儀器設備檔案管理研究

開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇儀器設備檔案管理研究，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。

根據資質認定的要求，檢驗檢測機構均配備了相應的儀器設備，并在不同水平上開展了儀器設備檔案管理工作。從載體上區分，儀器設備檔案包括紙質版和電子版兩種，鑒于紙質版儀器設備檔案目前仍占主要地位，所以本文主要討論紙質版的標準化事項。

1儀器設備檔案管理標準化的必要性

1.1儀器設備檔案管理的重要性

儀器設備檔案是支持儀器設備正常運行的重要技術基礎，其管理水平直接影響著檢驗檢測數據準確性，進而影響檢驗檢測機構的經濟效益和社會聲譽。充分發揮儀器設備檔案依據、憑證作用，既可以為管理層決策提供科學依據，避免造成損失或浪費；又可以為儀器設備的正常使用、維修和保養提供科學有效的技術支持，延長使用壽命；還可以提高儀器設備利用效率，降低管理成本。

1.2儀器設備檔案關注標準化較少

目前針對儀器設備檔案的相關研究文獻[1-3]主要是從儀器設備檔案的建立、完善等方面展開的思考和討論。從標準化角度展開討論的不多，只有孫曉燕、錢瑛等人在研究文獻中提到儀器設備檔案標準化的概念[4，5]，但并未就如何進行標準化展開討論。

2儀器設備檔案管理標準化的可行性

2.1儀器設備檔案標準現狀

目前從檢索的情況來看，在國家和行業標準層面上，還沒有計劃或已經制定針對儀器設備檔案管理的國家和行業標準。在地方標準的層面上，遼寧省在2020年發布了DB21/T3298-2020《特種設備技術檔案管理規范》，其主要針對特種設備檔案工作組織及職責任務、紙質化檔案管理要求和電子化檔案管理要求提出了標準化管理規范。內蒙古自治區在2020年發布了DB15/T1927—2020《防雷裝置檢測機構檔案管理規范》，其主要從防雷裝置檢測人員檔案管理要求、防雷裝置檢測設備檔案管理要求等方面提出了防雷裝置檢測機構檔案標準化管理規范。上述相關標準均是針對特定檢驗檢測領域機構開展設備檔案管理提出的標準化要求，具有一定的局限性。另外，在提出儀器設備檔案管理的同時又提出人員其他方面的要求，在專業性方面還可以進一步深化。

2.2儀器設備檔案標準可行性

儀器設備管理工作主要涉及購置、驗收、安裝調試、運行、維護維修、技術改造、計量、期間核查、報廢處置全生命周期工作，具備標準化的條件，可以通過制訂并貫徹執行標準，從而達到統一的管理高度，以滿足資質認定的要求。

3儀器設備檔案標準化的內容

3.1總體要求

總體要求部分中，檢驗檢測機構應提出其在儀器設備檔案管理方面統領性要求，如應設置專業部門、由專人負責儀器設備檔案工作；負責儀器設備檔案工作的人員應經過檔案管理法律法規、專業知識技能方面的培訓；應提出歸檔時紙質規格要求等內容。3.2歸檔范圍根據不同的性質，可以將儀器設備檔案的歸檔范圍分為綜合管理類檔案、儀器設備技術類檔案和其他技術類檔案等。

3.2.1綜合管理類檔案

綜合管理類檔案是檢驗檢測機構統籌管理本機構內的全部或部分儀器設備時，生成的需要收集、整理、歸檔的技術類材料，如儀器設備臺賬（必須含有設備管理唯一性編號）、檢定/校準方案、維護保養計劃、期間核查計劃等。

