時間：2022-03-24 06:40:54
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案整理工作安排，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
今年來，組織部以強(qiáng)化干部人事檔案規(guī)范化管理為目標(biāo)，嚴(yán)把關(guān)口，充分發(fā)揮檔案在干部提拔、考察使用中的作用。
一、提高認(rèn)識、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。
為加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，成立由分管部長任組長、有關(guān)同志任成員的的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)檔案干部人事檔案的管理工作。在縣鄉(xiāng)領(lǐng)導(dǎo)班子換屆工作中，縣委組織部及時安排了檔案查閱負(fù)責(zé)人，落實(shí)具體工作，配合干部任前檔案審核工作，促進(jìn)干部檔案在換屆工作中充分發(fā)揮作用。同時，部門領(lǐng)導(dǎo)深入檔案室，指導(dǎo)檔案借閱工作，切切實(shí)實(shí)發(fā)揮干部檔案的作用，使檔案工作成為把住干部任職的一個窗口。
二、嚴(yán)格制度，強(qiáng)化管理，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。
在換屆工作中，貫徹落實(shí)《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》和第四次全國干部檔案工作會議精神，結(jié)合實(shí)際情況制定了《陽信縣干部任前檔案審核制度》和《陽信縣干部任前檔案借閱制度》等，使干部任前檔案審核工作的每一個環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依。另外，檔案借查閱工作安排專門工作人員負(fù)責(zé)，確保借查閱工作的順利進(jìn)行。
三、認(rèn)真貫徹執(zhí)行規(guī)章制度，提供服務(wù)。
開發(fā)檔案信息資源，為干部換屆服務(wù)是檔案工作的主題。在硬件設(shè)施上，配備了微機(jī)、復(fù)印機(jī)、閱檔室等，大大改善了檔案查閱條件。在軟件設(shè)施上，進(jìn)行了檔案檢索、統(tǒng)計(jì)、編目等工作，制作規(guī)范的案卷目錄，卷內(nèi)文件目錄等檢索工具，加快檔案目錄檢索的速度，提高了檔案技術(shù)的現(xiàn)代化水平。自換屆以來供各級組織人事部門提拔考察干部查借閱干部人事檔案120人次，有效防止干部“帶病”提拔。
干部人事檔案專項(xiàng)審核工作總結(jié)_2
為扎實(shí)做好干部人事檔案整理工作，按照市委組織部規(guī)范化整理相關(guān)要求，我局立即成立了工作領(lǐng)導(dǎo)小組，安排專人對我局13位干部的人事檔案進(jìn)行了詳細(xì)核對、分類整理、查漏補(bǔ)缺和資料完善，現(xiàn)將檔案整理工作總結(jié)如下：
一、提高認(rèn)識，增強(qiáng)責(zé)任感。
干部檔案工作是黨的干部工作的重要組成部分，是干部個人經(jīng)歷和社會實(shí)踐的記錄，是干部思想品德、業(yè)務(wù)能力和各項(xiàng)工作的具體反映，是培養(yǎng)和考察選拔干部的重要依據(jù)。按要求做好干部人事檔案整理工作，是向黨的事業(yè)負(fù)責(zé)，向干部本人負(fù)責(zé)。
二、領(lǐng)導(dǎo)重視，責(zé)任到位。
我局成立了以黨組書記、局長陳曉為組長，黨組成員、副局長田充為副組長的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，安排專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，本著高度的責(zé)任心，對干部人事檔案中缺件、缺項(xiàng)、缺章等問題經(jīng)查證后進(jìn)行了補(bǔ)充，對材料中前后沖突、記錄不清等問題進(jìn)行了逐一核實(shí)。
三、查漏補(bǔ)缺，修正完善。
我局共有干部16人，除3人檔案保存在人才交流中心外，其余13位干部人事檔案均存在以下問題：
畢業(yè)生登記表、成績表缺件，入黨材料遺失，《干部履歷表》缺版，年度考核材料不齊，參加培訓(xùn)無記錄，以及任職審批材料、專業(yè)技術(shù)資格材料、獲獎材料和工資材料缺失，部分材料缺章等。
在檔案整理過程中，嚴(yán)格按照《干部人事檔案審核工作檢查驗(yàn)收評分表》要求詳細(xì)核對，針對檔案中普遍存在的材料不齊全、填寫不規(guī)范、前后沖突以及缺章等問題進(jìn)行了修正和完善，共補(bǔ)充學(xué)歷證明6份、《干部履歷表》2份、《任職審批表》6份、入黨申請材料9份、個人考核材料41份、1993年以后工資材料10份、專業(yè)技術(shù)資料證2份、參加培訓(xùn)材料1份、獲國家級獎勵材料1份，補(bǔ)貼照片5張，補(bǔ)蓋公章16份，基本解決了我局干部人事檔案遺留問題。
一、電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)包括流程設(shè)計(jì)和業(yè)務(wù)流程模塊，工作人員需要對不同板塊進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)計(jì)工作，確保管理系統(tǒng)的完善。（一）管理流程設(shè)計(jì)管理流程設(shè)計(jì)包括兩個階段內(nèi)容，即流程規(guī)則設(shè)計(jì)和系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)構(gòu)造。流程規(guī)則的設(shè)計(jì)需要工作人員結(jié)合管理工作的要求來進(jìn)行，首先，工作人員需要對系統(tǒng)的目標(biāo)進(jìn)行確定，根據(jù)管理工作要求的不同確定各子系統(tǒng)的功能目標(biāo)，并且確定使用的優(yōu)先級別。其次，工作人員需要對該系統(tǒng)的應(yīng)用環(huán)境進(jìn)行確定，根據(jù)應(yīng)用環(huán)境開展相應(yīng)的工作，積極應(yīng)用新技術(shù)。最后，系統(tǒng)的信息輸入和輸出也是需要工作人員來確定的內(nèi)容。系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)構(gòu)建需要工作人員做到以下幾方面。第一，工作人員需要對系統(tǒng)的活動要素進(jìn)行一定的規(guī)定。設(shè)定其為包括文件收集、檔案鑒定、檔案整理、案卷編目四方面內(nèi)容的活動集。該活動集的確定是確保檔案管理工作開展的基礎(chǔ)。第二，工作人員需要對確定的活動集進(jìn)行流程安排，確定檔案管理工作的先后次序，按照先收集、鑒定，后整理、編目的順序進(jìn)行檔案文件管理。第三，工作人員需要對管理工作的實(shí)現(xiàn)方式要素進(jìn)行一定的安排。在進(jìn)行文件收集階段，工作人員需要做好一定的工作方法選擇，如進(jìn)行收集目的分析、收集要求解讀、收集方法選擇等，判斷電子文件檔案的內(nèi)容屬性、技術(shù)屬性等多方面內(nèi)容。電子文件檔案的鑒定工作也對工作人員的工作提出了一定的要求。一方面，工作人員需要利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行檔案的掃毒檢測和可讀性檢測等，確保文件的效用；另一方面，工作人員需要利用一定的鑒定工具和統(tǒng)計(jì)工具來進(jìn)行檔案檢定。另兩項(xiàng)電子文件檔案的整理與編目工作也是一樣，工作人員需要結(jié)合一定的工作目標(biāo)來開展工作，確保該項(xiàng)工作內(nèi)容的科學(xué)與準(zhǔn)確。（二）業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)電子文件檔案在進(jìn)行收集、整理之后，工作人員需要對其進(jìn)行利用價(jià)值的挖掘，通過建立使用業(yè)務(wù)來發(fā)揮檔案的作用。這項(xiàng)業(yè)務(wù)流程圖包含三方面內(nèi)容，其一是對電子文件檔案進(jìn)行收集。其二是鑒定電子文件檔案，其三是整理電子文件檔案。三項(xiàng)業(yè)務(wù)需要工作人員充分結(jié)合，并且落實(shí)相關(guān)工作。首先，電子文件檔案的收集階段。管理系統(tǒng)通過利用相應(yīng)的辦公自動化系統(tǒng)對工作人員的日常工作進(jìn)行電子文件歸檔，結(jié)合電子文件的內(nèi)容進(jìn)行屬性的記錄與統(tǒng)計(jì)，通過一定的技術(shù)鑒別該電子文件檔案的存儲技術(shù)屬性，在這一系列工作后，工作人員自行決定是否閱覽該文件檔案，最后進(jìn)行電子文件和電子檔案的區(qū)分、歸檔。其次，在開展電子文件的鑒定活動中，工作人員需要對電子文件檔案進(jìn)行價(jià)值的評判，確定其是否需要進(jìn)行銷毀或保管。這項(xiàng)工作的開展要求工作人員對電子文件檔案進(jìn)行整理，羅列出需要處理的電子文件檔案，對這部分文件進(jìn)行抽樣調(diào)查，判斷該電子文件檔案的價(jià)值屬性，對于有保管價(jià)值的文件檔案，工作人員需要對其進(jìn)行立案，而沒有價(jià)值的電子文件檔案可以適時地進(jìn)行銷毀，節(jié)約存儲空間。最后，在電子文件檔案的整理部分，工作人員需要對具有保管價(jià)值的電子文件檔案進(jìn)行管理，按照文件的屬性、保管時長等進(jìn)行電子文件檔案分組，方便后期檔案利用工作的開展。
二、結(jié)束語
電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)流程以及業(yè)務(wù)流程等都要求工作人員能夠結(jié)合一定的專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)技術(shù)，將管理系統(tǒng)的功能進(jìn)行完善，確保電子文件檔案能夠得到妥善的管理與安排。推進(jìn)該管理系統(tǒng)的使用對我國電子檔案管理工作的開展十分有利，工作人員要能夠?qū)⑾冗M(jìn)的管理理念與該管理系統(tǒng)融合，推動檔案工作逐漸走向科學(xué)化。
作者：王娜單位：滿洲里市人才交流服務(wù)中心
關(guān)鍵詞：高職院校；人事檔案；檔案管理
人事檔案是反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的歷史記錄，是考察人才，科學(xué)用人的重要依據(jù)，在干部選拔任用、人員調(diào)動、職稱評審、退休等方面發(fā)揮著非常重要的作用。高職院校現(xiàn)行的人事檔案管理工作模式明顯滯后，阻礙著高職院校建設(shè)，限制高職院校各方面工作。
一、目前高職院校人事檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理意識薄弱、管理思想陳舊
高職院校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案的管理僅僅是學(xué)校輔的工作。高職院校沒專門負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)部門，只是從人事部門安排較少的人員以兼職形式管理。大多高職院校對于檔案持有“重藏輕用”的落后觀念，沒意識到檔案管理的重要性。學(xué)校對于人事檔案工作不夠重視，投入的財(cái)力、物力及人力不足，管理工作仍停留在傳統(tǒng)的管理模式。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是將檔案接收和保存當(dāng)作主要工作內(nèi)容，采用手工操作方式整理完善檔案，存在效率低，易出錯、查閱困難等缺點(diǎn)。對于新的信息化人事檔案管理模式，不太愿意投入資金，不愿意去嘗試，固步自封。
