié)合民用建筑修建的地下防空工程;
9.軍民共建工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖。
(二)城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)的各類地下管線工程(包括城市供水、排水、燃?xì)狻崃Α㈦娏Α㈦娦拧⒐I(yè)等地下管線)檔案。
(三)城市建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理單位(包括城市規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、園林、風(fēng)景名勝、環(huán)境衛(wèi)生、市政、公用、房地產(chǎn)管理等單位)形成的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。
(四)有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的政策法規(guī)、科研成果和城市風(fēng)貌史料。
(五)建設(shè)部、國家檔案局確定的其他城市建設(shè)檔案資料。
前款規(guī)定的接收、管理的檔案材料的具體范圍，由省建設(shè)行政主管部門、省檔案行政主管部門會(huì)同省有關(guān)主管部門另行規(guī)定。
第九條城市建設(shè)工程檔案材料由各建設(shè)單位按照國家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)收集、整理，并向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交。
前款所稱建設(shè)工程檔案，包括工程項(xiàng)目前期、施工及竣工所形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。工程項(xiàng)目前期管理文件材料可以移交副本。
第十條建設(shè)單位在向有關(guān)部門申領(lǐng)建設(shè)工程規(guī)劃許可證或者施工許可證期間，應(yīng)當(dāng)將有關(guān)申報(bào)材料向工程所在地城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)備案。城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)在接受備案時(shí)，應(yīng)當(dāng)書面告知建設(shè)單位有按規(guī)定移交城市建設(shè)檔案的義務(wù)。
第十一條有關(guān)行政主管部門或者建設(shè)單位組織工程竣工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)當(dāng)通知城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)參加，由城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)對建設(shè)工程的技術(shù)檔案和施工管理資料是否完整提出意見。
第十二條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)自建設(shè)工程驗(yàn)收合格之日起20個(gè)工作日內(nèi)，向所在地城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)報(bào)送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案，但建設(shè)工程決算資料可以在建設(shè)工程驗(yàn)收合格之日起3個(gè)月內(nèi)移交。建設(shè)工程檔案不齊全的，應(yīng)當(dāng)補(bǔ)充齊全。
第十三條各建設(shè)單位對形成的城市建設(shè)檔案，除按照本辦法規(guī)定向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移送外，還應(yīng)當(dāng)做好整理、歸檔和利用工作，并由本單位綜合檔案室集中保管。
第十四條建設(shè)項(xiàng)目投入使用后進(jìn)行改建、擴(kuò)建或者對重要部位進(jìn)行維修的，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善原建設(shè)工程檔案;涉及結(jié)構(gòu)和平面布置
改變的，應(yīng)當(dāng)重新編制工程竣工檔案，并在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。
第十五條城市建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部各專業(yè)管理單位形成的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，凡具有永久保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起1年至5年內(nèi)，向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交;對具有長期保存價(jià)值的檔案，城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)可以自檔案形成之日起1年至5年內(nèi)，根據(jù)需要選擇接收。
第十六條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交下列地下管線工程檔案：
(一)地下管線工程項(xiàng)目前期工作、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收文件和竣工圖;
(二)地下管線工程竣工測量成果;
(三)其他有關(guān)地下管線工程的電子文件、照片、錄像、縮微品等特種載體形態(tài)的檔案資料。
前款規(guī)定的地下管線檔案資料，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照本辦法的規(guī)定，與建設(shè)工程檔案一并或者單獨(dú)向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交。
第十七條建設(shè)單位申領(lǐng)建設(shè)工程規(guī)劃許可證時(shí)，應(yīng)當(dāng)?shù)匠鞘薪ㄔO(shè)檔案機(jī)構(gòu)查詢該建設(shè)工程施工地段的地下管線檔案資料，取得施工地段地下管線現(xiàn)狀資料，并向建設(shè)工程規(guī)劃許可證核發(fā)機(jī)關(guān)說明地下管線現(xiàn)狀情況。
第十八條城市地下管線權(quán)屬單位應(yīng)當(dāng)將更改、報(bào)廢、漏測部分的地下管線及時(shí)修改、補(bǔ)充到地下管線專業(yè)圖上，并在修改、補(bǔ)充后3個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)報(bào)送。
第十九條城市人民政府應(yīng)當(dāng)定期對地下管線進(jìn)行普查和補(bǔ)測。普查和補(bǔ)測形成的檔案材料，由城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理。
第二十條建設(shè)單位收集、整理或者補(bǔ)測補(bǔ)繪檔案材料確有困難的，城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)可以提供咨詢、服務(wù)。
第二十一條城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期公布開放檔案的目錄，有計(jì)劃地編纂檔案史料，開發(fā)檔案信息資源，為檔案的利用提供便利。有關(guān)單位查詢利用檔案信息資料，城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)除收取復(fù)印費(fèi)等工本費(fèi)外，不得收取其他費(fèi)用。
涉及國家秘密的城市建設(shè)檔案應(yīng)當(dāng)按照國家秘密范圍的規(guī)定確定密級,并遵守國家有關(guān)保密管理規(guī)定。未經(jīng)產(chǎn)權(quán)單位或者上級主管部門批準(zhǔn)，不得查閱使用。
有關(guān)建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)、充分地利用城市建設(shè)檔案資料，確保建設(shè)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理質(zhì)量，防止各類損害事故的發(fā)生。
第二十二條城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全科學(xué)的管理制度，依法做好檔案的接收、整理、保護(hù)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保密等工作。
城市建設(shè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，維護(hù)史實(shí)，遵紀(jì)守法，具備相應(yīng)的城市建設(shè)檔案管理專業(yè)知識(shí)。
第二十三條違反本辦法第十二條、第十四條規(guī)定的，依照《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第五十九條規(guī)定處理。
第二十四條違反本辦法第十五條規(guī)定，不按期移交業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的，由建設(shè)行政主管部門責(zé)令其限期改正，對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政或者紀(jì)律處分。
第二十五條違反本辦法第十六條、第十八條規(guī)定，未按規(guī)定向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)報(bào)送地下管線檔案資料的，由建設(shè)行政主管部門責(zé)令限期改正，并可處1萬元以上5萬元以下的罰款。對他人造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任。對城市建設(shè)公共利益造成損害的，由有權(quán)機(jī)關(guān)對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政或者紀(jì)律處分。
第二十六條違反本辦法有關(guān)規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政主管部門或者建設(shè)行政主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分：
(一)對不符合規(guī)定要求的檔案予以接收的;
(二)在參與工程竣工驗(yàn)收或者檔案管理工作中弄虛作假的;
(三)其他徇私舞弊、玩忽職守行為。
第二十七條對違反本辦法規(guī)定的其他行為的處理，有關(guān)檔案管理法律、法規(guī)已有規(guī)定的，從其規(guī)定;構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
第二十八條本辦法自20xx年9月1日起施行，1999年6月2日的《浙江省城市建設(shè)檔案管理辦法》(省政府令第114號)同時(shí)廢止。
城市建設(shè)檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等有關(guān)活動(dòng)中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。是城市自然面貌和城市建筑物、構(gòu)筑物、地上和地下管線等各項(xiàng)建設(shè)的真實(shí)記錄。
按類別劃分：
①城市勘測和城市規(guī)劃檔案，包括地形地貌勘測文件和地形圖，城市經(jīng)濟(jì)和人口資料，礦藏資料和水文地質(zhì)、工程地質(zhì)資料、地震、氣象、地名和城市歷史沿革資料，以及城市總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃和各項(xiàng)專業(yè)規(guī)劃文件等。
關(guān)鍵詞:高等學(xué)校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理
《高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎(chǔ)修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實(shí)施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學(xué)校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學(xué)校檔案的管理體制、制度建設(shè)和工作要求提出了更高的標(biāo)準(zhǔn),充分體現(xiàn)國家對高等學(xué)校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發(fā)展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。
一、新《管理辦法》的幾點(diǎn)變化
1.擴(kuò)大適用范圍,把成人高校納入辦法適用對象
21世紀(jì)的高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展,除普通高校外,成人高等學(xué)校、高職高專學(xué)校和民辦學(xué)校也不斷得到發(fā)展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學(xué)校已經(jīng)不能適應(yīng)高等教育的發(fā)展現(xiàn)狀和要求。所以新《管理辦法》擴(kuò)大了適用范圍,涵蓋了各級各類的高等學(xué)校,有利于促進(jìn)所有高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展。
