大型儀器設(shè)備檔案管理研究

開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇大型儀器設(shè)備檔案管理研究，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。

大型儀器設(shè)備檔案管理是高校儀器設(shè)備管理工作的重要組成部分,是評價儀器技術(shù)性能的基本依據(jù),是衡量儀器使用效率和效益的基礎(chǔ),也是考核實驗人員專業(yè)技術(shù)水平的指標(biāo)之一.加強對大型儀器設(shè)備檔案的管理不僅可以提高設(shè)備檔案質(zhì)量,還有助于延長設(shè)備使用壽命、擴展設(shè)備使用功能、擴大設(shè)備使用范圍、開發(fā)新的實驗技術(shù)等[１].近年來,隨著國家對高等教育資源的大力投入,高校儀器設(shè)備的種類、數(shù)量和質(zhì)量均有所提高.儀器設(shè)備資產(chǎn)的快速增長,也對儀器設(shè)備檔案的管理提出了更高的要求.因此,在“雙一流”建設(shè)的新時期和新形勢下,研究如何管好、用好大型儀器設(shè)備檔案資源是高校設(shè)備管理工作必須面對和思考的重要課題.

１學(xué)校近年來大型儀器設(shè)備情況

隨著國家對高等教育的大力投入,以及“２１１工程”和“９８５工程”的有效實施,高校儀器設(shè)備特別是大型儀器設(shè)備數(shù)量進入了快速增長期.以山東大學(xué)２０００年—２０１７年１０萬元以上大型儀器設(shè)備購置情況為例,大型儀器設(shè)備在數(shù)量和金額上呈逐年上升的趨勢(見圖１),截至２０１７年,我校單價１０萬元以上的大型儀器設(shè)備總量為２７６１臺件,總價值約１２億元,其中進口免稅大型儀器設(shè)備為１２７９臺件,總價值６億余元,與２０００年設(shè)備情況相比,設(shè)備總臺件數(shù)和總金額分別增長了１８倍和２６倍.高校大型儀器設(shè)備擁有量的迅速增長必然帶來檔案資料的同步增長,傳統(tǒng)儀器設(shè)備檔案模式已無法滿足高校“雙一流”建設(shè)發(fā)展的需求.通過研究大型儀器設(shè)備檔案創(chuàng)新管理策略,將“死”檔案變成“活”資源,不僅能有效提升檔案管理質(zhì)量和管理效率,最大限度地利用好檔案資源,為高校大型儀器設(shè)備論證和儀器設(shè)備功能開發(fā)提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支撐,還對提升高校整體資產(chǎn)管理水平具有極其重要的意義.

２大型儀器設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀

(１)管理制度不健全,工作職能不明晰.科學(xué)有效的管理制度是設(shè)備檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障.部分高校雖然在檔案的宏觀管控方面制定了相對完善的規(guī)章制度,但并未建立起針對大型儀器設(shè)備檔案的管理辦法.隨著高校大型儀器設(shè)備數(shù)量的增加和價值的增高,設(shè)備主管部門對設(shè)備購置和使用愈加重視,但卻忽略了大型設(shè)備檔案資源的價值優(yōu)勢和服務(wù)潛能.日常工作中隨著大型儀器設(shè)備的購置、建賬、維修、報廢等業(yè)務(wù)程序的開展,因缺乏完善的規(guī)章制度,造成設(shè)備檔案管理人員工作職能不明晰,工作流程不明確,材料收集不及時,在檔案業(yè)務(wù)鏈的產(chǎn)生環(huán)節(jié)無章可循、無據(jù)可依,對業(yè)務(wù)活動中形成的文字、數(shù)字、圖紙、聲像等各種載體的文件材料和配套的電子文檔存放無規(guī)范[２Ｇ４],設(shè)備檔案材料不完整.延伸到檔案資源使用環(huán)節(jié)便會造成檔案資料查詢困難、設(shè)備故障處理不及時、大型儀器設(shè)備重復(fù)購置等問題.(２)“信息孤島”嚴(yán)重,歸檔整理工作滯后.高校大型儀器設(shè)備具有種類多、數(shù)量大,且分布散的特點,使得大型儀器設(shè)備檔案的高效管理存在困難.大型儀器設(shè)備在整個生命周期的各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的大量信息以不同方式和形式分散保存在不同的部門中,雖然各部門都有自己的管理流程和管理方式,但由于部門之間缺乏高效的互聯(lián)信息渠道,造成“信息孤島”嚴(yán)重,使得大型儀器設(shè)備檔案的收集、分類、整理、編目和保存等基礎(chǔ)性工作嚴(yán)重滯后.信息化程度不高已經(jīng)成為制約檔案管理、開放和利用的瓶頸,信息資源閉塞所產(chǎn)生的設(shè)備檔案資源利用率低、設(shè)備重復(fù)購置、檔案信息無法實時跟蹤管理、檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計不全和用戶借閱困難等諸多問題,不可避免地導(dǎo)致檔案管理缺乏時效性、科學(xué)性和高效性[１,５Ｇ６].(３)服務(wù)能力有限,綜合管理水平不高.當(dāng)前部分高校的設(shè)備主管部門并沒有配備專職的檔案管理人員,兼職檔案管理人員在工作中積極性不高,責(zé)任感不強,檔案專業(yè)知識不足,專業(yè)服務(wù)能力有限,全程管理意識欠缺,缺乏自我主動學(xué)習(xí)的能力和對檔案資源利用的研究和探索[７Ｇ９].加之學(xué)校對大型設(shè)備檔案管理重視度不夠,沒有形成常態(tài)化的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)交流活動,從而造成設(shè)備檔案管理人員對學(xué)校檔案政策解讀不準(zhǔn)確,檔案歸存不精細,工作職責(zé)和內(nèi)容不明晰,工作中無法正確把握設(shè)備全生命周期業(yè)務(wù)鏈中的關(guān)鍵性節(jié)點,致使一些具有保存價值的材料未能及時存儲,檔案管理工作不持續(xù)、不穩(wěn)定,人員流動性大且工作交接不清楚,難以形成良好的大型設(shè)備檔案管理和服務(wù)機制.(４)檔案成果不突出,共享使用效益差.目前大部分高校的大型儀器設(shè)備檔案管理僅停留在收集和整理階段,并沒有形成典型的檔案成果,學(xué)校在大型設(shè)備的采購、功能開發(fā)和利用、維修維護和保養(yǎng)等方面也并沒有充分發(fā)揮大型設(shè)備檔案資源的服務(wù)潛能.此外,檔案管理服務(wù)人員在完成基礎(chǔ)的檔案收集歸檔工作后,也并不重視檔案的宣傳推廣和深度開發(fā)利用工作[１０Ｇ１２],由此造成一方面用戶不了解現(xiàn)存設(shè)備檔案情況,如不清楚大型設(shè)備檔案歸檔內(nèi)容,不了解大型設(shè)備檔案查詢和調(diào)閱方法,不確定哪些業(yè)務(wù)可以借助檔案資源提供數(shù)據(jù)和材料支撐;另一方面檔案管理流于形式,未能形成科學(xué)的管理體制和業(yè)務(wù)聯(lián)動機制,也沒有形成大型設(shè)備檔案管理理論和成果使用模式,管理理念和管理方式落后,無法與新時期高校教育事業(yè)發(fā)展需求相適應(yīng).