（二）檔案管理制度不健全
在人事檔案管理工作不被重視的情況下，大多數(shù)的高職院校沒有制定關(guān)于規(guī)范管理人事檔案的相關(guān)規(guī)章制度。檔案管理工作缺少制度的規(guī)范，導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理工作繁雜、混亂、無章可循。檔案管理的大部分工作需要根據(jù)規(guī)章制度開展，對于檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理、審查，以及對檔案資料的收集、完善和歸檔。同時，很多學(xué)校沒有安排專門的檔案管理崗位，即使有專人的管理也是缺乏檔案管理知識的背景，無形中使檔案管理工作專業(yè)度不夠，檔案工作做不好。
（三）檔案管理信息化程度低
高職院校人事體制改革不斷深化，無形的加重了人事檔案的工作，傳統(tǒng)的管理模式已不能滿足當(dāng)下新形勢的需要，高職院校檔案信息化的建設(shè)工作比較滯后。高職院校的人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后，收集、整理、歸類等一系列的工作還需依靠手工操作，無紙化、電子化、信息化的程度不高，影響了檔案管理工作的效率、利用率。
（四）工作人員不夠?qū)I(yè)
檔案管理工作的開展，歸根到底要依靠“人”來推動。高職院校的檔案管理工作人員通常都學(xué)歷不高，沒有檔案管理知識背景。工作人員不是全職的從事檔案管理工作，只是臨時安排人員負(fù)責(zé)，沒有形成長期化、延續(xù)化，專業(yè)化的管理模式。對人事檔案管理投入的經(jīng)費(fèi)不足，工作人員沒有太多的系統(tǒng)的、專業(yè)的培訓(xùn)以及技術(shù)指導(dǎo)，使得檔案管理能力得不到提升。
二、加強(qiáng)高職院校人事檔案管理的幾點(diǎn)思考
（一）更新觀念，提高對檔案管理工作的認(rèn)識
為適應(yīng)高職院校人事的發(fā)展，提高檔案的管理水平，首先要解放思想，更新觀念，提高對檔案管理工作的認(rèn)識。檔案的管理不僅僅是簡單的收集、整理、保管，更重要的是檔案服務(wù)。在工作中，要加強(qiáng)檔案服務(wù)的主動性、及時性，使檔案工作由被動存放、保管變?yōu)橹鲃犹峁├谩n案管理工作要為高職院校的人事選拔、職稱晉升、評優(yōu)評獎等提供真實(shí)可靠的檔案信息。高職院校領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員務(wù)必跟上發(fā)展形勢，轉(zhuǎn)換觀念，提高對檔案管理工作的認(rèn)識。
（二）建立健全人事檔案管理制度
任何工作開展之前都需要制定相關(guān)制度，做到有法可依、有章可循，檔案管理工作也不例外。高職院校對檔案的收集、整理、管理、操作等要有合理操作規(guī)范和章程，確保檔案管理工作制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案管理必須明確職責(zé)，對人事檔案工作中存在的問題，要及時研究、及時解決，加強(qiáng)指導(dǎo)和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項(xiàng)工作得到落實(shí)。
（三）運(yùn)用信息化手段進(jìn)行管理
傳統(tǒng)的人事檔案工作以紙質(zhì)為載體存儲資料，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了紙質(zhì)材料，檔案管理將進(jìn)入信息化的時代。越來越多的高職院校利用現(xiàn)代技術(shù)手段管理人事檔案，將檔案的資料數(shù)字化、集成化、高效化，通過信息檢索系統(tǒng)進(jìn)行人事檔案的檢索，為高職院校人事調(diào)動、科研開發(fā)、人員晉升、評優(yōu)評獎等各種用途提供方便、快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。檔案信息電子化實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和電子文件信息的共享，規(guī)范了檔案管理的各項(xiàng)工作。檔案管理工作的信息化需要提高工作人員掌握計(jì)算機(jī)能力，將檔案電子化、數(shù)字化，建立起存儲信息的數(shù)據(jù)庫。檔案管理信息化很好的將檔案資料系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，發(fā)揮了檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價(jià)值。
（四）提高工作人員的素質(zhì)
加強(qiáng)對檔案工作人員的培養(yǎng)，打造一支具有高素質(zhì)、高水平的專業(yè)隊(duì)伍。加大對檔案人員教育培訓(xùn)力度，鼓勵支持他們參加檔案管理工作培訓(xùn)、研討會、學(xué)歷教育，甚至到外地考察學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗(yàn)等。通過多種是培訓(xùn)途徑，有計(jì)劃、有針對性地對檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作素質(zhì)。人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)程度較高的工作，工作人員應(yīng)具備檔案管理的知識背景，最好是有檔案管理類的技術(shù)職稱資格。
三、結(jié)語
高職院校的人事檔案管理是為師資隊(duì)伍管理和利用提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息服務(wù)，在為學(xué)院選拔干部、職稱評聘等工作提供了真實(shí)可靠的信息。高職院校應(yīng)重視檔案管理工作，明確檔案工作的服務(wù)目的，拓寬人事檔案利用領(lǐng)域，使人事檔案更好的服務(wù)于高職院校的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]李淑艷.高職院校人事檔案管理信息化探析[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2010（18）.
摘 要：隨著不同行業(yè)的日益完善，人們的事業(yè)得到了蓬勃的發(fā)展，祖國經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步，各個方面的檔案也日益增加，因此我國在檔案的統(tǒng)一管理中也應(yīng)當(dāng)緊跟時代的腳步，將檔案收集范圍加以拓寬，促使專項(xiàng)檔案可以在這種發(fā)展形勢下實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型的目的。所謂專項(xiàng)檔案簡單的說是在社會發(fā)展中存在的大事，例如政治、文化等相關(guān)活動，也包含某些突發(fā)性事故，例如突然流行的傳染性疾病，在發(fā)生處理的過程中，處理以后對檔案進(jìn)行整合，能夠?yàn)槿蘸蟀l(fā)展提供重要的參考依據(jù)，但是在日常生活中主要還是傾向于宣傳活動。對此，本文以高校檔案管理作為主要論述對象，從以下幾個方面進(jìn)行分析，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。
關(guān)鍵詞：專項(xiàng)；檔案；優(yōu)化；整理
所謂專項(xiàng)工作檔案，簡單的說是在社會發(fā)展的形勢下形成了諸多的檔案，由于社會經(jīng)濟(jì)水平的提升，每天出現(xiàn)的事物也在日益增多，這些事情的發(fā)生并不是沒有用的，某些相關(guān)部門舉辦了重要的活動，并且在每一次舉辦檔案整合的時候，都會為下一次的活動帶來參考依據(jù)，因此開展專項(xiàng)工作檔案管理是必要的。
1 專項(xiàng)工作檔案整理的必要性
隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的日益發(fā)展下，社會中各項(xiàng)工作都得到了蓬勃的發(fā)展，與此同時也在某些會議、活動等方面日益增加，其中某些活動的記載，開展會議的時候所下達(dá)的相關(guān)文件，都成為了主要的社會資源，對存在的疾病及其社會事故做好了詳細(xì)的記錄，并納入到檔案中，倘若以后出現(xiàn)類似的現(xiàn)象，那么就會對有關(guān)檔案做好整合就可以了，隨著專項(xiàng)檔案的不斷發(fā)展，分門別類的把檔案做好科學(xué)的分配，這樣為今后查找?guī)矸奖悖瑱n案歸類工作變得一目了然，為查找資料帶來益處，在問題剛開始出現(xiàn)的時候采取合理的處理手段，進(jìn)而為日后社會發(fā)展帶來益處。
2 專項(xiàng)檔案整理存在的問題
2.1 專項(xiàng)工作由突發(fā)事件轉(zhuǎn)為正常工作后的檔案整理歸檔問題
當(dāng)某些專項(xiàng)工作通過整理以后成為檔案以后，就會隨著時間的發(fā)展而不斷進(jìn)步，出現(xiàn)這種案例的情況變得屢見不鮮，亦或是已經(jīng)被沖破，這樣就變成了日常可以處理的范圍，例如以前曾經(jīng)出現(xiàn)過的禽流感情況，對傳染病的檔案進(jìn)行編輯以后做好適當(dāng)?shù)墓芾恚敲催@一種類的檔案怎樣整理，能夠從專項(xiàng)檔案中逐漸轉(zhuǎn)變到關(guān)于醫(yī)學(xué)的傳感疾病中還沒有做好科學(xué)的明確。
2.2 專項(xiàng)檔案有名無實(shí)
在檔案的整理過程中，專項(xiàng)檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經(jīng)有了規(guī)范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對專項(xiàng)檔案范圍的不熟悉，造成了專項(xiàng)檔案整理的有名無實(shí)，往往只整理記錄了，各項(xiàng)會議中的文件，領(lǐng)導(dǎo)的講話，一些普通的會議計(jì)劃總結(jié)，而忽略了一寫與社會相關(guān)事件的，影音文件、實(shí)況記錄、和與事件相關(guān)的重要文件，這樣專項(xiàng)檔案文件的整理，就存在價(jià)值來說與普通檔案毫無區(qū)別。不能給社會的發(fā)展帶來更多的幫助。
2.3 管理人員工作懈怠
正因?yàn)闄n案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質(zhì)，環(huán)境與工作一直在不變的狀態(tài)，所以檔案管理人員對及其容易懈怠，對檔案整理工作的懈怠，會導(dǎo)致檔案的不完整，整理時，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發(fā)展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學(xué)習(xí)新的方式方法，技能跟不上時代的腳步，這會給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機(jī)。
3 專項(xiàng)檔案管理問題的解決對策
3.1 適當(dāng)?shù)膲毫?/p>