新《管理辦法》明確規(guī)定“本辦法適用于各類普通高等學(xué)校、成人高等學(xué)校”,特別把成人高等學(xué)校列出,這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利于規(guī)范成人高校的管理。根據(jù)新《管理辦法》,成人高校可以重新修訂本學(xué)校的檔案工作管理辦法,這為提升學(xué)校的管理能級、規(guī)范檔案管理工作和促進(jìn)學(xué)校更加科學(xué)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.明確了高校檔案的管理體制和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)制
新《管理辦法》規(guī)范了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制,規(guī)定“國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作”,“國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查”,確定了政府教育行政部門對高等學(xué)校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查職責(zé),明確了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系,領(lǐng)導(dǎo)體制層次清晰、責(zé)任明確,操作性強(qiáng),有利于高校檔案管理工作的開展。
檔案管理工作既是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,又是一項(xiàng)服務(wù)性工作。要做好這項(xiàng)工作,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學(xué)校校長是高校檔案工作的第一責(zé)任人,強(qiáng)化了學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)在高校檔案工作中的責(zé)任,《管理辦法》還規(guī)定“遇有特殊情況,應(yīng)當(dāng)立即向校長報(bào)告”。這些規(guī)定的推出有助于高校領(lǐng)導(dǎo)更新觀念,增強(qiáng)檔案意識(shí),了解本校檔案工作的現(xiàn)狀,統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,把檔案工作作為學(xué)校管理工作的重要事情來抓。
3.規(guī)范了檔案管理制度和檔案人員的職責(zé)
新《管理辦法》重新劃分了適應(yīng)于學(xué)校檔案工作的11類歸檔范圍,這樣可以使學(xué)校檔案工作朝著規(guī)范化的目標(biāo)發(fā)展,使學(xué)校檔案的歸檔內(nèi)容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學(xué)校“應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”,以評促進(jìn)檔案建設(shè);“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強(qiáng)化學(xué)校各部門立卷制度。
《管理辦法》要求“立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律,對文件材料系統(tǒng)整理組卷、編制頁號或者件號,制作卷內(nèi)目錄,交本部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向?qū)W校檔案機(jī)構(gòu)移交”,規(guī)定了各部門負(fù)責(zé)檔案工作人員的具體職責(zé),保證學(xué)校各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。
4.增加了“學(xué)生類”檔案管理內(nèi)容
高等學(xué)校的主體是教師和學(xué)生,原《管理辦法》片面強(qiáng)調(diào)了學(xué)校管理、教師和教學(xué),而忽視了學(xué)生和學(xué)習(xí)。教育以學(xué)生為本,學(xué)生以學(xué)習(xí)為本,新《管理辦法》對此進(jìn)行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學(xué)生類”檔案的保管內(nèi)容,具體內(nèi)容“主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案,畢業(yè)生登記表等”。學(xué)生類檔案要求從學(xué)生入校開始到學(xué)生畢業(yè)結(jié)束,檔案中的記錄要伴隨學(xué)生在校學(xué)習(xí)的整個(gè)過程。把學(xué)生類檔案正式寫進(jìn)檔案管理辦法中,把學(xué)生、學(xué)校和對社會(huì)有價(jià)值的檔案并列起來,充分說明了學(xué)生管理檔案在學(xué)校檔案工作中的重要性,體現(xiàn)了學(xué)校對學(xué)生的人性化管理。
5.從經(jīng)費(fèi)、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設(shè)
隨著社會(huì)信息化的發(fā)展,數(shù)字校園的建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)勢在必行,新《管理辦法》明確規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施,加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè),保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行”。
新《管理辦法》在檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)上明確規(guī)定:“組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作。”提出了高等學(xué)校檔案包括“有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實(shí)物等傳統(tǒng)檔案載體的局限,突出了電子或數(shù)字載體在新時(shí)代檔案物理載體中的重要地位,這符合時(shí)展的要求。在檔案的利用方面規(guī)定:“應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)等,為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件”。
6.從職務(wù)聘任、待遇補(bǔ)助等方面彰顯對檔案工作者的人文關(guān)懷
新《管理辦法》中明確規(guī)定“高校檔案機(jī)構(gòu)中的專職檔案工作人員,實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制,享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。”這個(gè)規(guī)定可以從根本上改變目前成人高等學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學(xué)歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發(fā)展的局面,為成人高校檔案工作發(fā)展的人才需要奠定了基礎(chǔ)。
對長期接觸有毒害物質(zhì)的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會(huì)保險(xiǎn)待遇及其他有關(guān)待遇,并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助”,這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因?yàn)殚L期接觸有毒害物質(zhì)的高校檔案工作人員建立職業(yè)保障和依法取得補(bǔ)助得到了落實(shí),體現(xiàn)了以人為本的檔案科學(xué)發(fā)展觀以及對高校檔案工作者的人文關(guān)懷。
二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響
目前,成人高校檔案管理工作的發(fā)展與教育發(fā)展的實(shí)際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實(shí)際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規(guī)定和新要求,加強(qiáng)成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點(diǎn)。
1.改變檔案管理模式,適應(yīng)成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要
在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展,知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化浪潮日益發(fā)展的背景下,成人高等教育學(xué)校建設(shè)開始出現(xiàn)新的局面,使原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足教育發(fā)展的需要。隨著成人教育改革和發(fā)展形勢的需要,檔案工作重點(diǎn)應(yīng)由以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務(wù)為主,提高檔案的利用,擴(kuò)大服務(wù)功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重視開發(fā)利用,不斷拓展業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)領(lǐng)域,才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。
2.加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè),提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
要實(shí)現(xiàn)成人高校檔案的科學(xué)化管理,關(guān)鍵要提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng),使之能熱愛檔案管理工作,有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。同時(shí),要加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),不斷為其提供接受繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)、更新檔案專業(yè)知識(shí),通過系統(tǒng)學(xué)習(xí),使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實(shí)踐中能夠具有進(jìn)行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發(fā)展和評估提供詳實(shí)的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發(fā)展與改革工作的需要。
3.大力加強(qiáng)電子檔案管理,不斷探索檔案管理現(xiàn)代化的新途徑
隨著人類進(jìn)入信息時(shí)代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發(fā)生了根本變化;隨著教育的改革與發(fā)展,成人高等教育檔案資料呈現(xiàn)出復(fù)雜、繁瑣、量大的特點(diǎn),這對高校檔案機(jī)構(gòu)提出了新要求,必須應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對成人高校檔案的管理,實(shí)現(xiàn)檔案資源和檔案管理的信息化。針對網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部門的專門教育教務(wù)管理軟件,從錄取新生開始,將學(xué)生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數(shù)據(jù)庫,將在讀學(xué)生的學(xué)籍信息輸入到互聯(lián)網(wǎng)以便于檢索,將學(xué)生在校期間的學(xué)科、專業(yè)、成績檔案等信息化管理。同時(shí),成人高校要適應(yīng)檔案管理發(fā)展的趨勢,對形成的重要文件建立紙質(zhì)文本和電子檔案雙備份,減少紙質(zhì)檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統(tǒng)的使用、維護(hù)和安全工作。
總之,成人高校的檔案是衡量學(xué)校教育管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一,也是學(xué)校開展教育教學(xué)、科研的重要信息來源與決策的依據(jù)。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規(guī),不斷加強(qiáng)檔案管理意識(shí),加強(qiáng)檔案的開發(fā)和利用,實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理,充分發(fā)揮成人教育檔案功能,為推動(dòng)成人高等教育檔案事業(yè)的發(fā)展和促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作做好服務(wù)和保障工作。
參考文獻(xiàn):
[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點(diǎn)思考[j].紹興文理學(xué)院學(xué)報(bào),2006,(12):136-137.