3.2.2儀器設備技術類

檔案儀器設備技術類檔案是儀器設備在購置/租賃、驗收/調試、運行/使用、維護保養/維修、報廢等階段生成的需要收集、整理、歸檔的技術類材料。購置階段的技術類檔案應包括購置申請書、技術論證材料、儀器設備購置批準書、儀器設備購置合同、儀器設備到貨通知書、儀器設備的提貨單、進口儀器設備的報關單、發票單據及運單等相關資料等。租賃階段的技術類檔案應包括租賃儀器設備技術論證材料、租用合同等。驗收/調試階段的技術類檔案應包括裝箱單、質量檢驗證書或合格證、使用操作說明書、保修單、檢驗檢測設備的相關結構原理圖及線路圖、維修保養信息資料、安裝調試記錄、準確度/量程/精密度及穩定性等技術性能方面的試驗記錄等。運行/使用階段的技術類檔案應包括運行/使用記錄、運行環境監控記錄、操作規程或作業指導書、檢定/校準證書、檢定/校準結果確認記錄、修正因子使用記錄、期間檢查記錄等。維護保養/維修階段的技術類檔案應包括維護保養規程或作業指導書、維護保養計劃/記錄、維修記錄、搬遷/移動記錄、搬遷/移動驗證記錄、流轉交接單等。報廢階段的技術類檔案應包括報廢申請書、鑒定書、審批資料、報廢轉交單等。

3.2.3其他設備技術類

其他設備技術類檔案是指有證標準物質、參考物質、試劑、消耗品等從購置到消耗全生命周期生成的需要收集、整理、歸檔的技術類材料。包括采購計劃、開箱驗收和技術驗收記錄、領用/歸還記錄、使用記錄、核查記錄、有證標準物質證書、期間核查方案/計劃/記錄等。

3.3管理

3.3.1收集

根據儀器設備的生命周期特點，其檔案應該動態收集。檔案管理人員應主動收集綜合管理類和其他技術類檔案，儀器設備使用人員應及時將動態生成的儀器設備技術類檔案移交給檔案管理人員。

3.3.2整理與歸檔

綜合管理類和其他設備技術類檔案可以采取集中管理、分類整理并歸檔、專柜保管的方式管理。技術類檔案可以按照一機一檔的原則進行整理并歸檔。應依據檔案材料形成的時間、材料內容的主次關系進行排列，做到目錄清楚、分類準確、編排有序。同類型的多個小型儀器設備如壓力表、鋼卷尺、溫度計等，可以按類別分別歸檔在一個檔案盒內，進行統一集中管理。完成報廢后的儀器設備，其技術檔案應專柜保管。
3.4利用與服務

收集整理儀器設備檔案的最終目的是為了更好地服務于檢驗檢測數據和結果，其應用價值主要體現在為資質認定評審組、內部審核提供證明材料；為管理層后期采購類似儀器設備提供參考；為不符合原因分析提供客觀證據。充分利用好儀器設備檔案的技術支持作用是對儀器設備檔案管理工作的最大肯定。

3.5維護與改進

由于一方面儀器設備動態使用過程中會生成新的檔案素材，例如每年新生成的計量證書、維修維護記錄等；另一方面管理要求發生變化也會生成新的材料，如資質認定管理政策發生改變；所以檢驗檢測機構應及時補充或更新儀器設備檔案，以保證儀器設備技術檔案的全面性、完整性、及時性。

3.6保管與處置

儀器設備檔案保存期限應該與儀器設備壽命保持一致。儀器設備報廢后，其儀器設備類檔案應在當期資質認定有效期滿后再保存6年。在滿足保存期限后銷毀時，應參照國家關于檔案銷毀的相關規定和程序執行。

4結論

通過制定儀器設備檔案相關標準，檢驗檢測機構儀器設備檔案管理不僅可以做到“有法可依”，減少管理環節中人為因素管理的不規范性，還可以減少不符合的發生頻次，提升檢驗檢測機構的管理水平，為檢驗檢測數據的準確性提供最可靠的技術支持，從而更大程序上滿足資質認定的要求。

參考文獻

[1][2][3][4][5][6]李丹,倪永帥,韓鈺,等.安全生產檢測檢驗機構的儀器設備管理[J].起重運輸機械,2018(4):162-165.阿依努爾·夏依馬爾旦.對建立檢驗檢測機構儀器設備技術檔案的思考[J].現代食品,2017(15):65-67.隋秀芬.高等院校儀器設備檔案資料建立方法及具體應用[J].赤子(上中旬),2016(19):88.王會波,李長青.疾病預防控制機構實驗室儀器設備管理模式探討[J].首都公共衛生,2011,5(6):280-282.孫曉燕.關于檢驗檢測機構的儀器設備技術檔案建立方法分析[J].卷宗,2016,6(8):150.錢瑛.檢驗機構儀器設備檔案管理存在的問題及對策[J].福建農機,2016(3):43-46.

作者:賈亮單位:山西省檢驗檢測中心（山西省標準計量技術研究院）