智慧商旅企業管理探索

開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇智慧商旅企業管理探索，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。

大中型集團企業目前大都有員工報銷(報賬)系統，基本解決了員工的出差申請、財務報賬、資金支付、財會核算等。但是在差旅出行預訂以及集團企業內部方面如何與自身系統有機融合還存在很多的信息共享以及集成方面的不足。本文系統分析了大中型集團企業商旅管理的現狀，從信息共享角度，應用互聯網創新思維，研究智慧商旅所應承擔的職能，尋找一條適合大中型集團企業差旅管控的方式，提出一套可以實現商旅管理全鏈條信息共享的模式，為全面提升集團企業商旅管理水平，提升精益化管理提供解決方案。

1建設商旅管理系統意義

商旅管理信息化建設，在響應政府八項規定、提升企業精益化管理水平、方便員工出行上都有積極的意義，本文主要從信息化共享角度來分析建設商旅管理的積極意義。

1.1通過信息化共享，固化管理制度

近年來，各項巡視審計對出差超標準乘坐交通工具、超標準入住酒店等違反“八項規定”的問題關注度較高。智慧商旅的應用可將差旅規則共享到智慧商旅平臺，實現差旅標準管控前置，能有效防范違規風險，通過技術手段嚴格落實“八項規定”的要求。

1.2共享第三方供應商信息資源，實現精益化管理

(1)智慧商旅通過整合集團企業內外部資源，將員工差旅相關的出差申請、費用標準、業務審批等信息共享到外部資源的機車票、酒店的預訂中，同時將差旅出行的實際信息又回傳到企業內部的費用報銷、財務結算等系統功能中，實現商旅管理的全流程管理，有效提升管理效率。(2)智慧商旅能充分發揮集團規模化優勢，與航司、酒店、鐵路、用車等商務出行服務商進行價格談判、簽署合作協議，爭取更大議價空間，降低企業整體差旅費成本。同時將相關的協議信息、差旅成本信息共享到差旅標準、費用報銷、財務結算中，實現企業的費控管理。(3)從集團管理層面，通過智慧商旅匯聚了全集團的差旅出行信息，智慧商旅可以實現業務數據線上儲存與實時管控，能提供大數據整合和分析，更加準確、全面反映集團差旅費情況，為企業降本增效提供有力數據支撐，從而為分析集團的差旅成本、差旅績效提供大數據分析的基礎。

1.3提升員工差旅體驗

智慧商旅可為員工提供集“申請、預訂、報銷”于一體的商旅“一站式”服務平臺，實現員工出差的“免墊付、免發票、免報銷”的三免模式；同時利用“互聯網+”技術實現PC、手機和平板多界面移動預訂、審批與查看，在做到強管控、降成本的同時有效提高員工的使用便利性和差旅體驗。

2商旅管理的探索與實踐

2.1現狀分析

當前大中型集團企業的差旅模式基本還是差旅出行預訂與集團內部的相關審批、報銷、核算、支付等系統相隔離，各自形成信息孤島，從費用控制上由于信息不共享，無法做到事前控制，事中的差旅出行預訂也不能得到及時預警，尤其有的員工對相關的制度不甚了解，造成超標出行.

2.1.1出行信息單點登陸，無集成共享

員工出行飛機票預訂主要通過與集團企業簽約的第三供應商或者個人用攜程、去哪兒、航空公司網站的APP預訂機票，需單獨登錄供應商的網站；火車票預訂主要通過12306等購票APP軟件；通過酒店的網站或者APP預訂酒店；通過滴滴等出行軟件預訂個人用車。所有的出行都是單點登陸，在預訂中不能與差旅申請、差旅標準等信息集成、共享，形成橫向信息孤島，費用標準也無法管控。

2.1.2無客戶端報銷功能

個人報銷沒有移動端應用，沒有手機報銷及相關便捷功能(發票驗真，掃一掃等)。通過簽約供應商預訂的差旅費用，可通過供應商發月結賬單，由各個部門確認后統一提交報銷并支付，形成了出行信息與報賬信息的縱向孤島。

2.1.3未形成信息閉環

前端出差申請、預訂、報銷沒有形成閉環，個人缺少行程管理(機票、酒店、報銷等)。差旅審批需要業務部門經理、主管領導、主管會計、財務部門經理等一系列環節，審批流程過長、員工報銷周期長，占用大量的人工，致使大型集團企業人工成本上漲。

2.1.4無大數據基礎，決策分析缺失

不能實時、準確地獲取相關費用數據，后臺智能分析和相關報表無數據支撐，無法支持管理層的相關決策(費用進度、成本控制等)。在做年度預算時只能采取預估手段評估差旅費用水平，差旅標準不能進行大數據分析，預算缺乏科學依據，不能彈性制定相關標準，如飛機票不同飛行地段的淡、旺、平季的合理價格、不同地區的酒店淡、旺、平季的價格水平等。

2.2系統總體建設思路

2.2.1差旅流程信息全程共享

將差旅業務從線下轉為線上實施全過程自動管控，實現出差申請、業務審批、差規控制、票務預訂、費用報銷、批量對賬、財務結算全流程自動貫通，從而完成差旅信息鏈全程融合。

2.2.2制度信息源頭固化

將差旅出行的標準，如飛機乘坐要求、火車座位等級差旅標準、酒店住宿標準、差旅補貼等固化到智慧商旅中，通過差旅申請綁定整個行程，以便行程預訂中進行相關的控制以及預警。