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;會(huì)計(jì)檔案;管理
醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)、賬務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù),醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案對指導(dǎo)醫(yī)院經(jīng)營管理、總結(jié)醫(yī)療工作等具有重要作用。由于同醫(yī)院自身運(yùn)營有關(guān)的信息70%左右來自會(huì)計(jì)資料[1],因此,依法加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理工作具有十分重要的意義。
1醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問題
《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施,有效地規(guī)范了會(huì)計(jì)檔案管理工作。但在工作實(shí)踐中,醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理仍然存在一定的問題,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1.1材料歸檔不及時(shí)。多數(shù)醫(yī)院只重視文書檔案的管理,而忽視會(huì)計(jì)檔案的管理,會(huì)計(jì)檔案由醫(yī)院會(huì)計(jì)部門自己保管,未按時(shí)移交醫(yī)院檔案管理部門;在一些已實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的醫(yī)院,會(huì)計(jì)資料只移交了紙質(zhì)檔案,磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)卻一直保存在會(huì)計(jì)部門,沒有把電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案同步移交,嚴(yán)重破壞了檔案全宗的完整性。
1.2與檔案管理工作不銜接。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物,它產(chǎn)生于醫(yī)院會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中,是會(huì)計(jì)工作的延伸和終結(jié)。但在實(shí)際工作中,醫(yī)院會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練,經(jīng)常參加會(huì)計(jì)知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),卻沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí),特是對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少,不少醫(yī)院只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),輕會(huì)計(jì)檔案管理,存在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象;會(huì)計(jì)檔案管理制度也不完整,多數(shù)醫(yī)院沒有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案,甚至由出納會(huì)計(jì)兼管會(huì)計(jì)檔案,這是不符合規(guī)定的。
1.3監(jiān)督指導(dǎo)不到位。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)主要接受財(cái)政部門的監(jiān)管,而財(cái)政部門和檔案部門很少聯(lián)手對新形勢下會(huì)計(jì)檔案的管理進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。財(cái)政部門只監(jiān)管會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否,而對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問津,檔案部門也很少主動(dòng)介入,致使會(huì)計(jì)檔案管理基本處于失控狀態(tài)。
1.4鑒定銷毀不及時(shí)。有的醫(yī)院把憑證、賬 簿等會(huì)計(jì)檔案自成立以來一直保存至今,大大超出了其保管期限,沒有及時(shí)進(jìn)行鑒定銷毀,從而造成空間和檔案裝具的浪費(fèi)。
2依法加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作
針對上述醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題,筆者認(rèn)為,要做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作,必須運(yùn)用法律手段,依法加強(qiáng)管理,應(yīng)突出做好以下幾個(gè)方面的工作:
2.1 提高依法管理會(huì)計(jì)檔案意識(shí)。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》 第二條規(guī)定“國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織,應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案”,第四條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”,有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定各單位都必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理,因此,各醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí),從法律的高度加強(qiáng)管理,使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
2.2 依法完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。各單位應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)的有關(guān)要求,制定適合各自醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理辦法。明確會(huì)計(jì)檔案歸檔收集、立卷、保管、借閱、移交及鑒定銷毀制度等,作出具體可操作性強(qiáng)的規(guī)定,使會(huì)計(jì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循。同時(shí),還應(yīng)制定一套電算化會(huì)計(jì)檔案的管理制度,以便使電算化會(huì)計(jì)檔案的管理形成制度化。
2.3 依法強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案知識(shí)培訓(xùn)。《檔案法實(shí)施辦法》第八條規(guī)定“縣級以上地方各級人民政府檔案行政管理部門依照《檔案法》第六條第二款的規(guī)定,履行下列職責(zé):組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓(xùn)”,因此各級檔案行政管理部門及衛(wèi)生行政部門應(yīng)依法對衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn),改變以往只重視文書檔案整理知識(shí)培訓(xùn)的做法,把會(huì)計(jì)檔案整理及其他門類檔案整理知識(shí)也列入其中,使各醫(yī)院的檔案人員全面掌握檔案工作知識(shí)。同時(shí),應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)納入醫(yī)院會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn),從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起,使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能。
2.4 依法加大醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管力度。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確規(guī)定“各級人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查”,因此,各級財(cái)政部門和檔案管理部門應(yīng)該聯(lián)手做好醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)工作。采取定期、不定期的方法,對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查指導(dǎo),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正,保證醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的健康開展。各級財(cái)政部門應(yīng)在對各級醫(yī)院會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作檢查中,將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中,加大對會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
2.5 依法開展醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條規(guī)定“保管期已滿的會(huì)計(jì)檔案,除本辦法第十一條規(guī)定的情形外,可以按照以下程序銷毀……” 因此,各醫(yī)院應(yīng)依照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定,遵照法定的程序定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作。