當(dāng)前，諸多人都認(rèn)為高校檔案館工作起來較為輕松，沒有較大的工作量，甚至有些館員也有這種類似的看法，這樣就使工作機(jī)會變得尤為激烈，在檔案館崗位上設(shè)置不恰當(dāng)，忙閑出現(xiàn)不均勻的情況，某些人員工作非常清閑，不求上進(jìn)，這樣就會在某種程度上致使該類人員懶惰不積極，影響管員的工作積極性。只有具有壓力才能激發(fā)出更多的動力，擁有適當(dāng)?shù)膲毫Σ拍軌驇硪庀氩坏降男ЧＲ虼耍嚓P(guān)人員應(yīng)當(dāng)對自己的工作引起必要的重視，并慢慢改善不思進(jìn)取的現(xiàn)象，與此同時也要對某些愛崗敬業(yè)的館員進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫剟睿M(jìn)而創(chuàng)造出愉快的工作氣氛，促使他們可以深切感受到自身存在的價(jià)值，為員工樹立正確的自信心。
3.2 環(huán)境激勵
由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業(yè)懈怠隨之而生。因此有計(jì)劃地安排檔案館員定期或不定期地進(jìn)行培訓(xùn)或輪流在不同的崗位或不同地點(diǎn)工作。環(huán)境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統(tǒng)地掌握專業(yè)知識和技能，對于檔案館職業(yè)和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現(xiàn)象，這樣長久下去對整個檔案事業(yè)是不利的。
3.3 建立情感激勵機(jī)制
建立一支積極進(jìn)取的隊(duì)伍是相關(guān)部門發(fā)展的關(guān)鍵所在，這樣就要求高校檔案部門需要投入更多的感情，并利用尊重、關(guān)心檔案人員，并和他們保持合理的溝通。彼此之間可以建立一種相互體諒的氣氛，從而充分調(diào)動人員的工作熱情，促使他們能夠樹立正確的人生目標(biāo)，端正工作態(tài)度。
3.4 為專項(xiàng)工作檔案單獨(dú)設(shè)置全宗
站在綜合檔案^的立場上，也可以認(rèn)為有不少活動過程是由多個主體單位合作進(jìn)行的，實(shí)際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體。“如果文件數(shù)量龐大、獨(dú)立性強(qiáng)，就可以專門設(shè)立時機(jī)構(gòu)的主體全宗，將該項(xiàng)活動過程中產(chǎn)生的全部檔案文件都組織進(jìn)去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們。”進(jìn)而，筆者認(rèn)為不妨直接為專項(xiàng)工作設(shè)置客體全宗，如“某縣學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀檔案”等。
3.5 文件的分類
在整理專項(xiàng)工作檔案時，需注意以下三點(diǎn)：第一，原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如實(shí)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項(xiàng)工作一般不要按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，一是因?yàn)閷ｍ?xiàng)工作機(jī)構(gòu)不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責(zé)分工而帶來諸多不便；二是因?yàn)樵趯ｍ?xiàng)工作中有的機(jī)構(gòu)因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應(yīng)盡量按問題進(jìn)行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。
結(jié)束語
總而言之，專項(xiàng)檔案的出現(xiàn)是緊跟時代腳步的，并存在必然性的可能，它能夠依據(jù)社會的需要，為社會帶來更多的益處，從多個角度整理出的檔案，從而為日后開展各項(xiàng)活動提供重要的參考依據(jù)。與此同時，由于專項(xiàng)檔案的系統(tǒng)性管理能夠?yàn)楣芾淼恼w提供完善的升級，在社會發(fā)展的過程中，專項(xiàng)檔案的整理工作和群眾之間存在密切的聯(lián)系，并做好專項(xiàng)檔案的整理，將相關(guān)人員的文化素質(zhì)加以提升，確保檔案可以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的目的。
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在配網(wǎng)工程展開初期，對項(xiàng)目的規(guī)劃和可行性研究是必不可少的，其中研究思路和分析過程對以后的工作開展有重要的借鑒意義，要做好詳盡的記錄工作。項(xiàng)目的投資、施工計(jì)劃，相關(guān)的合同和賠償措施，是工程開展的基礎(chǔ)性文件，對未來項(xiàng)目的規(guī)劃和工程問題的責(zé)任都有重要的參考意義。具體的方案設(shè)計(jì)，施工人員的組織方法，人員設(shè)備的使用，施工材料的性能說明和數(shù)量等，這些是施工過程中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)和工作開展進(jìn)度資料。工程所遇問題的解決和竣工后的檢驗(yàn)是確保工程質(zhì)量的重要方面，有利于未來工作的開展。最后，工程的驗(yàn)收、財(cái)務(wù)使用報(bào)告等是整個工程的最終階段，也是檔案資料的總結(jié)。以上這些工程施工中的檔案資料是工程檔案的重要內(nèi)容，在檔案管理中，理清這些資料的記錄和保存方法對未來檔案的收集整理和提取有著重要的意義。
2當(dāng)前縣域配網(wǎng)工程檔案管理中的問題
2.1檔案管理意識薄弱
縣域配網(wǎng)工程建設(shè)中，主要的任務(wù)是對工程的規(guī)劃、建設(shè)，很多企業(yè)對建設(shè)過程中的檔案整理缺少重視，很多重要文件缺少有效的整理和保存。員工在平常工作中，對過期的文件和沒用的設(shè)計(jì)、圖紙等隨手丟棄，沒有認(rèn)識到它們對其它工程的借鑒作用。部分企業(yè)雖然意識到文件的整理，但是由于沒有專業(yè)的管理人員，同時把重點(diǎn)放在了工程進(jìn)度上，檔案資料的整理滯后，很多重要資料已經(jīng)缺失。配網(wǎng)工程從初期的規(guī)劃到后期的驗(yàn)收，參與方很多。在資料收集的過程中，企業(yè)經(jīng)常安排一些臨時性的工作人員，他們對檔案的管理沒有專業(yè)的方法和管理意識，在管理中的收集整理缺少系統(tǒng)的安排和應(yīng)有的規(guī)范。這會導(dǎo)致資料的的不健全和資料分類的不規(guī)范。在未來的資料查閱中，很難快速找到所需資料。
2.2缺乏完善的檔案管理制度
由于檔案管理意識薄弱，電網(wǎng)企業(yè)對配網(wǎng)工程項(xiàng)目的檔案管理水平落后。許多企業(yè)對檔案管理的程序、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，沒有形成檔案管理有效科學(xué)的管理制度，導(dǎo)致檔案管理過程中操作不夠規(guī)范，資料收集不健全，檔案安全性低。由于很多配網(wǎng)工程處于分散狀態(tài)，工程時間也不統(tǒng)一，如果沒有合理的管理制度，就很容易造成管理上的混亂，一些制度不能得到有效的落實(shí)和執(zhí)行，難免發(fā)生檔案資料的遺失缺損。
2.3檔案管理水平低
現(xiàn)代社會是信息化、電子化的社會，網(wǎng)絡(luò)辦公和電子信息的保存、輸入主要是通過電腦來完成。檔案工作的信息化管理是當(dāng)前檔案管理工作的必然趨勢和發(fā)展要求。由于配網(wǎng)工程的檔案管理工作長期得不到重視，對網(wǎng)絡(luò)化、信息化的建設(shè)水平很低，缺少具備信息化管理水平的專業(yè)檔案管理人員。這些都對當(dāng)前配網(wǎng)工程的檔案管理工作產(chǎn)生了極大的阻礙和遲滯作用。
3完善縣域配網(wǎng)工程資料檔案管理的措施分析
3.1增強(qiáng)檔案管理意識
配網(wǎng)工程電力企業(yè)要對工程建設(shè)過程中的檔案資料的重要性有充分的認(rèn)識，在企業(yè)內(nèi)部對檔案的管理形成整體的規(guī)劃。檔案管理是對配網(wǎng)工程建設(shè)過程中的全面充分的記錄，也是未來工程建設(shè)的參考和配網(wǎng)工程歷史的研究資料，具有很強(qiáng)的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理工作看作是配網(wǎng)工程工作的一個重要部分，充分認(rèn)識到檔案的重要性和檔案管理的重要意義，在具體的工作中指示相關(guān)部門在檔案資料整理時充分配合。
3.2完善健全檔案管理制度
無規(guī)矩不成方圓。對檔案管理工作的開展，要有明確的制度確定和工作劃分，有一個與檔案工作的開展和檔案資料的管理相匹配的制度措施，從而保障檔案管理工作的常規(guī)化、制度化運(yùn)行，保證檔案管理切實(shí)有效起到對配網(wǎng)工程建設(shè)的積極作用。在一個工程項(xiàng)目開始籌備時，就要立即成立全程跟蹤的檔案資料收集小組，對所在工程項(xiàng)目的文件資料進(jìn)行整理收集和分類，最后統(tǒng)一歸檔管理。在電力系統(tǒng)內(nèi)要建立一套嚴(yán)密的檔案資料整理網(wǎng)絡(luò)，形成對資料收集和檔案管理的統(tǒng)一制度和科學(xué)規(guī)范。
3.3提高檔案管理水平
根據(jù)電力系統(tǒng)和配網(wǎng)工程建設(shè)的特點(diǎn)，要在電力系統(tǒng)內(nèi)形成完善統(tǒng)一的檔案管理制度和領(lǐng)導(dǎo)小組，使配網(wǎng)工程的檔案管理形成系統(tǒng)化、統(tǒng)一化的管理制度。加強(qiáng)配網(wǎng)工程檔案管理工作的信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)條件，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的整理和編目及數(shù)字化處理，對不同的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的分類，提高檔案資料管理的效率和準(zhǔn)確性。不同單位和企業(yè)的檔案資料可以進(jìn)行資源共享，提供方便快捷的檔案檢索服務(wù)。
4結(jié)語
1、準(zhǔn)備工作。此次稅務(wù)檔案歸集整理范圍涉及1994年至20__年10個年度，標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)、時間緊、任務(wù)重。為了便于領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)這項(xiàng)工作，我局成立了“稅務(wù)檔案歸集整理工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，抽調(diào)了4名有一定檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)檔案歸集整理的日常工作，同時購置了大量的檔案整理所需用品，從人力、物力和財(cái)力上給予了有力的支持和保障。
