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開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文書(shū)工作鑒定，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案管理;醫(yī)院;文檔一體化;創(chuàng)新
【中圖分類(lèi)號(hào)】197.322【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1006-1959(2009)10-0029-01
文書(shū)工作和檔案工作是行政管理工作的主要組成部分,文書(shū)、檔案實(shí)施一體化管理必將極大地推動(dòng)醫(yī)院辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。
1 我院文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 文書(shū)檔案管理基礎(chǔ)較差:多年來(lái)我院文書(shū)檔案管理一直處于封閉式管理狀態(tài),檔案管理的主要目的在于保管并以不丟失為原則,每個(gè)時(shí)期對(duì)檔案的質(zhì)量要求不同、對(duì)檔案的整理規(guī)則不統(tǒng)一,對(duì)檔案工作的重視和投入不足,檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊,造成檔案管理基礎(chǔ)較差的局面。
1.2 文書(shū)工作與文書(shū)檔案工作脫節(jié):在實(shí)際工作中,文書(shū)與檔案實(shí)行的是分塊管理制,不可避免的造成了文書(shū)工作與檔案工作銜接方面出現(xiàn)了許多脫節(jié)的地方。由于文書(shū)人員檔案意識(shí)淡薄,忽視檔案管理人員對(duì)他們的監(jiān)督指導(dǎo)作用,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)收集范圍不明確、收集工作不及時(shí)、用紙不規(guī)范、裝訂不規(guī)范、附件不規(guī)范、文種使用不當(dāng)、辦理程序不規(guī)范、原稿不齊全、編號(hào)不規(guī)范等情況,文書(shū)處理文件工作質(zhì)量的高低直接影響了文書(shū)檔案收集工作的質(zhì)量、進(jìn)度和檔案利用,而且對(duì)文件鑒定價(jià)值和文件之間的有機(jī)聯(lián)系等都有一定的影響。
1.3 文書(shū)檔案管理意識(shí)不強(qiáng):文書(shū)檔案管理離不開(kāi)文書(shū)人員和檔案管理人員的共同努力,這即是文書(shū)人員的一項(xiàng)重要工作,也是檔案管理人員的一項(xiàng)重要工作。文書(shū)人員檔案管理意識(shí)淡薄,檔案人員也很少考慮文書(shū)工作,造成文書(shū)檔案管理工作不能有效得到開(kāi)展。由于對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度不夠,沒(méi)有將這項(xiàng)工作納入醫(yī)院檔案管理工作的重要議事日程,從而影響了醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。
1.4 文書(shū)檔案歸檔不規(guī)范:長(zhǎng)期以來(lái),由于醫(yī)療文書(shū)檔案歸檔范圍不明確,造成部分工作人員對(duì)文書(shū)檔案歸檔界限認(rèn)識(shí)的模糊。在實(shí)際工作中,有些文件材料在承辦人手中,不能及時(shí)歸檔。即使歸檔了,由于種種原因,也不能夠規(guī)范有效的進(jìn)行。
1.5 文書(shū)管理手段落后,無(wú)法進(jìn)行快速準(zhǔn)確的查閱:我院文書(shū)檔案目前還是采用傳統(tǒng)手工管理,這遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。在檢索、查閱、提供利用等方面都受到了極大的限制。
2 開(kāi)展醫(yī)院文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新性工作方法
2.1 管理理念的創(chuàng)新:現(xiàn)代化檔案管理理念對(duì)于檔案資源利用和醫(yī)院信息化全局均具有重要的指導(dǎo)意義。檔案事業(yè)面臨著電子檔案的出現(xiàn)、信息技術(shù)的應(yīng)用、新型檔案載體的保管等諸多的挑戰(zhàn),都亟待檔案管理者不斷學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新。以新的觀念去迎接新的挑戰(zhàn),努力從過(guò)去長(zhǎng)期封閉、半封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變,從過(guò)去傳統(tǒng)的手工型向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)變;從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變;從注重保管向注重提供利用轉(zhuǎn)變。
2.2 環(huán)境的創(chuàng)新 :加強(qiáng)硬件建設(shè), 促進(jìn)文書(shū)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化是適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要。因此應(yīng)加大對(duì)文書(shū)檔案設(shè)施的投入,配備必需的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備。比如,配置文書(shū)檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室、庫(kù)房,購(gòu)置必備的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、裝具、檔案密集架;解決保護(hù)檔案必需的空調(diào)、除塵器、消防器材、安全監(jiān)控等設(shè)備裝置,實(shí)現(xiàn)電子化、自動(dòng)化管理。同時(shí),選擇適合醫(yī)院文書(shū)檔案管理的軟件,并在檔案工作人員中開(kāi)展計(jì)算機(jī)培訓(xùn),以掌握檔案計(jì)算機(jī)管理運(yùn)用技術(shù),提高檔案現(xiàn)代化管理水平。
2.3 文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新:文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作是密不可分的,甚至可以認(rèn)為是一種工作的兩個(gè)不同階段,文件是檔案的前身,檔案是文件的歸宿。做好文書(shū)工作是做好檔案管理工作的先決條件,文書(shū)工作的好壞直接關(guān)系到文書(shū)檔案管理的水平。因此,文書(shū)人員必須要有較強(qiáng)的檔案意識(shí),同時(shí)要具備一定的檔案管理學(xué)知識(shí),熟悉掌握檔案工作業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本技能。這樣,在實(shí)際工作中才能確保文件收集完整、及時(shí)和準(zhǔn)確。為此,我院檔案室副主任兼任了文書(shū)工作,并且參加醫(yī)院一些大型活動(dòng)和院長(zhǎng)辦公會(huì),保證了文件收集的完整與安全。檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行文書(shū)檔案歸檔管理制度, 做好文書(shū)檔案的基礎(chǔ)工作、監(jiān)督指導(dǎo)與溝通協(xié)調(diào)工作。認(rèn)真做好文書(shū)檔案的收集、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)性工作,為實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案工作一體化做好準(zhǔn)備。
2.4 利用手段的創(chuàng)新:醫(yī)院文書(shū)檔案管理的最終目的就是利用、挖掘其潛在的經(jīng)濟(jì)價(jià)值社會(huì)價(jià)值,使之轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。醫(yī)院檔案部門(mén)必須由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù), 拓寬服務(wù)領(lǐng)域、擴(kuò)大服務(wù)范圍、創(chuàng)新服務(wù)方式[1]。目前,我院信息化建設(shè)已在全院展開(kāi)。將計(jì)算機(jī)這種高效地處理龐大信息的現(xiàn)代先進(jìn)工具引入到文書(shū)檔案的管理中,通過(guò)該技術(shù)的應(yīng)用將大大簡(jiǎn)化文件材料的收集、整理和歸檔過(guò)程,節(jié)約了時(shí)間、提高了效率。應(yīng)用計(jì)算機(jī)、光盤(pán)等高科技檢索工具,借助網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的平臺(tái),檔案利用者通過(guò)授權(quán)可以便捷地得到所需的檔案資料,這可有效地提高文書(shū)檔案查借閱效率,豐富了文書(shū)檔案查借閱手段,這也是文書(shū)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。文書(shū)檔案的價(jià)值只有在不斷的開(kāi)發(fā)利用中才會(huì)體現(xiàn)。通過(guò)利用文書(shū)檔案,為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù),為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,體現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作實(shí)績(jī),提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用,促進(jìn)檔案建設(shè),從而實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案資源的共享。
綜上所述,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新,一方面,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)此項(xiàng)工作給予高度重視,加大資金投入,同時(shí),檔案部門(mén)要加大對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn),全方位提升文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì);另一方面,要加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部各部門(mén)間的管理與溝通,充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),改進(jìn)服務(wù)方式和手段,真正實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的飛躍。[2]
參考文獻(xiàn)
[1] 黃恩梅. 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理 提高檔案工作水平[J]. 城建檔案, 2009, (02) :46-47
1文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)
1.1文書(shū)檔案載體豐富
文書(shū)檔案內(nèi)容是單位工作的真實(shí)記錄，內(nèi)容包括黨群管理、行政管理、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、特種載體檔案等，涉及的內(nèi)容多種多樣。文書(shū)檔案載體的多樣性，主要體現(xiàn)在文書(shū)檔案包含有單位以及上級(jí)部門(mén)印發(fā)的“紅頭文件”，同時(shí)還有民主選舉時(shí)選民的登記以及選票，各類(lèi)合同、協(xié)議、責(zé)任書(shū)以及照片、錄音、錄像、電子檔案等。
1.2文書(shū)檔案與文書(shū)工作聯(lián)系非常緊密
文書(shū)工作的全程是檔案的形成過(guò)程。文書(shū)工作主要是進(jìn)行文件收藏、登記、轉(zhuǎn)運(yùn)、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。檔案工作是在文書(shū)工作做完之后開(kāi)始進(jìn)行的，是在之前的工作上繼續(xù)進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研以及提供利用。因此可以說(shuō)，文書(shū)工作是檔案的主要來(lái)源，檔案工作的前提和基礎(chǔ)是文書(shū)。文書(shū)部門(mén)與檔案部門(mén)的工作有一定的聯(lián)系，文書(shū)部門(mén)定期將本單位形成的具有價(jià)值的文件材料整理歸檔到檔案部門(mén)。因此，文書(shū)檔案的質(zhì)量一定要好，因?yàn)檫@影響到檔案的質(zhì)量和檔案工作的進(jìn)行。
1.3文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)在于收集文件及完善保存資料
文書(shū)檔案多以發(fā)生的人、事、物、過(guò)程作為管理對(duì)象，如對(duì)事件中的文件、書(shū)報(bào)、合同進(jìn)行管理，管理時(shí)主要使用紙質(zhì)的載體記錄，最后歸檔到不同的檔案室，有用到相關(guān)檔案的時(shí)候，就可以進(jìn)行查閱。檔案管理的最大作用就是記錄歷史，這不僅可以供后人查閱，了解事件發(fā)生的緣由結(jié)果，同時(shí)也可以讓后人在這些記錄中領(lǐng)悟到一些有益的道理，解決實(shí)際問(wèn)題。
2文書(shū)檔案中存在的問(wèn)題
2.1文書(shū)工作與檔案工作銜接方面存在問(wèn)題
文書(shū)工作和檔案工作是不同的兩種工作，但文書(shū)工作和檔案工作又有一定的相同性，既有區(qū)分、又有聯(lián)系。既然是文書(shū)檔案管理，文書(shū)工作和檔案工作就應(yīng)該在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)中相互配合，形成合理的管理體系。在實(shí)際運(yùn)行中，文書(shū)工作與檔案工作實(shí)行的是分塊管理，這是一種比較科學(xué)、有效的管理方式，但也在無(wú)形中拉大了文書(shū)管理與檔案管理之間的距離。主要體現(xiàn)在文書(shū)的檔案意識(shí)淡薄，不能夠及時(shí)有效地進(jìn)行檔案的收集整理，而檔案管理也不能很好地同文書(shū)進(jìn)行檔案的交流。這就導(dǎo)致這兩個(gè)管理之間的銜接不夠及時(shí)，很多地方未能有效地達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)；同時(shí)在進(jìn)行交接管理的過(guò)程中，還會(huì)出現(xiàn)很多的錯(cuò)誤，不利于文書(shū)檔案管理水平的提高。2.2檔案收集工作不到位文書(shū)檔案管理工作的檔案收集是一項(xiàng)較難進(jìn)行的工作，檔案收集工作的進(jìn)行一般來(lái)說(shuō)遵循先收集重要的再收集次重要的原則。但由于部門(mén)與部門(mén)之間的聯(lián)系不緊密、溝通工作進(jìn)行的不及時(shí)，或者是由于部門(mén)的拖延、敷衍情況發(fā)生較多，導(dǎo)致檔案在收集的時(shí)候遇到難以按時(shí)收集的難題。
