時(shí)間：2023-05-30 09:48:12
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇科技檔案管理制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
【關(guān)鍵詞】 企業(yè)科技檔案 超前管理 制度 建設(shè)
伴隨著科技檔案種類的日益豐富、數(shù)量的不斷激增，目前，眾多企業(yè)科技檔案部門已愈來愈認(rèn)識(shí)到建立、健全企業(yè)科技檔案的超前管理制度，為促進(jìn)規(guī)范管理科技檔案工作，夯實(shí)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，已勢(shì)在必行。
1 “超前管理”理論
“超前管理”理論是一種前端控制手段，是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，將以往檔案管理的起點(diǎn)，進(jìn)行前移，針對(duì)文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔等各個(gè)活動(dòng)，而實(shí)行全過程的管理與監(jiān)督控制。它把文件從形成、收集、積累、鑒定、歸檔，一直到保存或銷毀的各個(gè)不同的階段，均看作是一個(gè)完整的過程。而在這一過程中，文件的形成應(yīng)為前端，積累、鑒定、歸檔、整理和編目等具體管理活動(dòng)則為中端，永久保存或銷毀是后端。而將過去分環(huán)節(jié)的階段性管理，調(diào)整成為協(xié)同管理，從而確保了歸檔科技文件的真實(shí)可靠、完整安全。
“超前管理”的含義即前端控制，是指將檔案管理的重點(diǎn)前移至前期工程，即文件管理，包括文件的管理活動(dòng)、文件的生成背景及其機(jī)構(gòu)的職能。簡(jiǎn)而言之，就是對(duì)整個(gè)管理過程中的目標(biāo)、要求和規(guī)則，進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)的，或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能，均盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。
“超前管理”不僅是檔案管理工作的源頭，更是對(duì)可能成為檔案的文件的質(zhì)量控制。是旨在提高管理效率的一種科學(xué)理念，其實(shí)質(zhì)就是對(duì)檔案的質(zhì)量控制。目的即要使檔案在剛形成時(shí)，就處于受控狀態(tài)，并及時(shí)糾偏、糾錯(cuò)，使檔案在形成、收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案形成內(nèi)容和質(zhì)量的全過程控制。它已被越來越多地應(yīng)用到檔案管理理論中去。
2 企業(yè)科技檔案超前管理制度
（1）企業(yè)科技檔案超前管理制度含義：指從制度控制的角度，實(shí)行全程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，通過明確科技文件資料在形成、積累、整理、歸檔全過程中的各項(xiàng)要求，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技文件資料的規(guī)范管理、有序控制。
（2）建設(shè)企業(yè)科技檔案超前管理制度的意義：它是構(gòu)建企業(yè)科技檔案工作制度體系的重要一環(huán)，也是整個(gè)企業(yè)科技檔案制度體系的開端。它是一種確保提高企業(yè)科技檔案質(zhì)量的利用效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技檔案全過程管理的有效手段。不僅有利于優(yōu)化檔案管理流程，而且還有助于提升管理水平與服務(wù)質(zhì)量，以及和工作效率，促進(jìn)企業(yè)開發(fā)利用科技檔案信息資源。
（3）其建立的核心基礎(chǔ)：企業(yè)科技檔案超前管理制度得以建立的核心基礎(chǔ)，應(yīng)是制定出統(tǒng)一、規(guī)范、有效的科技文件管理制度。科技文件是科技檔案的來源。科技文件的形成、積累、鑒定、整理、歸檔等幾項(xiàng)的工作，緊密相連，共同組成科技文件工作。科技文件是科技檔案的前身，科技檔案是科技文件的轉(zhuǎn)化形式，二者之間既有聯(lián)系又有區(qū)別。兩者之間的差異，致使科技檔案超前管理的各個(gè)方面（如內(nèi)容、人員、制度）必然不同于通常意義上的科技檔案管理。因此，企業(yè)科技檔案部門要熟知科技檔案的前身形態(tài)--科技文件的形成過程和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，在明確科技文件工作管理職責(zé)的基礎(chǔ)上，適當(dāng)?shù)貙⒖萍紮n案工作向前延伸，做好對(duì)科技文件形成與積累工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，實(shí)施超前管理。科技文件的運(yùn)轉(zhuǎn)程序并非積累過后就終止了，具有保存價(jià)值的科技文件，必須按照科技檔案工作的要求，經(jīng)過整理與歸檔，最終歸屬于科技檔案部門，它并非簡(jiǎn)單的物理移位的轉(zhuǎn)移。此兩項(xiàng)“檔案化”程序工作，雖是以科技部門和人員為主體而承擔(dān)的業(yè)務(wù)，但企業(yè)科技檔案部門也需實(shí)施超前管理，承擔(dān)協(xié)助和指導(dǎo)的職責(zé)。科技文件的最后一個(gè)環(huán)節(jié)是歸檔。歸檔的結(jié)束，使得科技文件完成了向科技檔案的轉(zhuǎn)化。科技檔案部門至此即完成了以檢查、監(jiān)督、協(xié)助、指導(dǎo)為主要內(nèi)容的科技檔案超前管理，而后便開始科技檔案諸項(xiàng)的管理。對(duì)于一些能從源頭上進(jìn)行控制的工作環(huán)節(jié)，如科技文件的收集、鑒定工作，可以在科技文件管理階段得以實(shí)現(xiàn)。此外，歸檔范圍、保管期限表等要素的確定，也應(yīng)提前到科技文件管理階段。
（4）企業(yè)科技檔案超前管理制度具體內(nèi)容：主要應(yīng)涉及三方面：文件流轉(zhuǎn)過程中可能涉及的部門（機(jī)構(gòu)）、相關(guān)人員，以及企業(yè)科技文件自身流程及相關(guān)的制度（即文件形成、積累、鑒定、整理、歸檔的運(yùn)動(dòng)
律）（如表1）。
（5）它與企業(yè)科技檔案管理制度的銜接問題：企業(yè)科技檔案超前管理是企業(yè)科技檔案管理工作的源頭，是與企業(yè)職能活動(dòng)同步進(jìn)行的。就是把科技文件工作與科技檔案工作協(xié)調(diào)起來，對(duì)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)過程中，所產(chǎn)生的大量科技文件資料進(jìn)行有效管理，是對(duì)可能成為檔案的文件的質(zhì)量控制，并形成質(zhì)量閉環(huán)。簡(jiǎn)而言之：即強(qiáng)調(diào)從文件形成伊始，直至其最終成為檔案的全過程管理控制，這兩個(gè)制度內(nèi)容的相互呼應(yīng)是制度銜接的關(guān)鍵問題，制度在內(nèi)容方面的連貫性是否良好，直接決定了其實(shí)施的效果。因此，在其制定和執(zhí)行過程中，不僅要考慮自身的情況，還必須考慮其與企業(yè)科技檔案管理制度的有效銜接問題，使之成為一個(gè)協(xié)調(diào)的制度體系。文件歸檔制度與檔案管理制度中的收集環(huán)節(jié)是連接兩個(gè)階段工作的接口，處理好這一環(huán)節(jié)的交接工作，是文件從各部門移交至檔案部門的關(guān)鍵一環(huán)。此外，超前收集與超前利用，在理論上，它們符合檔案管理和文件收集“全程跟蹤”的思想，在實(shí)踐中，把“收集”、“利用”作為服務(wù)，其中心內(nèi)涵均在于“超前”，而完美地結(jié)合起來。
（6）實(shí)施企業(yè)科技檔案超前管理制度，應(yīng)從以下方面入手：（a）提高相關(guān)人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)：企業(yè)各部門相關(guān)人員（即參與文件形成、管理的部門和檔案管理部門）是實(shí)現(xiàn)制度有效對(duì)接的主體。其包括：一是有關(guān)的科技、生產(chǎn)人員，二是有關(guān)的科技管理人員。他們是科技文件和檔案形成和產(chǎn)生，最具有影響力的決定性因素。在很大程度上，均決定著制度能否正常地實(shí)施。應(yīng)加大繼續(xù)教育力度，采取脫產(chǎn)、業(yè)余等多種形式培訓(xùn)，有計(jì)劃、多層次地安排與之相關(guān)的業(yè)務(wù)，以及科技文件管理等具體科目，提高他們的業(yè)務(wù)，以及管理科技文件的整體水平。企業(yè)科技檔案人員必須在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，主動(dòng)了解企業(yè)整體情況，抓住工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，超前指導(dǎo)、及時(shí)檢查，確保科技檔案的完整、準(zhǔn)確。（b）從組織機(jī)構(gòu)和人員上落實(shí)管理：企業(yè)應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況，建立相應(yīng)的科技檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，實(shí)現(xiàn)科技檔案的全面質(zhì)量控制。（c）分解制度指標(biāo)，納入責(zé)任制：將制度的指標(biāo)層層分解，做到“三納入”。即要納入他們的職責(zé)范圍、納入科技工作計(jì)劃管理，納入科技工作程序，使科技文件的形成、積累、流通、整理、歸檔等制度化。應(yīng)依據(jù)企業(yè)實(shí)際，明確他們?cè)诳萍紮n案全程管理中的責(zé)任與義務(wù)，還要實(shí)行量化考評(píng)，并將考評(píng)結(jié)果納入績(jī)效考核體系。（d）選擇行之有效的管理方式：要依據(jù)專業(yè)特性，因地制宜，制定出切實(shí)可行，且可操作性強(qiáng)的業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行合理分工，明確界定在管理的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上，相關(guān)人員的業(yè)務(wù)范圍和工作職責(zé)。（e）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化：要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來制訂，才能有助于制度執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。必須遵循企業(yè)文件自身的特點(diǎn)、流程、規(guī)律，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，應(yīng)明確科技文件在形成、積累、流通、整理、歸檔全過程中的各項(xiàng)要求，實(shí)行全程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，是確保實(shí)現(xiàn)超前管理制度的保障。（f）營(yíng)造齊抓共管的氛圍：為充分調(diào)動(dòng)積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，應(yīng)盡力營(yíng)造有利于團(tuán)結(jié)協(xié)作的輕松、和諧及愉悅的工作氛圍，在使崗位責(zé)任制明晰化的同時(shí)，引導(dǎo)相關(guān)人員自覺地形成積極配合，共同奮進(jìn)的合力。（g）實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門之間的資源共享：企業(yè)應(yīng)充分發(fā)揮內(nèi)部各部門自身的優(yōu)勢(shì)，整合并優(yōu)化資源配置，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的進(jìn)程。
3 企業(yè)執(zhí)行檔案管理制度普遍存在的問題
（1）有章不循，有章難循：某些企業(yè)的檔案管理制度雖早已建立，卻形同虛設(shè)，無人重視，故很難發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。（2）程序不完善，執(zhí)行力欠缺：某些企業(yè)制定程序不完善，只以檔案室的名義印發(fā)，而未納入企業(yè)的整體管理系統(tǒng)，也未列入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制和工作程序，導(dǎo)致制度不能得到保證有效地落實(shí)。（3）修訂、補(bǔ)充和完善未及時(shí)，導(dǎo)致制度滯后：應(yīng)在實(shí)踐檢驗(yàn)的基礎(chǔ)上，不斷修改、補(bǔ)充和完善，確保制度更合理、規(guī)范，以趨于完善。（4）缺乏檢查、監(jiān)督和控制機(jī)制：應(yīng)建立、健全和完善與制度相匹配的嚴(yán)格檢查、監(jiān)督與考核的制度，并切實(shí)落實(shí)，以確保各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行。
4 結(jié)語
綜上所述，在理論研究的基礎(chǔ)層面上借鑒，檔案超前管理制度現(xiàn)已初有成果，但在企業(yè)科技檔案超前管理制度建設(shè)的具體操作實(shí)踐，以及研究方面，仍很不樂觀，存在著一定的局限性和差異性，還有待于進(jìn)一步深入開展。在企業(yè)科技檔案管
理制度建設(shè)過程中，建立、健全和完善一套完整、系統(tǒng)，且科學(xué)實(shí)用的企業(yè)科技檔案超前管理制度，應(yīng)是一項(xiàng)重要的系統(tǒng)工程，其任重而道遠(yuǎn)，迫切地需要堅(jiān)持不懈的長(zhǎng)期努力，才能得以實(shí)現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
[1]戴潭棋.淺析現(xiàn)代檔案管理中歸檔電子文件的前端控制[j].2011（1）.