2、開展過程。一是積極組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。20__年8月下旬，局統(tǒng)一對各科所推薦的46名檔案管理骨干進(jìn)行了為期2天的培訓(xùn)，并組織有關(guān)人員參觀了區(qū)檔案館。二是召開工作交流會。20__年9月下旬，針對大家在檔案歸集整理過程中的體會和經(jīng)驗(yàn)、遇到的困難和問題，組織召開了現(xiàn)場觀摩會，推廣有關(guān)單位的做法，探討解決問題的辦法。三是及時邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作。先后4次邀請市局檔案處的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員，來我局指導(dǎo)工作、解答疑難問題。主管檔案工作的副局長多次到稅務(wù)所了解檔案工作的進(jìn)展情況，對稅務(wù)檔案工作進(jìn)行了深入細(xì)致的調(diào)查研究。同時其他局領(lǐng)導(dǎo)也多次到檔案整理現(xiàn)場，同大家交流對檔案工作的認(rèn)識和看法，鼓勵大家積極克服檔案整理工作中遇到的困難。同時，在科所長會議和全局干部大會上對檔案整理質(zhì)量好、進(jìn)度快的單位提出了表揚(yáng)，對標(biāo)準(zhǔn)不高、進(jìn)度較慢的少數(shù)單位提出了明確要求，有效地調(diào)動了廣大干部對檔案工作的積極性。四是做好檔案整理階段性工作總結(jié)，樹立先進(jìn)典型。根據(jù)市局檔案整理工作的部署，我局始終嚴(yán)格按照各階段要求按時、保質(zhì)、保量的完成工作，并及時將上一階段的工作進(jìn)行總結(jié)，為下一階段的工作奠定基礎(chǔ)。從去年8月份開展稅務(wù)檔案歸集整理工作以來，涌現(xiàn)出了大批好人好事，全局先后利用雙休日及節(jié)假日加班加點(diǎn)整理檔案的有1328人次，帶病堅(jiān)持工作的16人次，停止休假提前上班的5人次。
3、工作成效。這次歷時長、規(guī)摸大、標(biāo)準(zhǔn)高的稅務(wù)檔案歸集整理工作，全局有90的人員參與，他們對檔案整理工作熟悉了程序，摸索出了規(guī)律，掌握了技巧，為今后檔案工作的開展，積累了經(jīng)驗(yàn)，奠定了基礎(chǔ)。稅務(wù)檔案歸集整理工作的繁雜、艱苦，鍛煉了廣大干部的毅力和意志，培養(yǎng)了吃苦耐勞的精神和一絲不茍的工作作風(fēng)。截止到6月20日，全局共歸集整理出申報(bào)類、檢查類等稅務(wù)檔案26651卷，并已順利通過市局第一階段和第二階段的驗(yàn)收。目前，整理出的登記類檔案12870卷，正在進(jìn)行審核。從進(jìn)度和標(biāo)準(zhǔn)上衡量，我局稅務(wù)檔案的歸集整理工作，走在了全系統(tǒng)的前列。
二、稅務(wù)檔案歸集整理及管理工作存在的問題
1、對稅務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識不足
檔案和檔案工作是社會進(jìn)步的產(chǎn)物。社會的每一進(jìn)步，對檔案工作社會地位的提高和自身的發(fā)展都產(chǎn)生著巨大的推動作用。但就具體的檔案工作在一些領(lǐng)域和行業(yè)尚沒有得到應(yīng)有的重視，我局也存在類似的現(xiàn)象。一段時期以來，檔案工作制度落實(shí)不到位、管理不規(guī)范、工作缺乏連續(xù)性，其根本原因就是對檔案工作的重要性認(rèn)識不夠。有的認(rèn)為“檔案工作是一項(xiàng)附屬性工作”，有的認(rèn)為“檔案資料是過去的事情，它只代表過去”，還有的認(rèn)為“自從建局以來還沒聽說過有人查找申報(bào)表，類似劉曉慶的案例百年不遇一次，稅務(wù)檔案歸集整理是浪費(fèi)人力物力，得不償失”，還有一些干部認(rèn)為“檔案工作崗位是個無職無權(quán)、枯燥乏味的地方，提起檔案工作就想退避三舍”等等，這些思想的存在恰恰說明了我們的干部對檔案和檔案工作的重視不夠。
2、缺乏相對穩(wěn)定的檔案工作專（兼）職人員
檔案業(yè)務(wù)具有很強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性、連續(xù)性，它的性質(zhì)要求各級要有比較固定的檔案工作人員。目前，我局尚缺乏穩(wěn)定的檔案工作人員。檔案人員不穩(wěn)定，對檔案人員本身容易造成以下不良影響：一是檔案管理人員對檔案工作的責(zé)任心不強(qiáng)，缺乏長遠(yuǎn)計(jì)劃和打算，安不下心來；二是不鉆研不學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，認(rèn)為下工夫?qū)W好了業(yè)務(wù)，也該換崗位了；三是對所保管管理的資料不熟悉，缺乏全面的、系統(tǒng)的掌握，缺乏檔案管理的連續(xù)性、銜接性。如今年5月份，在整理登記類檔案時有一個單位缺少6份主要資料，究其原因是負(fù)責(zé)檔案的人員調(diào)整頻繁、交接不認(rèn)真造成的。
3、檔案資料存放零亂、丟失破損現(xiàn)象普遍存在
自去年7月份集中人力、時間開展稅務(wù)檔案歸集整理以來，在全局廣大干部的共同努力和相互配合下，經(jīng)過多方查找、收集，檔案資料得到了有效的“搶救”。盡管如此，稅務(wù)檔案資料丟失破損已成為難以彌補(bǔ)的損失。例如：20__年以前的申報(bào)類資料約丟失20，登記類資料約丟失9，注銷、吊銷戶留存的資料能維護(hù)不斷檔已是不易的事情。造成檔案資料丟失的原因主要有以下幾種：一是過去的稅務(wù)檔案管理辦法一直沒有得到有效的執(zhí)行，幾乎沒有檢查、評比和考核過這項(xiàng)工作；二是辦公自動化、信息化的建立和發(fā)展，使一些單位對稅務(wù)檔案紙制資料的保存觀念產(chǎn)生了淡化；三是辦公場所的搬遷中遺失和損毀了一些資料。
4、部分稅務(wù)檔案的歸集整理工作沒有一次到位
按照市局的計(jì)劃安排開展稅務(wù)檔案歸集整理工作以來，效果明顯。但存在不少重復(fù)勞動、事倍功半的現(xiàn)象。有的因?yàn)橐环葙Y料排錯順序而重新整理；有的因 為封面少寫一位數(shù)字要重填一遍；更值得注意的是有的問題在一個單位反復(fù)出現(xiàn)。這些現(xiàn)象的發(fā)生，造成了時間、人力和物力的浪費(fèi)。出現(xiàn)上述現(xiàn)象的原因有以下幾點(diǎn)：一是少數(shù)人員責(zé)任心不強(qiáng)，工作作風(fēng)不夠扎實(shí)；二是部分單位沒有理清思路就匆匆忙忙開始操作；三是直接參與檔案整理的人員變化頻繁；四是管理協(xié)調(diào)部門調(diào)整和改變了部分要求和標(biāo)準(zhǔn)。
三、加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考
1、加大對稅務(wù)檔案工作的宣傳力度
市場經(jīng)濟(jì)、知識經(jīng)濟(jì)提升了檔案工作的社會地位，法制建設(shè)強(qiáng)調(diào)了檔案工作的重要性，各領(lǐng)域、系統(tǒng)的檔案工作必然趨于規(guī)范化和科學(xué)化，對稅務(wù)檔案工作的要求也同樣如此。而要使稅務(wù)檔案工作有一個長足的發(fā)展，首要的任務(wù)就是大力宣傳稅務(wù)檔案工作的重要性，使地稅干部充分認(rèn)識到稅務(wù)檔案工作是稅務(wù)機(jī)關(guān)、稅務(wù)人員的本職工作，推動稅務(wù)檔案工作的發(fā)展是地稅干部義不容辭的責(zé)任。同時，也要向納稅人做好宣傳，取得納稅人對稅務(wù)檔案工作的大力支持和配合。
2、建立健全稅務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制
健全的機(jī)構(gòu)和機(jī)制是落實(shí)稅務(wù)檔案工作的組織保證。在成立相應(yīng)業(yè)務(wù)科室的基礎(chǔ)上，各科、所、室相對固定專職或兼職檔案管理人員，有人員調(diào)整時要認(rèn)真做好檔案工作的交接。在專職或兼職檔案管理人員的選定上，按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，如熟悉征管和檔案業(yè)務(wù)等。從而達(dá)到檔案工作有機(jī)構(gòu)主管，具體工作有人員牽頭。制定適合我局具體情況的稅務(wù)檔案管理辦法，明確檔案管理人員的職責(zé)，完善檔案保管制度。使大家學(xué)習(xí)有依據(jù)，操作有規(guī)程。
3、注重增強(qiáng)和提高稅務(wù)檔案管理人員的能力素質(zhì)
隨著地稅系統(tǒng)的不斷發(fā)展，檔案管理人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)。要清醒地看到，科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展使知識老化周期縮短，一個人無論學(xué)習(xí)的知識多么豐富，幾年后就會碰到相應(yīng)領(lǐng)域而言的專業(yè)知識過時問題。身為檔案管理人員，尤其要注重兩個方面：一是職業(yè)道德的修養(yǎng)。重視和加強(qiáng)職業(yè)道德的培養(yǎng)，樹立正確的職業(yè)道德觀念，樹立“立足蘭臺做貢獻(xiàn)”的思想；二是信息技術(shù)的掌握。檔案事業(yè)的發(fā)展使得檔案人員從“理論型”、“實(shí)干型”向“技術(shù)型”轉(zhuǎn)變，檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)是一個十分重要的內(nèi)容和本領(lǐng)。未來的檔案工作者，不僅是檔案管理員，也將是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)人員。
迎教育督導(dǎo)工作省檢個人事跡材料
金秋十月，我們迎來了河北省教育廳對xx鄉(xiāng)各學(xué)校的教育督導(dǎo)工作，可喜的是我們受到了省領(lǐng)導(dǎo)的一致好評，這使我們倍感欣慰，讓我們覺得這個暑假做的值。
在整個暑假迎省檢準(zhǔn)備的過程當(dāng)中，我始終堅(jiān)持在第一工作崗位，聽從領(lǐng)導(dǎo)安排，服從領(lǐng)導(dǎo)指揮，什么地方需要到什么地方去。鋤草、種花這些小事兒算不了什么，安玻璃、刷油漆、粉刷墻面等等這些從沒有碰過的活兒也到了我這樣女教師的手里。我們每天是早出晚歸，九月份的太陽火辣辣的照射著大地，我們就冒著酷暑，流著汗完成我們的任務(wù)，站在墻跟前刷涂料，烤的實(shí)在是喘不過氣來，衣服都被汗浸透了，嗓子干得都冒火了，胳膊也抬不起來了，手里的盛涂料的碗都端不住了，心里確實(shí)覺得是委屈呀。但是看看身邊的男教師都在埋頭苦干，就連我們的校長、主任都這么大年紀(jì)了，在這樣的天氣下都沒有放下手中的活兒，我也就不覺得那么委屈了，自始至終從沒有說過一聲苦，叫過一聲累。擦玻璃時手被劃破是常有的事兒；刷油漆的活兒干著不熟練，弄得衣服上、臉上都是油漆點(diǎn)兒......但是當(dāng)我們看到嶄新的教室、潔白的墻面、煥然一新的校園時，掛在我們每位教師臉上的只是燦爛的微笑。