2.3文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)不高
文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)是非常重要的，如果專(zhuān)業(yè)水平較高，就會(huì)提高單位的文書(shū)檔案管理水平。但有的單位出于其他原因，沒(méi)有雇用具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)和水平的文書(shū)檔案管理人員，工作者對(duì)文書(shū)檔案的管理知識(shí)一知半解，不能靈活運(yùn)用、進(jìn)行創(chuàng)新，或者是工作者具有文書(shū)檔案的上崗資格證，但由于時(shí)間久遠(yuǎn)，后期也沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，沒(méi)有及時(shí)地進(jìn)行知識(shí)更新，跟不上時(shí)展的腳步，特別是在計(jì)算機(jī)發(fā)展運(yùn)用如此廣泛的今天。因此，要著重提高文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)水平，這是現(xiàn)今檔案工作發(fā)展的重要要求，也是必需條件。
2.4各部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案的收集工作配合力度不夠
文書(shū)檔案的收集工作主要是收集各個(gè)部門(mén)重要的文件，由于有的部門(mén)為了自己部門(mén)的方便，不愿意將部門(mén)較為重要的、經(jīng)常使用的文件上交。雖然責(zé)任心較強(qiáng)的文書(shū)檔案管理人員會(huì)經(jīng)常催交，但隨著時(shí)間的拖延，檔案管理人員也會(huì)妥協(xié)，進(jìn)而導(dǎo)致一些重要的文件丟失，影響檔案的后期調(diào)用，同時(shí)也會(huì)拖慢檔案的收集水平。
2.5文書(shū)檔案保存方法滯后
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷地進(jìn)步，各個(gè)單位的文書(shū)檔案管理方法也在不斷地更新。計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書(shū)檔案管理方面的應(yīng)用，讓文書(shū)檔案管理的效率不斷地提高。計(jì)算機(jī)辦公無(wú)紙化與以往的紙質(zhì)辦公有很明顯的不同，然而這些差異也會(huì)對(duì)檔案管理工作造成不便，如計(jì)算機(jī)保存的電子版文件沒(méi)有打印成紙質(zhì)版并進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋４妫自斐杀４婀ぷ鞯牟煌暾⒉灰恢拢沟梦臅?shū)檔案管理陷入困境。
3提高文書(shū)檔案管理水平的方法
3.1搞好文書(shū)工作與檔案工作的規(guī)范銜接
文件是檔案的基礎(chǔ)，要搞好文書(shū)的質(zhì)量水平，必須建立高質(zhì)量的檔案。文書(shū)部門(mén)規(guī)范處理文件是建立高水平文件的基礎(chǔ)，因此，文書(shū)人員要具有很強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好自己的本職工作。首先，工作人員在工作中要保證文書(shū)的質(zhì)量，包括將紙張的大小、文件格式、文體做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。其次就是及時(shí)、準(zhǔn)確地處理文件，做到按時(shí)收發(fā)文件、按時(shí)查找文件，將缺失的文件及時(shí)地進(jìn)行查找、補(bǔ)充。
3.2加強(qiáng)文書(shū)檔案收集工作的部門(mén)協(xié)作
文書(shū)檔案的主要來(lái)源是各部門(mén)的重要文件，因此，加強(qiáng)與各部門(mén)的協(xié)作是必不可少的。檔案管理人員要經(jīng)常與各個(gè)部門(mén)進(jìn)行溝通，及時(shí)了解各部門(mén)的最新信息，保證檔案收集的完整性。檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理能夠揭示一個(gè)單位的歷史，具有很大的價(jià)值，可以為單位的將來(lái)提供很大的指導(dǎo)。
3.3加強(qiáng)文書(shū)檔案的收集工作
文書(shū)檔案收集工作的加強(qiáng)，需要注意3方面的內(nèi)容。首先是嚴(yán)格把關(guān)。統(tǒng)一管理檔案的收集工作，將文件的選用、文號(hào)編發(fā)、標(biāo)題制作、標(biāo)題字形、附件等各方面的細(xì)節(jié)進(jìn)行規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。其次是明確范圍、分類(lèi)收集。按照單位文書(shū)檔案的類(lèi)目進(jìn)行統(tǒng)一分門(mén)別類(lèi)的整理、組卷，保證案卷質(zhì)量。第三是建立科學(xué)的目錄編號(hào)、檢索系統(tǒng)。在不斷完善案卷目錄、專(zhuān)題目錄、計(jì)算機(jī)等檢索外，還要不斷完善光盤(pán)等高科技檢索工具，不斷地加強(qiáng)和完善檔案的收集工作，提高檔案的收集管理水平。
4結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：文書(shū)工作檔案管理教學(xué)特征教學(xué)改革
0引言
文書(shū)與檔案是一種社會(huì)現(xiàn)象，是人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物。文書(shū)，“經(jīng)國(guó)之樞機(jī)”，“政事之先務(wù)”。文書(shū)的系統(tǒng)整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠(yuǎn)”，了解歷史。檔案，歷史的真實(shí)記錄，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。文書(shū)與檔案是人類(lèi)社會(huì)本身發(fā)展的需要，文書(shū)是檔案的前身，檔案是文書(shū)的延續(xù)。
文書(shū)工作與檔案管理在秘書(shū)工作中具有重要的地位，文書(shū)工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專(zhuān)業(yè)的主干課程，是相關(guān)職業(yè)崗位群的關(guān)鍵技能模塊，具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)性和操作性。現(xiàn)代社會(huì)的文書(shū)工作與檔案管理課程的教學(xué)特征表現(xiàn)為：在理念上應(yīng)盡力適應(yīng)社會(huì)上相關(guān)職業(yè)崗位群對(duì)秘書(shū)人才知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)的新要求；在教學(xué)內(nèi)容上要著力從學(xué)科體系建構(gòu)、理論知識(shí)完整向注重實(shí)用、知識(shí)精講、側(cè)重實(shí)務(wù)操作轉(zhuǎn)變；在教學(xué)方法上從學(xué)科式、授課型教學(xué)方法向技能型、訓(xùn)練式、體驗(yàn)式教學(xué)方法轉(zhuǎn)變。通過(guò)該課程的學(xué)習(xí)，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生建構(gòu)系統(tǒng)的學(xué)科體系，具備完整的理論知識(shí)，熟練掌握公務(wù)文書(shū)協(xié)作處理和檔案管理的能力，使學(xué)生畢業(yè)后走上工作崗位能盡快勝任文書(shū)工作與檔案管理工作。
然而當(dāng)前文書(shū)工作與檔案管理教學(xué)存在著以下問(wèn)題：教學(xué)工作往往立足教材，以闡述文書(shū)學(xué)與檔案管理工作的理論知識(shí)為主，課程內(nèi)容較為抽象，學(xué)生甚至沒(méi)有見(jiàn)過(guò)檔案柜、架、盒等實(shí)物，重視理論知識(shí)的傳授而輕視專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力的實(shí)踐培訓(xùn)。一旦參加實(shí)習(xí)或工作之后接觸實(shí)際問(wèn)題，又要從頭學(xué)起，因此課程教學(xué)的目的難以達(dá)到，專(zhuān)業(yè)特色也無(wú)從體現(xiàn)。隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理工作面臨著越來(lái)越多的實(shí)際問(wèn)題，例如文件和檔案數(shù)量日益增加，給保管和提供利用帶來(lái)困難。傳統(tǒng)的管理方法直接影響了文件和檔案的質(zhì)量等。這些實(shí)際問(wèn)題要求在文書(shū)工作與檔案管理教學(xué)過(guò)程中深入開(kāi)展教學(xué)改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會(huì)不斷發(fā)展的需要。
1轉(zhuǎn)變教育觀念，完善課程體系
傳統(tǒng)的《文書(shū)工作與檔案管理》課程的教學(xué)理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學(xué)生聽(tīng)，從理論到理論”。因此實(shí)現(xiàn)理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)并重的首要前提是轉(zhuǎn)變教學(xué)觀念。要堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長(zhǎng)的原則。從培養(yǎng)實(shí)用性文書(shū)工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎(chǔ)理論知識(shí)的講授前提下，加大實(shí)踐環(huán)節(jié)的力度。密切聯(lián)系文書(shū)工作與檔案管理領(lǐng)域最新的動(dòng)態(tài)、資料和國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)，以崗位需求設(shè)計(jì)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)能力模塊，在邊教學(xué)邊實(shí)踐的基礎(chǔ)上，安排理論知識(shí)學(xué)習(xí)后的集中實(shí)習(xí)周或?qū)嵙?xí)月，系統(tǒng)訓(xùn)練涉及該課程的所有操作技能，強(qiáng)化學(xué)生實(shí)際動(dòng)手操作能力的培養(yǎng)，為今后的實(shí)際工作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
2積極探索研究，改革教學(xué)方法
文書(shū)工作與檔案管理的課程設(shè)計(jì)從總體上講要以實(shí)用為原則，以必需和夠用為尺度構(gòu)建科學(xué)的教學(xué)體系。在教學(xué)方法上不局限于條條框框，強(qiáng)化針對(duì)性和實(shí)用性，將教、學(xué)、用三者有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，融傳授知識(shí)、培養(yǎng)能力和提高素質(zhì)為一體。在教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中，我作了如下嘗試：
2.1編寫(xiě)修訂教材教材是學(xué)科知識(shí)的基本載體，學(xué)科發(fā)展的程度、深度應(yīng)該在教材上體現(xiàn)出來(lái)。傳統(tǒng)的《文書(shū)檔案管理》教材，包括一部分針對(duì)高職院校編寫(xiě)的高等職業(yè)教育規(guī)劃教材，大多是對(duì)本科教材或檔案專(zhuān)業(yè)教材的簡(jiǎn)單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識(shí)，對(duì)于實(shí)踐環(huán)節(jié)和工作場(chǎng)景的模擬幾乎都沒(méi)有涉及到。針對(duì)這一現(xiàn)象，根據(jù)社會(huì)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的需求特點(diǎn)，在傳統(tǒng)的教材基礎(chǔ)上，我主動(dòng)追蹤文書(shū)與檔案工作相關(guān)知識(shí)的發(fā)展前沿，結(jié)合新時(shí)期新形勢(shì)下出現(xiàn)的有關(guān)電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問(wèn)題，多方面整合知識(shí)資源，修訂編寫(xiě)了順應(yīng)文秘專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)、實(shí)用性較強(qiáng)的校本教材，這樣做不僅保證了知識(shí)的前瞻性，同時(shí)又拓展了學(xué)生的知識(shí)面，使學(xué)生學(xué)有所用，為學(xué)生提供職業(yè)環(huán)境所要求的知識(shí)和技能。事實(shí)告訴我們，科學(xué)知識(shí)并非一成不變，有些知識(shí)是隨著社會(huì)的發(fā)展而逐步被認(rèn)識(shí)和發(fā)展的，不能用靜止的眼光來(lái)看問(wèn)題。