３提高大型儀器設(shè)備檔案管理水平的策略

３．１實施“項目制”管理,完善檔案管理制度體系

大型儀器設(shè)備檔案借助“項目制”管理,聯(lián)動相關(guān)部門,推行設(shè)備管理專家委員會制和首席責(zé)任制.專家委員會負責(zé)檔案建設(shè)規(guī)劃、功能定位和管理機制制定,同時參與重大科研基礎(chǔ)設(shè)施和大型儀器設(shè)備購置論證.各協(xié)同部門首席責(zé)任人負責(zé)指導(dǎo)設(shè)備檔案管理人員隊伍建設(shè)、制定培訓(xùn)方案、組織對外交流活動等.通過“項目制”管理對大型儀器設(shè)備檔案專項建設(shè)、跨部門協(xié)作打破部門壁壘,提升管理水平和溝通效率.２０１８年學(xué)校以完善“山東大學(xué)大型儀器設(shè)備管理辦法”為切入點,結(jié)合新形勢下資產(chǎn)管理模式和“放管服”要求,完善了大型儀器設(shè)備檔案管理制度體系.不僅明確了大型儀器設(shè)備檔案管理組織體系,建立起主管部門和二級單位的聯(lián)動工作機制,還明確了大型儀器設(shè)備檔案歸檔原則和范圍,通過線上和線下相結(jié)合形式規(guī)范管理,確保儀器設(shè)備檔案建設(shè)和管理始終支持和配合“雙一流”建設(shè)發(fā)展方向.

３．２構(gòu)建“全生命周期”管理平臺,優(yōu)化檔案管理工具

２０１８年學(xué)校以用戶需求為路標(biāo),聚焦問題,再造流程,構(gòu)建了集成大型儀器設(shè)備檔案的全生命周期資產(chǎn)管理服務(wù)信息系統(tǒng),并借助移動互聯(lián)技術(shù)完成了計算機網(wǎng)頁系統(tǒng)與手機微信公眾號的實時聯(lián)動,系統(tǒng)可根據(jù)采購設(shè)備價值自動判斷儀器設(shè)備歸檔范圍,聯(lián)動大型儀器設(shè)備全生命周期的上下游鏈條的各業(yè)務(wù)子模塊,將大型儀器設(shè)備電子檔案信息自動進行存儲、統(tǒng)計,實現(xiàn)了大型儀器設(shè)備檔案的全生命周期管理,圖２所示為全生命周期視域下大型儀器設(shè)備檔案目錄.設(shè)備檔案資源可存儲在檔案管理模塊中供相關(guān)業(yè)務(wù)人員隨時調(diào)閱、即時共享.