校園面貌完成以后，更加繁重的工作是整理檔案，學(xué)校和老師個人的師德檔案、教學(xué)評估檔案都需要一一的整理，出一點(diǎn)兒差錯都不行，想想真讓人頭疼。作為學(xué)校的檔案管理員，我便帶領(lǐng)檔案整理組成員開始了對我校各項(xiàng)檔案的整理工作。在整理過程中，我始終都抱著“認(rèn)真、細(xì)致、負(fù)責(zé)”的工作態(tài)度，把收集來的材料進(jìn)行審核、鑒別、整理、排序，按類做好裝訂，并編寫目錄，確保檔案材料的完整、齊全、準(zhǔn)確，盡力將檔案做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。也為今后服務(wù)教育、教學(xué)工作打下扎實(shí)基礎(chǔ)，更使大家明確了在以后的工作中應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平，認(rèn)真做好日常檔案的綜合管理工作。由于我們學(xué)校電腦數(shù)量少，會用電腦的老師也不多，所以搜索素材、打印資料這些繁瑣的任務(wù)就得由我一個人來完成。給每個老師分配的任務(wù)完成以后，其他老師就回家了，我還得自己在學(xué)校加班，把第二天該分配給老師的任務(wù)編制出來，經(jīng)常到十一、二點(diǎn)鐘，有時都過半夜了。就是這么長時間的坐在電腦跟前眼都花了，頭也大了，都有種想吐的感覺，。但是想想，如果不弄好了，第二天老師們都來了沒事兒干，不就誤了工了嗎，所以就出去喝口水，轉(zhuǎn)一圈兒接著再干，直到把第二天的工作都安排好了才能踏踏實(shí)實(shí)的睡一小會兒，等老師們都來了還得和大家一起忙著歸類和裝訂，直到把一類一類的檔案完完整整的整理出來，眼看著自己和同事一起努力的勞動果實(shí)，心里那才是說不出的那種高興勁兒呢。
總之，在這一個多月的時間里，有辛酸、有汗水；有快樂，有滿足；有收獲，有不足。我們將會鞏固我們的勞動成果，充分的保護(hù)和利用這些辛辛苦苦創(chuàng)下的教學(xué)資源，兢兢業(yè)業(yè)工作，踏踏實(shí)實(shí)教學(xué)，認(rèn)認(rèn)真真學(xué)習(xí)，提高自己的教學(xué)水平和業(yè)務(wù)能力，在未來的路上取得更好的成績。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)狀；對策
當(dāng)前，社會各個領(lǐng)域都在快速發(fā)展，每天都會產(chǎn)生大量的檔案資料，這為檔案管理工作帶來了巨大的考驗(yàn)。應(yīng)充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，提升管理成效，才能最大限度發(fā)揮出檔案的價(jià)值，便于制定科學(xué)、正確的決策，實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定與長遠(yuǎn)發(fā)展。此外，還要通過做好檔案管理工作，將相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)明確下來，才能加快檔案資料的利用與開發(fā)。并在檔案管理工作中注意引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，不斷簡化工作流程，讓各種檔案資料得到高效管理。
一、檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）缺乏完善的制度。當(dāng)前，很多檔案人員工作不夠認(rèn)真，思想懈怠，對檔案的收集、整理、歸檔和利用等業(yè)務(wù)不夠了解，尤其是在制度不健全的情況下，操作不夠規(guī)范。這樣將造成檔案資料出現(xiàn)遺漏、丟失等問題，為檔案的利用帶來了不利影響。對于檔案管理部門而言，相關(guān)職責(zé)未明確下來，造成檔案管理工作容易出現(xiàn)錯位、越位和缺位的情況。因?yàn)槿狈ψ銐虻娜藛T，導(dǎo)致檔案的分類、歸檔及管理不規(guī)范，從而影響了檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。
（二）硬件設(shè)施陳舊。為提升檔案管理工作水平，需要建立專門的檔案室，讓檔案資料得到妥善保存，為今后的利用提供方便。但是當(dāng)前很多單位為了省事，隨意堆放檔案，從而經(jīng)常造成資料丟失并出現(xiàn)損壞。很多單位沒有專門的檔案室，為檔案管理工作的順利開展帶來了不利影響，檔案保管與查閱也很難進(jìn)行。甚至有很多單位還沒有配置計(jì)算機(jī)等設(shè)備，也沒有做好防火、防盜、防潮等措施，給檔案資料造成了巨大的安全隱患。
（三）檔案查閱方式落后。對于檔案管理工作而言，很多地方還做的不夠規(guī)范，如未能及時立卷與歸檔，也沒有按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，造成很多過了保管期限的檔案仍然占據(jù)庫房空間，這讓單位付出更多成本。而在檔案查閱中，很多都通過手工完成，導(dǎo)致一些珍貴的文件、案卷在反復(fù)調(diào)閱的過程中，將難以避免出現(xiàn)損壞。此外，很多單位對檔案管理信息化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)識，認(rèn)為僅僅需要將紙質(zhì)信息輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)即可，仍然以人工方式開展檔案的歸類、查詢等工作。
（四）人員素質(zhì)有待提升。當(dāng)前，檔案管理人員素質(zhì)還需要進(jìn)一步提升。對于檔案管理工作而言，很多單位思想上不夠重視，未安排專職的檔案管理人員，現(xiàn)有人員基本上是兼職的，很難將全部時間與精力投入檔案管理工作中。此外，很多檔案管理人員未通過相應(yīng)的培訓(xùn)工作，不能完全勝任檔案管理工作，如文件的收集、整理、歸檔、利用等，這樣對檔案管理工作帶來了一定影響。很多檔案人員業(yè)務(wù)能力不高，給檔案信息的查詢與利用帶來不便，容易出現(xiàn)檔案信息遺漏的問題。
二、檔案管理工作的對策
（一）完善檔案管理制度。檔案管理工作涉及事項(xiàng)眾多，工作任務(wù)重，專業(yè)性較強(qiáng)，需要按照《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，與實(shí)際情況結(jié)合起來，盡快制定科學(xué)、合理的檔案管理制度，并嚴(yán)格監(jiān)督落實(shí)，確保檔案管理工作能夠有章可循。需要建立的制度包括歸檔、保管、借閱等內(nèi)容，將具體的要求明確下來，這樣檔案管理人員的操作才更加規(guī)范，不僅能夠保證檔案資料的完整性與安全性，同時也提升了工作效率，為今后資料的查閱與使用提供方便，將檔案的作用最大限度地發(fā)揮出來。還要做好檔案管理檢查工作，對資料收集及時、制度落實(shí)到位的部門或個人，應(yīng)給予一定獎勵，而對疏忽大意，不履行自身職責(zé)的部門或個人，應(yīng)給予嚴(yán)厲的批評，并要求其盡快整改，避免對檔案管理工作造成影響。對檔案管理人員而言，也要提起重視，正確認(rèn)識做好檔案管理工作的意義，而單位要規(guī)范檔案管理體制，并把這項(xiàng)工作納入議事日程，并制定相關(guān)規(guī)定，加大對相關(guān)工作人員的監(jiān)管力度，督促他們履職盡責(zé)，能夠不斷規(guī)范自己的行為。
（二）增加投入，購置設(shè)備。要充分考慮到實(shí)際情況，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室，并配置掃描儀、計(jì)算機(jī)、復(fù)印件、防磁柜等設(shè)備。在當(dāng)前信息時代下，以往人工操作的模式已經(jīng)逐步被淘汰，要加大對先進(jìn)技術(shù)、設(shè)備的應(yīng)用，加快檔案管理軟件的開發(fā)，確保檔案的立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)以及借閱等可以正常開展。要轉(zhuǎn)變以往手工操作的方式，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，可以有效提升信息儲存量，提升檢索的速度，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，實(shí)現(xiàn)了工作效率的提升，讓檔案得到更加充分的利用。要建立專門的檔案室，用于保存管理檔案，并安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格規(guī)定進(jìn)入權(quán)限，做好防盜、防火、防潮、防蟲等措施。除外，如果條件允許、資金充足，還要建立局域網(wǎng)，以此共享檔案信息資源，為查閱提供方便。并設(shè)置專門負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)，安排專人管理，將專用箱柜等基礎(chǔ)設(shè)施配置完善。明確保管期限。對于已經(jīng)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。
（三）主動提供檔案服務(wù)。第一，對檔案實(shí)行精細(xì)化管理，讓檔案資料的收集、整理、歸檔等工作更加規(guī)范、高效。第二，充分發(fā)揮先進(jìn)設(shè)備的作用，如利用計(jì)算機(jī)、光盤等，讓檔案管理工作再上新臺階。第三，要有正確的檔案服務(wù)意識，改變以往被動的狀態(tài)；要主動了解檔案利用者的需求，以便提供相應(yīng)的服務(wù)。第四，要在檔案資料的收集、整理、保管等工作的基礎(chǔ)上，認(rèn)真開展分析工作，全面掌握各方對檔案的需求情況，確保能夠?qū)⒂袃r(jià)值的檔案資料準(zhǔn)確、快速地提供給查閱者，滿足他們的需求。第五，檔案管理人員要根據(jù)相關(guān)流程與規(guī)范，將檔案資料及時收集起來，防止出現(xiàn)混亂、丟失、損壞的問題，盡快整理成卷，為之后的查詢與利用創(chuàng)造條件。
（四）加強(qiáng)檔案信息化管理。在社會發(fā)展與變革的過程中，檔案管理工作出現(xiàn)了翻天覆地的變化，這需要抓住歷史機(jī)遇，逐步提升檔案管理信息化水平。檔案管理人員要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，真正做好檔案的整理、編目、保管、鑒定以及檢索等工作，從而更加科學(xué)合理地配置檔案信息資源。此外，還要將各種先進(jìn)設(shè)備用好，發(fā)揮出其作用，這樣一來，不僅能夠有效提升檔案管理工作的效率，還確保了檔案資料的完整性，無論是之后的檢索、查閱還是利用，都可以高效進(jìn)行。還要將自動化辦公系統(tǒng)利用起來，在檔案管理工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)自動檢索，確保利用者可以準(zhǔn)確、快速查找到所需信息，讓檔案信息有更高的利用率。要注重運(yùn)用正規(guī)的信息管理平臺，讓檔案信息更加完善，從而有效共享信息資源，提升檔案管理工作的信息化水平。
（五）提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員要及時轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，跟上時展步伐，掌握更多先進(jìn)的知識與技術(shù)，如檔案管理知識、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。同時要不斷拓寬知識面，懂得檔案的標(biāo)引、檢索、編研等業(yè)務(wù)，并能夠自覺落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度。此外，也要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任感，能夠主動完成各項(xiàng)檔案管理任務(wù)，避免檔案資料出現(xiàn)損壞、丟失等問題。要精通業(yè)務(wù)，做好檔案服務(wù)工作。
三、結(jié)語