2.2加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)在教學(xué)過(guò)程中，我按照科學(xué)規(guī)律加大了教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中實(shí)踐訓(xùn)練的比重，以此來(lái)鞏固和提高學(xué)生的專(zhuān)業(yè)技能操作水平，并在課程中體現(xiàn)“用理論指導(dǎo)實(shí)踐，用實(shí)踐再認(rèn)識(shí)理論、發(fā)展理論”的基本思路。文書(shū)工作與檔案管理課程應(yīng)改革過(guò)去純理論教學(xué)的模式，在教學(xué)過(guò)程中強(qiáng)化實(shí)習(xí)實(shí)踐的教學(xué)力度，實(shí)訓(xùn)實(shí)踐課時(shí)數(shù)應(yīng)占40％以上，將平時(shí)的所有實(shí)訓(xùn)、實(shí)踐課都結(jié)合相應(yīng)理論教學(xué)，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)穿插在教學(xué)過(guò)程中；同時(shí)用一個(gè)學(xué)期左右的時(shí)間，讓學(xué)生深入到文書(shū)檔案的辦公現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)習(xí)，實(shí)現(xiàn)理論在實(shí)踐中的升華。實(shí)習(xí)實(shí)踐的基本形式可以打破傳統(tǒng)，可以到學(xué)校的文書(shū)與檔案課程實(shí)驗(yàn)室、學(xué)校綜合檔案室或用人單位頂崗實(shí)習(xí)，強(qiáng)化學(xué)生對(duì)文書(shū)與檔案工作的直觀認(rèn)識(shí)與切身感受。除此以外，教師還要對(duì)課程以及相應(yīng)的實(shí)習(xí)實(shí)踐教學(xué)進(jìn)行課題分解，確定每個(gè)實(shí)習(xí)實(shí)踐課題的教學(xué)目的、教學(xué)內(nèi)容和所需課時(shí)，靈活設(shè)置相應(yīng)環(huán)節(jié)，從而調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性和參與欲，提升實(shí)習(xí)實(shí)踐課程的教學(xué)效果。
2.3探索新型教學(xué)方法
2.3.1范本教學(xué)法俗話說(shuō)：“熟記唐詩(shī)三百首，不會(huì)作詩(shī)也會(huì)吟”。在文書(shū)工作與檔案管理課程的教學(xué)過(guò)程中，可以通過(guò)范本學(xué)習(xí)和借鑒他人的長(zhǎng)處。教師可以收集黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體等不同類(lèi)型的文書(shū)范本和檔案范本，在此基礎(chǔ)上適當(dāng)加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學(xué)生了解當(dāng)前文書(shū)工作與檔案管理工作領(lǐng)域最前沿的規(guī)定以及出現(xiàn)的新問(wèn)題，從而提高學(xué)生用理論去解決實(shí)際問(wèn)題的應(yīng)用能力。:
2.3.2情境教學(xué)法面對(duì)沒(méi)有實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)的學(xué)生，打破枯燥無(wú)味的教學(xué)桎梏，情境教學(xué)方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說(shuō)：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現(xiàn)代社會(huì)終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結(jié)合。在教學(xué)過(guò)程中，根據(jù)教學(xué)重點(diǎn)教師創(chuàng)設(shè)相關(guān)場(chǎng)景，模擬現(xiàn)實(shí)生活中的工作環(huán)境，使學(xué)生在模擬中體會(huì)知識(shí)，培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識(shí)點(diǎn)時(shí)，設(shè)置如下場(chǎng)景，讓學(xué)生分別扮演秘書(shū)、主管領(lǐng)導(dǎo)的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進(jìn)行演練；通過(guò)組織學(xué)生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點(diǎn)評(píng)。通過(guò)情境模擬，使學(xué)生對(duì)收文處理工作有了直觀的認(rèn)識(shí)，掌握了收文處理工作的基本處理環(huán)節(jié)，與純理論式講授相比，情景教學(xué)法更能激發(fā)學(xué)生的參與意識(shí)，能收到意想不到的教學(xué)效果。
2.3.3實(shí)物演示法俗話說(shuō)：“百聞不如一見(jiàn)。”這是人們認(rèn)識(shí)客觀事物的一條規(guī)律。運(yùn)用實(shí)物演示教學(xué)，正是從這一認(rèn)識(shí)規(guī)律出發(fā)的。文書(shū)與檔案教學(xué)中涉及的物體，對(duì)學(xué)生來(lái)說(shuō)是陌生的，一旦出示實(shí)物，學(xué)生便能豁然領(lǐng)悟。例如在講解“檔案保管的物質(zhì)條件”這一章節(jié)的內(nèi)容的時(shí)候，可以結(jié)合知識(shí)點(diǎn)給學(xué)生展示檔案盒、小型縫紉機(jī)、塑料螺釘、起訂器等專(zhuān)業(yè)工具，同時(shí)也可以充分挖掘網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊雜志等多種資源，為學(xué)生展示檔案庫(kù)房、縮微品閱讀復(fù)制設(shè)備、易耗低值物品等的相關(guān)圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動(dòng)的形象演示，更加有利于教學(xué)效果的提高，為學(xué)生所接受。
2.3.4參觀學(xué)習(xí)法在課堂教學(xué)的基礎(chǔ)上，組織學(xué)生前往地區(qū)、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過(guò)實(shí)地觀摩學(xué)習(xí)加深學(xué)生對(duì)檔案館的庫(kù)房建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施方面的切身了解。同時(shí)也可以學(xué)習(xí)現(xiàn)代數(shù)字化、科學(xué)化的現(xiàn)代檔案信息處理技術(shù)，如利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為相關(guān)單位進(jìn)行檔案全文信息查詢(xún)業(yè)務(wù)等服務(wù)。除此之外，通過(guò)參觀也能使學(xué)生學(xué)習(xí)檔案工作人員吃苦耐勞，無(wú)私奉獻(xiàn)的精神以及對(duì)檔案工作高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感，對(duì)于學(xué)生提高自身的素質(zhì)有著良好的促進(jìn)作用。
3加強(qiáng)“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)
受到傳統(tǒng)觀念的影響，以往文書(shū)工作與檔案管理課程教學(xué)存在著片面性，例如重理論，輕技術(shù)，輕實(shí)踐；重知識(shí)傳授，輕能力培養(yǎng)和知識(shí)應(yīng)用；師資隊(duì)伍建設(shè)和評(píng)價(jià)偏重于理論水平等。為了彌補(bǔ)這些缺陷，促使理論教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)的正確定位和有機(jī)結(jié)合，因此，“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)是文書(shū)工作與檔案管理教學(xué)改革發(fā)展的必然要求。首先要加強(qiáng)宣傳，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，一是要轉(zhuǎn)變教育行政部門(mén)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的觀念，使他們充分認(rèn)識(shí)到培養(yǎng)“雙師型”教師的重要性，將培養(yǎng)計(jì)劃納入議事日程，制定相關(guān)的政策，將培養(yǎng)工作落到實(shí)處。另一方面要轉(zhuǎn)變專(zhuān)業(yè)教師自身的觀念，樹(shù)立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，增強(qiáng)危機(jī)感和緊迫感，自覺(jué)主動(dòng)地投入到不斷提高自身素質(zhì)的學(xué)習(xí)中去。對(duì)于從高校畢業(yè)直接進(jìn)入文秘專(zhuān)業(yè)的教師，可以定期組織教師到秘書(shū)崗位進(jìn)行專(zhuān)業(yè)實(shí)踐，在實(shí)踐中提高他們的職業(yè)技能，并為他們獲得文秘資格證書(shū)或?qū)I(yè)技術(shù)職稱(chēng)提供實(shí)踐和機(jī)會(huì)；對(duì)于從行政轉(zhuǎn)行過(guò)來(lái)的教師，可以給予他們進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，引導(dǎo)鼓勵(lì)他們開(kāi)展學(xué)術(shù)研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關(guān)單位引進(jìn)文書(shū)工作與檔案管理工作第一線的高素質(zhì)人才，尋找、鼓勵(lì)并幫助優(yōu)秀的文書(shū)工作與檔案管理人才到學(xué)校任教，通過(guò)他們把積累多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、操作技能以及行業(yè)發(fā)展的信息和新觀念帶入學(xué)校，幫助在校任職教師開(kāi)闊眼界，了解市場(chǎng)需求，從而提升教學(xué)改革的有效性，因此，積極引進(jìn)高素質(zhì)的文書(shū)工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書(shū)工作與檔案管理教師隊(duì)伍質(zhì)量的有效方法之一。
將先進(jìn)的教學(xué)改革理念有機(jī)地融入到傳統(tǒng)的文書(shū)工作與檔案管理課程教學(xué)中去，使學(xué)生熟練掌握并運(yùn)用與時(shí)俱進(jìn)的專(zhuān)業(yè)技能，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)文書(shū)檔案管理人才的需要，是文書(shū)與檔案管理教學(xué)工作者的使命。隨著社會(huì)的發(fā)展，教學(xué)改革還將繼續(xù)深入開(kāi)展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創(chuàng)新，教學(xué)改革之路必定會(huì)越走越寬。
參考文獻(xiàn)：
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1.1 重要性
文書(shū)檔案所涉及的工作基本上就是對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行立卷、收集整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)利用、統(tǒng)計(jì)等等，這些工作不但是互為相連的，也是互為制約的。在這些工作內(nèi)容中，尤為重要的就是文書(shū)檔案的利用，其余的皆是服務(wù)于文書(shū)檔案的利用工作并為文書(shū)檔案的利用創(chuàng)造條件。通過(guò)文書(shū)檔案管理而服務(wù)于單位、部門(mén)的中心工作是辦公室人員的主要任務(wù)，加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理也是為促進(jìn)文書(shū)檔案在中心工作里的參謀作用，并且也被視作宣傳教育素材以及歷史根據(jù)，其重要性不言而喻。
1.2 特征
1.文檔工作一體化。文書(shū)檔案的應(yīng)用與形成都是在文書(shū)工作中促成的，文書(shū)工作的最終步驟就是整理文書(shū)檔案，是基于文件搜集、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、承辦來(lái)進(jìn)行的，二者密不可分。文書(shū)檔案主要是在文件工作中形成的，文書(shū)檔案的質(zhì)量對(duì)檔案工作及檔案管理的質(zhì)量有直接影響。2.文書(shū)檔案管理的綜合性。文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展主要是在單位辦公部門(mén)的文檔室進(jìn)行，它有著一定的綜合性。它不但負(fù)責(zé)管理文書(shū)檔案，還管理著人事、財(cái)會(huì)等檔案，分類(lèi)眾多、內(nèi)容繁復(fù)、工作系統(tǒng)，為單位的各項(xiàng)工作及時(shí)、準(zhǔn)確地提供參考資料，也由此提高了管理難度。當(dāng)前，隨著單位的不斷發(fā)展，辦公室人員和文檔室人員身兼多職的情況較多。所以，辦公室人員必須要提高文秘工作水平，同時(shí)具備文書(shū)檔案工作意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)理論、業(yè)務(wù)、技能等等，才能做一個(gè)優(yōu)秀的文書(shū)檔案管理者。
2 文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問(wèn)題
2.1 文書(shū)檔案管理制度方面不完善
通常辦公室文書(shū)檔案資料都設(shè)置于綜合檔案室或庫(kù)房里，辦公室工作人員由于主觀上的個(gè)人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區(qū)域限制，沒(méi)有及時(shí)將文書(shū)檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)各個(gè)部門(mén)相互推諉，十分不利于管理。加之文書(shū)檔案管理工作得不到重視，管理意識(shí)薄弱，檔案管理制度不完善，職責(zé)分工不明確等最終造成了管理成果與管理標(biāo)準(zhǔn)相去甚遠(yuǎn)的結(jié)果。
2.2 辦公室文書(shū)與檔案工作認(rèn)知不足
文書(shū)與檔案工作相輔相成，目前大多數(shù)單位采用的是文書(shū)和檔案“分塊管理”的制度。雖說(shuō)這種管理制度具備一定的有效性和科學(xué)性，但文書(shū)管理人員在實(shí)際工作中對(duì)檔案意識(shí)較為單薄，對(duì)自身職責(zé)認(rèn)知不清以及檔案人員對(duì)于其工作內(nèi)容理解的不到位，不愿意花精力作指導(dǎo)，于是在某種程度上這種制度讓文書(shū)工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，無(wú)法真正做到和諧的統(tǒng)一。 甚至?xí)?dǎo)致管轄區(qū)內(nèi)的文書(shū)檔案管理工作存在一定的滯后性。
2.3 文書(shū)檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)
由于文書(shū)檔案的管理人員存在專(zhuān)業(yè)知識(shí)與文化程度的差異。很多人員基本素質(zhì)有待提高，新知識(shí)明顯儲(chǔ)備不足。專(zhuān)業(yè)知識(shí)的欠缺在實(shí)際工作中會(huì)致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳌＿@些均嚴(yán)重影響了文書(shū)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。
3 辦公室文書(shū)檔案管理效率提升對(duì)策