（一）歸檔率低
首先，農(nóng)業(yè)科研工作的管理體制存在很多的漏洞，很多的單位研究管理工作和研究成果歸檔工作不協(xié)調(diào)，嚴(yán)重脫節(jié)；其次，因?yàn)檗r(nóng)業(yè)科研工作的周期性較長(zhǎng)，因此，檔案的來源較為分散，在收集整理時(shí)由于各個(gè)檔案的來源時(shí)間不確定，會(huì)出現(xiàn)部分檔案丟失現(xiàn)象；最后，研究者自身對(duì)檔案管理工作的曲解，認(rèn)為研究的成果檔案屬于個(gè)人成果，對(duì)專門的檔案管理機(jī)構(gòu)存有疑慮，從而出現(xiàn)研究檔案的斷檔現(xiàn)象。
（二）檔案管理制度不健全
農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作在我國(guó)具有很長(zhǎng)的應(yīng)用歷史，正是因?yàn)闅v史較為悠久，很多的檔案管理制度和檔案管理人員的管理模式與新時(shí)期的發(fā)展形式嚴(yán)重“脫軌”，沒有及時(shí)的更新完善，現(xiàn)代檔案管理工作大多采用網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、信息化的方式，因此在相關(guān)的管理制度上也有了相對(duì)應(yīng)的要求，當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度仍然是傳統(tǒng)的人工方式，效率不高，從而影響到農(nóng)業(yè)科研技術(shù)工作的深層發(fā)展。
（三）管理人員的素質(zhì)有待提高
檔案管理工作的一個(gè)重要前提就是管理人員要有專業(yè)的管理方法，能夠?qū)Ω鞣N不同的檔案進(jìn)行正確合理的分類，為后期的檔案查閱提供便利，這也是檔案管理工作的基本功能。然而，很多的檔案管理人員其自身的知識(shí)構(gòu)成不夠完善，學(xué)識(shí)水平不高，對(duì)檔案管理的專業(yè)素質(zhì)薄弱，對(duì)各種研究成果檔案定性不明確，出現(xiàn)分類混亂的現(xiàn)象，遲滯了規(guī)范化管理的步伐。
（四）保密工作不夠深化
雖然現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作中有了一定的應(yīng)用，對(duì)管理工作提供了很大的便捷，但是，網(wǎng)絡(luò)化也增加了檔案信息的渠道，的載體在管理上也沒有強(qiáng)有力、嚴(yán)格的管理制度，不夠規(guī)范化，容易使研究成果外泄，另外，就是檔案管理人員的保密意識(shí)不高，對(duì)于查閱的程序檢查不夠嚴(yán)格，這也是導(dǎo)致檔案信息外泄的重要因素。
二、農(nóng)業(yè)科技檔案管理問題的應(yīng)對(duì)對(duì)策
（一）加強(qiáng)檔案的收集和管理工作
針對(duì)于不同的檔案特點(diǎn)，要有合理的收集方案，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一式管理。建立一套完整高效的檔案管理體系，把研究工作與檔案歸檔工作協(xié)調(diào)起來，對(duì)每一研究項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)檔案跟蹤，嚴(yán)防因?yàn)橹芷陂L(zhǎng)的原因，造成檔案的遺失，可以有專門的人員分工進(jìn)行細(xì)化管理，還要加強(qiáng)對(duì)管理人員的研究成果歸檔觀念的強(qiáng)化，灌輸正確的歸檔意識(shí)，以確保檔案的整體連續(xù)性。規(guī)避斷檔現(xiàn)象發(fā)生。
（二）完善制度建設(shè)
高效的檔案管理制度不僅是檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的依據(jù)，更是日常管理的行為準(zhǔn)則。管理人員要按照科學(xué)的歸檔程序?qū)Ω鞣N檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理操作，不能主觀的對(duì)檔案進(jìn)行隨意安放，要嚴(yán)格按照制度規(guī)定的要求進(jìn)行，與此同時(shí)，管理人員要對(duì)檔案管理的一些基本法規(guī)準(zhǔn)則進(jìn)行學(xué)習(xí)深化，進(jìn)一步促進(jìn)各種的標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理工作在制度的強(qiáng)化下更加有序。
（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
管理人員要有專業(yè)的檔案管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)各種農(nóng)業(yè)科研成果有一定的認(rèn)知，在檔案歸類上可以進(jìn)行明確的劃分，按照不同檔案的屬性進(jìn)行分區(qū)、分層放置，不斷的提高完善自身的素質(zhì)，與時(shí)展形勢(shì)相接軌。
（四）強(qiáng)化保密措施
關(guān)鍵詞 黨校；檔案管理；發(fā)展現(xiàn)狀；問題
中圖分類號(hào)：G271
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1007-7316-（2014）02-
黨校是黨委直接領(lǐng)導(dǎo)下培養(yǎng)黨員和黨員干部的場(chǎng)所，是黨委的重要組成部分，其中，黨校的檔案管理起著至關(guān)重要的作用。它直接衡量著黨校日常的管理工作水平和教學(xué)水平，更關(guān)系著國(guó)家和社會(huì)所作出的每個(gè)重大決策。目前我國(guó)黨校檔案管理工作仍不完善，存在著一定問題和隱患，制約著黨校檔案事業(yè)的發(fā)展。
一、黨校檔案管理工作存在的問題
1.管理意識(shí)薄弱
目前，各級(jí)黨校普遍存在著不重視黨校的檔案管理，檔案管理意識(shí)薄弱的情況。主要表現(xiàn)在兩方面：①黨校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不重視檔案管理工作，致使出現(xiàn)檔案文件資料不規(guī)范，不標(biāo)準(zhǔn)；歸檔材料不系統(tǒng)；檔案資料丟失的情況。②檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理認(rèn)識(shí)不清，不能及時(shí)上交和整理工作檔案資料，還出現(xiàn)抵制交檔案的情況。這些都是檔案管理意識(shí)薄弱的體現(xiàn)，也嚴(yán)重影響了黨校檔案管理工作的正常運(yùn)行和發(fā)展，為今后各部門做決策提供參考資料帶來了隱患。
2.管理人員不專業(yè)
黨校檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊、學(xué)歷普遍較低，專業(yè)科班管理人員相對(duì)較少、受專業(yè)培訓(xùn)的管理人員只在少數(shù)、操作現(xiàn)代管理系統(tǒng)的工作人員微乎其微。另外，一些工作人員工作散漫，工作態(tài)度不積極，自身不加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和相關(guān)技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對(duì)于歸檔工作呈現(xiàn)出盲目性和隨意性，分檔時(shí)也不詳細(xì)、不明確。這樣造成了檔案管理工作的混亂，甚至出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)狀。這都是目前黨校檔案管理工作中不得不面對(duì)的問題。
3.管理制度不完善
部分黨校檔案管理制度極其不完善，只是簡(jiǎn)單地規(guī)定了大致歸檔材料的內(nèi)容和項(xiàng)目，對(duì)于歸檔的具體時(shí)間和要求以及出現(xiàn)丟失檔案等問題都沒有做出明確的規(guī)定，這直接導(dǎo)致了工作人員工作不積極，散漫等情況的發(fā)生。另外，對(duì)于日常的檔案管理工作也缺乏相應(yīng)的管理措施和監(jiān)督手段，導(dǎo)致檔案管理工作沒有系統(tǒng)性的規(guī)劃，形成了工作人員自發(fā)性的行為。管理制度的缺失使得檔案管理系統(tǒng)完全處于癱瘓，一盤散灑的狀態(tài)，直接影響了檔案的收集、整理、歸檔等工作的具體實(shí)施。
4.管理資金投入不足
由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門不重視黨校檔案的管理工作，導(dǎo)致在資金投入上更是十分緊張。很多黨校甚至沒有專門的檔案配備室，更別提對(duì)于檔案管理工作的資金投入。同時(shí)，一些黨校的檔案管理建設(shè)相當(dāng)落后，基礎(chǔ)設(shè)施較差，工作環(huán)境不佳，對(duì)于檔案的存儲(chǔ)也存在一定隱患，甚至還處于紙質(zhì)保存的狀態(tài)，更談不上數(shù)字化的電子檔案的建立。這種情況必然會(huì)導(dǎo)致黨校的檔案管理建設(shè)存在漏洞，影響其自身的發(fā)展與建設(shè)，得不償失。
二、黨校檔案管理工作的對(duì)策
1.增強(qiáng)檔案管理意識(shí)
各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的重視，通過宣傳等手段，增加各級(jí)部門對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。設(shè)置嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于將檔案管理工作完成的好的科室要給予嘉獎(jiǎng)，對(duì)于不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的部門也要實(shí)施懲罰，做到獎(jiǎng)懲分明。強(qiáng)化工作人員的檔案管理意識(shí)，使之在實(shí)際工作中認(rèn)真做好收集、管理、歸檔等檔案管理工作。
2.提高管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系著最終檔案管理的質(zhì)量好壞。制定檔案管理工作人員的培訓(xùn)制度。定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)。培訓(xùn)后，要參加統(tǒng)一的業(yè)務(wù)考核，考核通過者才可以上崗，未通過者繼續(xù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，直到合格方可上崗。另外，實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)上崗機(jī)制。對(duì)于不努力學(xué)習(xí)且工作態(tài)度消極的人員適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行辭退。這樣加大了檔案工作人員的工作熱情和工作的積極性，有助于檔案工作更好地管理。
3.完善檔案管理制度
建立明確詳盡的檔案管理制度是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，特別是針對(duì)沒有管理制度的黨校來說更為重要。在檔案管理制度中明確規(guī)定工作人員的責(zé)任和義務(wù)，使檔案管理工作從收集、整理到歸檔都按照程序進(jìn)行，這樣既科學(xué)又合理，有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。在制定檔案管理制度的同時(shí)也要加大監(jiān)管力度。各級(jí)黨校領(lǐng)導(dǎo)不定期的進(jìn)行檔案管理抽查工作，對(duì)于不合格的程序和環(huán)節(jié)一定要嚴(yán)懲不貸。從管理制度的制定到執(zhí)行都要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，科學(xué)實(shí)施，以免出現(xiàn)“空制度”。
4.加大對(duì)檔案管理的資金投入
加大對(duì)檔案管理工作的資金投入是檔案建設(shè)中充足的物質(zhì)保障。因此，各級(jí)黨校機(jī)關(guān)一定要大力度的重視檔案管理工作，投入大量資金，用于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及現(xiàn)代化電子檔案工作室的建設(shè)。積極引進(jìn)先進(jìn)的儀器設(shè)備和計(jì)算機(jī)設(shè)備，為高科技的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)提供充足的物質(zhì)保證。
三、總結(jié)
黨校檔案管理工作的優(yōu)劣直接影響著黨校教學(xué)、行政管理等方面是否有充足完備、系統(tǒng)的檔案信息資源，是否能為國(guó)家和社會(huì)的現(xiàn)代化建設(shè)提供可靠的考證依據(jù)。加強(qiáng)黨校的檔案管理工作，必須做到從上到下各方面各單位全權(quán)配合和支持，建立完備的管理制度、擁有過硬素質(zhì)的專業(yè)團(tuán)隊(duì)、引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備儀器。只有這樣才能建立科技化、規(guī)范化、專業(yè)化、智能化的檔案管理的專業(yè)隊(duì)伍。
參考文獻(xiàn)：
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[關(guān)鍵詞]辦公檔案；現(xiàn)代化管理；應(yīng)用分析
中圖分類號(hào)：G26 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）19-0325-01
辦公檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步具有總結(jié)與引導(dǎo)性作用，企業(yè)可以從檔案記錄中對(duì)企業(yè)的發(fā)展方向進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)在過去的發(fā)展路途中所存在的不足之處進(jìn)行改善[1]。而傳統(tǒng)的辦公檔案管理制度，容易發(fā)生檔案丟失或損壞的不良現(xiàn)象。辦公檔案現(xiàn)代化管理制度的應(yīng)用，極大的提升了檔案管理水平，確保了檔案的安全。
一、 辦公檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)
1. 顯著提高辦公檔案的健全性
在現(xiàn)代化辦公檔案管理制度中，為了保證辦公檔案不會(huì)丟失或者損壞，需要進(jìn)行雙份保存，即紙質(zhì)保存與電子保存。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，通常僅僅只會(huì)采用紙質(zhì)保存方法。當(dāng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)時(shí)間過久時(shí)，就有可能導(dǎo)致辦公檔案丟失，或者檔案記錄模糊等多種不良現(xiàn)象。而采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度則具有更強(qiáng)的管理優(yōu)勢(shì)，采用電子保存方法不僅能夠做到多備份，還不會(huì)導(dǎo)致檔案字跡模糊，是一種先進(jìn)的辦公檔案管理模式，能夠顯著提升辦公檔案管理水平[2]。