總之，現(xiàn)階段形勢為檔案管理工作帶來了巨大的考驗(yàn)，需要盡快提升信息化水平，規(guī)范工作流程，才能滿足當(dāng)前檔案管理工作的需要。對此，需要提高對檔案管理工作的重視，通過健全各項(xiàng)規(guī)章制度，增加資金投入，加快人才隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理工作的順利開展提供堅(jiān)實(shí)保障，確保檔案資料的應(yīng)用價(jià)值得到體現(xiàn)。
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一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）認(rèn)識不足，檔案利用意識不強(qiáng)。在新醫(yī)改背景下，很多醫(yī)院未能充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，表現(xiàn)在思想上的忽視。檔案管理人員在開展工作的時候，缺乏較強(qiáng)的責(zé)任心，流失了大量檔案資料。此外，很多檔案管理人員還存在“重收藏、輕利用”的情況，很少站在長遠(yuǎn)角度思考問題，導(dǎo)致醫(yī)院檔案得不到有效利用。
（二）制度不完善，收集不及時。當(dāng)前，很多醫(yī)院只重視醫(yī)療、護(hù)理以及人事等工作，并制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，明確了相關(guān)人員的職責(zé)。但是從檔案管理工作現(xiàn)狀來看，還缺乏相應(yīng)的管理制度，工作職責(zé)也不夠明確，忽視了日常檢查與考核工作。醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案，未將檔案管理納入目標(biāo)考核中，這樣導(dǎo)致很多檔案收集不及時，影響了檔案資料的完整性。
（三）投入少，信息化水平不高。一些醫(yī)院受到自身規(guī)模的限制，將主要場所用于醫(yī)療服務(wù)，導(dǎo)致檔案室非常小。同時，也缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。這樣一來，檔案資料容易出現(xiàn)發(fā)霉、蟲蛀等問題，為檔案的利用帶來了不利影響。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，讓檔案管理有了更多手段，但是很多醫(yī)院不重視對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，資料的收集、整理、存儲以及利用方式非常落后。在查閱檔案的過程中，由于還采用手工的方式，導(dǎo)致檔案原件出現(xiàn)破損，字跡也變得不清晰，對檔案資料的安全與齊全造成影響。
（四）檔案人員素質(zhì)不高。從很多醫(yī)院檔案管理工作來看，還沒有安排專門的檔案管理人員，大多為兼職，加上人員流動比較頻繁，不熟悉檔案的收集、整理、歸檔、利用等業(yè)務(wù)，導(dǎo)致很難提升檔案管理工作效率。此外，檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)也參差不齊，工作經(jīng)驗(yàn)不豐富，理論知識不扎實(shí)，也不懂得現(xiàn)代化、信息化管理手段。這些都影響了醫(yī)院檔案管理工作水平的提升，無法滿足新醫(yī)改背景下對醫(yī)院檔案管理工作的要求。
二、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作的對策
（一）轉(zhuǎn)變管理，增加資金投入。醫(yī)院要加大《檔案法》的宣傳力度，確保檔案管理工作能夠依法開展。要充分認(rèn)識到檔案管理工作的意義，能夠主動執(zhí)行相關(guān)法規(guī)與制度，并統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案資料的安全與完整，便于今后的利用。同時要加大投入力度，盡快購置檔案管理工作所需的各項(xiàng)設(shè)備。醫(yī)院要從實(shí)際情況出發(fā)，加快檔案室建設(shè)，將防火、放盜、防潮等措施做到位，各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備要配置齊全，如滅火器、去濕器、空調(diào)等。此外，醫(yī)院還要配置掃描儀、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，為檔案管理工作創(chuàng)造有力條件。
（二）健全檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理工作涉及事項(xiàng)眾多，任務(wù)繁重，需要有一套行之有效的制度，方可順利開展。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合《檔案法》相關(guān)規(guī)定，建立檔案收集、整理、歸檔、查閱、銷毀等相關(guān)制度，確保各個環(huán)節(jié)的管理工作有章可循。此外，要明確相關(guān)部門與人員的職責(zé)，規(guī)范人員的行為，這樣才能加快檔案資料的開發(fā)與利用，為醫(yī)院科研、醫(yī)療及教學(xué)等提供服務(wù)。
（三）充分應(yīng)用信息技術(shù)手段。新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作范圍越來越廣，檔案的形成、種類、內(nèi)容以及載體也更加豐富，在收集、整理、歸檔、查閱等方面，出現(xiàn)了巨大變化。對此，醫(yī)院要加大對信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的信息化管理，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，減少人力與財(cái)力的浪費(fèi)，并能夠有效提升工作效率，讓檔案資料的價(jià)值充分發(fā)揮出來。醫(yī)院要采用各種新技?g，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，在做好紙質(zhì)檔案管理的同時，還要加強(qiáng)對電子檔案的管理，讓珍貴資料信息可以得到長久保存，提升檔案管理工作的現(xiàn)代化、智能化水平。
（四）加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，這對檔案管理人員的要求也更高，不僅要具備檔案管理專業(yè)方面的知識，還要懂得計(jì)算機(jī)操作方法。對此，醫(yī)院要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們能掌握更多現(xiàn)代化知識，并積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)管理方面的人才，滿足檔案管理工作的要求。檔案管理人員也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，跟上時展步伐，從而真正勝任醫(yī)院檔案管理工作，提升檔案服務(wù)水平。
【摘要】解決檔案管理工作中存在的積壓問題，除采取內(nèi)部集中整理外，還可以聘請中介服務(wù)機(jī)構(gòu)參與其中，進(jìn)行業(yè)務(wù)外包。而最終需要找到造成積壓現(xiàn)象的源頭，對癥下藥，防患于未然。
關(guān)鍵詞 檔案管理；積壓問題；解決措施
檔案積壓容易造成檔案資料混亂，極不利于檔案的查找和利用，甚至丟失。為了保證檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮檔案利用的最大化，必須做好檔案積壓的防范工作。
一、造成檔案積壓問題的成因與解決措施
造成積壓的原因多種多樣，各不相同。以下總結(jié)了其中幾個較為突出的主觀因素與客觀因素，以及相應(yīng)可采取的解決措施。
( 一) 主觀因素及解決措施。
1. 領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的不重視。致使經(jīng)費(fèi)、人員、場地得不到落實(shí)。檔案部門工作往往不作為單位的績效考核目標(biāo)，因此領(lǐng)導(dǎo)往往不重視，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管保存等事務(wù)性工作。多數(shù)檔案部門被并入了綜合辦公室的范疇，檔案人員也由辦公室人員兼職，經(jīng)費(fèi)也做不到專撥專用。對于這種現(xiàn)象，在崗的檔案工作人員，首先應(yīng)做好自己的本職工作。其次，在工作之余多參加檔案專業(yè)學(xué)習(xí)，提升自身的專業(yè)技能。最后多與領(lǐng)導(dǎo)溝通，讓其參與其中，了解檔案工作的重要性。
2. 檔案崗位工作人員的不重視。現(xiàn)在的檔案崗位工作人員較多沒有上崗證或是兼職，受其他工作的影響，不能一心一意地投入檔案管理工作。對應(yīng)整理、歸檔的資料視若無睹，消極怠工，致使檔案資料堆積如山。檔案專業(yè)職務(wù)是根據(jù)檔案專業(yè)工作實(shí)際需要設(shè)置的工作崗位，有明確的職責(zé)和任職條件，應(yīng)實(shí)行專業(yè)職務(wù)聘任制或任命制。最好聘用持有上崗證的專業(yè)檔案工作人員。高、中、初級檔案專業(yè)職務(wù)的限額應(yīng)與本單位所承擔(dān)的檔案工作任務(wù)想適應(yīng)。上崗后應(yīng)多鼓勵檔案工作人員參加繼續(xù)教育、職稱評定等活動，提升服務(wù)意識、加強(qiáng)職業(yè)道德，正確地進(jìn)行自我評價(jià)。
3. 檔案管理制度的缺失或不完善。檔案管理制度是保證檔案管理工作的關(guān)鍵，目前很多單位在檔案管理制度的建立上還不健全。有部分單位雖然建立了檔案管理制度，但卻沒有將制度真正地貫徹執(zhí)行，而有些檔案管理制度沒有實(shí)際的可操作性。
對于這種現(xiàn)象，總得來說，各單位檔案管理方面的制度一定是要建立的，要通過一整套的規(guī)章制度來確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。同時制定的制度要有實(shí)際操作性。例如檔案管理制度中要明確歸檔的時間節(jié)點(diǎn)與應(yīng)歸檔期限，以及逾期歸檔應(yīng)采取的措施。這樣檔案工作就有章可循、有據(jù)可依，嚴(yán)格控制歸檔時間能有效地防范積壓等現(xiàn)象。
( 二) 客觀因素及解決措施。
1. 短時間內(nèi)接收大量文件、資料。檔案部門在征集、接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的檔案時，短時間內(nèi)的大量移交會造成積壓現(xiàn)象。對于這種現(xiàn)象，首先可以考慮分散或放寬征集、接收期限，避免短時間內(nèi)接收量猛增。其次，增派人手集中整理，爭取在短時間內(nèi)將接收檔案整理完畢。最后，短期的移交量驟增有其規(guī)律性，在管理上要有預(yù)見和總結(jié)，使檔案管理工作能夠順利開展。
2. 檔案庫房空間不足。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)存檔案、資料數(shù)量較以前迅速增加，入庫檔案數(shù)量徒增。庫房面積狹小，這是亟待解決問題。首先合理使用檔案庫房現(xiàn)有空間，應(yīng)采用節(jié)約庫房空間的排架法。規(guī)范歸檔范圍，避免重復(fù)件、復(fù)印件的重復(fù)歸檔。其次，合理設(shè)置預(yù)留空間，使檔案庫房空間高效利用，不要造成浪費(fèi)。再有就是移交類別的檔案要及時按計(jì)劃向上級檔案室（館）移交，減輕空間不足的壓力。同時還應(yīng)開展檔案存毀鑒定工作，規(guī)范銷毀無利用價(jià)值的檔案。檔案庫房臨近飽和時通過申請經(jīng)費(fèi)，從有利于檔案保護(hù)的角度，對庫房建筑進(jìn)行建設(shè)與改建。