3.1 利用信息化管理提高效率
辦公室文書(shū)檔案管理需要改變以往的那種獨(dú)立、封閉的管理方式，將文書(shū)檔案和網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，建設(shè)文書(shū)檔案信息管理系統(tǒng)。當(dāng)前，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展，將之運(yùn)用到文書(shū)檔案管理中，可以實(shí)現(xiàn)管理的便捷性與規(guī)范性，提升文件歸檔速度，減少文件歸檔時(shí)間，從而極大地降低了文書(shū)檔案管理者的工作強(qiáng)度，也有利于避免因?yàn)槿藶樵蚨鴮?dǎo)致的檔案遺漏、操作不規(guī)范等問(wèn)題出現(xiàn)。運(yùn)用信息化管理文書(shū)檔案還有助于保護(hù)和補(bǔ)充遺漏文件。具體來(lái)說(shuō)，就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)讓按件歸檔效果更加穩(wěn)定，最終可以更好地補(bǔ)充、插入遺漏文件。還有就是，在文書(shū)檔案的借閱上實(shí)行單份文件管理模式，讓借閱者不能接觸別的文件，以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的保密。運(yùn)用數(shù)字化掃描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保護(hù)原件的同時(shí)也簡(jiǎn)化借閱工作。
3.2 提高“文檔一體化”意識(shí)
文檔一體化的最終目的就是將文書(shū)檔案的管理工作在組織制度與具體運(yùn)作程序上進(jìn)行有機(jī)融合，超前控制文件管理，確保檔案質(zhì)量，使檔案工作程序簡(jiǎn)化，防止出現(xiàn)重復(fù)工作，促進(jìn)文檔工作流程更加合理化。文檔一體化的基礎(chǔ)工作就是文書(shū)工作，辦公室人員的檔案意識(shí)極其重要。要高度重視文書(shū)材料的立卷歸檔，處理文件時(shí)必須和檔案工作聯(lián)系在一起，讓文書(shū)、檔案管理一體化。因此，辦公室人員一定要確保文件材料的質(zhì)量，使文件材料的文體、格式等要規(guī)范而標(biāo)準(zhǔn)，不能使用復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆等起草、修改、謄印，文件要完整且齊全。
3.3 完善文書(shū)檔案管理制度
單位領(lǐng)導(dǎo)需真正認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實(shí)施文書(shū)檔案管理制度。文書(shū)是檔案的來(lái)源。遵照立檔歸檔原則，以企業(yè)形成的文書(shū)為準(zhǔn)則，工作中嚴(yán)格統(tǒng)一工作流程，建立健全歸檔制度。認(rèn)真學(xué)習(xí)省檔案局頒布的規(guī)章制度，擬定相應(yīng)的工作計(jì)劃。并在工作中注意：1.嚴(yán)控立卷歸檔的時(shí)效。2.保證文書(shū)的完整并合理分組。3.明確分檔的重點(diǎn)。4.定期清理已無(wú)保存價(jià)值的文檔。
3.4 保證文書(shū)檔案齊全完整
辦公室文書(shū)檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應(yīng)關(guān)心文書(shū)檔案的形成與辦理過(guò)程中的相關(guān)情況。文書(shū)工作者在最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查材料，發(fā)現(xiàn)應(yīng)有附件而未及時(shí)歸檔的要記得催要；有外借卻未按時(shí)上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應(yīng)甄別該文件會(huì)否具有保存價(jià)值，不具社會(huì)價(jià)值的無(wú)需歸檔。在檢閱完畢后進(jìn)一步完成歸檔工作。認(rèn)真完成從零散“頁(yè)”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫(kù)工作。
【關(guān)鍵詞】新時(shí)代，文書(shū)檔案管理工作，途徑
中等職業(yè)學(xué)校文書(shū)檔案主要是中等職業(yè)學(xué)校在行政管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的資料。它是中等職業(yè)學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)組成部分，對(duì)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理具有非常重要的意義。由此可見(jiàn)，檔案管理對(duì)學(xué)校的穩(wěn)固發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文以新時(shí)代文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)為切入點(diǎn)，對(duì)中等職業(yè)學(xué)校文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀和做好文書(shū)檔案管理的途徑進(jìn)行了詳細(xì)的闡述。
一、做好文書(shū)檔案管理工作的必要性
眾所周知，文書(shū)檔案管理工作具有非常鮮明的特點(diǎn)，那就是具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性、政策性以及機(jī)密性。特別是在這個(gè)信息化的時(shí)代，做好文書(shū)檔案管理工作，對(duì)促進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校的全面發(fā)展具有非常重要的意義。
（一）文書(shū)檔案在中等職業(yè)學(xué)校的日常管理中起著憑證的作用。可以說(shuō)文書(shū)檔案是中等職業(yè)學(xué)校曾經(jīng)開(kāi)展過(guò)的一些工作的有力憑證，這就使得文書(shū)檔案不同于其他文件，主要是由于它具有一定的法律效用。致使文書(shū)檔案如此特殊的原因是它對(duì)中等職業(yè)學(xué)校發(fā)生的事件的客觀記錄。同時(shí)，它還能夠完整的保留當(dāng)事人的筆跡或視頻音頻等。
（二）文書(shū)檔案具有一定的參考價(jià)值。正如前文所述，文書(shū)檔案是對(duì)學(xué)校社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的客觀、真實(shí)的記錄，不僅有較高的真實(shí)性，同時(shí)還能為中等職業(yè)學(xué)校開(kāi)展其他工作提供正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)參考，對(duì)完善學(xué)校的活動(dòng)方式提供了一些借鑒和幫助，具有較高的參考價(jià)值。
二、新時(shí)代文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)
（一）文書(shū)檔案管理工作非常復(fù)雜。我們知道，文書(shū)檔案管理的工作內(nèi)容無(wú)非就是對(duì)各類(lèi)資料的收集和保存。它主要的工作就是對(duì)一些資料的存檔管理，這些資料包括事件的資料、活動(dòng)過(guò)程、文件以及人事資料等。不僅要用各類(lèi)載體對(duì)資料進(jìn)行記錄，在存放時(shí)也要進(jìn)行分類(lèi)，這是現(xiàn)代文書(shū)檔案管理的方法。然而文書(shū)檔案管理涉及到的資料種類(lèi)非常多，致使文書(shū)檔案資料非常復(fù)雜。由此我們也不難看出，文書(shū)管理的工作不僅過(guò)程非常繁瑣，同時(shí)工作量是非常大的。
（二）文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)是文書(shū)工作。文書(shū)工作主要就是針對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行收集、記錄、整理、立卷以及歸檔等的工作。可見(jiàn)，文書(shū)檔案工作的開(kāi)展也是文書(shū)檔案形成的過(guò)程。所以，文書(shū)工作的工作質(zhì)量直接影響著文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。
（三）文書(shū)檔案種類(lèi)多樣，檔案載體多種多樣。隨著中等職業(yè)學(xué)校的不斷發(fā)展，學(xué)校的文件資料越來(lái)越豐富，自然文件的種類(lèi)也是多種多樣的，比如行政管理、黨群管理、特殊載體檔案等等諸多方面。同時(shí)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，文書(shū)檔案的載體也變得多了起來(lái)，比如照片、視頻、音頻以及電子文件等。
（四）文書(shū)檔案的管理具有公文管理的特點(diǎn)。公文管理的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)化方面。同時(shí)，文書(shū)檔案自己也有非常鮮明的特點(diǎn)，比如文書(shū)檔案的服務(wù)性、保密性以及規(guī)范性。不僅如此，文書(shū)檔案管理工作對(duì)資料的完整程度要求特別高。所以，學(xué)校文書(shū)檔案管理人員在開(kāi)展工作的時(shí)候要以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，以保障文書(shū)檔案的安全。
三、新時(shí)代文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）中等職業(yè)學(xué)校對(duì)文書(shū)檔案工作缺乏規(guī)范的管理。一直以來(lái)，很多學(xué)校和企業(yè)都對(duì)文書(shū)檔案管理沒(méi)有給予足夠的認(rèn)識(shí)，致使文書(shū)檔案工作缺乏規(guī)范的管理，具體表現(xiàn)為：檔案標(biāo)題不準(zhǔn)確、案卷內(nèi)容不完整、檔案不規(guī)范等現(xiàn)象。
（二）文書(shū)檔案檢索效率很低。我們知道，檔案的檢索方式無(wú)非就兩種，一種是手工檢索，另一種就是計(jì)算機(jī)檢索。一直以來(lái)，大部分中等職業(yè)學(xué)校檔案的檢索方式還是沿用手工檢索，這種檢索方式相對(duì)于計(jì)算機(jī)的檢索方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力了很多。所以，加快推進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校檔案檢索傳統(tǒng)模式的改革越來(lái)越有必要。
（三）文書(shū)檔案管理人員的工作能力有待提高。隨著中等職業(yè)學(xué)校管理的方式逐漸向著電子信息化的方向發(fā)展，特別是在電子信息技術(shù)已經(jīng)充分應(yīng)用在中等職業(yè)學(xué)校管理各個(gè)方面的情況下，以往文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)展的需求。所以，文書(shū)檔案管理人員操作計(jì)算機(jī)的能力水平，也是現(xiàn)階段中等職業(yè)學(xué)校文書(shū)檔案管理工作存在的主要問(wèn)題之一。
（四）文書(shū)檔案管理人員開(kāi)發(fā)檔案資源的力度不夠。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理的工作模式是工作人員只會(huì)被動(dòng)地處理工作，一般停留在對(duì)檔案的收集和保管上。對(duì)工作的熱情不夠，積極性也不高。這樣的工作態(tài)度容易導(dǎo)致學(xué)校文書(shū)檔案管理工作人員無(wú)法對(duì)文書(shū)檔案的資源進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)和利用。
四、新時(shí)代做好文書(shū)檔案管理工作的途徑
（一）提高文書(shū)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。我們知道，文書(shū)檔案管理是促進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。所以，它對(duì)檔案管理人員有著非常高的要求，檔案管理人員不僅要有高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)素質(zhì)，專(zhuān)業(yè)的技術(shù)水準(zhǔn)，同時(shí)還要有吃苦耐勞的精神。更為重要的是，檔案管理人員的職責(zé)范圍也是非常廣泛的，比如要對(duì)資料進(jìn)行收集、整理、記錄、積累、鑒定以及歸檔等等。另外，還要具備使用電子信息技術(shù)的能力，以便提升自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，從而促進(jìn)自身工作能力的提高。
關(guān)鍵詞 文書(shū)與檔案管理課程 課程建設(shè) 文書(shū)工作 檔案管理工作
中圖分類(lèi)號(hào)：G424 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
Instruments and File Management Course Construction
Based on Training Applied Secretarial Personnel
WANG Yinglu， PANG Mingxiu， GUO Ning
（College of Applied Arts and Technology， Tianjin University of Science & Technology， Tianjin 300457）
Abstract This paper discusses the building application-oriented secretarial personnel training programs， "Instruments and File Management" course. Mainly elaborates the overall design of the course concepts and ideas， this course is set in personnel training programs， teaching the implementation of this course， the process of evaluation of the course content. Fully discussed in various parts of the organic combination， and discusses the "Instruments and File Management" course rationality and importance in the administration of professional secretarial direction curriculum system， making it the key of training applied secretarial personnel.