總之,醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是一項(xiàng)即復(fù)雜細(xì)致而又要求嚴(yán)密的工作,必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定,把醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作做到專業(yè)化和規(guī)范化,使其真正起到為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)發(fā)展服務(wù)的作用。
1檔案管理部門如何實(shí)現(xiàn)科技化的管理方式
檔案管理部門的相關(guān)的管理人員必須充分利用科技帶來的優(yōu)勢,借用現(xiàn)代化的管理技術(shù),才能滿足社會(huì)對于檔案的需求。隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,企業(yè)種類不斷的增加,國民的轉(zhuǎn)移也早已擺脫了省的約束,無論是從企業(yè)發(fā)展需求還是從政府部門的要求看,檔案管理都必須實(shí)現(xiàn)科技化的現(xiàn)代管理辦法。國家在認(rèn)識(shí)到了這一情況后,對《檔案法》進(jìn)行了及時(shí)的修正,要求各檔案管理部門要盡快的實(shí)現(xiàn)檔案管理方法的轉(zhuǎn)變。如今檔案管理辦法的變革已經(jīng)成為了無法逃避的問題,那么如何才能在最短的時(shí)間內(nèi)完成檔案的科技化現(xiàn)代管理就是我們要討論的問題。
1.1通過計(jì)算機(jī)的使用實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化
檔案科技化的現(xiàn)代管理辦法的實(shí)現(xiàn)必須建立在計(jì)算機(jī)使用的基礎(chǔ)上。檔案管理人員必須先學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)的使用,熟練的掌握計(jì)算機(jī)檔案管理的相關(guān)軟件,完成傳統(tǒng)記錄向計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)錄的程序。現(xiàn)在社會(huì)上對于計(jì)算機(jī)的運(yùn)用已經(jīng)屢見不鮮,它憑借超快的運(yùn)算速度、駭人的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存能力、便捷的軟件輔助功能等快速占領(lǐng)了各個(gè)信息行業(yè)。隨著人類科技的不斷進(jìn)步,計(jì)算機(jī)領(lǐng)域在不斷的發(fā)展,如今被大量運(yùn)用的四代計(jì)算機(jī)完成了人類對于辦公科技化的需求。計(jì)算機(jī)擁有各種先機(jī)的錄入搜索能力,能在數(shù)秒之內(nèi)完成大量信息的整理、搜索工作,它是檔案管理進(jìn)入科技化的有效媒介,也是完成現(xiàn)在檔案管理工作的最有效工具。
1.2改革管理方法實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化
傳統(tǒng)的檔案管理部門其員工的工作任務(wù)只是一些基本的記錄查詢工作,這種工作思想下,員工就會(huì)喪失對檔案的管理意識(shí),無法意識(shí)到合理的管理對于檔案有效利用的重要性。檔案管理部門想要完成社會(huì)對于檔案管理的要求,就要對檔案管理者進(jìn)行思想教育。通過在崗培訓(xùn)讓管理人員意識(shí)到管理方法的重要性,并幫助他們掌握先進(jìn)的管理理念和科學(xué)的管理辦法,摒棄傳統(tǒng)的管理方法和工作理念。
1.3利用現(xiàn)代科技的便捷減少不必要的時(shí)間消耗
計(jì)算機(jī)的使用只是檔案管理工作進(jìn)入科學(xué)化的基礎(chǔ)步驟,檔案管理工作人員必須以計(jì)算機(jī)為載體完成其他高科技產(chǎn)品的引進(jìn)工作。計(jì)算機(jī)只是作為信息處理、計(jì)算的儲(chǔ)存中心,檔案管理想要完成科學(xué)化的管理方法,必須給計(jì)算機(jī)配備相關(guān)的科技產(chǎn)品。文字掃描器就是減少工作人員錄入基礎(chǔ)信息的必備武器。計(jì)算機(jī)雖然擁有快速的計(jì)算能力和大容量的儲(chǔ)存能力,但是其自身的鍵盤試錄入速度并不是那么的可觀。文字掃描器的使用就大大解決了這一問題,它對書面的文字進(jìn)行掃描后,可以將其直接錄入到電腦中,大大減少了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。
2通過規(guī)章制度的建立將檔案管理工作規(guī)范化
檔案管理部門雖然作為一個(gè)信息管理部門,但是其有明確的工作內(nèi)容和數(shù)目眾多的工作人員,換句話說,檔案管理部門必須要擁有一套自己的規(guī)整制度和工作流程規(guī)范才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理部門的高層管理人員,應(yīng)該以企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)對員工進(jìn)行管理,要求員工在日常工作中不斷的總結(jié)和吸取教訓(xùn),通過實(shí)踐建立起一套合理的、系統(tǒng)的、適應(yīng)能力強(qiáng)的現(xiàn)在管理辦法。檔案管理部門相關(guān)負(fù)責(zé)人,必須對檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的考察,對各部門工作人員進(jìn)行統(tǒng)籌安排,實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的物盡其用,幫助工作人員明確自身的工作任務(wù),讓每個(gè)人員做到有章可循。檔案管理人員在進(jìn)行檔案錄用時(shí)經(jīng)常要借助其他部門的基礎(chǔ)資料。檔案管理負(fù)責(zé)人要通過科技手段的運(yùn)用在這些部門之間建立起一個(gè)暢通的溝通渠道,保證資料的及時(shí)傳輸和交流,完成信息部門科技資料網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建。這幾年,經(jīng)過檔案管理工作人員的不懈努力,檔案管理在不斷的進(jìn)步和完善。檔案管理部門的工作效率和工作速度都得到了明顯的改善,但是檔案管理的整體效率還未能完全滿足社會(huì)發(fā)展速度對信息化的要求。檔案管理工作人員要時(shí)刻謹(jǐn)記社會(huì)對于自己的要求,將加快工作效率,提高工作質(zhì)量作為日常工作的一部分,爭取早日完成檔案管理與現(xiàn)在社會(huì)的同步發(fā)展。
作者：董晨輝 單位：吉林省遼源市科學(xué)技術(shù)信息研究中心
關(guān)鍵詞：城建檔案管理辦法
中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號：
城建檔案是指過去和現(xiàn)在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它是城鄉(xiāng)建設(shè)重要的基礎(chǔ)性資料。城建檔案管理工作是城鄉(xiāng)建設(shè)中一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)工作。
一、《廣州市城市建設(shè)檔案管理辦法》修訂的必要性
1996年，廣州市頒布實(shí)施了《廣州市城市建設(shè)檔案管理辦法》（穗府〔1996〕87號），對規(guī)范廣州市城建檔案接收、報(bào)送、管理和利用工作起到了顯著作用。現(xiàn)館藏檔案數(shù)量達(dá)到了100多萬卷，每年新增檔案近7萬卷，
但原《辦法》現(xiàn)已到期，此外，隨著《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等上位法律、法規(guī)和規(guī)章的修改，尤其是2008年1月1日施行的《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》明確了城鄉(xiāng)統(tǒng)籌的原則，建設(shè)單位報(bào)送竣工驗(yàn)收資料的法律責(zé)任和違反該責(zé)任的罰則等規(guī)定，以及原辦法缺少地下管線檔案收集、保管和利用的等內(nèi)容。同時(shí)為適應(yīng)廣州市新型城市化發(fā)展以及社會(huì)民生對城建檔案的需求，對《辦法》已迫在眉睫，主要體現(xiàn)在以下幾方面：
一是部分條文已經(jīng)失效，地下管線等城建檔案歸檔流失形勢相當(dāng)嚴(yán)峻。
1998年，國家取消了“建設(shè)工程竣工檔案保證金”制度后，《辦法》第十四條關(guān)于交付竣工檔案保證金的有關(guān)規(guī)定隨之失效。城建檔案的接收工作失去了一個(gè)重要的經(jīng)濟(jì)制約手段。加上一些建設(shè)單位缺乏法律意識(shí)，不能嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定報(bào)送城建檔案，造成了許多城建檔案的流失，尤其是地下管線檔案。
據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)（根據(jù)已領(lǐng)取規(guī)劃建設(shè)許可證的項(xiàng)目數(shù)量及移交工程檔案的項(xiàng)目數(shù)量比例）, 2009年——2011年三年間，廣州市僅市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程這類竣工檔案的歸檔流失率頗高，尤其是電力電信等地下管線工程竣工檔案基本上沒有移交，歸檔率僅為20%，形勢相當(dāng)嚴(yán)峻。
二是缺乏對區(qū)縣，尤其是番禺、花都區(qū)城建檔案管理工作納入全市統(tǒng)籌管理的具體規(guī)定。
2000年，番禺、花都撤市設(shè)區(qū)后，交通、通訊、給排水、供電、供氣等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及房屋建筑等城市建設(shè)得到了快速發(fā)展。然而，由于受番禺、花都原管理模式的影響，作為城鄉(xiāng)一體化建設(shè)重要組成部分的番禺、花都區(qū)建設(shè)工程檔案工作長期處于薄弱環(huán)節(jié)。番禺、花都區(qū)建設(shè)工程檔案至今未納入到全市進(jìn)行集中統(tǒng)一管理當(dāng)中，特別是番禺區(qū)沒有專門城建檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案人員從事轄區(qū)內(nèi)的建設(shè)工程檔案管理工作。
三是沒有將城建檔案管理工作與城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理工作有效銜接。