2.2.3差旅出行實時監控

在員工出行預訂中，對于不滿足差旅標準的預訂直接拒收預訂或者警告，實現差旅標準的事中控制，減少后期的差旅審批、財務人員核對的工作強度，降低人工成本。

2.2.4系統實現分布實施

由于智慧商旅涉及的內容、以及集成點比較多，具體實現時需要分布實施。第一步先解決基礎建設問題，第二步利用共享后的大數據，進行相關的數據分析，為大中型集團企業制定差旅政策、降低差旅成本，為準確預算集團企業差旅成本提供決策分析數據，提升差旅管理精細化水平。

2.3系統解決方案

2.3.1差旅申請管理

差旅出行前需要進行相關的申請，以差旅申請單為整個智慧商旅的信息龍頭，后續的出行預訂、報賬、核算、支付等均以此為基礎。在差旅申請中涵蓋了差旅出行人信息，同時攜帶了差旅人應該享受的差旅級別、差旅標準，將實現領導層面關心的費用控制與管理的功能。

2.3.2差旅出行管理

通過與第三方服務商的集成，在第三方服務商上的APP或者網站中，將差旅人的差旅審批單自動帶入，當差旅出行人在預訂機票、酒店、用車等環節時，能自動匹配其應享受的差旅等級標準，避免超標準預訂，從而真正實現差旅標準的事中控制。

2.3.3發票中心管理

建立票據中心模塊，集中管理用戶的各類發票票據信息，用戶通過選取對應的票據信息快速提單報銷，并在報銷單審批通過后，通過移動端進行單據打印。發票信息主要有火車票、餐飲/住宿票/專車票、出租車票等。不同的發票通過不同的技術手段進行獲取。如通過拍照以及OCR識別技術獲取餐飲、住宿等的發票信息，通過微信導入、支付寶導入獲取微信以及支付寶的消費發票信息，通過郵件以及手工導入方式獲取在滴滴出行、電商網站等獲取的電子發票信息，通過發票中心的管理功能集中報銷發票信息，為后續的報賬、財務核算以及支付提供大數據共享服務。

2.3.4智慧報銷管理

在發票中心管理的基礎上，將發票進行列表管理，同時對不同類別的發票信息進行結構化處理。火車票含有信息主要包括：出行日期、起點、終點、乘車人姓名、身份證號、車次、座位等級、金額、車票圖像等；餐票信息主要包括就餐日期、發票抬頭、消費金額、就餐地點、就餐人數、開票公司、發票圖像等；住宿費發票包含信息有：入住時間、離店時間、房型、房價、消費明細、金額、發票圖像等；專車以及出租車包含乘車日期以及時間、金額、發票圖像等。依據結構化的信息，為后續的報賬、資金支付提供結構化的數據參考，實現差旅信息的縱向貫通，完成財務的自動核算。

2.3.5費用控制管理

費用控制管理是將費用控制標準通過信息共享融入到智慧商旅的事前、事中、事后的管理中。事前控制(預防性控制)主要包括：在年初提前下達年度預算下達，同時分解到季度、月度期間費用，在月度費用中再分解到具體項目維度，實際費用發生時按照項目維度進行控制；事中控制主要指預訂過程中的申請審批、報銷過程中的憑證證明；事后控制(檢測性控制)主要是后期的財務核算和分析，循環和定時、不定時的檢查和審計。(1)獨立的費用控制功能模塊。在一期建設的基礎上，將費控模塊單獨出來，確保費用控制能更好地落實到位，整合機票、酒店、約車、行程、報銷等全鏈條控制，能智慧地配置各項費控標準，同時共享到差旅的全過程環節，并且根據國家監管規定、集團企業實際情況等，全流程、全范圍(組織范圍、業務范圍)動態地監控差旅出行以及相關費控指標的落地。(2)更豐富的數據分析及展現。提供多口徑、多維度、全視角的報表和智能分析報告，提升差旅數據中心分析能力，實時監控全集團的差旅費用發生、預算執行以及對比情況，將供應商提供的服務、價格進行橫向比對，以獲取更高性價比的服務。(3)更高的產品附加價值。在數據分析的基礎上，全面總結智慧商旅的運作，為企業制定年度預算提供及時、準確的差旅預算基礎數據。在做好集團智慧商旅管理的同時，借助智慧商旅強大的出行量以及獲取的價格優勢，讓集團成員成為個人旅游出行的首選，使得集團員工也充分享受到智慧商旅獲取的宏利。在大中型集團企業內部取得經濟、管理效益的同時，將智慧商旅平臺推向社會，獲取更大的社會以及經濟效益。

3商旅管理未來需要解決的問題

目前大中型集團企業大部分已經部署了員工報銷系統，能處理差旅、市內交通費用、招待費用等的報銷。智慧商旅是將差旅這塊費用的報銷與第三方服務商整合，從而形成了差旅出行的信息完整鏈條，但不能處理市內交通費、招待費等費用的報賬，未來需要將員工報賬系統、智慧商旅整合成一個整體，形成大中型集團企業的費用大數據，提升數據的價值。另外，隨著智慧商旅的建設，將增加與第三方服務供應商的賬務核對工作，為了提升核對工作的效率，降低成本，可考慮引入機器人來完成事務性的工作。

4結語

隨著智慧商旅在集團應用的持續推進，集團企業將進一步推進與第三服務商的集成，借助集團企業龐大的差旅開支，逐漸提升在議價能力上的話語權。不僅在成本上獲得優勢地位，在獲取第三方服務質量方面也能取得先機，在信息共享的平臺上，進一步挖掘智慧商旅的價值。

作者:任騰云 張敏 單位:國網江蘇省電力有限公司財務資 產部