Key words "Instruments and File Management" course; course construction; paperwork; file management work
我國(guó)高等教育從精英教育到大眾化教育的進(jìn)程中，應(yīng)用型本科人才的培養(yǎng)是其中重中之重的一部分。如何提高應(yīng)用型高級(jí)專(zhuān)門(mén)人才的培養(yǎng)質(zhì)量就擺在了所有應(yīng)用型本科教育工作者的面前。無(wú)論多么好的教育理念和構(gòu)想，最終都要通過(guò)人才培養(yǎng)方案的制定及課程教學(xué)的實(shí)施來(lái)實(shí)現(xiàn)。在這一過(guò)程中，課程建設(shè)就是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。
文秘專(zhuān)業(yè)方向的應(yīng)用型高級(jí)專(zhuān)門(mén)人才的培養(yǎng)不是一蹴而就的，在其課程建設(shè)的系列環(huán)節(jié)中需要科學(xué)的課程理念、適用的人才培養(yǎng)方案、優(yōu)秀的教材、合理的教學(xué)實(shí)施、完善的課程評(píng)價(jià)等。
1 科學(xué)的課程理念
結(jié)構(gòu)主義課程觀是應(yīng)用型本科課程很好的指導(dǎo)思想和理念。看應(yīng)用型本科人才的培養(yǎng)效果如何，不是看老師教了多少而是看學(xué)生掌握了多少，會(huì)運(yùn)用多少。結(jié)構(gòu)主義課程觀很好地解決了傳統(tǒng)教學(xué)中老師什么都懂，卻不知學(xué)生會(huì)多少的困局。其理念認(rèn)為老師教的是結(jié)構(gòu)，學(xué)生學(xué)的也是結(jié)構(gòu)，教師把新的知識(shí)鑲嵌在學(xué)生已有的知識(shí)框架結(jié)構(gòu)中，既便于學(xué)生的學(xué)習(xí)和記憶，又有助于學(xué)生靈活運(yùn)用已學(xué)到的知識(shí)去改造世界。
具體到文秘方向文書(shū)與檔案管理的課程實(shí)際中，如何把課程的主要內(nèi)容以框架結(jié)構(gòu)的方式傳授給學(xué)生呢？我們將在教學(xué)實(shí)施環(huán)節(jié)討論。
2 適用的人才培養(yǎng)方案
在應(yīng)用型本科發(fā)展的初始階段，很多應(yīng)用型本科專(zhuān)業(yè)的人才培養(yǎng)方案是照搬照抄研究型大學(xué)本科專(zhuān)業(yè)的人才培養(yǎng)方案的，沒(méi)有自己的特色和專(zhuān)長(zhǎng)。在本部分中，我們將討論文書(shū)與檔案管理課程在文秘人才培養(yǎng)方案中的設(shè)置，以此為例說(shuō)明要想培養(yǎng)出優(yōu)秀的應(yīng)用型高級(jí)專(zhuān)門(mén)人才，適用的人才培養(yǎng)方案是必要的，沿襲舊有的人才培養(yǎng)方案是沒(méi)有出路的。
2.1 文書(shū)與檔案管理課程在人才培養(yǎng)方案中的設(shè)置②
行政管理專(zhuān)業(yè)文秘方向培養(yǎng)方案初稿確定的文書(shū)檔案類(lèi)課程為檔案學(xué)，定稿中的文書(shū)檔案類(lèi)課程為文書(shū)與檔案管理。兩相比較，我們認(rèn)為文書(shū)與檔案管理課程的確定更加切合學(xué)生的實(shí)際。
對(duì)于行政管理專(zhuān)業(yè)文秘方向的同學(xué)來(lái)說(shuō)，文書(shū)的撰擬、文書(shū)的處理、檔案的管理等是文秘人員的核心技能，需要單獨(dú)開(kāi)設(shè)文書(shū)寫(xiě)作和文書(shū)處理方面的課程，才能解決這一問(wèn)題。所以在文秘方向的人才培養(yǎng)方案中，把文書(shū)的擬寫(xiě)和處理分別開(kāi)設(shè)在兩門(mén)課中。在征求了有關(guān)專(zhuān)業(yè)教師、學(xué)者及相關(guān)企事業(yè)單位從事文秘崗位群工作的資深從業(yè)者之后，確定關(guān)于文書(shū)擬寫(xiě)的課程定為實(shí)用文書(shū)寫(xiě)作，關(guān)于文書(shū)處理的課程定為文書(shū)與檔案管理。
2.2 文書(shū)與檔案管理課程的重要性
（1）社會(huì)的需求決定本課程在人才培養(yǎng)方案的重要地位。社會(huì)對(duì)文秘崗位群中從事文書(shū)檔案工作的人才需求從來(lái)都沒(méi)有缺少過(guò)，但是現(xiàn)在社會(huì)上的企事業(yè)單位從事文書(shū)檔案工作的人員出現(xiàn)了斷層。企事業(yè)單位中從事該類(lèi)工作的人員中，專(zhuān)業(yè)知識(shí)扎實(shí)、技能熟練的人員一般年齡相對(duì)較大，年輕人一般知識(shí)不系統(tǒng)，技能不專(zhuān)業(yè)。由于文書(shū)檔案工作本身所具有的枯燥性、程式性，辦文的人員需要嚴(yán)格按照文書(shū)檔案的流程辦理，沒(méi)有太多樂(lè)趣可言，所以造成愿意做該工作的人員稀少。（2）文書(shū)檔案工作的性質(zhì)決定了本課程的重要地位。文書(shū)檔案工作是一份技術(shù)性專(zhuān)業(yè)性非常強(qiáng)的工作，需要從事該工作的人員具備嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、規(guī)范的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。所以，對(duì)文秘人才，尤其是對(duì)具備文書(shū)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才的培養(yǎng)很有必要。
2.3 本課程與其它課程的關(guān)系
由于文書(shū)與檔案管理課程的重要地位，所以在修訂的文秘人才培養(yǎng)方案中把其放在該專(zhuān)業(yè)方向?qū)W生第六學(xué)期的課程中，在整個(gè)人才培養(yǎng)方案中起到承前啟后的作用。
2.3.1 本課程與先修課程的關(guān)系
（1）本課程與實(shí)用文書(shū)寫(xiě)作的關(guān)系。實(shí)用文書(shū)寫(xiě)作是行政管理專(zhuān)業(yè)文秘方向?qū)W生第四學(xué)期開(kāi)設(shè)的課程，與本課程有著最為密切的關(guān)系，學(xué)生在修學(xué)了文書(shū)的撰擬之后，才有可能明白文書(shū)的處理工作。不學(xué)習(xí)實(shí)用文書(shū)寫(xiě)作，文書(shū)與檔案管理課程就無(wú)從談起。把文書(shū)的撰制與處理分別放在兩門(mén)課中講授，使得文秘方向的學(xué)生在文書(shū)的寫(xiě)作與處理方面擁有更加扎實(shí)的基本功。
（2）本課程與秘書(shū)理論與實(shí)務(wù)的關(guān)系。秘書(shū)理論與實(shí)務(wù)是行政管理專(zhuān)業(yè)文秘方向?qū)W生第二學(xué)期開(kāi)設(shè)的課程，與本課程也有著極為密切的關(guān)系。因?yàn)槲拿毓ぷ魇怯扇齻€(gè)模塊組成的，分別是辦文、辦事、辦會(huì)，文書(shū)的撰制與擬寫(xiě)貫穿在這三個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，尤其是辦文的模塊，更體現(xiàn)了本課程與秘書(shū)理論與實(shí)務(wù)課程不可分割的聯(lián)系。
2.3.2 本課程與后續(xù)課程秘書(shū)綜合實(shí)訓(xùn)的關(guān)系
秘書(shū)綜合實(shí)訓(xùn)課是對(duì)文秘方向?qū)W生核心技能的綜合實(shí)訓(xùn)。該課程會(huì)對(duì)學(xué)生的辦文、辦事、辦會(huì)能力進(jìn)行綜合培訓(xùn)。綜合實(shí)訓(xùn)中的辦文環(huán)節(jié)包括文書(shū)的擬寫(xiě)與處理、文件的整理與歸檔、檔案的管理等方面的工作。這些環(huán)節(jié)當(dāng)中，除了文書(shū)的實(shí)際擬寫(xiě)工作非本課程授課范圍，其他都是本課程的講授重點(diǎn)。可見(jiàn)，本課程與綜合實(shí)訓(xùn)中的辦文工作密不可分。
3 優(yōu)秀的教材
有了科學(xué)的課程理念作為支撐，適用的人才培養(yǎng)方案作為保證，培養(yǎng)應(yīng)用型文秘高級(jí)專(zhuān)門(mén)人才課程建設(shè)的第三個(gè)環(huán)節(jié)就是要有優(yōu)秀的，遵循課程理念的教材。按照結(jié)構(gòu)主義課程觀的理念，我們將本課程轉(zhuǎn)換成如下結(jié)構(gòu)。
3.1 文書(shū)與檔案管理課程的總體知識(shí)框架
文書(shū)與檔案管理分為：紙質(zhì)文書(shū)工作與檔案管理工作;電子文件與電子檔案。電子文件和電子檔案工作是在紙質(zhì)文書(shū)與檔案管理工作理論和實(shí)踐的基礎(chǔ)上形成的。
文書(shū)工作包括文書(shū)概述、文書(shū)的撰擬與制發(fā)、文書(shū)的處理、文書(shū)的整理歸檔。
檔案管理工作包括檔案概述、檔案的鑒定、檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管、檔案的提供利用。
在文書(shū)與檔案管理的課程結(jié)構(gòu)中，文書(shū)的整理與歸檔工作是整個(gè)文書(shū)與檔案工作的連接部分，起著至關(guān)重要的作用。它不是單位中檔案室的工作，不能等到文件統(tǒng)一歸檔的時(shí)候再做。由于它的核心作用，這一章處于整個(gè)課程體系的中間環(huán)節(jié)。
3.2 基于課程結(jié)構(gòu)的教材
目前，適合于培養(yǎng)應(yīng)用型本科文秘人才的文書(shū)與檔案管理課程的教材不多，更多的是高職高專(zhuān)類(lèi)關(guān)于該課程的教材。在僅有的大學(xué)本科的關(guān)于該課程的教材中，基本上還是沿用研究型大學(xué)或高職高專(zhuān)類(lèi)院校教材的底本。在條件成熟的情況下，我們將編寫(xiě)更加適合應(yīng)用型文秘高級(jí)專(zhuān)門(mén)人才培養(yǎng)需要的課程教材。
4 合理的課程實(shí)施
文書(shū)與檔案管理課程是行政管理專(zhuān)業(yè)文秘方向大三學(xué)生的專(zhuān)業(yè)必修課程，其重要性毋庸置疑。這就要求在課程實(shí)施過(guò)程中從教師和學(xué)生兩方面共同努力，構(gòu)筑學(xué)習(xí)共同體，才能取得預(yù)期的效果。我們將以課程結(jié)構(gòu)中的實(shí)用文書(shū)寫(xiě)作與文書(shū)與檔案管理課程的結(jié)構(gòu)融合來(lái)說(shuō)明本部分內(nèi)容。
4.1 教師方面
實(shí)用文書(shū)寫(xiě)作是文秘學(xué)生大二第二學(xué)期的課程，文書(shū)與檔案管理是文秘學(xué)生大三第二學(xué)期的課程。兩門(mén)課程都是為了培養(yǎng)該專(zhuān)業(yè)方向?qū)W生辦文能力，如果只開(kāi)設(shè)其中一門(mén)課程，對(duì)于辦文工作來(lái)說(shuō)是有極大缺陷的。按照課程指導(dǎo)理念，教師若將兩門(mén)課程囊括在一個(gè)結(jié)構(gòu)中，將大大提高學(xué)生的學(xué)習(xí)和運(yùn)用知識(shí)的效果。
文書(shū)與檔案管理課程包括文書(shū)工作與檔案工作。文書(shū)工作包括收文處理程序和發(fā)文處理程序。發(fā)文處理程序又包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、登記和分發(fā)等環(huán)節(jié)，而《實(shí)用文書(shū)寫(xiě)作》中的文書(shū)擬寫(xiě)只是發(fā)文處理中的一個(gè)環(huán)節(jié)，即草擬的環(huán)節(jié)。這樣，教師在學(xué)生舊有知識(shí)框架的基礎(chǔ)上，將新的內(nèi)容不費(fèi)吹灰之力就鑲嵌進(jìn)去了，就會(huì)起到事半功倍的作用。
教師在課程內(nèi)容整合的同時(shí)，要注意對(duì)學(xué)生進(jìn)行課程理念的滲透，運(yùn)用各種教學(xué)方法和手段，在授課之初就指導(dǎo)學(xué)生建立自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。
4.2 學(xué)生方面
學(xué)生作為學(xué)習(xí)共同體的另一部分，必須從自身做起，積極主動(dòng)地通過(guò)各種形式學(xué)習(xí)和運(yùn)用知識(shí)。對(duì)于沒(méi)有建立自己知識(shí)體系的學(xué)生，要在教師的帶領(lǐng)下，盡快建立文書(shū)寫(xiě)作與處理的知識(shí)結(jié)構(gòu);對(duì)于已有自己知識(shí)體系的學(xué)生，要在教師的指導(dǎo)下，將文書(shū)工作與檔案管理工作的內(nèi)容和相關(guān)課程的內(nèi)容有機(jī)地結(jié)合，盡快構(gòu)筑更加完善的網(wǎng)狀知識(shí)結(jié)構(gòu)。
5 完善的課程評(píng)價(jià)