在《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市地下工程檔案管理辦法》等法律規(guī)章頒布實(shí)施后，為加強(qiáng)城建檔案法制建設(shè)，全國各地都啟動(dòng)了新一輪的地方城建檔案法規(guī)修訂工作，如：北京、天津、上海、重慶、長春、武漢、西安、太原、成都、南京、濟(jì)南、長沙等。在新修訂的地方城建檔案管理法規(guī)中都將建設(shè)工程檔案管理工作與城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理工作進(jìn)行有效銜接，從而在法規(guī)層面解決城建檔案接收難的問題。和全國城建檔案法規(guī)建設(shè)先進(jìn)城市相比，廣州市城建檔案法規(guī)建設(shè)已處于相對落后和被動(dòng)局面。
二、修訂后的《廣州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法》的主要內(nèi)容和亮點(diǎn)
（一）主要內(nèi)容
原《辦法》共22條不分章節(jié)，新《辦法》則由六章共30條構(gòu)成，第一章總則，明確城建檔案管理部門的具體職責(zé)。第二章城建檔案的接收范圍和質(zhì)量要求。第三章城建檔案的報(bào)送和接收，明確工程檔案報(bào)送、預(yù)驗(yàn)收和查詢等相關(guān)環(huán)節(jié)的要求，并強(qiáng)調(diào)地下管線檔案的管理。第四章城建檔案的管理和利用。第五章法律責(zé)任，明確城建檔案管理各責(zé)任方失職及違規(guī)的處罰。第六章附則，明確檔案整理編制的具體要求等具體規(guī)范的編制。
主要修訂的內(nèi)容為：
1、“城市”到“城鄉(xiāng)”。根據(jù)《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的城鄉(xiāng)統(tǒng)籌的規(guī)定，本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)，包括城與鄉(xiāng)。（標(biāo)題）
2、細(xì)化報(bào)送、移交城建檔案的質(zhì)量要求.（第八條）
3、增加地下管線工程檔案查詢、管理和動(dòng)態(tài)更新的規(guī)定。（第十、十一、十二條）
4、優(yōu)化檔案管理服務(wù)，通過完善業(yè)務(wù)指引、提供技術(shù)指導(dǎo)，從建設(shè)工程規(guī)劃報(bào)建開始，城建檔案館提前介入、主動(dòng)服務(wù)，詳細(xì)告知建設(shè)單位有關(guān)城建檔案報(bào)送的內(nèi)容和要求，在工程竣工前，通過預(yù)驗(yàn)收，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，保證工程竣工后城建檔案的順利移交。（第十、十三、十四條）
5、通過信息化管理、異地備份制度加強(qiáng)城建檔案管理，在遵守保密規(guī)定的前提下，按照信息公開規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。（第十九、二十一、二十二、二十四條）
6、增加逾期報(bào)送城建檔案的罰則和不查詢地下管線檔案導(dǎo)致施工事故的罰則。（第二十六、二十七條）
（二）主要亮點(diǎn)
一是延伸了城建檔案工作涵蓋范圍。根據(jù)國家城鄉(xiāng)統(tǒng)籌建設(shè)的方針，依據(jù)《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》，將《廣州市城市建設(shè)檔案管理辦法》改為《廣州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法》。城建檔案工作不僅局限于城市，涵蓋了鄉(xiāng)鎮(zhèn)。
二是明確了城建檔案的實(shí)施部門。在廣州市各相關(guān)建設(shè)主管部門的“三定”方案中，城建檔案的管理職能明確在市規(guī)劃局。因此，本修訂稿第四條對全市城建檔案的主管部門作了具體規(guī)定，由市、縣級市規(guī)劃行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)城建檔案管理工作。同時(shí)，明確市城市建設(shè)檔案館負(fù)責(zé)全市各區(qū)內(nèi)的城建檔案日常管理工作。
三是強(qiáng)化地下管線工程檔案的管理。地下管線為隱蔽工程,雖然原管理辦法也有地下管線檔案報(bào)送和管理方面的要求，但因是十多年前的規(guī)定，相關(guān)內(nèi)容規(guī)定不夠細(xì)致，部分工程施工后檔案報(bào)送不夠及時(shí)，隨著社會(huì)的發(fā)展，地下管線對城市建設(shè)的影響越來越重要，有必要加強(qiáng)相關(guān)管理要求。本《辦法》第十、十一、十二、二十七條明確規(guī)定建設(shè)單位在規(guī)劃報(bào)建前應(yīng)當(dāng)查詢施工地段的地下管線工程檔案；地下管線工程竣工后，應(yīng)當(dāng)竣工測繪,并將竣工檔案報(bào)送城建檔案館；城建檔案館建立城市地下管線檔案管理信息系統(tǒng)，為廣州市安全施工提供信息服務(wù)和技術(shù)支持。
四是實(shí)行了《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書》。《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書》的簽訂一方面可以約束建設(shè)單位及時(shí)向城建檔案館報(bào)送工程檔案,另一方面便于城建檔案館掌握工程開工的情況,可根據(jù)需要對工程建設(shè),特別是重點(diǎn)工程的建設(shè)進(jìn)行跟蹤服務(wù),實(shí)行全過程的業(yè)務(wù)指導(dǎo),保證工程竣工時(shí)能形成完整的工程檔案,并及時(shí)向城建檔案館報(bào)送。為此,根據(jù)目前廣州市實(shí)際做法，本修訂稿中第十一條作了規(guī)定。
婚姻登記檔案是婚姻登記工作成果的直接體現(xiàn)，沒有婚姻登記工作便沒有婚姻登記檔案。雖然婚姻登記檔案的形成需要婚姻登記機(jī)關(guān)與婚姻登記當(dāng)事人共同參與，但從根本上說，婚姻登記當(dāng)事人的參與，是履行法律法規(guī)規(guī)定的義務(wù)，并進(jìn)而享受與義務(wù)相等的權(quán)利。因此，婚姻登記檔案的形成主體是婚姻登記機(jī)關(guān)，而不是婚姻登記當(dāng)事人；婚姻登記檔案不是個(gè)人所有的檔案，而是國家所有的檔案，是國家檔案的一個(gè)組成部分。
一、通榆縣婚姻登記檔案的利用現(xiàn)狀
通榆縣婚姻登記處于2004年成立，至此各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（除瞻榆管轄的7個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)外）的婚姻登記業(yè)務(wù)取消，檔案陸續(xù)上交到縣婚姻登記處統(tǒng)一管理，但是當(dāng)時(shí)的辦公條件有限，辦公環(huán)境簡陋，使得婚姻檔案一直寄存在民政局的物資儲(chǔ)備庫中，每逢當(dāng)事人查閱檔案，登記處的工作人員必須帶領(lǐng)當(dāng)事人雇車去儲(chǔ)備庫查找。非常不便，這種情況到2006年才有所改變，在民政局的大力支持和全體工作人員的努力下，2010年所有的婚姻登記檔案全部整理完成，并按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)、年份、月份全部歸類上架，至此，40多年的歷史遺留問題才得到解決。婚姻登記檔案的管理和利用工作也取得了新的進(jìn)展。僅2012年下半年到2013年上半年一年內(nèi)，通榆縣婚姻登記處秉承著“依法行政，為民服務(wù)”的工作理念，以優(yōu)質(zhì)文明為服務(wù)目標(biāo)，全體工作人員努力工作，全年共辦理婚姻登記3169對，其中結(jié)婚登記2616對，離婚登記553對，出具單身證明106份，登記合格率達(dá)100%。其間檔案的利用效率也不斷提高，使得婚姻登記處的工作得到了群眾的認(rèn)可和好評。
二、通榆縣婚姻登記檔案的利用成效
2006年1月23日，《婚姻登記檔案管理辦法》頒布和實(shí)施后，有力地推動(dòng)了我國婚姻登記檔案管理和利用的規(guī)范化。在此之后，筆者有幸進(jìn)入民政部門從事婚姻檔案管理工作。通榆縣自2007年起采取新的《婚姻登記檔案管理辦法》，對婚姻登記檔案進(jìn)行管理利用。婚姻登記檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益也日漸顯著。通榆縣婚姻登記處在2008至2012年間，共接待居民、執(zhí)法機(jī)關(guān)、律師、法律援助機(jī)構(gòu)等查檔人員466人次，查閱婚姻檔案286卷次。占我局查閱檔案的87%。通過查閱婚姻檔案，不僅能解決各類民事糾紛，也能為維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定提供原始依據(jù)。從筆者對婚姻檔案利用情況來看，通過查閱婚姻檔案辦理銀行按揭貸款、解決民間經(jīng)濟(jì)糾紛、解除婚約占前三位，而且繼續(xù)保持平穩(wěn)狀態(tài)。同時(shí)為辦理財(cái)產(chǎn)繼承、房屋買賣、辦理獨(dú)生子女證、確認(rèn)出生年月、認(rèn)定單身證明、戶口遷移、審批二胎等查閱婚姻的則漸趨上升，可見婚姻檔案利用目的呈現(xiàn)多樣化，不再像往年那樣單一。而且近年來民眾用檔意識(shí)也不斷提高。
三、切實(shí)做好縣級婚姻檔案的利用工作
做好婚姻登記檔案的管理和利用，構(gòu)建和諧社會(huì)是婚姻登記檔案管理者的工作職責(zé)，加強(qiáng)婚姻登記檔案管理和利用工作是服務(wù)和諧社會(huì)的一個(gè)重要的切入點(diǎn)。
（一）推動(dòng)檔案利用電子化。隨著國民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對于婚姻登記檔案管理的方式也呈現(xiàn)了多元化趨勢，充分提高了婚姻登記檔案的利用率，提高其公共服務(wù)功能，為人們提供了更為便捷的服務(wù)。縣級婚姻登記檔案管理部門要充分利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，利用計(jì)算機(jī)操作提高婚姻登記的效率，實(shí)施網(wǎng)上在線登記，簡化婚姻登記過程的繁瑣性。同時(shí)婚姻登記檔案管理部門還可以設(shè)置網(wǎng)絡(luò)檔案，提高工作效率，不僅縮短人們的查閱時(shí)間，而且準(zhǔn)確率還能達(dá)到百分之百，更好地服務(wù)于公眾。
（二）完善各項(xiàng)規(guī)章制度。切實(shí)貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》，對于婚姻登記檔案管理利用工作，婚姻登記機(jī)關(guān)要完善各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格依法辦事，切實(shí)貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》，使婚姻登記檔案管理工作更為規(guī)范化和程序化。婚姻登記檔案管理的工作人員要全面領(lǐng)會(huì)《婚姻登記檔案管理辦法》，加強(qiáng)對自身業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，深入掌握技術(shù)規(guī)范，拓寬婚姻登記材料收集的渠道，設(shè)立專門檔案室，分門別類進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，安全保管、合理利用。切實(shí)保障婚姻登記檔案的安全性和真實(shí)性，維護(hù)婚姻當(dāng)事人的合法利益。