2. 提高查找效率
采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以極大的提升搜索檔案的效率，減少查找檔案的時(shí)間。企業(yè)所需要保存的檔案數(shù)量較為龐大，在傳統(tǒng)的辦公檔案管理制度中，若想要搜尋所需的辦公檔案，需要花費(fèi)大量的時(shí)間與經(jīng)歷進(jìn)行尋找。而現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以通過建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在辦公檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行搜索，極大的降低了尋找檔案的時(shí)間。不僅如此，還能對(duì)企業(yè)的辦公檔案進(jìn)行詳細(xì)的分類，按照不同類型的辦公檔案進(jìn)行存放。現(xiàn)代化辦公檔案管理模式是一種優(yōu)質(zhì)管理模式，值得推廣。
3. 現(xiàn)代化辦公檔案管理更具規(guī)范化
現(xiàn)代化辦公檔案管理管理基礎(chǔ)就是規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，基于這兩項(xiàng)原則再對(duì)辦公檔案進(jìn)行進(jìn)一步的分類與歸納。而傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，由于檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主，整理難度較大。而采用現(xiàn)代化辦公管理制度，可以降低管理難度，設(shè)立規(guī)范化管理模式，按照不同標(biāo)準(zhǔn)將辦公檔案進(jìn)行整理。而在現(xiàn)代化辦公檔案管理工作中，當(dāng)檔案需要轉(zhuǎn)移時(shí)，需要選擇適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)移方法，如U盤、硬盤等方法。為了辦公檔案不混亂，在進(jìn)行辦公檔案管理時(shí)，必須設(shè)立相應(yīng)的管理規(guī)范，避免出現(xiàn)交叉狀況[3]。
二、 辦公檔案現(xiàn)代化管理的重要性
現(xiàn)代社會(huì)不論是生活還是生產(chǎn)節(jié)奏都明顯加快，而企業(yè)辦公檔案管理效率的提升是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。為了滿足企業(yè)需求，符合企業(yè)發(fā)展的節(jié)奏，現(xiàn)代化辦公檔案管理制度起到了至關(guān)重要的作用。就目前而言，現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，現(xiàn)代化管理技術(shù)可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與管理觀念加快行業(yè)的發(fā)展。而現(xiàn)代化辦公檔案管理的進(jìn)步，是企業(yè)辦公檔案管理的一次里程碑性的變革。完全改變了傳統(tǒng)的辦公檔案管理面貌，呈現(xiàn)出一副新的管理容貌。采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，不僅提升了辦公檔案管理的工作效率，還將辦公檔案管理引入了一個(gè)新的領(lǐng)域。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理工作中，辦公檔案管理的工作內(nèi)容僅僅是將企業(yè)的相關(guān)辦公文件進(jìn)行保存，而在現(xiàn)代化的辦公檔案管理工作中，不僅解決的企業(yè)文件的保存問題，還能夠從所存檔的檔案中尋找出企業(yè)所需要的檔案，對(duì)企業(yè)過去的發(fā)展做出相應(yīng)總結(jié)，幫助企業(yè)更上一層樓。
現(xiàn)代化辦公檔案管理不僅推動(dòng)著企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，對(duì)于計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)技術(shù)也有著推動(dòng)作用[4]。在現(xiàn)代化辦公檔案管理制度中，除了需要現(xiàn)代科技的支持，更重要的是現(xiàn)代管理理念的支持。在現(xiàn)代檔案管理理念中，處于核心地位的是現(xiàn)代化辦公檔案管理辦法。科學(xué)、合理的辦公檔案管理辦法能夠使得辦公檔案獲得事半功倍的工作效果，對(duì)于提升企業(yè)辦公檔案管理水平有巨大意義。
三、 辦公檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)用
1. 充分實(shí)現(xiàn)辦公檔案現(xiàn)代化
選擇現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以充分體現(xiàn)出辦公檔案的現(xiàn)代化。首先，應(yīng)當(dāng)以現(xiàn)代科學(xué)理論為核心，辦公檔案工作人員在組織工作時(shí)，需要根據(jù)企業(yè)自身的特色，對(duì)企業(yè)辦公檔案進(jìn)行規(guī)律性、規(guī)范性的整理。想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代科學(xué)化的管理方法，不僅僅需要結(jié)合現(xiàn)代科技設(shè)備，還需要將現(xiàn)代化辦公檔案管理理念進(jìn)行充分的宣傳，讓現(xiàn)代化辦公檔案管理理念充分溶于員工的心中。將現(xiàn)代化管理理念應(yīng)用于辦公檔案管理系統(tǒng)中，對(duì)于企業(yè)辦公檔案的發(fā)展具有歷史性意義，能夠顯著提升辦公檔案的管理效果，提高工作效率。
2. 加強(qiáng)對(duì)辦公檔案現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)
現(xiàn)代化辦公檔案管理的實(shí)施，離不開專業(yè)人才的建設(shè)。在選擇辦公檔案管理人員時(shí)，需要綜合多方面進(jìn)行思考與選擇。首先，進(jìn)行辦公檔案管理的工作人員必須具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，能夠熟練的操作現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，并且具有科學(xué)、合理的管理觀念。其次，應(yīng)當(dāng)盡量選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員。由于現(xiàn)代化辦公檔案管理工作與傳統(tǒng)的辦公檔案管理工作內(nèi)容相差較遠(yuǎn)，除了需要將檔案進(jìn)行保存外，還需要具有分析與統(tǒng)計(jì)的能力[5]。而經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員，能夠更加合理的將辦公檔案資料進(jìn)行分析與整理，能夠發(fā)現(xiàn)企業(yè)在過程發(fā)展中的不足之處，盡早解決，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。最后，應(yīng)當(dāng)定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。在這個(gè)信息化快速發(fā)展的時(shí)代，現(xiàn)代化管理具有較快的發(fā)展速度。為了能夠獲得最新的現(xiàn)代化管理技術(shù)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期設(shè)立現(xiàn)代化管理技術(shù)培訓(xùn)，避免工作人員出現(xiàn)滯后的狀況。只有保證了現(xiàn)代化辦公檔案管理人員具有專業(yè)的管理技術(shù)水平，才能保障辦公檔案工作獲得更好的發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步。
3. 加大對(duì)現(xiàn)代化辦公檔案管理的投入力度
企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)辦公檔案現(xiàn)代化管理的重視度，加大對(duì)其的投入力度。不論是財(cái)力還是物力，為了能夠更好的完成現(xiàn)代化辦公檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)全方位的加大投入力度。通過完善現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)辦公檔案管理的建設(shè)，才能確保辦公檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，同時(shí)還能夠?yàn)槠髽I(yè)指引正確的前進(jìn)方向，讓企業(yè)能夠朝著健康的方向發(fā)展。
結(jié)束語：
辦公檔案現(xiàn)代化管理制度是一項(xiàng)較為復(fù)雜的管理制度，與傳統(tǒng)的辦公檔案管理制度內(nèi)容相差甚遠(yuǎn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，將現(xiàn)代化管理制度充分應(yīng)用到企業(yè)的日常運(yùn)作當(dāng)中，進(jìn)而幫助企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，抓住適合企業(yè)大力發(fā)展的機(jī)會(huì)。采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，能夠最大程度的減少工作人員的工作量，提高辦公檔案管理工作效率。同時(shí)，在應(yīng)用辦公檔案現(xiàn)代化管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)選擇專業(yè)能力較強(qiáng)的人才進(jìn)行管理，才能夠使現(xiàn)代化辦公檔案工作獲得更佳的效果。綜上所述，現(xiàn)代化辦公檔案管理制度能夠幫助企業(yè)獲得更好的發(fā)展，展現(xiàn)出辦公檔案工作所有的價(jià)值，發(fā)揮出檔案管理人員自身的潛力，是一項(xiàng)優(yōu)質(zhì)的管理制度。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞新醫(yī)改醫(yī)院檔案管理必要性途徑
中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）03-000-01
醫(yī)院檔案除了相關(guān)醫(yī)療文件外，還包括醫(yī)院醫(yī)療工作記錄以及相關(guān)發(fā)展材料。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展中不斷積累、存儲(chǔ)下來的寶貴材料，能夠?yàn)獒t(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供良好保障。醫(yī)院借助檔案資料，能夠了解一系列詳細(xì)的醫(yī)療信息，能夠更好地了解醫(yī)院在不同工作上的實(shí)施情況，提高醫(yī)院醫(yī)療工作和管理工作的有效性。在新醫(yī)改背景下，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作刻不容緩。
一、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的必要性
（一）檔案管理意識(shí)淡薄
目前，相當(dāng)一部分醫(yī)院管理人員對(duì)于檔案管理的重視度不足，他們錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理工作不能夠?yàn)獒t(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)效益，也無法明顯推動(dòng)醫(yī)院的向前發(fā)展，因此十分忽視檔案管理工作，對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力投入均比較少，造成醫(yī)院檔案管理水平無法得到有效提高。由于管理人員的不重視，醫(yī)院檔案管理人員對(duì)于檔案管理的積極性和主動(dòng)性無法得到提高，整個(gè)醫(yī)院的檔案管理意識(shí)相對(duì)比較淡薄。
（二）缺乏完善的檔案管理制度
不管是企業(yè)還是醫(yī)院，要想順利開展相關(guān)管理工作，就必須要建立良好的管理制度，醫(yī)院檔案管理也不例外。醫(yī)院必須要不斷建立健全相關(guān)檔案管理制度，才能夠保證檔案管理工作有章可循。然而，現(xiàn)階段相當(dāng)一部分醫(yī)院均按照自身理解來開展檔案管理工作，未能針對(duì)檔案管理的具體內(nèi)容形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，達(dá)成一致的要求，也未能制定出統(tǒng)一化、系統(tǒng)化的管理標(biāo)準(zhǔn)以及管理制度，不利于促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。
（三）醫(yī)院檔案管理手段不夠先進(jìn)
目前，相當(dāng)一部分醫(yī)院在檔案管理手段上相對(duì)較落后，部分醫(yī)院仍沿用的是手工收集檔案的處理辦法，該方法在信息檢索量上相對(duì)較少，此外，由于分類相對(duì)較繁瑣，很容易給檔案收集以及利用工作帶來很大難度。隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和新醫(yī)改的不斷推進(jìn)，部分醫(yī)院開始在檔案管理過程中引入信息化手段，開始應(yīng)用一些先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，然而，醫(yī)院的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用還不夠普遍，相關(guān)人員對(duì)于計(jì)算機(jī)檔案管理的操作還不夠熟練，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案信息化水平相對(duì)較低。
二、改進(jìn)醫(yī)院方案管理工作的途徑
（一）重視宣傳工作，樹立良好的檔案管理觀念