3. 檔案工作人員的頻繁調(diào)動或離職。基層檔案工作人員多為兼職人員，由于工作需要，更換、調(diào)動較頻繁。雖然國家檔案局在《機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范》中提出：“檔案保管人員調(diào)動工作時，要在離職前辦好交接手續(xù)”，各單位制度中也會列明。但實(shí)踐中由于認(rèn)識不清、重視不夠、準(zhǔn)備不足等諸多原因，許多單位在檔案人員離崗時沒有做好交接工作，造成檔案工作的混亂和被動，檔案積壓在所難免。
針對以上弊端，應(yīng)該正確認(rèn)識和妥善做好交接工作。首先，交接雙方要對交接工作有一個充分、全面、正確的認(rèn)識。做到“知無不言，言無不盡”“有疑必問，有漏必查，有缺必補(bǔ)”“不接糊涂賬，不接爛攤子”。其次，離任者要做好交接的準(zhǔn)備工作，辦好交接手續(xù)。對工作中未盡事項(xiàng)、在辦事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)等有關(guān)重要事項(xiàng)應(yīng)加以文字說明，列出交接清冊。最后，各級檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案交接工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。要做到及時知曉，依法監(jiān)督、指導(dǎo)，對交接失誤者應(yīng)按《檔案法》和有關(guān)條例之規(guī)定追究責(zé)任，給予相應(yīng)處罰。使因交接工作而發(fā)生的積壓從根本上解決。
二、檔案積壓的解決措施
當(dāng)檔案積壓已產(chǎn)生時，可尋求內(nèi)部集中整理和業(yè)務(wù)外包方式解決。
（一）內(nèi)部整理。首先建立專項(xiàng)整理小組，任命組長，確定直接負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。而在選擇整理小組成員時，必須有中、高級職稱專業(yè)人員參與其中。他們的工作重點(diǎn)在組織協(xié)調(diào)、制定標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查。針對所要整理的檔案，結(jié)合實(shí)際研究制定出切實(shí)可行的整理方案，使整理工作有據(jù)可依，有章可循。其次，集中整理能在短時間內(nèi)將檔案整理完畢，人力與財(cái)力的投入必不可少。檔案部門的人員必須參與其中，其次是相關(guān)的部門人員充分參與，共同組織進(jìn)行。依據(jù)整理工作的時間要求、整理規(guī)模，核算相應(yīng)的人力、財(cái)力支出，合理制定整理工作計(jì)劃。第三，由多部門、多崗位人員組成的整理小組，難免專業(yè)能力參差不齊。當(dāng)專項(xiàng)整理工作計(jì)劃與方案制定后，應(yīng)對整體參與人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)。旨在通過授課或?qū)嶋H操作演示等方式，向組員闡明將要整理的檔案來源、存在問題、整理方案、操作要求，統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn)與手法。第四，全局統(tǒng)籌，合理分配。專項(xiàng)整理積壓檔案工作量極大，所以在組織工作之初就應(yīng)全局統(tǒng)籌，而后又要合理分配。選定合適人員安排在合適崗位，申請充沛的預(yù)算應(yīng)對必要的支出。第五，及時的過程控制。積壓檔案的整理是個耗時但又要求縝密的工作，因此必不可少的過程控制可使整個整理理念貫徹始終，避免可能的偏差。過程控制的方式多種多樣，可通過定期抽查檢驗(yàn)、工作會議等方式及時收集、發(fā)現(xiàn)在整理過程中所遇到的問題。而專項(xiàng)整理工作的總負(fù)責(zé)人或總工程師是過程控制的關(guān)鍵控制人。第六，為整理工作提供方便。積壓檔案經(jīng)過長時間的擱置，灰塵、斑漬等時有發(fā)生。因此，應(yīng)提供相應(yīng)的整理場所、整理工具。例如口罩、吸塵器、裝具等，使整理工作得以順利進(jìn)行。
（二）業(yè)務(wù)外包。業(yè)務(wù)外包是指企業(yè)整合利用其外部最優(yōu)勢的專業(yè)化資源，從而達(dá)到降低成本，提高效率，充分發(fā)揮自身核心競爭力和增強(qiáng)對環(huán)境的迅速應(yīng)變能力的一種管理模式。但由于檔案工作的機(jī)密性、安全性特點(diǎn)，檔案業(yè)務(wù)外包的提法還非常謹(jǐn)慎。雖然說目前一些政府機(jī)關(guān)為了把主要精力集中于核心工作上，將非核心的、次要的、技術(shù)含量低的輔業(yè)務(wù)以合約的方式委托給人力資源派遣的業(yè)務(wù)人員或外部專業(yè)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理。具體應(yīng)使用何種形式外包，從目前看，人力資源派遣或打包式外送加工都是可選的外包模式。相比而言，機(jī)關(guān)辦公室更適合人力資源派遣，優(yōu)勢是與派遣業(yè)務(wù)人員溝通便利，發(fā)現(xiàn)問題可及時糾正，更易于掌握和控制外包工作進(jìn)展情況，監(jiān)督指導(dǎo)外包業(yè)務(wù)的開展情況，可避免監(jiān)管盲區(qū)。而在實(shí)施方案中，首選大型、正規(guī)的檔案中介機(jī)構(gòu)、服務(wù)商，并與之簽訂外包合同，這較適合經(jīng)濟(jì)實(shí)力強(qiáng)的企事業(yè)單位或?qū)W校機(jī)構(gòu)。其次，政府機(jī)關(guān)等部門更適合人力資源派遣至相關(guān)崗位提供專業(yè)服務(wù)。然后便是良好的溝通，包括雙方合作條件、檔案管理要求、檔案管理制度、工作考核辦法等。科學(xué)制作合同，明確雙方權(quán)利與義務(wù)，職責(zé)與權(quán)限。最終也是最重要的一環(huán)，與外包業(yè)務(wù)人員簽訂保密協(xié)議。定時開展檔案法制宣傳教育，檔案職業(yè)道德教育，提高檔案從業(yè)人員的自身修養(yǎng)、個人評價(jià)。
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隨著教育改革的深入推進(jìn)，很多高中學(xué)校也擴(kuò)大了招生規(guī)模，增加了學(xué)籍檔案管理的工作量，為檔案管理人員提出了更高要求。新形勢下檔案管理人員要盡快轉(zhuǎn)變觀念，不斷創(chuàng)新工作的方法，提升學(xué)籍檔案管理工作成效。只有這樣，才能做好學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔和利用工作，并發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
一、新形勢下高中學(xué)籍檔案管理的意義
高中學(xué)籍檔案通常有學(xué)生報(bào)名注冊登記表、體檢表、個人學(xué)習(xí)情況等內(nèi)容，詳細(xì)記錄了學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績，可以反映出學(xué)生德、智、體、美、勞發(fā)展情況。學(xué)籍檔案是學(xué)生檔案的原始憑證，其重要性不言而喻，可以為教育部門與學(xué)校查詢、檢查、審核畢業(yè)資格等提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。對此，高中學(xué)校要重視學(xué)籍檔案管理工作，及時做好相關(guān)資料信息的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案的完整性與真實(shí)性，為今后的利用提供便利。
二、新形勢下高中學(xué)籍檔案管理的策略
（一）提高認(rèn)識，增加投入。高中學(xué)校應(yīng)做好《檔案法》宣傳工作，讓學(xué)籍檔案管理工作有章可循。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要提高重視，實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的方法，督促檔案管理人員將相關(guān)法規(guī)制度落到實(shí)處，保證學(xué)籍檔案的完整和安全。此外，學(xué)校還要增加資金投入，將學(xué)籍檔案管理所需設(shè)備配置齊全，結(jié)合自身實(shí)際情況，建立專門的檔案室，并落實(shí)防火、防蟲、防盜和防潮等措施，盡快購置空調(diào)、去濕器、滅火器等設(shè)備。同時，學(xué)校還要配置打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，為學(xué)籍檔案的信息化管理創(chuàng)造條件。
（二）健全檔案管理制度。高中學(xué)籍檔案管理工作涉及內(nèi)容眾多，非常繁瑣復(fù)雜，檔案管理人員除了要管理學(xué)籍檔案以外，還要做好資料的收集與保管，工作難度極大。對此，學(xué)校需要建立健全的學(xué)籍檔案管理制度，并從自身實(shí)際情況出發(fā)，將學(xué)籍檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范明確下來，讓學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔等工作能夠統(tǒng)一開展。通過對學(xué)籍檔案的全面整理，確保其完整性與真實(shí)性。檔案管理人員在收集學(xué)籍檔案的過程中，還應(yīng)該根據(jù)規(guī)定的分類要求，認(rèn)真做好整理工作，避免學(xué)籍檔案出現(xiàn)遺漏。學(xué)籍檔案在歸檔以后，檔案管理人員應(yīng)定期做好檢查工作，將存在的安全隱患查找出來，及時采取有效的解決措施。同時要根據(jù)學(xué)籍檔案的變動情況，做好相應(yīng)的調(diào)整，讓學(xué)籍檔案更具實(shí)用性。
（三）充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)。從以往高中學(xué)籍檔案管理工作來看，主要采取統(tǒng)一管理紙質(zhì)檔案信息的方式，其局限性很大，紙質(zhì)檔案很難得到妥善保管，且在檔案室保存過程中，容易受到蟲蛀、受潮等威脅，從而出現(xiàn)損壞。這種方法不僅會浪費(fèi)大量的人力和資金，工作效率也不高。對此，為提升高中學(xué)籍檔案管理成效，?n案管理人員應(yīng)該不斷創(chuàng)新管理方法，加大對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，避免傳統(tǒng)管理方式造成的局限，簡化學(xué)籍檔案管理流程，讓信息資源得到充分利用。當(dāng)前，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會的各個領(lǐng)域，在高中學(xué)籍檔案管理工作中，也應(yīng)該發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢。學(xué)校也應(yīng)該注重引進(jìn)新的技術(shù)與設(shè)備，安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案管理工作，保證將學(xué)籍信息準(zhǔn)確、完整錄入到計(jì)算機(jī)中。同時學(xué)校也應(yīng)采用自動化辦公系統(tǒng)，對學(xué)籍檔案進(jìn)行管理時，提供自動檢索的功能，讓檔案利用者能夠快速、準(zhǔn)確查找到所需信息，提升學(xué)籍檔案信息的利用率。在高中學(xué)籍檔案信息化管理工作中，還應(yīng)與學(xué)校基礎(chǔ)工作實(shí)現(xiàn)對接，為全校教學(xué)、教研工作提供準(zhǔn)確的信息資料。此外，學(xué)校還要使用正規(guī)的信息管理平臺，不斷完善學(xué)籍檔案信息，并實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案資源的共享，提升高中學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。