（三）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提升服務(wù)水平。目前社會(huì)上需要查閱婚姻檔案的動(dòng)機(jī)多種多樣，婚姻檔案的用戶構(gòu)成復(fù)雜，利用者在文化水平、知識(shí)素養(yǎng)以及性格上都有很大差異，而且許多利用者想通過查詢檔案來解決關(guān)系切身利益的問題，查檔時(shí)心情迫切，情緒波動(dòng)大，所以，必須加強(qiáng)檔案管理工作者的隊(duì)伍建設(shè)，提升服務(wù)水平，使得檔案工作者在提供利用時(shí)要始終做到業(yè)務(wù)熟練、誠懇熱情、耐心周到，讓所有利用者為尋求幫助而來，滿意而歸。
（作者單位：吉林省通榆縣民政局婚姻登記處）
伴隨著時(shí)代的進(jìn)步，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，多媒體信息技術(shù)在行政事業(yè)單位的日常工作中運(yùn)用越來越普遍，會(huì)計(jì)檔案電算化已經(jīng)成為必然趨勢。
二、會(huì)計(jì)檔案管理對于事業(yè)單位的重要性
為了強(qiáng)化事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理，國家檔案局與財(cái)政部于2016年了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求事業(yè)單位必須進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理，明確了會(huì)計(jì)檔案管理的意義，同時(shí)具體規(guī)定了需要?dú)w檔入庫的檔案材料必須定期移交到事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一進(jìn)行集中化管理。
再者，由于事業(yè)單位內(nèi)部的在財(cái)務(wù)及內(nèi)部管理上的需求，事業(yè)單位提高會(huì)計(jì)檔案管理也是必不可少的。據(jù)粗略統(tǒng)計(jì)，我國目前共有約126萬個(gè)事業(yè)單位，超過3000萬的單位職工，每年國家財(cái)政部門需要極大一筆資金來支付事業(yè)單位職工的薪資需求，而會(huì)計(jì)檔案管理能夠準(zhǔn)確地記錄管理事業(yè)單位的收支情況，為事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃，人員編制提供科學(xué)可行的依據(jù)，財(cái)政部門在行政管理方面對會(huì)計(jì)檔案管理也具有較大的需求。
同時(shí)科學(xué)合理的會(huì)計(jì)檔案管理也能準(zhǔn)確記錄事業(yè)單位職工的收支情況，為打造清正廉潔型的事業(yè)單位，樹立廉政工作形象提供大力支持，完善的會(huì)計(jì)檔案管理能讓事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)開支變得更加合理，有理有據(jù)，防止公費(fèi)挪用的情況的發(fā)生，也能提高審查部門的工作展開的效率。
三、會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展趨勢
（一）事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字信息化管理
隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理必將走上數(shù)字化的道路，逐漸實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的電子化會(huì)計(jì)管理，網(wǎng)絡(luò)化管理與智能化管理，事業(yè)單位在今后的會(huì)計(jì)檔案管理或者說現(xiàn)在已經(jīng)逐漸不再局限與傳統(tǒng)的檔案袋紙質(zhì)管理上，計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展極大地豐富了檔案資料的儲(chǔ)存介質(zhì)，擴(kuò)大了檔案資料存儲(chǔ)的范圍。事業(yè)單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)也必將以網(wǎng)絡(luò)管理為核心，建立完整的信息化管理體系，在不久的將來甚至出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)智能化的檔案數(shù)據(jù)管理，節(jié)省了人力，全面提升檔案管理的效率。
（二）財(cái)務(wù)軟件從單純的核算轉(zhuǎn)型為管理
目前來說，我國的財(cái)務(wù)軟件大多數(shù)仍然局限在單純的數(shù)據(jù)核算層面上，但由于市場的不斷發(fā)展，單純的核算已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展，隨著會(huì)計(jì)電算化的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)軟件也必定會(huì)不斷進(jìn)步，不再僅僅停留在財(cái)務(wù)核算方面，還會(huì)在財(cái)務(wù)核算上進(jìn)一步涉及規(guī)劃，決策，統(tǒng)一整合數(shù)據(jù)進(jìn)行效益的評估，建立完善的電算化檔案管理體系，從之前單純的財(cái)務(wù)核算向綜合管理方向發(fā)展。全面促進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的數(shù)字信息化管理。
（三）會(huì)計(jì)檔案信息化管理的客觀需求
隨著時(shí)代的進(jìn)步，事業(yè)單位工作壓力也越來越大，傳統(tǒng)事業(yè)單位已經(jīng)漸漸不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，會(huì)計(jì)檔案信息化管理旨在會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的利用，單純的會(huì)計(jì)核算逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理型會(huì)計(jì)管理，將會(huì)計(jì)檔案信息作用最大限度發(fā)揮已經(jīng)成了事業(yè)單位發(fā)展的客觀需求。財(cái)政部于2014年10月了《關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》，政策包含了全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建立的具體措施，進(jìn)而推動(dòng)管理型會(huì)計(jì)在事業(yè)單位的最大化運(yùn)用。回顧從2000年開始的預(yù)算管理以及的信息化系統(tǒng)建設(shè)的發(fā)展?v史，再到2008年的全球金融危機(jī)爆發(fā)之后，預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)開始走向多維度，全面化，精細(xì)化的發(fā)展方向，然后在2013年到現(xiàn)在的市場經(jīng)濟(jì)多變與不斷轉(zhuǎn)型的大背景之下，會(huì)計(jì)管理中成本核算軟件、預(yù)算管理軟件與管理會(huì)計(jì)報(bào)告分析應(yīng)用軟件等會(huì)計(jì)管理軟件的工具在企業(yè)與事業(yè)單位中的具體應(yīng)用，統(tǒng)一標(biāo)示著現(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)在會(huì)計(jì)管理領(lǐng)域的集中應(yīng)用，再者為了最先限度的去滿足事業(yè)單位對于會(huì)計(jì)信息資源的全面挖掘與高度聚合，會(huì)計(jì)檔案管理必須發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案作為信息源的應(yīng)有作用與職能，最后統(tǒng)一將所整理出的電子會(huì)計(jì)檔案信息再次進(jìn)行分析處理，便于各大信息平臺(tái)之間的信息流通，促進(jìn)會(huì)計(jì)信息的相互聯(lián)系，避免各個(gè)部門之間各自為政，會(huì)計(jì)信息得不到充分發(fā)揮。
四、如何提升事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理
（一）重視會(huì)計(jì)檔案管理，提高思想覺悟
事業(yè)單位想要提升會(huì)計(jì)檔案管理，必須首先從思想層面做起，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，不能僅僅將會(huì)計(jì)檔案管理視為賬務(wù)記錄，要將做好會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)作自身的責(zé)任，做到對單位負(fù)責(zé)，對國家負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵循《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，謹(jǐn)慎處理會(huì)計(jì)檔案相關(guān)細(xì)節(jié)，妥善保管會(huì)計(jì)檔案，分類存儲(chǔ)，并要及時(shí)清查，防止出現(xiàn)檔案資料的缺失與泄漏。單位高層領(lǐng)導(dǎo)也要對檔案管理工作人員提供大力支持，創(chuàng)造良好工作環(huán)境，提升員工工作的積極性。
（二）建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度
有效的會(huì)計(jì)檔案管理需要一套完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度體系為基礎(chǔ)，事業(yè)單位務(wù)必要根據(jù)相關(guān)法律，結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況建立一套適用的會(huì)計(jì)檔案管理制度，將會(huì)計(jì)檔案的歸檔程序，歸檔的要求與范圍，檔案保存的具體要求做出明確規(guī)劃，運(yùn)用科學(xué)的方法對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，同時(shí)要建立明確的責(zé)任制度，將會(huì)計(jì)檔案管理工作納入職工的績效考核，對檔案管理出現(xiàn)的問題及時(shí)指正，端正管理人員工作態(tài)度，提升檔案管理水平。