醫(yī)院必須要重視相關(guān)宣傳工作，讓醫(yī)院工作人員均能認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的推動(dòng)意義，使其明白良好的檔案管理工作能夠提高醫(yī)院工作的整體效率和質(zhì)量，為醫(yī)院帶來較好的經(jīng)濟(jì)效益，鼓勵(lì)醫(yī)院人員主動(dòng)改進(jìn)管理工作。醫(yī)院管理者必須要加強(qiáng)自身素質(zhì)培養(yǎng)，醫(yī)院在選拔任用檔案管理人員的過程中，應(yīng)盡量保證專業(yè)對(duì)口，確保錄取者具備較強(qiáng)的檔案管理專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)新進(jìn)人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識(shí)。
（二）進(jìn)一步完善相關(guān)管理制度
醫(yī)院必須要綜合分析本院實(shí)際發(fā)展情況，堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合自身情況制定相應(yīng)的檔案管理制度。醫(yī)院應(yīng)不斷完善本院檔案管理工作手冊(cè)，針對(duì)檔案管理部門內(nèi)不同崗位人員的具體職責(zé)和義務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步明確，保證責(zé)權(quán)清晰，促確保不同崗位人員均能夠各司其職，有效完成本職工作。此外，醫(yī)院還應(yīng)該不斷完善相關(guān)工作考核制度，針對(duì)工作考核具體標(biāo)準(zhǔn)給予明確，通過這種方式提高醫(yī)院管理人員以及普通員工的檔案管理積極性和自覺性。
（三）充分發(fā)揮信息化手段在檔案管理中的積極作用
綜合分析新醫(yī)改的基本目標(biāo)，醫(yī)院必須要堅(jiān)持公共醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)公益性質(zhì)，必須要構(gòu)建相應(yīng)的醫(yī)療衛(wèi)生制度，同時(shí)促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平的有效提高，保證廣大人員群眾能夠享受到安全、便捷而有效的基本醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)。為了達(dá)到以上目標(biāo)，醫(yī)院必須要高度重視檔案管理工作，在檔案管理過程中引入各種先進(jìn)的信息化管理方法和技術(shù)，構(gòu)建屬于自己的檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。近年來，我國(guó)的醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)日益發(fā)展進(jìn)步，國(guó)家對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)以及科研領(lǐng)域的投入也越來越多，但是，不同醫(yī)院在科研水平上的差距仍比較大，很多醫(yī)院在具體科研內(nèi)容方面存在重復(fù)現(xiàn)象，醫(yī)院對(duì)于科研結(jié)果的轉(zhuǎn)化力度不足，轉(zhuǎn)化水平不高，導(dǎo)致醫(yī)學(xué)科研無法得到很好發(fā)展。針對(duì)以上現(xiàn)象，醫(yī)院可以通過醫(yī)院科研檔案信息共享來克服上述問題，促進(jìn)醫(yī)學(xué)科研工作的持續(xù)、健康、有效發(fā)展，提升醫(yī)院整體醫(yī)療服務(wù)水平。因此，醫(yī)院必須要不斷加強(qiáng)相關(guān)軟件建設(shè)，同時(shí)推進(jìn)醫(yī)院配套硬件購(gòu)置和建設(shè)工作，為檔案信息化的實(shí)現(xiàn)提供良好條件，不斷提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平。
三、結(jié)語
總而言之，目前，我國(guó)的醫(yī)院檔案管理過程中，醫(yī)院管理者和普通員工的檔案管理觀念仍較薄弱，醫(yī)院檔案管理制度有待完善，檔案管理信息化水平還不夠高，制約了醫(yī)院檔案管理工作的高效發(fā)展。因此，在今后的檔案管理工作中，醫(yī)院必須要加強(qiáng)相關(guān)宣傳工作，鼓勵(lì)醫(yī)院人員建立起良好的檔案管理意識(shí)，提高其檔案管理積極性；不斷完善檔案管理制度，確保醫(yī)院檔案管理工作均有章可循；不斷改進(jìn)醫(yī)院檔案管理技術(shù)，充分發(fā)揮信息化手段在檔案管理中的積極作用。
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當(dāng)今社會(huì)正在創(chuàng)新各種社會(huì)服務(wù)和信息化的道路上高速前行，檔案管理的電子化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。目前企業(yè)管理之中信息管理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)十分普遍，這要求檔案管理要盡快進(jìn)行科學(xué)化建設(shè)和創(chuàng)新化建設(shè)。所以檔案管理工作亟待創(chuàng)新，利用科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)其對(duì)企業(yè)價(jià)值的提升，這是當(dāng)前企業(yè)管理者和檔案管理工作者需要解決的首要問題。
一、企業(yè)檔案管理存在的主要缺陷
（一）企業(yè)對(duì)檔案管理重要性沒有足夠的認(rèn)識(shí)。當(dāng)前很多企業(yè)的檔案管理工作顯得相對(duì)陳舊，缺乏科學(xué)性，造成這種現(xiàn)象的根本原因在于企業(yè)往往將檔案管理工作邊緣化。一些企業(yè)的管理者將管理的重點(diǎn)放在經(jīng)濟(jì)效益的獲得上，但是卻沒有意識(shí)到檔案管理在提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益上的推動(dòng)作用，導(dǎo)致了很多企業(yè)檔案管理工作浮于表面、流于形式。企業(yè)的不重視導(dǎo)致了企業(yè)工作人員對(duì)檔案管理工作也不重視，他們對(duì)檔案管理工作缺乏熱情和責(zé)任感，通常檔案管理工作沒有專人負(fù)責(zé)。這種企業(yè)上下覺得檔案管理無用的觀念導(dǎo)致了企業(yè)發(fā)展嚴(yán)重失衡。
（二）企業(yè)缺乏完善的檔案管理制度。企業(yè)缺乏制度化的檔案管理模式，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：首先，檔案收集過程不規(guī)范。企業(yè)沒有專門的檔案收集制度，部分企業(yè)雖然設(shè)置了相應(yīng)的規(guī)章制度但也只是流于形式。其次，企業(yè)檔案收集過程不規(guī)范。企業(yè)內(nèi)部一些檔案管理人員專業(yè)知識(shí)淺薄，尤其是一些新入職的工作人員缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)，由于檔案管理人員素質(zhì)良莠不一，檔案將會(huì)在立卷中會(huì)出現(xiàn)很大的問題。一次立卷現(xiàn)象的出現(xiàn)不僅僅會(huì)影響檔案查詢，還違反了事畢立卷的工作原則。最后，企業(yè)檔案管理綜合力度不強(qiáng)。當(dāng)前很多企業(yè)檔案管理采取的是班組管理模式，這種管理模式在行政管理上的權(quán)限有限，在檔案管理的重大問題上不可自主決定，需要向上級(jí)主管匯報(bào)，而上級(jí)主管通常并不是檔案管理專業(yè)人員，他們很難完全顧及檔案管理工作，這導(dǎo)致了檔案綜合管理存在一定的障礙。
（三）企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不足。雖然很多企業(yè)在內(nèi)部管理上已經(jīng)大力推行了信息化建設(shè)，但是檔案管理在文件傳輸和資料輸入上仍然信息化程度不高，這導(dǎo)致了檔案管理質(zhì)量一直難以提升。由于企業(yè)沒有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，難以給予大力的技術(shù)支撐和強(qiáng)力的系統(tǒng)保障，這也是檔案管理信息化不足的一個(gè)重要原因。一些企業(yè)雖然建立了檔案管理信息系統(tǒng)，但是卻和檔案管理工作實(shí)際狀況相去甚遠(yuǎn)，使得檔案管理效率低下，導(dǎo)致檔案管理科學(xué)化、創(chuàng)新化一直受到阻礙。
二、促進(jìn)檔案管理科技建設(shè)和創(chuàng)新的對(duì)策
首先，企業(yè)要轉(zhuǎn)變檔案管理理念。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理工作人員應(yīng)該意識(shí)到檔案管理的重要性，將管理的重點(diǎn)擴(kuò)展到經(jīng)營(yíng)管理之外，把檔案管理工作納入到企業(yè)管理體系之中并將之作為管理的重點(diǎn)，充分意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于企業(yè)價(jià)值提升的重要作用，企業(yè)的管理者應(yīng)該加大宣傳力度，讓員工意識(shí)到檔案管理的重要性，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，與時(shí)俱進(jìn)，積極運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段和相應(yīng)的科學(xué)技術(shù)來完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。檔案管理工作效果的提升需要資金的支持，企業(yè)應(yīng)該加大力進(jìn)行檔案管理的基本設(shè)施建設(shè)，使得管理設(shè)備逐步完善，讓檔案管理體系走向創(chuàng)新化、科學(xué)化、信息化和現(xiàn)代化的道路。另外，檔案管理人員要不斷進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的提升，和其他工作人員進(jìn)行交流和溝通，吸收先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)和方法，在工作中責(zé)任感強(qiáng)烈。
其次，企業(yè)要建立完善的檔案管理制度。高質(zhì)量的檔案管理工作需要健全的檔案管理制度作為依托，檔案管理欲實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和創(chuàng)新化就必須在管制度的完善上努力。企業(yè)應(yīng)該遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案管理整理規(guī)劃》等法律法規(guī)，并在此基礎(chǔ)上建設(shè)檔案管理相關(guān)的制度，檔案管理制度一方面要切合企業(yè)實(shí)際，另一方面則要達(dá)到國(guó)家的制度要求，符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理制度要考慮企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)的需求，企業(yè)各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員要切實(shí)溝通，商討檔案管理需求和要點(diǎn)，全面討論之后起草檔案管理方案。企業(yè)制度好的檔案管理制度應(yīng)該采取首先試運(yùn)行，在個(gè)別部門進(jìn)行試點(diǎn)，在運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)不足之處可以及時(shí)進(jìn)行針對(duì)性修改，使得檔案管理走向創(chuàng)新和科學(xué)的道路。
最后，檔案管理應(yīng)該走電子化道路。網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)時(shí)社會(huì)的時(shí)代特征，這為檔案管理工作的創(chuàng)新和科學(xué)提出了新的要求。檔案管理模式也應(yīng)盡快從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮庸芾砟Ｊ剑瑐鹘y(tǒng)模式下以可視記錄識(shí)別為主，電子管理模式下以機(jī)器識(shí)別代碼為主，我們通常所說的電子檔案就是機(jī)器識(shí)別代碼型。電子檔案中的文件是由檔案工作者直接書寫在磁盤之上，文件被錄入或者修改之后，即時(shí)存儲(chǔ)到辦公的信息數(shù)據(jù)之中。在這個(gè)過程中檔案人員和技術(shù)人員實(shí)現(xiàn)了信息的共享，這使得文件和檔案的界限漸漸變得模糊。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各項(xiàng)管理活動(dòng)之中，電子文件正在取代紙質(zhì)文件，以其精確、快捷的特點(diǎn)覆蓋企業(yè)管理全過程。即便是復(fù)雜的圖紙也可以實(shí)現(xiàn)電子化，并且利用計(jì)算機(jī)和輔助工具設(shè)計(jì)出的電子圖紙更形象和具體。傳統(tǒng)企業(yè)檔案中將檔案劃分為文書、聲像、科技、會(huì)計(jì)、人事和基建等部分，電子檔案管理模式下企業(yè)信息集成系統(tǒng)將信息劃分為各個(gè)管理模塊和流程，電子檔案管理使得系統(tǒng)之中各個(gè)管理模塊的檔案信息能夠隨時(shí)進(jìn)行調(diào)動(dòng)、調(diào)整并設(shè)置分類方案。所以，新時(shí)期的檔案管理工作應(yīng)該推行電子檔案和電子文件管理，形成科技化、信息化、數(shù)字化和創(chuàng)新化的發(fā)展趨勢(shì)。
結(jié)語：企業(yè)高效運(yùn)作和安全發(fā)展離不開良好的檔案管理工作的支持，新時(shí)期檔案管理工作要做到與時(shí)俱進(jìn)，向著規(guī)范、科學(xué)、創(chuàng)新的方向發(fā)展。企業(yè)應(yīng)該轉(zhuǎn)變檔案管理理念，建立科學(xué)的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，促進(jìn)檔案管理發(fā)揮最大效用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。良好的檔案管理能夠促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出巨大貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵詞：檔案；管理；研究
中圖分類號(hào)：U673.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
An Integrated Management Mode of Archives
CHEN Weiguang ， JIN Qinmei
（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）
Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.