要改變傳統(tǒng)大學(xué)課程評(píng)價(jià)中一次考試定成敗的模式，必須采用過(guò)程性考核的綜合課程評(píng)價(jià)體系。完善的過(guò)程評(píng)價(jià)體系是和教學(xué)實(shí)施緊密聯(lián)系在一起的。學(xué)生每一次的積極參與，每一次的小作業(yè)，每一次的階段考核都應(yīng)在最后的分?jǐn)?shù)中占有一定比例。這樣，就避免了部分學(xué)生平時(shí)不重視，臨到考試抱佛腳的現(xiàn)象;同時(shí)也避免了個(gè)別同學(xué)鋌而走險(xiǎn)，用作弊的方式來(lái)彌補(bǔ)平時(shí)學(xué)習(xí)中的不足。如此，促使學(xué)生抓住平時(shí)的每一堂課，變被動(dòng)為主動(dòng)，這才真正達(dá)到了課程建設(shè)的目的。
注釋
① 本文基于天津科技大學(xué)行政管理專(zhuān)業(yè)文秘方向?qū)W生人才培養(yǎng)方案中《文書(shū)與檔案管理》進(jìn)行教學(xué)設(shè)計(jì)。
② 行政管理專(zhuān)業(yè)文秘方向?qū)W生的人才培養(yǎng)方案是在原行政管理專(zhuān)業(yè)學(xué)生的人才培養(yǎng)方案的基礎(chǔ)上修改調(diào)整形成的。
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關(guān)鍵詞 文書(shū)檔案 檔案管理 檔案工作 原則 方法
文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)管理、經(jīng)營(yíng)決策、問(wèn)題處理、信息交流、研究開(kāi)發(fā)等活動(dòng)的重要載體。文書(shū)檔案為學(xué)校管理、教學(xué)、科研等實(shí)踐活動(dòng)提供了第一手資料，也為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供了科學(xué)依據(jù)。做好文書(shū)檔案工作是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，也是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要工作。隨著教育改革的不斷深入，學(xué)校文書(shū)檔案工作的內(nèi)容和范圍也在擴(kuò)大。文書(shū)檔案工作需要不斷適應(yīng)工作變化的需要，如何以更加科學(xué)、合理、高效的原則和方法開(kāi)展文書(shū)檔案工作，是擺在文書(shū)檔案管理工作人員面前的重要課題。本文通過(guò)分析當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足之處，探討了做好文書(shū)檔案管理工作的原則和方法。
1 文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足
1.1 對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度還不夠
文書(shū)檔案工作不像其他工作那樣容易出成績(jī)，因此一些領(lǐng)導(dǎo)也不大愿意更多地投入和關(guān)注，僅僅要求保管好文件，確保檔案信息不外泄、無(wú)遺失，需要時(shí)可以及時(shí)提供參考即可。這些想法造成文書(shū)檔案管理工作不被重視，也直接影響到檔案管理工作人員的積極性，導(dǎo)致工作質(zhì)量不高。
1.2 文書(shū)工作與檔案管理存在脫節(jié)現(xiàn)象
文書(shū)工作與檔案管理，在實(shí)際工作中實(shí)行分塊管理，這無(wú)形中拉大了兩者之間的距離，導(dǎo)致文書(shū)工作人員檔案管理意識(shí)薄弱，而檔案工作人員也很少關(guān)注文書(shū)工作，使兩方面的工作存在脫節(jié)現(xiàn)象。公文格式和處理方面也存在著不合理、不規(guī)范的情況，使現(xiàn)有的文件檔案內(nèi)容繁瑣、形式多樣，不利于分類(lèi)、保管。
1.3 各部門(mén)之間對(duì)檔案工作缺乏配合和協(xié)作
文書(shū)檔案分散在各個(gè)科室部門(mén)，歸檔時(shí)需要廣泛收集，但各部門(mén)往往不太配合和協(xié)作。一些部門(mén)覺(jué)得自己留檔方便工作，于是不愿意將文件資料交付檔案管理人員統(tǒng)一保管。由于得不到相關(guān)部門(mén)的配合和支持，也影響到一些檔案管理人員的工作積極性，導(dǎo)致一些重要文件檔案不能及時(shí)歸檔，長(zhǎng)期下來(lái)，一些重要文件檔案容易流失和不能歸檔。
1.4 檔案收集整理不規(guī)范
一是所收集材料不規(guī)范，文書(shū)人員文件處理、版記和用紙不規(guī)范。不按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，如錯(cuò)用文種，格式不對(duì)，無(wú)標(biāo)題、著名、編號(hào)、時(shí)間；文件用印不當(dāng)；無(wú)主題詞或主題詞不準(zhǔn)確；行文不規(guī)范；公文紙張克度不夠，紙張大小、裝訂不符合要求；底稿書(shū)寫(xiě)用紙不規(guī)范等。
二是歸檔文件整理不符合規(guī)范和材料不完整。《中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則》對(duì)歸檔有明確規(guī)定，但文書(shū)人員在實(shí)際操作過(guò)程中不按照要求，如歸檔材料使用字跡易消失的傳真紙，不用復(fù)印紙；只重視收集紙質(zhì)材料，忽視其他材料，只收集正文，不收集附件和說(shuō)明等。
以上問(wèn)題，給檔案管理工作帶來(lái)許多不便，也直接影響到檔案的質(zhì)量和使用效果。
1.5 檔案“重藏輕用”的習(xí)慣未得根本改觀
受傳統(tǒng)思維習(xí)慣的影響，許多單位重視檔案的收集、整理、鑒定和保管等環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)，而忽視對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，使文書(shū)檔案的價(jià)值未得到充分的發(fā)揮。
2 做好文書(shū)檔案管理工作原則和方法
2.1 提高文書(shū)檔案管理工作的地位和認(rèn)識(shí)水平
提高文書(shū)檔案管理工作的地位和認(rèn)識(shí)水平，是做好文書(shū)檔案工作的前提和保證。檔案工作者應(yīng)積極主動(dòng)地向教職工尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做好檔案管理工作重要性的宣傳工作，提高大家對(duì)檔案工作的了解和認(rèn)識(shí)水平。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要足夠重視文書(shū)檔案管理工作，一是要建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的監(jiān)督和檢查；二是增加物質(zhì)投入，提高文書(shū)檔案管理的信息化和規(guī)范化水平；三是將文書(shū)檔案管理工作納入到學(xué)校正常事物工作中，提高文書(shū)檔案管理工作的地位和影響力。
2.2 推動(dòng)和實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”
“文檔一體化”是把文書(shū)工作與檔案管理工作融合在一起，加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的超前控制，既保證檔案質(zhì)量，也簡(jiǎn)化檔案部門(mén)的工作流程，提高工作效率[2]。其做法是在公文生成制發(fā)至歸檔管理全過(guò)程都使用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，生成公文部門(mén)按檔案管理及歸檔要求以統(tǒng)一格式輸入和輸出，從而實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案生成一體化和管理一體化。現(xiàn)階段紙質(zhì)文件和電子文件并存，檔案部門(mén)需要同時(shí)收集紙質(zhì)檔案和電子文件檔案，兩者共同管理。
2.3 加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通與協(xié)作
檔案部門(mén)和文書(shū)生成部門(mén)都應(yīng)當(dāng)圍繞文書(shū)檔案管理工作的大局，加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通與協(xié)作，才能確保文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。檔案管理工作人員應(yīng)經(jīng)常主動(dòng)同其他科室部門(mén)的同事保持溝通，既要明確文書(shū)檔案收集的范圍和要求，也要盡量幫助其減輕工作量，以獲得對(duì)方最大限度的理解與支持，從而共同把文書(shū)檔案管理工作做好。
2.4 檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化
檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，其原則是：⑴堅(jiān)持和貫徹“檔案工作實(shí)行集中、統(tǒng)一管理”的原則；⑵在上級(jí)和本單位主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)劃和指導(dǎo)下進(jìn)行；⑶提高檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)性。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)在硬件建設(shè)和做好文書(shū)處理環(huán)節(jié)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)上下功夫。“文書(shū)部門(mén)立卷”是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要做好及時(shí)歸卷、及時(shí)收集、及時(shí)分類(lèi)工作，避免積壓。
2.5文書(shū)檔案管理要注重創(chuàng)新
墨守成規(guī)是不能使文書(shū)檔案管理工作進(jìn)步和完善的，改革發(fā)展和信息化使文書(shū)檔案工作面臨新的機(jī)遇，所以應(yīng)抓住機(jī)遇力求創(chuàng)新。可在以下幾方面創(chuàng)新：⑴機(jī)制創(chuàng)新，建立主動(dòng)參與機(jī)制、自我營(yíng)銷(xiāo)機(jī)制及互動(dòng)、銜接、協(xié)調(diào)機(jī)制。⑵優(yōu)化文書(shū)檔案隊(duì)伍建設(shè)。一是要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍培養(yǎng)，首先是提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)；二是要建立優(yōu)勝劣汰的用人機(jī)制。⑶提高創(chuàng)新意識(shí)，變等、靠、要為主動(dòng)進(jìn)取。⑷通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新，提高工作效率。
2.6加快檔案信息化建設(shè)，提高檔案現(xiàn)代化水平
文書(shū)檔案信息化建設(shè)，是適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展和檔案管理現(xiàn)代化的必由之路，學(xué)校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)抓住這個(gè)機(jī)遇，大力推進(jìn)。從以下幾方面開(kāi)展信息化建設(shè)：⑴按照系統(tǒng)論和集成化的要求，提高系統(tǒng)的整體水平。⑵建設(shè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。⑶選擇合適的技術(shù)路線，滿(mǎn)足經(jīng)濟(jì)合理和技術(shù)先進(jìn)的原則。⑷做好相關(guān)人才隊(duì)伍的建設(shè)。⑸實(shí)行統(tǒng)一管理和人機(jī)結(jié)合的原則。
3 結(jié)語(yǔ)
在新的發(fā)展形勢(shì)下，學(xué)校文書(shū)檔案管理工作需要克服和改變陳舊落后的觀念和行為，不斷創(chuàng)新和提高管理效率，采用規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作方式，加強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)與配合，加快學(xué)校檔案信息化建設(shè)的步伐，提高文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化水平，以適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
參考文獻(xiàn)：
[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；文書(shū)檔案；管理；特點(diǎn)；現(xiàn)狀；策略