（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作素養(yǎng)
事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作，對于管理人員不僅僅在業(yè)務(wù)素養(yǎng)上，還在職業(yè)道德與思想上具有一定的要求，同時(shí)會(huì)計(jì)人員作為會(huì)計(jì)檔案的直接負(fù)責(zé)方，其業(yè)務(wù)水平直接影響到檔案卷宗的質(zhì)量。會(huì)計(jì)檔案管理逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字信息化，新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已經(jīng)將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案的范圍。事業(yè)單位必須加強(qiáng)在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的新型技術(shù)學(xué)習(xí)，熟練掌握會(huì)計(jì)檔案電子化管理技能，讓會(huì)計(jì)管理人員在實(shí)踐中不斷學(xué)習(xí)，將理論與實(shí)踐結(jié)合，培養(yǎng)出一批復(fù)合型全面的財(cái)會(huì)人才，最大化發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案的作用。
（四）會(huì)計(jì)檔案管理流程規(guī)范化
為了全面提高事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理，事業(yè)單位必須充分了解會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義，貫徹財(cái)政部門相關(guān)政策，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況制定相應(yīng)管理機(jī)制，規(guī)范化管理，要做到檔案管理依法管理，科學(xué)管控。細(xì)化會(huì)計(jì)檔案卷宗具體管理細(xì)節(jié)。各單位必須加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民；社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案管理
本文主要對我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行探討，并提出建議。
1 我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作現(xiàn)狀及問題
夷陵區(qū)2011年7月被國務(wù)院批準(zhǔn)為全國第三批城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)試點(diǎn)縣，截止目前，全區(qū)已有26萬多人參保，其中享受養(yǎng)老待遇的有6.5萬人，待遇社會(huì)化發(fā)放率100%。我區(qū)啟動(dòng)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)試點(diǎn)工作以來，在努力抓好城鄉(xiāng)居民參保擴(kuò)面的同時(shí)，也注重做好參保人員業(yè)務(wù)檔案的整理歸檔工作，從基礎(chǔ)工作做起，加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理。我區(qū)強(qiáng)化參保資料審核，確保信息錄入準(zhǔn)確完整，對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)紙質(zhì)業(yè)務(wù)資料進(jìn)行科學(xué)化分類、標(biāo)準(zhǔn)化存儲(chǔ)、規(guī)范化裝訂，2012年8月份為積極配合我區(qū)城鄉(xiāng)居保信息管理系統(tǒng)的上線，更好地發(fā)揮電子檔案信息資源的作用，我局要求所有參保人填報(bào)的紙質(zhì)檔案資料條目與湖北省城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)電子信息管理系統(tǒng)條目相吻合，確保居保電子信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入不缺項(xiàng)。經(jīng)辦人員嚴(yán)審核，細(xì)錄入，做到合格一批錄入一批，錄入一批管理一批，對資料殘缺不全的，嚴(yán)格進(jìn)行補(bǔ)缺補(bǔ)差，確保了紙質(zhì)檔案和電子檔案的完整性和正確性。一年多來，我區(qū)居保業(yè)務(wù)檔案管理工作有了長足的發(fā)展，取得了可喜成績，但在工作實(shí)踐過程中，也發(fā)現(xiàn)了一些業(yè)務(wù)檔案管理工作方面的困難和問題，主要有以下幾個(gè)突出問題。
（一）缺乏規(guī)范統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章制度
隨著我區(qū)城鄉(xiāng)居民參保人數(shù)的逐漸增多以及社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的全覆蓋，迫切需要建立健全適合我區(qū)特點(diǎn)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，從一定程度上減除廣大城鄉(xiāng)居民的后顧之憂。目前，我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度安排本身的缺失使居保檔案管理缺乏有效的法律法規(guī)依據(jù)。因缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度，我區(qū)各級居保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)往往按照《湖北省城鄉(xiāng)居保業(yè)務(wù)檔案管理辦法》來管理檔案，個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心甚至沒有真正在檔案管理中落實(shí)，致使居保檔案管理政策環(huán)境較差。例如有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心一些參保人檔案填寫不規(guī)范，姓名和身份信息等數(shù)據(jù)填寫不準(zhǔn)確，導(dǎo)致人員數(shù)據(jù)導(dǎo)入不了省居保電子信息管理系統(tǒng)，還有大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)紙質(zhì)檔案為16K紙，而省居保檔案管理辦法要求紙質(zhì)檔案是A4紙等等。我區(qū)居保檔案管理制度的不規(guī)范導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案內(nèi)容不能完全真實(shí)地反映整個(gè)參保過程，導(dǎo)致一些糾紛，影響了城鄉(xiāng)居民參保的信心，也損害了政府的誠信度。
（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與業(yè)務(wù)檔案管理工作的要求尚有很大差距
目前，我區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)局作為負(fù)責(zé)全區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的集中保管機(jī)構(gòu)，雖然設(shè)置了"退管股"來負(fù)責(zé)居保業(yè)務(wù)檔案的管理，但受我局辦公場地和經(jīng)費(fèi)的制約，我局還沒有專門的檔案室來保管居保業(yè)務(wù)檔案。根據(jù)《湖北省城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》的要求，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)設(shè)置規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)檔案專用庫房，能夠容納和接受全部居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。庫房內(nèi)應(yīng)配置溫濕度計(jì)、空調(diào)、去濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、滅火器、吸塵器等設(shè)施設(shè)備，并配備專用的鐵制檔案柜或者密集架，辦公室、庫房、查閱室按要求分設(shè)，以確保檔案的安全[1]。而目前我局業(yè)務(wù)檔案庫房和業(yè)務(wù)人員辦公室并沒有分開，去濕機(jī)、溫濕度計(jì)等設(shè)施設(shè)備更是缺乏，檔案庫房、辦公區(qū)、查閱室與業(yè)務(wù)檔案管理工作的要求還有一定距離。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心作為檔案資料的歸集上報(bào)機(jī)構(gòu)，雖然對檔案室沒有明確的要求，但要有合格的檔案柜或檔案架，不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料隨意存放，受條件的制約，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)部分檔案沒有裝訂成盒，檔案裝訂也沒有做到一人一盒，在檔案保管設(shè)施方面無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。我區(qū)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施無法與現(xiàn)代農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作發(fā)展需要相適應(yīng)，進(jìn)而影響了我區(qū)居保工作的有效落實(shí)。
（三）業(yè)務(wù)檔案管理人員檔案管理專業(yè)知識(shí)有待提高
受人員編制短缺、工作任務(wù)較重等實(shí)際情況的制約，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心兼職檔案員的配備及檔案管理學(xué)習(xí)培訓(xùn)方面還有欠缺，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)有檔案管理人員大多沒有檔案管理相關(guān)專業(yè)學(xué)歷，缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能，其綜合素質(zhì)仍有待提高[2]。同時(shí)，業(yè)務(wù)檔案管理人員從事檔案管理工作時(shí)間短，檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不夠全面，尚不能完全適應(yīng)檔案工作的需要，影響了我區(qū)檔案工作的深入開展。