Keyword： Archive；Management；Research
1 國(guó)內(nèi)檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀
在當(dāng)今全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展形勢(shì)下，檔案不僅具有記錄信息資源和知識(shí)資產(chǎn)的價(jià)值，也是單位資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)的法律憑證依據(jù)。有效的檔案管理是單位法規(guī)遵從的關(guān)鍵，也是管理控制的根本。因此，有效的檔案管理是為單位的發(fā)展服務(wù)、能夠創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的重要工作。在推行現(xiàn)代企業(yè)制度“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)”的環(huán)境下，無論是企業(yè)還是科研院所，對(duì)檔案工作的作用和意義的認(rèn)識(shí)都在不斷提高，投入也顯著增加。
國(guó)家對(duì)檔案管理工作的法規(guī)建設(shè)非常重視。2009年，國(guó)家檔案局頒布了新的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，規(guī)定企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。近年來，中船集團(tuán)公司內(nèi)的企事業(yè)單位檔案工作發(fā)展很快，如708所、上海船廠、文沖船廠、黃埔船廠、廣船國(guó)際及龍穴造船等單位，都先后引進(jìn)了檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，檔案綜合管理水平不斷提高。
2 廣船院檔案工作基本情況和存在的主要問題
2.1 基本情況
我院自1974年建院至今已經(jīng)歷了四十多年的發(fā)展，其中組織機(jī)構(gòu)也發(fā)生多次的變化和調(diào)整，但檔案工作基本維持著初創(chuàng)時(shí)期的以產(chǎn)品技術(shù)檔案管理為中心的分門類、分部門歸口管理的模式。截止2014年，科技檔案室作為院二級(jí)管理機(jī)構(gòu)設(shè)于科技部門下，主要承擔(dān)產(chǎn)品技術(shù)檔案管理工作；公文、財(cái)務(wù)、黨群和勞資檔案，則由相應(yīng)的職能部門分管。
2.2 存在的主要問題
分門類、分部門歸口的分散式管理模式存在比較多的問題，主要表現(xiàn)為：分散式的檔案管理造成較多的管理漏洞和真空地帶；各部門檔案管理人員變動(dòng)大，工作無法有效傳承；沒有建立起全院統(tǒng)一的檔案管理制度和考核機(jī)制；檔案法規(guī)執(zhí)行力不足。
（1）分散式管理模式形成很多檔案工作真空區(qū)，分類、分部門、各自為政的管理模式帶來兩方面的突出問題：第一，工作界面過于清晰，使檔案收集工作僅在公文、人事、財(cái)務(wù)和科技檔案方面開展，而在經(jīng)營(yíng)、質(zhì)量體系、基本建設(shè)及規(guī)劃、信譽(yù)證照、投資和子公司管理等方面，檔案不完整，甚至缺失；第二，分類管理模式，導(dǎo)致部分檔案從產(chǎn)生、收集到管理均在同一部門內(nèi)部運(yùn)行，缺乏監(jiān)管機(jī)制，存在一定的管理風(fēng)險(xiǎn)，特別是在文書檔案、財(cái)務(wù)檔案和黨群、勞資檔案方面的管理。
（2）缺乏全院統(tǒng)一的檔案管理制度，科技檔案室作為院檔案工作的業(yè)務(wù)歸口部門，由于沒有在制度上對(duì)其管理權(quán)限和職責(zé)予以明確，因此缺乏監(jiān)管依據(jù)和管理的權(quán)威性。檔案工作沒有明確的管理定位和與各項(xiàng)工作同計(jì)劃、同落實(shí)。
（3）長(zhǎng)期以來，檔案工作沒有系統(tǒng)地納入院總體發(fā)展規(guī)劃中給予重視和安排，在推動(dòng)檔案信息化發(fā)展方面缺乏具體措施和資金投入，檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、更新和改造缺乏條件，檔案保管的八防技術(shù)要求很難達(dá)到，不利于檔案的長(zhǎng)期保管。
3 檔案綜合管理模式的建設(shè)
為改變廣船院原有檔案管理模式，通過對(duì)國(guó)家有關(guān)檔案管理法律、法規(guī)的深入研究，結(jié)合廣船院實(shí)際對(duì)檔案綜合管理模式開展研究，提出以下建設(shè)方案：
3.1 檔案工作組織體系建設(shè)
建設(shè)綜合檔案管理體系，首先要建立檔案工作組織體系，包括檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、專業(yè)管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和兼職管理員隊(duì)伍的建立。同時(shí)需要調(diào)動(dòng)全體員工在檔案工作中的積極性，發(fā)揮主觀能動(dòng)性作用。
（1）建立檔案工作委員會(huì) ，由主管院領(lǐng)導(dǎo)任主任，相關(guān)部門中層領(lǐng)導(dǎo)和專家組成的專門工作委員會(huì)，是院檔案工作組織體系的頂層，對(duì)院的檔案工作行使領(lǐng)導(dǎo)權(quán)和決策權(quán)。
檔案工作委員會(huì)的主要職責(zé)包括但不限于：審定本院檔案工作發(fā)展規(guī)劃；審核本院檔案工作制度；審批檔案工作年度工作計(jì)劃；審批檔案鑒定工作小組工作方案；討論決定有關(guān)檔案工作的重要事項(xiàng)等。
（2）建立綜合檔案室，對(duì)全院科研設(shè)計(jì)和管理等各項(xiàng)工作中形成的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。根據(jù)我院機(jī)構(gòu)設(shè)置和運(yùn)行的實(shí)際情況，綜合檔案室的建立可以在目前檔案管理業(yè)務(wù)相對(duì)成熟的科技檔案室的基礎(chǔ)上，通過對(duì)其職能的擴(kuò)充和硬件條件的適當(dāng)補(bǔ)充，組建成立我院綜合檔案室，實(shí)現(xiàn)全院檔案的綜合管理。
2015年5月，按廣船院〔2015〕33號(hào)文的通知，信息管理處下設(shè)綜合檔案室，把公文、科研、產(chǎn)品、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、黨群以及實(shí)物等檔案納入綜合檔案室統(tǒng)一管理。綜合檔案室檔案業(yè)務(wù)管理范圍涉及全院的各個(gè)業(yè)務(wù)部門，其中職工人事檔案由于其特殊性，按照國(guó)家有關(guān)的法規(guī)仍由人事處獨(dú)立管理，其他部門（包括子公司）均需把工作中形成的檔案提交綜合檔案室管理。
（3）建立兼職檔案員系統(tǒng)，目的是為了使我院產(chǎn)品設(shè)計(jì)和管理各項(xiàng)工作的檔案能夠有效的收集和歸檔，落實(shí)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中管理檔案工作三納入、四參加、四同時(shí)要求。兼職檔案員的主要職責(zé)包括：直接參與所在部門或項(xiàng)目的檔案收集和歸檔工作；監(jiān)督檔案制度的落實(shí)；承擔(dān)所在部門和項(xiàng)目的歸檔檔案預(yù)組卷工作等。
2015年8月完成了部門兼職檔案員的報(bào)備工作，并組織了一次部門兼職檔案員的內(nèi)部培訓(xùn)工作。
（4）調(diào)動(dòng)全員參與檔案工作，依據(jù)國(guó)家檔案法賦予每個(gè)員工的檔案工作義務(wù)和責(zé)任，制定相應(yīng)的措施，在企業(yè)內(nèi)部通過宣貫使員工了解檔案工作是一項(xiàng)全員參與的工作，不僅局限于檔案部門和專職人員，從而落實(shí)全體員工的檔案工作職責(zé)。
本院檔案工作組織體系示意圖如圖1所示：
3.2 綜合檔案管理制度體系建設(shè)
制度建設(shè)是開展綜合檔案管理的基石，我院現(xiàn)有的檔案管理制度是由各個(gè)分管部門分別編制，例如：科技方面的有《科技檔案管理制度》；公文管理方面的有《辦公室公文檔案管理的有關(guān)規(guī)定》、《文書、檔案管理規(guī)則》；人事管理方面的有《干部人事檔案管理辦法》等。這些制度管轄范圍以外的其他檔案，則缺乏收集和管理制度依據(jù)，尚未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下的、完整的管理制度體系。而現(xiàn)有的部分管理制度編制年代距今已久，存在一些與現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不相適應(yīng)的問題，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合本院的實(shí)際情況進(jìn)行全面的修改和完善。
2015年5月，我院頒布了《廣船院檔案工作管理制度》及《廣船院檔案工作規(guī)范》兩份文件，規(guī)定了檔案形成者、檔案管理者及檔案利用者的工作要求和責(zé)任，使我院的綜合檔案管理工作能夠依據(jù)制度體系順利開展。其中：《廣船院檔案工作管理制度》規(guī)定了我院各層級(jí)檔案工作的責(zé)任、工作界面、借閱管理及檔案工作考核獎(jiǎng)懲措施；《廣船院檔案工作規(guī)范》則依據(jù)DA/T42-2009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，并結(jié)合我院各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展的實(shí)際情況制定，《規(guī)范》首先規(guī)定了黨群工作、行政、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備、會(huì)計(jì)、職工管理等類別文件的歸檔范圍、歸檔責(zé)任部門和保管期限，然后對(duì)各門類文件的形成與積累、整理與歸檔、歸檔時(shí)間、歸檔交接、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)流程作出了詳細(xì)規(guī)定，對(duì)文件收集責(zé)任部門與檔案管理部門在檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)中所承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行了細(xì)致劃分，有效避免了互相推諉、推卸責(zé)任等情況的發(fā)生，更好地保障了檔案工作的順利開展，《規(guī)范》同時(shí)對(duì)檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備等工作提出了具體要求。
3.3 綜合檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，我院根據(jù)綜合檔案管理需要，增加檔案庫(kù)房面積，配備相適應(yīng)的檔案密集架。近兩年新增庫(kù)房面積共88.425 m2，新增檔案排架長(zhǎng)度453 m。同時(shí)對(duì)溫濕度控制、安全警報(bào)監(jiān)控等設(shè)施進(jìn)行了改造，更好地滿足防盜、防火、防潮、防蟲等“八防”管理要求。
4 結(jié)論
當(dāng)今，檔案的知識(shí)資產(chǎn)和信息資源屬性已逐步被大家認(rèn)識(shí)，質(zhì)量體系審核時(shí)有一句話“沒有記錄的事件等于沒有發(fā)生”，這句話近乎苛刻卻又是基本原則。沒有檔案記錄，就沒有了以史為鑒的發(fā)展記錄，沒有了企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)和信息資源。一個(gè)單位的檔案工作開展情況，很大程度上反應(yīng)了單位的管理水平，因此對(duì)檔案工作加以重視，把檔案工作搞好，是本院發(fā)展的需要，目前我院已經(jīng)按照研究方案開展綜合檔案管理工作，成效顯著。
參考文獻(xiàn)
1 檔案管理的內(nèi)涵及意義
1.1 檔案管理的內(nèi)涵
檔案管理，顧名思義就是檔案管理員對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)的活動(dòng)。檔案主要分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩大類，紙質(zhì)檔案就是以紙張作為媒介和載體的一種檔案，它是最常用的一種方式，也是最基本的。紙質(zhì)檔案在管理的過程中受內(nèi)外因的相互作用，紙張很容易破損、臟污。電子檔案是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)軟硬盤中的檔案，它是一種與紙質(zhì)檔案相對(duì)的檔案類型，具有高效、快捷、方便和快捷的特性，是未來檔案發(fā)展的趨勢(shì)。
1.2 檔案管理的意義
企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、聲像的歷史記錄。檔案記錄著企業(yè)、員工的成長(zhǎng)，能夠?yàn)槠髽I(yè)者決策提供依據(jù)，為企業(yè)文化發(fā)展提供宣傳材料。企業(yè)若管理不好檔案，一旦泄露，不但會(huì)導(dǎo)致企業(yè)員工個(gè)人信息的泄露，更會(huì)影響企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和企業(yè)形象。因此，檔案的管理必須做到完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性。電力企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)管理中逐漸積累形成的各種資料，這些資料對(duì)電力企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、各項(xiàng)管理工作都有重要影響，做好電力企業(yè)的檔案管理工作，能夠確保企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展。
2 電力企業(yè)檔案管理存在的問題
2.1 檔案管理制度體系不完善
為了完善檔案管理，有效利用檔案資源，必須制定有效的管理制度。電力企業(yè)在檔案的保管、利用、移交、鑒定方面都制定了一定的規(guī)章制度以及責(zé)任追究制度。很多大中型電力企業(yè)能夠嚴(yán)格遵守檔案管理制度，按照制度要求執(zhí)行，但還是有一部分基層企業(yè)制度意識(shí)不強(qiáng)，將制度作為擺設(shè)，在實(shí)際工作中我行我素，沒有嚴(yán)格按照制度的要求來執(zhí)行。企業(yè)的責(zé)任追究制度也未真正發(fā)揮作用，這就導(dǎo)致很大一部分員工在思想上沒有足夠重視檔案工作，導(dǎo)致出現(xiàn)一些應(yīng)歸檔文件丟失的問題。
2.2 檔案管理信息化水平不夠成熟
隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理也在發(fā)展，呈現(xiàn)出檔案信息化、數(shù)字化的現(xiàn)代化管理趨勢(shì)。所謂檔案的信息化就是運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案的數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行采集、整合和提供服務(wù)的過程。近幾年來，國(guó)家電網(wǎng)公司開始進(jìn)行了檔案數(shù)字化工作推進(jìn)工作，應(yīng)該說，各個(gè)電力企業(yè)重要檔案數(shù)字化率都達(dá)到了90%以上。但由于庫(kù)存檔案量的巨大，又有不少新的增量檔案產(chǎn)生，而檔案人員不足，信息化技術(shù)不熟練，掃描質(zhì)量、速度都不能達(dá)到理想的效果，造成這個(gè)檔案數(shù)字化率存在不同程度的水分。檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)可以增加檔案利用效率，又能有效保存原始紙質(zhì)檔案的最好方法。只有不斷提高檔案數(shù)字化水平，才能提升檔案的現(xiàn)代化管理水平。
2.3 檔案管理人員專業(yè)水平不達(dá)標(biāo)
檔案管理是一項(xiàng)程序復(fù)雜、工作量巨大的工作，不僅需要收集、整理，還需要進(jìn)行分類、鑒定、歸檔和編研，要求檔案管理人員要具備一定的專業(yè)水平。然而很多電力企業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作不重視，認(rèn)為檔案管理工作不如其它工作重要，一般人都能夠勝任，往往派一些非專業(yè)的人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，尤其是電力企業(yè)中年齡比較大的員工，這些人不具備足夠的檔案管理專業(yè)知識(shí)，未取得檔案管理的專業(yè)技術(shù)資格證書，且計(jì)算機(jī)水平較低，不能很好的完成電子檔案管理工作。有些檔案管理人員有專業(yè)技術(shù)資格證書，也具備了一定的檔案專業(yè)理論知識(shí)，但缺乏真正的從事檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，依舊不能滿足企業(yè)檔案的發(fā)展需求。
3 優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理措施
3.1 健全檔案管理制度體系
完善的制度是企業(yè)運(yùn)行的根本，也是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。電力企業(yè)管理具有綜合性、動(dòng)態(tài)性、復(fù)雜性等特征，檔案管理更是如此。檔案管理雖然制定了一定的制度體系，但有些制度不夠完善，要根據(jù)供電企業(yè)具體需求細(xì)化檔案管理制度，制定檔案管理實(shí)施細(xì)則，完善檔案管理制度體系。尤其是在檔案的利用方面，檔案的利用是檔案資源價(jià)值的體現(xiàn)，檔案不能隨意被翻閱、利用，要健全檔案利用體系。電力企業(yè)制定了檔案管理的責(zé)任追究制度，這些制度能夠明確個(gè)人責(zé)任，但很多制度尚未被有效執(zhí)行。要進(jìn)一步完善責(zé)任追究制度，根據(jù)誰管理誰負(fù)責(zé)的原則，明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限，增強(qiáng)檔案管理員的責(zé)任意識(shí)。此外，對(duì)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)的追責(zé)也必不可少，這樣能增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度，提高檔案管理意識(shí)。
3.2 優(yōu)化檔案管理模式
落后的電力建設(shè)工程檔案材料管理方式是造成檔案管理數(shù)字化水平不高的一個(gè)主要原因，優(yōu)化電力建設(shè)工程檔案管理方式，全面推進(jìn)數(shù)字化處理是極其必要的。信息化的電力建設(shè)工程檔案管理方式能夠快速以及利用極小的空間來完成對(duì)一個(gè)電力項(xiàng)目工程檔案材料的統(tǒng)一的、有結(jié)構(gòu)的管理，信息化處理能夠把紙質(zhì)檔案與電子檔案完美結(jié)合。但是想要實(shí)現(xiàn)工程全面的信息化檔案資料管理，需要各個(gè)工程參與單位重視檔案資料的整理、收集，需要配備檔案信息化的軟、硬件設(shè)施，如打印機(jī)、掃描儀等。同時(shí)，需要配備專門的檔案人員，統(tǒng)一進(jìn)行收集、整理、掃描歸檔工作。為了保證掃描質(zhì)量，還得制定規(guī)范統(tǒng)一的工程檔案信息化制度，定期接受檔案部門的監(jiān)督檢查、培訓(xùn)指導(dǎo)。
3.3 提高檔案管理人員素質(zhì)
根據(jù)電力企業(yè)檔案分類原則，檔案可以分為文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案及實(shí)物檔案等。檔案載體形式多樣，歸檔和保存方式也不同，而同類型的檔案也存在保管期限不同的情況。若想對(duì)檔案進(jìn)行有效管理，必須提升電力企業(yè)檔案管理人員的整體素質(zhì)。面對(duì)檔案管理存在的人員老化和專業(yè)技術(shù)人才緊缺的現(xiàn)狀，電力企業(yè)管理者要高度重視，切實(shí)強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，這是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、現(xiàn)代化管理，必須聘用具有專業(yè)知識(shí)的人。針對(duì)檔案管理人員年齡老化、結(jié)構(gòu)不合理的問題，要通過學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識(shí)，再通過培訓(xùn)提升這些人的能力。檔案管理是一項(xiàng)枯燥、繁瑣的工作，要采取更多的激勵(lì)措施穩(wěn)定檔案管理人才隊(duì)伍，提高專業(yè)技術(shù)人員的積極性。
在公立醫(yī)院改革大潮中，醫(yī)院的檔案管理工作顯得越來越重要，其在醫(yī)院發(fā)展過程中所記錄的醫(yī)院信息為醫(yī)院管理者提供了有效的參考依據(jù)，從而促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作水平的不斷提高，這體現(xiàn)了檔案管理在醫(yī)院改革中的重要作用，但隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，為滿足公立醫(yī)院改革的需求，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變工作觀念和工作方式[1]。
1公立醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.1檔案管理制度不健全
檔案管理制度是各單位按照國(guó)家法律法規(guī)要求，結(jié)合本單位實(shí)際制定的，要求有關(guān)人員共同遵守，按一定程序處理與檔案有關(guān)事務(wù)的一種行為規(guī)范，它是加強(qiáng)檔案工作，有效保護(hù)和利用檔案的工具。檔案管理制度的建立和健全，是單位建立檔案工作的重要標(biāo)志之一。但就目前來看，相當(dāng)一部分的公立醫(yī)院雖然建立了檔案管理制度，但是缺乏監(jiān)督檢查機(jī)制和嚴(yán)格的工作考核標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致了檔案工作落實(shí)不到位以及工作人員履職不嚴(yán)的現(xiàn)象，造成檔案材料的丟失和破壞，嚴(yán)重影響了檔案的完整性、準(zhǔn)確性。
1.2檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高
在公立醫(yī)院管理中，許多醫(yī)院都一味強(qiáng)調(diào)醫(yī)療專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)的提高，忽略了對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，且大部分醫(yī)院的檔案管理人員都不具備專業(yè)性，缺乏基本的檔案管理知識(shí)，工作中意識(shí)和管理能力都不強(qiáng)，這就導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理工作的混亂和滯后。
1.3檔案管理設(shè)施不完善
隨著科學(xué)技術(shù)的日益發(fā)展，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為特征的信息技術(shù)在醫(yī)院管理工作中得到了廣泛應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理工作也由以前的紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案過渡，而電子檔案的儲(chǔ)存介質(zhì)以電子計(jì)算機(jī)為主，在操作過程中需要一定的軟件支持，另外，在運(yùn)用中還需要打印機(jī)、掃描儀等輔助設(shè)備，而部分醫(yī)院為節(jié)約成本，沒有及時(shí)對(duì)檔案管理設(shè)施進(jìn)行更新，一定程度上阻礙了檔案管理工作的發(fā)展[2]。
1.4檔案管理人員主動(dòng)服務(wù)意識(shí)欠缺
大多公立醫(yī)院管理者只注重醫(yī)院的醫(yī)療建設(shè)和經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)檔案管理方面的認(rèn)識(shí)較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無，從而忽視了檔案管理工作，這就造成了檔案管理人員服務(wù)意識(shí)淡薄，觀念陳舊，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，工作被動(dòng)消極，導(dǎo)致公立醫(yī)院的檔案管理工作止步不前。
2公立醫(yī)院改革形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作的思考
2.1細(xì)化完善檔案管理制度
檔案管理制度的完善有利于促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。因此，公立醫(yī)院應(yīng)建立起職責(zé)明確、程序嚴(yán)謹(jǐn)、落實(shí)有力的工作機(jī)制，通過制度規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作，以制度管人管事，更好地為公立醫(yī)院改革服務(wù)。
2.2做好檔案人才培養(yǎng)工作
創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和專業(yè)技能的檔案人才，組織檔案管理人員極參加檔案專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理能力。另外，醫(yī)院還應(yīng)建立合理的激勵(lì)機(jī)制，適當(dāng)提升檔案工作人員的薪酬待遇，充分調(diào)動(dòng)他們工作的積極性[3]。
2.3加強(qiáng)對(duì)檔案管理設(shè)施的投入力度
電子檔案的開發(fā)與利用是醫(yī)院檔案管理未來的發(fā)展方向，因此，在保證檔案基礎(chǔ)設(shè)施如檔案室建設(shè)的前提下，還應(yīng)加大對(duì)高科技信息化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備的投入力度。
2.4樹立檔案資源開發(fā)利用觀念
在醫(yī)院發(fā)展過程中，大量的檔案信息為醫(yī)院管理者在制定與實(shí)施重大決策中提供了有效的參考依據(jù)，發(fā)揮了檔案應(yīng)有的價(jià)值，因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，樹立檔案資源開發(fā)利用的觀念，使之及時(shí)轉(zhuǎn)化成為醫(yī)院的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，從而推動(dòng)醫(yī)院改革發(fā)展
3結(jié)束語
【關(guān)鍵詞】科技檔案；管理；措施
我國(guó)從20世紀(jì)50年代開始建立并加強(qiáng)對(duì)科技檔案的管理，1960年和1980年，國(guó)務(wù)院先后批準(zhǔn)《技術(shù)檔案室工作暫行通則》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，成為指導(dǎo)中國(guó)科技檔案科學(xué)管理的重要法規(guī)。因此，加強(qiáng)科技檔案管理無論是對(duì)企業(yè)，還是對(duì)國(guó)家，都有著相當(dāng)重要的推動(dòng)作用，本文就加強(qiáng)科技檔案管理的措施作出如下分析。
一、制約科技檔案管理發(fā)展的原因
1.科研人員對(duì)科技檔案管理認(rèn)真度不足
科技檔案的完成，需要靠科研人員進(jìn)行認(rèn)真研究，大部分科研人員對(duì)科技檔案都能夠做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，然而有一部分科研人員對(duì)科技檔案管理的認(rèn)真讀不足，導(dǎo)致科技檔案缺乏質(zhì)量，對(duì)檔案數(shù)據(jù)沒有做到準(zhǔn)確的記錄，對(duì)檔案資料也缺乏保管意識(shí)。有的科研人員將自己的科研成果攥在自己手中，不愿意進(jìn)行上交，導(dǎo)致科研生產(chǎn)缺乏活力。也有的科研人員為了方便，只記錄和保存檔案的研究結(jié)果，對(duì)于中間的重要數(shù)據(jù)一概不做記錄，還有的為了節(jié)省研究成本，自發(fā)的降低研究標(biāo)準(zhǔn)，不使用專業(yè)技術(shù)文件，導(dǎo)致科技檔案質(zhì)量下降，造成了極壞的影響。
2.科技檔案管理制度不完備
科技檔案管理制度對(duì)科技檔案質(zhì)量有著重要的影響。一些企業(yè)確實(shí)是建立了科技檔案管理制度，但是，整體制度缺乏穩(wěn)定性，還不夠完備，甚至沒有得到有效的落實(shí)，這就導(dǎo)致了科技檔案整體質(zhì)量下滑。企業(yè)在實(shí)際生產(chǎn)中，管理者一味的注重生產(chǎn)，增加企業(yè)利益，卻沒有將科技檔案管理制度完美的落實(shí)下去，不僅企業(yè)的利益沒有增加，而且還給企業(yè)造成了嚴(yán)重的隱患。
二、加強(qiáng)科技檔案管理的措施
1.完善科技檔案規(guī)章制度