近年來(lái)，醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)管理工作中所面臨的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境發(fā)生了較大的變化，這就對(duì)醫(yī)院的管理工作提出了更高的要求。醫(yī)院公文檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的基礎(chǔ)性工作，醫(yī)院文書(shū)檔案是對(duì)醫(yī)院發(fā)展歷史的重要記載，是確保醫(yī)院能夠良性發(fā)展的重要信息依據(jù)，這就對(duì)文書(shū)檔案的完整性提出了更高的要求。因此，需要強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案的管理工作，使其為醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展起到重要的保障作用。
一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)
醫(yī)院文書(shū)檔案不僅記載著醫(yī)院的發(fā)展史，更是醫(yī)院重要事件與公文活動(dòng)資料的匯總，因此在醫(yī)院發(fā)展和管理工作中發(fā)揮著非常重要的作用。新時(shí)期醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作具有以下特點(diǎn)：
（一）規(guī)范性。文書(shū)檔案多以領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的公文為主，因此在管理工作中需要嚴(yán)格對(duì)公文的類(lèi)型、檢查和傳遞等方面進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，確保實(shí)現(xiàn)對(duì)公文的規(guī)范性管理。
（二）服務(wù)性。醫(yī)院文書(shū)檔案作為醫(yī)院及部門(mén)各項(xiàng)決策的重要依據(jù)和參考，其具有較強(qiáng)的服務(wù)性，因此需要在文書(shū)檔案管理工作中更好的對(duì)其服務(wù)性進(jìn)行重視，進(jìn)一步對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，提供工作效率，從而更好的為患者提供便利的查詢(xún)服務(wù)。
（三）保密性。文書(shū)檔案是對(duì)醫(yī)院重要事件的真實(shí)記錄，同時(shí)也是各項(xiàng)公文活動(dòng)資料的匯總，可以說(shuō)醫(yī)院內(nèi)部的許多重要信息都會(huì)由文書(shū)檔案記錄下來(lái)，這些信息作為醫(yī)院的內(nèi)部信息資料，具有一定的保密性，一旦發(fā)生信息的泄露，則會(huì)對(duì)醫(yī)院帶來(lái)不良的影響，不利于醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展。
二、當(dāng)前醫(yī)院文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀
（一）文書(shū)檔案管理基礎(chǔ)較差
長(zhǎng)期以來(lái)醫(yī)院文書(shū)檔案管理都處于封閉的狀態(tài)，更重視于保管工作。而且不同時(shí)期對(duì)文書(shū)檔案管理質(zhì)量要求也不同，檔案缺乏統(tǒng)一的整理規(guī)則，再加在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，對(duì)檔案工作缺乏重視，經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，檔案管理人員整體素質(zhì)較低，這就導(dǎo)致醫(yī)院文書(shū)檔案管理基礎(chǔ)較差，不利于各項(xiàng)檔案工作的順利開(kāi)展。
（二）文書(shū)工作與文書(shū)檔案工作脫節(jié)
在醫(yī)院管理工作中，文書(shū)和檔案處于分塊管理的狀態(tài)，這就導(dǎo)致文書(shū)工作與檔案工作存在許多脫節(jié)的情況，無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的銜接。同時(shí)醫(yī)院文書(shū)人員由于自身檔案意識(shí)淡薄，在日常工作中，往往存在著不能及時(shí)進(jìn)行收集，收集范圍不明確等問(wèn)題，同時(shí)還存在著用紙、裝訂、附件、辦理程序及編號(hào)不規(guī)范等情況，文書(shū)處理的質(zhì)量不高，這就文書(shū)檔案收集工作的質(zhì)量帶來(lái)了較大的影響，不利于文書(shū)檔案利用工作的開(kāi)展，同時(shí)還會(huì)對(duì)文件價(jià)值鑒定及文件之間的有機(jī)聯(lián)系帶來(lái)較大的影響。
（三）文書(shū)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
文書(shū)檔案管理工作需要由文書(shū)人員和檔案管理人員共同完成，但在實(shí)際工作中，文書(shū)人員自身檔案意識(shí)淡薄，檔案人員也沒(méi)有履行對(duì)文書(shū)人員的指導(dǎo)和監(jiān)管職責(zé)，這就導(dǎo)致文書(shū)檔案存在許多不規(guī)范的地方，不利于文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。
（四）文書(shū)檔案管理不規(guī)范
醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于文書(shū)檔案的歸檔一直沒(méi)有明確其范圍，這就導(dǎo)致工作人員對(duì)于文書(shū)檔案歸檔界限在認(rèn)識(shí)上較為模糊，在實(shí)際工作中，檔案不能及時(shí)歸檔的現(xiàn)象較為常見(jiàn)，檔案極易發(fā)生毀損和丟失。同時(shí)在當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作中信息化技術(shù)應(yīng)用水平不高，管理手段較為落后，這就導(dǎo)致醫(yī)院文書(shū)檔案在檢索、查閱過(guò)程中受到諸多的制約，對(duì)檔案的服務(wù)性帶來(lái)不利影響。
二、新時(shí)期提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平的策略
（一）提高醫(yī)院文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)
醫(yī)院應(yīng)該具有文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理意識(shí)。從醫(yī)院管理角度來(lái)講，重視文書(shū)檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起，只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理的重要作用有了深刻的認(rèn)識(shí)，才能讓檔案人員對(duì)文書(shū)檔案的管理形成科學(xué)管理意識(shí)。在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院文書(shū)檔案管理者必須通過(guò)職業(yè)素養(yǎng)提升來(lái)熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理，既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢(xún)幫助，又能讓醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平更一層樓。所以，作為文書(shū)檔案管理者，應(yīng)該具有高度服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真收集、整理、管理醫(yī)院文書(shū)檔案，加強(qiáng)檔案的匯編與分類(lèi)工作，讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。
（二）優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作
在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下，醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進(jìn)行，在目前形勢(shì)下，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理需要通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來(lái)提高工作效率，以促進(jìn)文書(shū)檔案管理科學(xué)化。醫(yī)院應(yīng)該完善文書(shū)檔案信息管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)、微縮、光盤(pán)之類(lèi)的多介質(zhì)兼容，對(duì)文書(shū)檔案的全文進(jìn)行掃描存入，對(duì)文書(shū)檔案的案卷級(jí)以及文件級(jí)等多方面信息進(jìn)行存儲(chǔ)和檢索，以節(jié)省醫(yī)院文書(shū)檔案管理資源，節(jié)省檢索時(shí)間，將檢索中的認(rèn)為失誤率降低，保證檢索準(zhǔn)確率，優(yōu)化醫(yī)院文書(shū)檔案管理效率。
（三）以制度保證醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量
規(guī)范、完善的文書(shū)檔案管理制度是確保醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作制度化、規(guī)范化的重要保證。醫(yī)院需要認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局的管理政策，從自身的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)文書(shū)檔案材料的規(guī)范范圍、保管時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定，通過(guò)正確界定范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限，使醫(yī)院文書(shū)檔案可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院情況。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的工作執(zhí)行力，使文書(shū)檔案管理切實(shí)為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書(shū)檔案管理制度落到實(shí)處，院長(zhǎng)牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、檔案管理部門(mén)逐級(jí)負(fù)責(zé)，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的監(jiān)督考核，以便于使文書(shū)檔案管理制度真正得以落實(shí)。
（四）提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理者的素質(zhì)
醫(yī)院需要全面加強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)，通過(guò)講座宣傳、考察交流、培訓(xùn)等方式來(lái)提高檔案管理者的專(zhuān)業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導(dǎo)他們通過(guò)現(xiàn)代化的新管理方法來(lái)落實(shí)文書(shū)檔案管理，同時(shí)可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來(lái)優(yōu)化文書(shū)檔案管理效率，使文書(shū)檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進(jìn)行。
三、結(jié)束語(yǔ)
加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案的管理，不僅需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)此項(xiàng)工作給予高度重視，加大資金投入，同時(shí)，檔案部門(mén)要加大對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，全方位提升文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)；另一方面，要加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部各部門(mén)間的管理與溝通，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改進(jìn)服務(wù)方式和手段，真正實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的飛躍。
參考文獻(xiàn)
[1]張愛(ài)曾.醫(yī)院文書(shū)檔案管理和利用[J].中國(guó)社區(qū)醫(yī)師，2014（10）：56.