2 對規(guī)范我區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作問題的一些建議
（一）規(guī)范制度，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)管理
為了讓各項(xiàng)工作能順利展開，確保居保檔案管理的范圍化和標(biāo)準(zhǔn)化，在實(shí)際工作中做到有章可循，我們要根據(jù)工作實(shí)際和工作特點(diǎn)，迅速制定出《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理辦法》《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案立卷歸檔程序及注意事項(xiàng)》《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案安全保密制度》等制度，對養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案立卷歸檔的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量、保管和利用要做出明確的標(biāo)準(zhǔn)和要求，細(xì)化工作職責(zé)，簡化操作流程，從制度上確保檔案管理工作的順利開展。目前我區(qū)檔案制度建設(shè)正在有序進(jìn)行，各種檔案制度有望年底出臺(tái)。構(gòu)建完善的、符合我區(qū)實(shí)情的城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，也是各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心的期盼，通過完善的管理制度來管理和約束工作人員的行為，明確檔案管理工作職責(zé)，使檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依。
城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作面對全區(qū)202個(gè)行政村（居委會(huì)）和25萬人參保群體，面廣、人多、工作量大，我們還要加強(qiáng)檔案工作的組織管理，建立分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員崗位責(zé)任制，建立健全業(yè)務(wù)檔案工作流程，加強(qiáng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。區(qū)居保局要負(fù)責(zé)全區(qū)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、考核、歸檔和保管，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心具體負(fù)責(zé)本轄區(qū)、村居保檔案材料的形成、收集、整理和上報(bào)工作。在實(shí)際工作中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心應(yīng)協(xié)助區(qū)居保局做好紙質(zhì)檔案相關(guān)材料的歸集上報(bào)和電子檔案信息錄入等基礎(chǔ)工作，村（社區(qū)）應(yīng)建立參保人員基礎(chǔ)信息臺(tái)帳并妥善保存。區(qū)人社局應(yīng)加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，將養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理納入年度目標(biāo)任務(wù)、工作計(jì)劃，建立健全城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作制度，把養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案材料形成、收集、整理、歸檔和保管等各項(xiàng)工作納入各有關(guān)部門和人員工作職責(zé)范圍，做到制度健全、措施到位、責(zé)任落實(shí)，年初有安排、年底有考核。全面提升養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理能力和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)居保檔案管理的制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
（二）改善條件，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
針對我區(qū)城鄉(xiāng)居保檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的情況，確保我區(qū)居保檔案整理工作的順利進(jìn)行，區(qū)財(cái)政部門要積極籌集資金，加大資金投入力度，按照省一級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，專門建立居保檔案室。安裝檔案密集架或檔案柜，配備溫濕度計(jì)、空調(diào)、去濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、滅火器、吸塵器、窗簾等設(shè)施設(shè)備，必須做到防火、防盜、防磁、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲、防鼠，不斷改善檔案管理?xiàng)l件，從"經(jīng)費(fèi)上"確保養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作持續(xù)、健康發(fā)展。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)居保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要從保障檔案管理基礎(chǔ)用房、設(shè)備和人員等方面加強(qiáng)居保業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)居保業(yè)務(wù)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展。辦公室、庫房、查閱室要按要求分設(shè)，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、辦公軟件和業(yè)務(wù)軟件等現(xiàn)代化管理設(shè)備，推動(dòng)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的要求。通過不斷加強(qiáng)軟硬件設(shè)施，提高我區(qū)的檔案管理水平。只有通過加大資金投入，逐步完善居保業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能實(shí)現(xiàn)我區(qū)居保業(yè)務(wù)檔案管理地長遠(yuǎn)發(fā)展。
（三） 加強(qiáng)培訓(xùn)，確保檔案管理服務(wù)水平
城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理涉及參保人員信息從收集、分類、整理、歸檔、裝訂成冊，到檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充更正、保管、鑒定、利用的全過程，這就需要現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用和高素質(zhì)的檔案人才管理隊(duì)伍，需要具有專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員。我區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)局負(fù)責(zé)全區(qū)居保檔案的收集、整理和保管工作，目前并沒有專業(yè)的檔案管理人員，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心檔案管理人員的水平也是參差不齊，因此我局和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心的檔案人員管理隊(duì)伍急切需要專門教育、培訓(xùn)。我區(qū)各級居保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)積極加強(qiáng)與上級業(yè)務(wù)主管部門及當(dāng)?shù)貦n案部門的聯(lián)系，主動(dòng)爭取業(yè)務(wù)上的協(xié)助和指導(dǎo)。一方面要組織大家學(xué)習(xí)《檔案法》《湖北省城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理辦法》等文件法規(guī)，另一方面，要采用請進(jìn)來的辦法學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的動(dòng)手能力。可邀請檔案局的專業(yè)人員對我區(qū)的專兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，提高大家的檔案意識(shí)，掌握如何分類、歸檔、管理等一系列方法。對檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保工作人員能夠按照"干凈整潔、統(tǒng)一規(guī)范、查找方便"的基本要求，盡職盡責(zé)做好基礎(chǔ)資料的整理歸檔工作和檔案的保管、保密工作，提高我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平。
我們要根據(jù)居保業(yè)務(wù)檔案管理工作的需要，開展對現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)知識(shí)與計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)，例如舉辦居保檔案整理培訓(xùn)班、召開檔案整理工作現(xiàn)場會(huì)，通過現(xiàn)場講解、實(shí)物操作等方式，提高培訓(xùn)效果，使其適應(yīng)業(yè)務(wù)檔案工作的需要。在做好檔案入庫的同時(shí)，各級居保業(yè)務(wù)檔案管理人員還要提高檔案服務(wù)水平，認(rèn)真接待業(yè)務(wù)檔案查詢?nèi)藛T，做到耐心解答，及時(shí)、準(zhǔn)確。通過定期參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以進(jìn)一步提高全區(qū)居保檔案管理服務(wù)質(zhì)量。