馬云曾經(jīng)說過：“創(chuàng)業(yè)者光有激情和創(chuàng)新是不夠的，它需要很好的體系制度團(tuán)隊(duì)以及良好的盈利模式。”一個(gè)完備的規(guī)章制度對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著巨大的推動(dòng)作用，在科技檔案管理中同樣如此。企業(yè)需要完善科技檔案規(guī)章制度，并使其規(guī)范化，慢慢步入正軌，將制度以系統(tǒng)圖、網(wǎng)絡(luò)圖的形式展現(xiàn)出來，供企業(yè)人員觀看學(xué)習(xí)。企業(yè)可設(shè)立責(zé)任制，使每個(gè)科研人員都能夠清楚的明確自己的責(zé)任，確立自身的工作目標(biāo)，樹立道德觀念，實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。科技檔案完成是一個(gè)整體的工作，需要所有的科研人員都參與其中，企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格把控每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作情況，出現(xiàn)問題及時(shí)反饋，然后進(jìn)行解決，一環(huán)扣一環(huán)，使每一個(gè)科研人員都把科技檔案質(zhì)量第一作為工作的目標(biāo)和重心。當(dāng)科技檔案完成，還需要對(duì)科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)，企業(yè)的制度科學(xué)化、規(guī)范化能夠有效的對(duì)科技檔案完成管理和維護(hù)。
2.利用現(xiàn)代信息技術(shù)
在經(jīng)濟(jì)與科技迅速發(fā)展的今天，使用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)科技檔案進(jìn)行管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供必要的技術(shù)保障。計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在于科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)化，而如今科技檔案管理缺少就是這些，因此，企業(yè)需要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)，提高檔案的檢索速度，提高工作效率，方便檔案?jìng)鬏敚箍萍紮n案管理系統(tǒng)化和信息化。亦可將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，使科技檔案管理效率更高，資源利用能力更強(qiáng)，建立現(xiàn)代化的管理模式。
3.提高科技檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)
費(fèi)希特曾經(jīng)說過：“只有你的行動(dòng)，才能決定你的價(jià)值。”在科技檔案管理中，科技檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)尤為重要，關(guān)系著科技檔案的整體質(zhì)量。首先，科技檔案管理人員要具備相關(guān)的管理知識(shí)儲(chǔ)備，經(jīng)常閱讀相關(guān)管理書籍，或參加管理培訓(xùn)班，以提高自身的管理知識(shí)儲(chǔ)備和實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)遇到緊急情況需要對(duì)檔案進(jìn)行抽調(diào)查看，要能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、高效的進(jìn)行提取，使工作有條不紊的進(jìn)行。如今已是現(xiàn)代化信息時(shí)代，科技檔案管理人員還要掌握必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)和技術(shù)，為適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要而努力。例如，企業(yè)可以請(qǐng)專業(yè)的科技檔案管理技術(shù)人員對(duì)企業(yè)管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，并定期進(jìn)行系統(tǒng)考核，成績(jī)優(yōu)異的可以獲得企業(yè)給出的一份獎(jiǎng)勵(lì)，以增加管理人員的學(xué)習(xí)積極性，提高管理能力，增加必要的知識(shí)技能，使企業(yè)能夠在眾多企業(yè)洪流中競(jìng)爭(zhēng)得勝。要想加強(qiáng)科技檔案管理，還需要對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行培訓(xùn)，作為一個(gè)企業(yè)的靈魂人物，其思想的先進(jìn)性和科學(xué)性以及自身素質(zhì)的提高都對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著巨大的推動(dòng)作用。而科技檔案管理人員本身，也需要樹立全新的思想觀念，以提高自身素質(zhì)為責(zé)任，不斷對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，明確科技檔案的作用和價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的人力基礎(chǔ)。
三、總結(jié)
科技檔案管理無論是在企業(yè)中還是國(guó)家建設(shè)中都是至關(guān)重要的部分，其有效、科學(xué)、系統(tǒng)的管理能夠?yàn)槠髽I(yè)和社會(huì)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的管理基礎(chǔ)。綜上所述，目前我國(guó)科技檔案管理還不夠成熟，在發(fā)展過程中還存在著一些問題，需要我們不斷的進(jìn)行探索，然后進(jìn)行創(chuàng)新，研究出更多的科學(xué)管理模式，推動(dòng)我國(guó)企業(yè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)在未來的道路上穩(wěn)步發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]梁潔宣. 淺議提高科技檔案管理質(zhì)量的途徑[J]. 民營(yíng)科技，2008，09：117.
[關(guān)鍵詞]醫(yī)院科技檔案；信息化建設(shè)；概況
伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)發(fā)展成為世界各國(guó)的必然選擇和共同任務(wù)。面對(duì)這一問題，各行各業(yè)都在試圖利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)來促進(jìn)自身的可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)療行業(yè)作為一個(gè)相對(duì)特殊的行業(yè)，能否運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)來開展科技檔案的建設(shè)和管理，關(guān)系著在新時(shí)期醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。國(guó)家檔案局在2008年就明確提出推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)。如何跟上國(guó)家信息化建設(shè)的發(fā)展步伐，加快科技檔案信息化建設(shè)，已經(jīng)成為醫(yī)院管理者和檔案工作者必須重視和思考的問題。
一、醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)概況
醫(yī)院科技檔案作為醫(yī)院建設(shè)的重要資源，通常是指在醫(yī)院各種活動(dòng)過程中自然形成的具有一定保存價(jià)值的真實(shí)歷史記錄和文獻(xiàn)數(shù)據(jù)。對(duì)于醫(yī)院而言，這些科技檔案都是十分珍貴的文獻(xiàn)資料。然而，由于醫(yī)院科技檔案形式多且數(shù)量龐大，因此需要相關(guān)管理部門對(duì)科技檔案資源開展科學(xué)的分類整合，這樣才可以在方便保存的同時(shí)實(shí)現(xiàn)快速查詢。在以往，醫(yī)院普遍采用紙質(zhì)的方式對(duì)科技檔案進(jìn)行歸檔保存，這種落后的工作方式不僅加大了工作量，而且不利于保存。因此，緊跟國(guó)家信息化建設(shè)的發(fā)展步伐，加快科技檔案信息化建設(shè)，已經(jīng)成為規(guī)范醫(yī)院檔案制度的必然選擇。目前，我國(guó)許多醫(yī)院已經(jīng)開始進(jìn)行科技檔案信息化建設(shè)，然而由于各種主客觀因素，科技檔案信息化建設(shè)存在著一些問題，主要存在以下幾個(gè)問題。首先，沒有正確認(rèn)識(shí)科技檔案。專業(yè)性作為醫(yī)院科技檔案最為鮮明的特征，使其明顯區(qū)別于其他檔案。然而，在現(xiàn)實(shí)中，許多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者沒有正確認(rèn)識(shí)科技檔案的這一特性，將科技檔案和其他檔案混合歸檔。其次，缺乏健全的規(guī)章制度。
長(zhǎng)期以來，醫(yī)院檔案管理制度更多地停留于對(duì)實(shí)物檔案資源的歸檔管理，對(duì)科技檔案信息化的建設(shè)尚處于初步發(fā)展階段，并沒有一套完善的規(guī)章制度來指導(dǎo)醫(yī)院科技檔案管理工作的開展。再次，缺乏專業(yè)人才、優(yōu)秀人才。醫(yī)院科技檔案信息化工作具有十分強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，這就對(duì)檔案工作人員的綜合素質(zhì)有著較高的要求。然而，由于醫(yī)院的特殊性，檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)沒有得到足夠的重視。最后，缺乏必要的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備。基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備是醫(yī)院科技檔案管理工作的必要保障。在現(xiàn)實(shí)中，醫(yī)院將更多的資金投入到醫(yī)療設(shè)備上，對(duì)科技檔案設(shè)施、設(shè)備的投入?yún)s很少，這影響到了工作的順利開展。
二、加快醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)的重要意義
在傳統(tǒng)的醫(yī)院科技檔案工作中，受限于落后的工作理念和管理方式而出現(xiàn)的各種各樣的弊端，信息更新滯后、檔案查詢困難、保存費(fèi)用較高以及檔案利用率不高等問題都在一定程度上阻礙著醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)的順利開展。醫(yī)院科技檔案作為醫(yī)院發(fā)展過程中十分寶貴的資源，一旦因?yàn)橐馔舛鴵p失掉，則會(huì)產(chǎn)生非常嚴(yán)重的后果。在新形勢(shì)下，加快進(jìn)行醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)不僅符合國(guó)家信息化建設(shè)的發(fā)展要求，而且可以有效解決傳統(tǒng)醫(yī)院科技檔案管理中存在的諸多問題。應(yīng)該說，加快醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)不僅有利于更好地規(guī)范醫(yī)院科技檔案管理體系，提高科技檔案管理工作的專業(yè)性，而且有利于更好地保存醫(yī)院珍貴檔案，方便查詢利用，有利于形成科學(xué)合理、規(guī)范高效的醫(yī)院科技檔案管理體系。
三、新時(shí)期醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)管理發(fā)展思路
(一)創(chuàng)新醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)管理理念
隨著各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和普及應(yīng)用，醫(yī)院科技檔案管理工作面臨著適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的需求問題。受傳統(tǒng)思維的影響，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員容易產(chǎn)生“管理即存放，工作即保管”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，進(jìn)而在一定程度上忽視科技檔案在醫(yī)院臨床、科學(xué)研究以及醫(yī)學(xué)教育等工作中的支撐作用。在新形勢(shì)下，醫(yī)院要做好科技檔案信息化建設(shè)，就必須不斷創(chuàng)新醫(yī)院科技檔案管理理念，用創(chuàng)造性思維、換位思考思維以及系統(tǒng)性思維指導(dǎo)醫(yī)院科技檔案管理工作，改變單純的存放、保管工作觀念，并主動(dòng)摒棄“坐與等”的落后檔案管理工作方式，積極主動(dòng)地利用信息技術(shù)開展醫(yī)院科技檔案的收集、整理、查詢及利用工作。
(二)依法建立健全醫(yī)院科技檔案管理制度
只有依法依規(guī)建立健全醫(yī)院科技檔案管理制度，才可能確保醫(yī)院檔案工作人員嚴(yán)格按照規(guī)范做事，更好地進(jìn)行醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和科技檔案管理人員必須學(xué)習(xí)和遵守相關(guān)法律法規(guī)，在工作中始終堅(jiān)持有法必依。其次，應(yīng)注重提高科技檔案管理人員的檔案意識(shí)，并結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況不斷完善科技檔案管理工作規(guī)章制度，對(duì)醫(yī)院科技檔案信息的歸檔、存儲(chǔ)和使用必須制定明晰的審批和備案制度，尤其是對(duì)一些涉及保密的科技檔案文件，更需要提供必要的保護(hù)。醫(yī)院科技檔案資料入庫(kù)前，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核，對(duì)其真實(shí)性、實(shí)用性進(jìn)行核查，以保證其科技檔案資料的真實(shí)可信，從而使醫(yī)院科技檔案管理工作做到有章可循。最后，必須明確工作職責(zé)，將醫(yī)院科技檔案管理具體工作嚴(yán)格落實(shí)到個(gè)人，從而使醫(yī)院科技檔案管理工作做到職責(zé)分明。只有做到以上幾點(diǎn)，建立健全醫(yī)院科技檔案管理制度，才可以真正確保醫(yī)院科技檔案管理工作的正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)。
(三)加大醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)力度
隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的迅速發(fā)展，醫(yī)院的規(guī)模不斷發(fā)展壯大，許多重要的醫(yī)學(xué)科技檔案資源迫切需要得到科學(xué)合理的管理。因此，在新時(shí)期，醫(yī)院必須不斷加大科技檔案信息化建設(shè)力度，投入相應(yīng)的人力、物力、財(cái)力建立科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，充分挖掘和利用醫(yī)院科技檔案資源，以此更好地服務(wù)于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。應(yīng)該說，科技檔案的信息化建設(shè)是醫(yī)院科技立院的重要基礎(chǔ)。無論如何，醫(yī)院科技檔案的信息化建設(shè)理應(yīng)成為醫(yī)院的重要管理工作之一，必須將其作為重點(diǎn)工作來抓好。