（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。現(xiàn)階段高中學(xué)籍檔案管理工作量巨大，涉及事項(xiàng)多，任務(wù)較重，需要加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔等各環(huán)節(jié)工作，這給檔案管理人員帶來了巨大的考驗(yàn)。對此，高中學(xué)校應(yīng)實(shí)行有效的獎勵制度，將檔案管理人員的工作熱情激發(fā)出來，讓學(xué)籍檔案管理工作能夠順利開展。要切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員的思想認(rèn)識，能夠依法開展學(xué)籍檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的動態(tài)管理，提升工作效率。不僅如此，學(xué)校還要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們了解相關(guān)檔案法律法規(guī)，并掌握檔案專業(yè)知識、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而更好地勝任學(xué)籍檔案管理工作，從而有效提升他們的素質(zhì)與能力。要將管理職責(zé)明確下來，合理規(guī)定范圍，做好學(xué)籍檔案的收集、整理與利用等工作。學(xué)校應(yīng)提起對學(xué)籍檔案管理工作的重視，并定期做好檢查工作，將存在的問題查找出來，責(zé)令相關(guān)負(fù)責(zé)人整改。要在日常工作中主動總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)方法，讓高中學(xué)籍檔案管理工作再上新臺階。
三、結(jié)語
總之，新形勢下高中學(xué)籍檔案有了很大變化，對檔案管理人員提出了更嚴(yán)格的要求。為做好高中學(xué)籍檔案管理工作，需要主動學(xué)習(xí)新知識、新技能，不斷提升自身的素質(zhì)與能力，積極創(chuàng)新管理方法。這樣才能提升高中學(xué)籍檔案管理工作效率，并最大限度發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值。
考古檔案的管理特點(diǎn)
1 考古檔案是考古工作的伴隨物。考古檔案資料是指在考古調(diào)查、勘探、發(fā)掘過程中形成的所有記錄資料，是文化遺存和文物的附屬檔案，是進(jìn)行考古學(xué)和相關(guān)研究不可或缺的珍貴資料，也是文化遺產(chǎn)的有效組成部分。這一特點(diǎn)說明，考古檔案的收集整理工作應(yīng)保持項(xiàng)目成套，并與相關(guān)文物一并保存。
2 考古檔案的形成是一個不斷積累的過程。考古檔案的形成始于考古調(diào)查，勘探、發(fā)掘工作，而后在收藏、鑒定、修復(fù)、流動等過程中都將不斷產(chǎn)生新的檔案，直到該文物“壽終正寢”為止。這一特點(diǎn)說明，考古檔案的收集整理工作只能采取跟蹤追加的方式進(jìn)行。
考古檔案的歸檔范圍
1 考古發(fā)掘文件，包括對發(fā)掘地點(diǎn)、時間、方式、方法、發(fā)掘人、發(fā)掘過程等的記錄。
2 考古工作文件，包括勘探發(fā)掘過程中形成的合同、協(xié)議、發(fā)票、初步鑒定文書等。
3 工作方案、經(jīng)費(fèi)預(yù)算表，考古協(xié)議書、要求考古的申請及批復(fù)、考古完畢通知書、工作日記、探方記錄、各類登記表格、各類圖紙、照片、錄像、專家論證材料、發(fā)掘報(bào)告或簡報(bào)等。
4 各類與考古業(yè)務(wù)有關(guān)的文件，包括對工作計(jì)劃、工作記錄與總結(jié)、研究成果報(bào)告等文件。
考古檔案的管理要求
考古檔案的形成是深入了解考古工作及挖掘文物內(nèi)涵的一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的研究工作。原始記錄、原始資料歸檔的過程實(shí)際上也是了解相關(guān)考古工作的歷史價(jià)值，藝術(shù)價(jià)值、科研價(jià)值的過程，要求業(yè)務(wù)人員和檔案員應(yīng)具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和使命感，分工協(xié)作，責(zé)任到人。
1 考古檔案資料的收集。收集工作是檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，要求我們抓好源頭，以確保考古檔案的收集不繁雜也無遺漏。在考古工作之前，對資料進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一要求，如記錄本的規(guī)范統(tǒng)一、圖紙規(guī)格的統(tǒng)一、攝錄像及照片的統(tǒng)一等都應(yīng)有科學(xué)規(guī)范的要求，只有如此才能為規(guī)范管理提供保證。考古遺存所包含的信息是豐富多樣的，但并非每個發(fā)掘者對這些信息都能認(rèn)知，只有發(fā)掘者的水平達(dá)到一定程度才能全面、客觀、真實(shí)地進(jìn)行記錄。考古發(fā)掘要有一定的前瞻性，盡量全面地收集資料。目前方興未艾的科技考古正在大大地豐富考古學(xué)者的學(xué)術(shù)視野，在考古發(fā)掘中，專業(yè)技術(shù)人員要進(jìn)一步完善應(yīng)用自然科學(xué)的各種方法和技術(shù)手段，努力進(jìn)行新的探索，使獲取的信息資料更加豐富，以期為后續(xù)的研究提供更為豐富翔實(shí)的信息。
2 考古檔案資料的整理。由于考古報(bào)告是發(fā)掘者發(fā)掘水平及研究水平的集中體現(xiàn)，倉促的時間要求對有著大量發(fā)掘任務(wù)的發(fā)掘者來說，勢必會造成編寫報(bào)告質(zhì)量的下降，不能盡顯發(fā)掘者的真實(shí)水平。盡管有困難，但也應(yīng)及早安排報(bào)告的編寫，制定專門的整理計(jì)劃，責(zé)任到人，絕不能無限期拖延，并制定相應(yīng)的獎懲措施，以免物是人非，為考古事業(yè)帶來人為的損失。當(dāng)然最好是發(fā)掘、整理、編寫三個環(huán)節(jié)同步進(jìn)行，這樣可以增強(qiáng)考古報(bào)告的時效性。應(yīng)堅(jiān)決避免只發(fā)掘，不整理的現(xiàn)象，只有報(bào)告的完成，文物及原始材料移交有關(guān)資料管理部門后才能算是考古工作的真正結(jié)束。對于歷史積壓報(bào)告，應(yīng)制訂專門措施，對確因客觀條件限制不能進(jìn)行資料整理的，應(yīng)由發(fā)掘單位與發(fā)掘者協(xié)商，另行安排其他人員對資料進(jìn)行整理，不因人廢事，以保證發(fā)掘報(bào)告的出版。針對報(bào)告的編寫可專門簽訂協(xié)約，在署名等問題上使發(fā)掘者的發(fā)掘成果得以體現(xiàn)。
3 考古檔案資料的檢索。檢索系統(tǒng)可有兩種模式：一種以地域?yàn)榫€索(如地市)，專題項(xiàng)目以項(xiàng)目為線，另一種是以時代為線索，按“分散制作、集中歸檔”的原則建檔。為便于考古檔案的管理和檢索，考古檔案應(yīng)編制分類案卷目錄和專題目錄等檢索工具。有條件的應(yīng)當(dāng)利用計(jì)算機(jī)建立機(jī)讀目錄。計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)與數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)的發(fā)展與成熟，為其在考古學(xué)資料中的應(yīng)用提供了一個好的前提條件。圖像信息的數(shù)字化便于考古圖像信息的后期處理，有利于重要遺跡、遺物圖像信息的及時回饋；文字資料的數(shù)字化便于快速檢索、遠(yuǎn)距離傳輸、資料共享以及高密度存儲。因而，其在考古資料的管理應(yīng)用上前景十分廣闊。
4 考古檔案資料的移交。考古結(jié)束后，資料的移交(或備份)是十分必要的。為充分尊重考古界流行的知識產(chǎn)權(quán)問題，應(yīng)制定相應(yīng)制度：備份資料在正式報(bào)告未發(fā)表之前，一般應(yīng)不提供借閱(除經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)及發(fā)掘者允許外)。對于近期無編寫發(fā)掘報(bào)告計(jì)劃的發(fā)掘工地，發(fā)掘結(jié)束后也可將全部資料移交資料管理部門保管，等發(fā)掘報(bào)告編寫計(jì)劃制定后再從資料管理部門借閱，這也不失為一種有效的資料管理之法。
在考古工作之前，對應(yīng)移交的考古資料提出規(guī)范化要求十分必要，接收資料的規(guī)范是檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。制定嚴(yán)格的考古檔案移交制度，使考古發(fā)掘材料(即照片、攝像、繪圖、年度發(fā)掘報(bào)告)等文字材料，按年度及時移交到檔案室，由檔案員經(jīng)過整理、鑒定、歸檔。資料的規(guī)范性也應(yīng)體現(xiàn)在新接收刻錄光盤或數(shù)字文本上，如有的數(shù)碼照片無明確的探方號、墓號或器物號等，這會給以后的查閱帶來諸多不便，因此新增刻錄光盤或數(shù)字文本的規(guī)范要求也是非常必要的。在進(jìn)行資料移交時，檔案員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)接收資料，不合要求的，檔案員有權(quán)退回發(fā)掘者重新整理完善后再行接收。
為避免檔案移交拖欠現(xiàn)象，除建立嚴(yán)格的檔案移交制度外，應(yīng)把考古檔案管理工作納入各部門的年度工作目標(biāo)，這樣才能有效地督促各部門及時將考古發(fā)掘材料和勘探材料移交到檔案室。
如何對考古檔案資料進(jìn)行規(guī)范化管哩，使其更加有效地發(fā)揮利用，除加強(qiáng)瞄案資料的獲取，整理，移交等到各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理外，還應(yīng)做到：
首先，要提高對考古檔案資料重要性的認(rèn)識，考古檔案是出土文物的附屬檔案，因而對其重視程度應(yīng)上升到與文物同等重要的程度，嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)規(guī)定，考古發(fā)掘單位要成立專門的考古檔案管理部門，專人管理，這也是考古檔案資料規(guī)范管理的基礎(chǔ)。同時，考古檔案應(yīng)根據(jù)考古發(fā)掘及后續(xù)工作等不同需要，編制重要考古發(fā)掘報(bào)告等匯編資料，積極主動地為考古工作服務(wù)。