３．３借助“互聯(lián)網(wǎng)＋”技術(shù),推進檔案管理智能化

在國家積極推進“互聯(lián)網(wǎng)＋”戰(zhàn)略背景下,大型設(shè)備檔案管理通過“互聯(lián)網(wǎng)＋移動互聯(lián)”技術(shù),以移動客戶端(App)和微信公眾號等形式向用戶提供多元化的在線服務(wù)渠道,讓用戶能隨時獲取設(shè)備檔案資訊,增加用戶對大型設(shè)備檔案的認知度;采用“互聯(lián)網(wǎng)＋信息系統(tǒng)”,將大型儀器設(shè)備檔案業(yè)務(wù)鏈的各個環(huán)節(jié)打通,把信息孤島連接起來,化解掉傳統(tǒng)的制約環(huán)節(jié),創(chuàng)建一個開放的生態(tài)體系,打破檔案管理人員在數(shù)據(jù)搜集匯總時的困境,對大型儀器設(shè)備全業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息進行自動匯總;利用“互聯(lián)網(wǎng)＋大數(shù)據(jù)”技術(shù),建立檔案大數(shù)據(jù)輔助科學(xué)決策和智能化管理機制,在合理的時間對產(chǎn)生的檔案信息資源進行獲取、存儲、統(tǒng)計、分析和整理,進而利用大數(shù)據(jù)分析結(jié)果輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和合理性,同時促進檔案管理的科學(xué)化、精準(zhǔn)化和高效化[１３Ｇ１４].

３．４引入O２O服務(wù)模式,提升檔案管理服務(wù)效率

O２O服務(wù)模式(onlinetooffline,線上到線下)是基于互聯(lián)網(wǎng)思維并通過技術(shù)手段對服務(wù)體驗的一種創(chuàng)新,它將線上的技術(shù)性優(yōu)勢與線下的人性化服務(wù)有機融合,打破傳統(tǒng)的信息壁壘,優(yōu)化資源配置,最大程度地提升消費體驗,滿足用戶需求[１５].鑒于檔案唯一性和原始性的特殊屬性,使得檔案線下管理成為必然.借助檔案O２O管理模式(見圖３),把網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢與檔案服務(wù)工作有效結(jié)合起來,不僅可以節(jié)約人力和物力,還可有效提高檔案管理效率和使用率,改善檔案服務(wù)效果.線下服務(wù)作為整個檔案O２O服務(wù)的基礎(chǔ),為保證線上檔案服務(wù)和線下檔案服務(wù)的有效聯(lián)動,應(yīng)要求檔案管理人員持續(xù)加強培訓(xùn)學(xué)習(xí),不斷豐富線上服務(wù)渠道,提高線上需求反饋,使在線服務(wù)不流于形式;扎實線下服務(wù)基礎(chǔ),提升線下服務(wù)能力,減少用戶現(xiàn)場等待時間[１６].借助O２O管理模式,優(yōu)化檔案服務(wù)理念,完善檔案服務(wù)方式,全面提升服務(wù)效能.

３．５聯(lián)動績效考評,激發(fā)檔案管理人員積極性

實踐證明,一切物質(zhì)因素只有通過人的因素才能加以開發(fā)利用.大型儀器設(shè)備檔案信息化管理系統(tǒng)和線下檔案面對面的服務(wù)都離不開專業(yè)化的檔案管理人員.山東大學(xué)通過修訂大型儀器設(shè)備績效考評與激勵辦法,將檔案管理作為大型儀器設(shè)備管理考核的一項重要內(nèi)容,考核結(jié)果不僅與人事職務(wù)職稱晉升掛鉤,還將作為實驗室先進集體和個人評選的重要參考指標(biāo),由此鼓勵設(shè)備管理人員積極、認真、負責(zé)地開展檔案管理工作,在調(diào)動其積極性的同時,促進管理人員主動提高自身業(yè)務(wù)水平,積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流,通過不斷的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和經(jīng)驗積累,提升大型儀器設(shè)備檔案管理綜合服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量.

４結(jié)語

大型儀器設(shè)備檔案是高校整個檔案工作的重要組成部分,是儀器設(shè)備管理的一項基礎(chǔ)性工作.大型儀器設(shè)備檔案的全生命周期管理涉及業(yè)務(wù)鏈多,參與人員分散,產(chǎn)生數(shù)據(jù)量大,搜集和歸檔時間跨度長.通過對現(xiàn)行大型儀器設(shè)備檔案管理存在的問題進行梳理,借助全生命周期和信息化管理思維提出相應(yīng)的創(chuàng)新管理策略,有效推進高校大型儀器設(shè)備檔案管理水平現(xiàn)代化和檔案資源共享能力最大化.新形勢下,高校大型儀器設(shè)備檔案的管理應(yīng)在繼續(xù)鞏固和提升檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上,不斷總結(jié)工作經(jīng)驗,聚焦用戶需求,積極借助現(xiàn)代化的管理手段推廣好、管理好和使用好設(shè)備檔案資源,將高校大型儀器設(shè)備檔案的管理和服務(wù)水平推向新高度.

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作者:王文君 劉淑云 劉洪顏 單位:山東大學(xué)