(四)加強(qiáng)醫(yī)院科技檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)
在醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)實(shí)踐中，必須依托先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)。各種先進(jìn)的信息技術(shù)的應(yīng)用和普及必然會(huì)不斷改變傳統(tǒng)科技檔案的管理辦法和技術(shù)手段，從而使科技檔案管理工作從原始落后的手工操作逐步發(fā)展到自動(dòng)化管理階段，為醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。這必然會(huì)對(duì)醫(yī)院科技檔案管理工作者的綜合素質(zhì)提出更高的要求。因此，醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)的成功實(shí)施，需要一支高素質(zhì)的科技檔案專業(yè)人才隊(duì)伍。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須重視科技檔案管理人才的引進(jìn)工作，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況從外部引進(jìn)優(yōu)秀科技檔案管理人才，從而為醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)注入新的活力。其次，醫(yī)院必須注重對(duì)內(nèi)部科技檔案管理人員的培訓(xùn)，通過專家講座、業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及在職進(jìn)修的方式不斷提升科技檔案管理人員的專業(yè)能力，從而為科技檔案信息化建設(shè)培養(yǎng)和儲(chǔ)備更多的專業(yè)化人才，提升醫(yī)院科技檔案管理水平。
(五)加大資金投入，采購(gòu)先進(jìn)的科技檔案設(shè)施、設(shè)備科技檔案管理的關(guān)鍵
在于保管好和利用好現(xiàn)有的科技檔案，這就需要有先進(jìn)的科技檔案設(shè)施、設(shè)備。此處所講的設(shè)施、設(shè)備不僅包括醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)中所需要的硬件設(shè)備，同時(shí)也涵蓋相應(yīng)的軟件設(shè)施。首先，必須保證科技檔案設(shè)施、設(shè)備的齊整性。醫(yī)院應(yīng)投入相應(yīng)的資金，更換原有陳舊的科技檔案設(shè)施設(shè)備，引入最先進(jìn)的科技檔案設(shè)施、設(shè)備。其次，引進(jìn)專業(yè)的軟件設(shè)備。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建立起先進(jìn)的科技檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)，進(jìn)而為醫(yī)院科技檔案管理工作的順利開展提供便利。
四、結(jié)語
對(duì)于醫(yī)院而言，開展科技檔案信息化建設(shè)是十分必要的。本文在分析醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)的重要性及存在問題的基礎(chǔ)之上提出有針對(duì)性的解決策略，主要包括創(chuàng)新醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)管理理念，依法建立健全醫(yī)院科技檔案管理制度，加大醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)力度，加強(qiáng)醫(yī)院科技檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，投入資金采購(gòu)先進(jìn)的科技檔案設(shè)施、設(shè)備等，以此來提高醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)水平，更好地保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
[1] 徐輝，羅林枝.醫(yī)院科技檔案信息化管理發(fā)展思路的探討[J].中華醫(yī)學(xué)科研管理雜志，2006(8):239－240.
[關(guān)鍵詞]企業(yè) 檔案管理 創(chuàng)新途徑
中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）23-0186-01
1.引言
企業(yè)檔案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一領(lǐng)域的活動(dòng)，也不僅僅是檔案工作人員的事情，而是需要企業(yè)所有部門中所有成員共同參與才能取得成效的一項(xiàng)事業(yè)。信息和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案工作要保持與時(shí)代同步發(fā)展，就必須與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，以創(chuàng)新思維指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐，使企業(yè)檔案更好地適應(yīng)新時(shí)期快速發(fā)展的要求。本文就企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新途徑展開深入探討。
2.企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新途徑
2.1創(chuàng)新思想觀念
隨著企業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術(shù)含量也在不斷提高，生產(chǎn)品種也從原來單一的品種到多種豐富的產(chǎn)品，為接收和管理好檔案，檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，不要在辦公室坐等，要主動(dòng)請(qǐng)教有關(guān)技術(shù)人員，深入生產(chǎn)車間，熟悉了解生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工藝流程，弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，使檔案人員對(duì)各種科技檔案、資料做到“胸中有數(shù)”。在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會(huì)計(jì)檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。以產(chǎn)品為例，從設(shè)計(jì)試制到品牌的創(chuàng)立，無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上，比如，任何企業(yè)發(fā)展壯大的過程，其創(chuàng)業(yè)的經(jīng)驗(yàn)、歷程，是難以用金錢買得到的無價(jià)之寶。在當(dāng)今瞬息萬變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請(qǐng)專利的知識(shí)和技術(shù)，如各種設(shè)計(jì)資料、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識(shí)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無形資產(chǎn)的伴生物，它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、 共存并發(fā)展完善。檔案資產(chǎn)的實(shí)用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的。檔案資料只要管理好、利用好，就能產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
2.2 創(chuàng)新管理體制
現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰，權(quán)責(zé)明確，政企分開，管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。
2.2.1機(jī)構(gòu)創(chuàng)新
無論哪個(gè)企業(yè)，精干是一個(gè)必然趨勢(shì)，企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過去只是單一的管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。
2.2.2機(jī)制創(chuàng)新
企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要，轉(zhuǎn)換機(jī)制，高效運(yùn)行，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，要激活機(jī)體，堅(jiān)持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、 信息、 科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換；提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。
2.2.3制度創(chuàng)新
從企業(yè)各自的實(shí)際出發(fā)，回顧多年來的檔案工作實(shí)踐，領(lǐng)導(dǎo)支持固然非常重要，但具體活動(dòng)的開展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案專業(yè)人員的不懈努力。目前看來，適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各子公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，因此必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新集團(tuán)檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任，評(píng)價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式、方法，按月考核，年終進(jìn)行總結(jié)評(píng)比，職責(zé)明確，獎(jiǎng)罰分明，從而調(diào)動(dòng)全體專兼職檔案人員的工作積極性。
2.3創(chuàng)新管理模式
管理科學(xué)要求按檔案管理規(guī)律建立一套符合本企業(yè)需要的科學(xué)的檔案組織管理制度，其含義一是指按檔案工作一般規(guī)律要建立健全文件歸檔制度、檔案整理制度、檔案鑒定制度、檔案保管制度、檔案利用制度等，用制度規(guī)范企業(yè)檔案管理工作。二是各企業(yè)在建立各種檔案管理制度時(shí)要符合本企業(yè)的實(shí)際。由于各企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、 管理形態(tài)的不同，不僅檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、運(yùn)行機(jī)制不同，而且在檔案管理的形態(tài)、方式、 手段上也會(huì)有所區(qū)別，企業(yè)在確定檔案管理制度時(shí)應(yīng)注意符合本企業(yè)的特征。檔案工作的規(guī)范化形成和廣泛參與，要求提高企業(yè)全員的檔案意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，堅(jiān)持依法治檔，確保“集中統(tǒng)一管理”。“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)。辦公自動(dòng)化，將出現(xiàn)無紙辦公，企業(yè)每個(gè)崗位都能形成電子文檔，這就要求每個(gè)員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個(gè)管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后，企業(yè)各部門對(duì)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用，對(duì)信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。檔案工作既是集團(tuán)公司重要基礎(chǔ)工作之一，也是國(guó)家檔案的重要組成部分。為了規(guī)范集團(tuán)檔案工作，必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè)，大力開發(fā)利用集團(tuán)檔案信息資源。
2.4創(chuàng)新服務(wù)理念
信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、 廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。信息服務(wù)強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)。檔案部門要對(duì)信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對(duì)性地策劃、設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計(jì)劃地對(duì)電子文件信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對(duì)信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺(tái)。另一方面，在對(duì)信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)。第三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。
3.結(jié)語
總而言之，創(chuàng)新是時(shí)代的要求，是企業(yè)發(fā)展的需要。檔案工作的創(chuàng)新是為檔案管理工作重心轉(zhuǎn)移服務(wù)，有利于企業(yè)檔案信息資源的發(fā)揮作用，有利于檔案信息“大服務(wù)”觀的形成，有利于檔案事業(yè)的做大做強(qiáng)。
參考文獻(xiàn)