關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；文書(shū)檔案；管理現(xiàn)狀；解決對(duì)策
引言
檔案管理工作實(shí)施起來(lái)較為繁瑣、復(fù)雜，且需要很長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)整個(gè)各項(xiàng)資料，文書(shū)檔案管理作為檔案管理工作的一個(gè)重要部分，對(duì)于管理中各項(xiàng)資料收集、整理起到很大促進(jìn)作用。而檔案開(kāi)發(fā)、收集、整理等作為中職學(xué)校開(kāi)展管理工作的核心內(nèi)容之一，尤其是文書(shū)檔案對(duì)學(xué)校教學(xué)、科研、發(fā)展等均起到重要作用，對(duì)學(xué)校的管理、建設(shè)工作也會(huì)產(chǎn)生很大影響。因此，本文從當(dāng)前中職學(xué)校文書(shū)檔案工作的現(xiàn)狀著手分析，針對(duì)存在的問(wèn)題，重點(diǎn)探究具體的應(yīng)對(duì)措施，以進(jìn)一步提升文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量及工作效率。
1.關(guān)于中職學(xué)校文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀分析
1.1中職學(xué)校的檔案管理制度還需不斷完善
中職學(xué)校管理工作中，文書(shū)檔案管理工作是其中一個(gè)部分，其管理不當(dāng)直接反映出學(xué)校的管理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)、制度不夠健全，缺乏高效的管理制度行為約束，易降低管理工作效率。如：學(xué)校管理人員在收集、整理文書(shū)期間，各個(gè)部門(mén)管理人員未及時(shí)溝通，造成合作不順暢等，均會(huì)影響管理工作進(jìn)度及水平；在調(diào)取、使用文書(shū)的過(guò)程中，其管理?xiàng)l例、程序等不夠成熟，使文書(shū)調(diào)取過(guò)程較混亂，會(huì)造成文書(shū)遺失的現(xiàn)象，從而影響學(xué)校文書(shū)檔案管理工作的有序開(kāi)展。
1.2中職學(xué)校文書(shū)檔案資料收集較分散
目前很多中職學(xué)校的高層管理者，對(duì)于學(xué)校內(nèi)部的文書(shū)檔案管理工作并未引起重視，且關(guān)注度非常小，他們更多的注意力都集中于提升學(xué)校的教學(xué)水平方面。此種管理狀態(tài)長(zhǎng)此以往，將影響各業(yè)務(wù)部門(mén)文書(shū)檔案收集整理的重視程度，以致沒(méi)把檔案收集、整理等過(guò)程直接納入到主要工作組成中，這就容易降低管理人員的工作主動(dòng)性，且易引發(fā)文書(shū)檔案收集、整理不夠完整，很多資料較分散等問(wèn)題，嚴(yán)重的使文書(shū)檔案的收集和檔案管理工作間的銜接出現(xiàn)問(wèn)題[1]。這主要因?yàn)槲臅?shū)檔案管理和普通檔案管理之間即有聯(lián)系又有區(qū)別，若二者難以較好地銜接，則會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作相互脫節(jié)，從而影響中職學(xué)校的整個(gè)檔案管理工作的開(kāi)展。
1.3中職學(xué)校對(duì)文書(shū)檔案管理工作者培訓(xùn)不足
中職學(xué)校在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作時(shí)，未對(duì)有關(guān)管理工作者提出較嚴(yán)格的要求，且日常管理工作中缺乏對(duì)檔案管理工作者的重視程度偏低，未對(duì)其做相應(yīng)的培訓(xùn)，僅僅把培訓(xùn)重心轉(zhuǎn)移到學(xué)校教師培訓(xùn)上。更有甚者，很多中職學(xué)校的文書(shū)檔案管理工作主要由學(xué)校教師兼職，在未經(jīng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的情況之下，使得文書(shū)檔案管理者的工作效率、工作質(zhì)量等受很多影響，這就很難滿(mǎn)足學(xué)校日常文書(shū)檔案管理工作。
1.4中職學(xué)校文書(shū)檔案管理信息化程度偏低
中職學(xué)校因受資金投入、管理方式等因素限制，使學(xué)校開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作時(shí)，常常出現(xiàn)檔案室基礎(chǔ)設(shè)備與標(biāo)準(zhǔn)不符、安保標(biāo)準(zhǔn)地、現(xiàn)代化、信息化水平低等，從而影響文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化程度，尤其在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面，文書(shū)檔案管理部門(mén)的現(xiàn)代化水平較落后，而上述因素會(huì)大大降低學(xué)校文書(shū)檔案管理工作效率。
2.改善中職學(xué)校文化檔案管理的核心措施
2.1完善中職學(xué)校文書(shū)檔案管理制度
制度作為一種使各項(xiàng)工作按照計(jì)劃達(dá)到預(yù)期設(shè)定的目的、需人們一同遵守的行為準(zhǔn)則，對(duì)人們的日常行為起到一定的規(guī)范作用。首先，在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中，中職學(xué)校應(yīng)堅(jiān)持以制度作為管理規(guī)范，仔細(xì)熟知各檔案法、不同種類(lèi)公文的處理辦法，按照相關(guān)部門(mén)的公文管理規(guī)定，提出相應(yīng)的管理方法，并整合以往的規(guī)定，構(gòu)建一體化、規(guī)范化的文書(shū)檔案管理策略。同時(shí)要將文書(shū)檔案管理辦法納入單位部門(mén)規(guī)章，進(jìn)一步提高管理人員對(duì)檔案管理執(zhí)行程序的統(tǒng)一性，提高辦事效率和辦事質(zhì)量，減少工作復(fù)核量。
其次，制定規(guī)范、統(tǒng)一的管理方法，可使整個(gè)文書(shū)檔案工作做到有據(jù)可依，有章可循，且制定可文書(shū)檔案管理方法后，管理者需在文件形成初期，嚴(yán)格檢查、鑒定、分類(lèi)、歸檔文書(shū)編號(hào)，以做好檔案管理有關(guān)工作，縮減重復(fù)工作量，確保檔案和文書(shū)協(xié)調(diào)；最后，中職學(xué)校文書(shū)檔案管理者需全面、細(xì)致地檢查案卷，將學(xué)校中無(wú)用的文件完全剔除，重新整理、歸類(lèi)案卷，盡可能地把有聯(lián)系的文件整理在一起，以使案卷更加規(guī)范化。同時(shí)文書(shū)檔案管理者需規(guī)范文書(shū)題名，在記錄各資料的簡(jiǎn)稱(chēng)時(shí)，需規(guī)范有效，保證檢索文書(shū)資料的準(zhǔn)確度，在管理文書(shū)檔案時(shí)健全規(guī)章制度，使工作流程更加規(guī)范化，從而提升學(xué)校文書(shū)檔案管理工作水平。
2.2促進(jìn)中職學(xué)校檔案管理和文書(shū)檔案工作間的協(xié)調(diào)
中職學(xué)校內(nèi)部的檔案管理和文書(shū)檔案管理工作即存在一定的聯(lián)系又互相區(qū)別，對(duì)此，想要提升文書(shū)檔案管理效率，就需先做好學(xué)校普通檔案管理工作。文件作為檔案基礎(chǔ)，檔案屬于文件的歸宿，學(xué)校文書(shū)工作水平對(duì)于文書(shū)檔案管理水平會(huì)產(chǎn)生直接的影響，因此，學(xué)校的文書(shū)工作者需具備相應(yīng)的檔案管理意識(shí)，在執(zhí)行歸檔制度的過(guò)程中，應(yīng)保證整個(gè)檔案文件完整、準(zhǔn)確，并以文件資料收集、整理工作為準(zhǔn)，促進(jìn)檔案室內(nèi)工作人員和管理者之間的聯(lián)系，使各個(gè)工作者做好各自的檔案審查職責(zé)，從而做好學(xué)校的文書(shū)檔案管理工作[2]。
2.3加強(qiáng)對(duì)中職學(xué)校文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)
針對(duì)中職學(xué)校的文書(shū)檔案管理者，其職業(yè)技能、檔案管理意識(shí)施做基本的要求，這就需學(xué)校加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的培訓(xùn)，以增長(zhǎng)其見(jiàn)識(shí)，同時(shí)多思考一些問(wèn)題，以提升其認(rèn)知能力，同時(shí)學(xué)校需告知檔案管理者不斷學(xué)習(xí)、思考，以培養(yǎng)管理者的各方面能力及提升其綜合素質(zhì)。現(xiàn)在大多數(shù)中職學(xué)校教師、各部門(mén)管理者入職后，均會(huì)對(duì)其做相應(yīng)的培訓(xùn)，時(shí)間在15-30天左右，主要便于相關(guān)工作者盡快地熟悉自己的工作環(huán)境，同時(shí)也為進(jìn)一步培養(yǎng)及鍛煉工作者的工作能力。中職學(xué)校的文書(shū)檔案管理工作雖然表面上看比較簡(jiǎn)單，但是內(nèi)容較多，所涉及的數(shù)據(jù)資料也非常多，管理起來(lái)任務(wù)較繁重，需綜合素質(zhì)高且專(zhuān)業(yè)技能較強(qiáng)的管理者才可勝任。
2.4促進(jìn)中職學(xué)校文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理
中職學(xué)校以往的文書(shū)檔管理方法，盡管確保文件和文件間互相聯(lián)系，這樣能確保單份的文件不會(huì)磨損、遺失，其保密性、安全性均能保障，但在互聯(lián)網(wǎng)普遍運(yùn)用的環(huán)境下，學(xué)校以往的管理方法在文書(shū)管理中的缺點(diǎn)慢慢凸顯出來(lái)，這就難以確保案卷質(zhì)，對(duì)學(xué)校文書(shū)檔案銷(xiāo)毀、利用及鑒定等方面會(huì)產(chǎn)生很大影響，且難以適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)管理需求。
對(duì)此，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理非常關(guān)鍵，首先，中職學(xué)校文書(shū)檔案管理者應(yīng)選取與學(xué)校文書(shū)管理工作相符的軟件，以計(jì)算機(jī)對(duì)文書(shū)檔案做相應(yīng)的整理、編號(hào)、立卷等，并構(gòu)建檢索、查閱引擎，并對(duì)接好文書(shū)檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)兩系統(tǒng)間無(wú)縫對(duì)接，確保電子文件中的數(shù)據(jù)信息可錄入系統(tǒng)當(dāng)中[3]；其次，文書(shū)檔案的計(jì)算機(jī)的檢索工具運(yùn)用較多樣化，能使檔案由文件級(jí)順次向檔案專(zhuān)題、案卷等級(jí)別發(fā)展，利用多角度、多層次檢索體系，可加大檢索工具的覆蓋率，從而使檢索工具及時(shí)、快速、準(zhǔn)確地提供所需文書(shū)檔案，最終提升文書(shū)檔案利用率。最后，應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在中職學(xué)校構(gòu)建相應(yīng)的文書(shū)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)一步規(guī)范管理各種文書(shū)檔案，且運(yùn)用檔案系統(tǒng)于各部門(mén)間較好地傳遞文件、資料，以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案資源共享。
3.結(jié)語(yǔ)
綜上闡述，中職學(xué)校的文書(shū)檔案管理是學(xué)校展開(kāi)各方面管理工作的關(guān)鍵部分，也是學(xué)校朝著規(guī)范化、制度化發(fā)展的重要標(biāo)志，只有做好文書(shū)檔案管理工作，不斷健全管理制度，提升管理者的管理意識(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)構(gòu)建文書(shū)檔案管理系統(tǒng)等，才能進(jìn)一步提升中職學(xué)校文書(shū)檔案管理效率及管理水平，最終適應(yīng)當(dāng)前學(xué)校文書(shū)檔案管理事業(yè)發(fā)展需要。
參考文獻(xiàn)
[1]王山.學(xué)校人事檔案管理工作的規(guī)范化與數(shù)字化[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)，2013，24（4）：23.
1.文書(shū)和文書(shū)檔案。
文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。文書(shū)檔案是辦理完畢，且具有保存價(jià)值的文書(shū)。其重點(diǎn)在于“具有保存價(jià)值”，這就說(shuō)明，有一部分的文書(shū)可以成為文書(shū)檔案，而余下的那部分，就只是“文書(shū)”。這就存在文書(shū)檔案歸檔范圍和文書(shū)檔案鑒定的問(wèn)題。企業(yè)的實(shí)際操作過(guò)程中“，有文必檔”的現(xiàn)象普遍存在。“有文必檔”帶來(lái)的是人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的浪費(fèi)。將很多不需要?dú)w檔的文書(shū)歸為文書(shū)檔案，忽視了檔案的有用性。檔案學(xué)理論一直強(qiáng)調(diào)檔案是有價(jià)值、有用的文件，是留存以備查考的歷史文件。企業(yè)文書(shū)檔案的歸檔范圍必須明確，必須是那部分由查考利用價(jià)值的文書(shū)。2006年頒布的國(guó)家檔案局八號(hào)令本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的原則，明確規(guī)定了機(jī)關(guān)文書(shū)檔案歸檔和不歸檔的范圍。其中指出“上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等”不屬于歸檔范圍。此外“，本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿”也屬不歸檔范圍。很多企業(yè)認(rèn)為檔案的齊全完整就是文件的歷次修改稿都要留存，因此，在企業(yè)文書(shū)檔案的整理過(guò)程中，一份文件的修改稿都放入其中。這是不必要的，文件的修改稿只是文件制作活動(dòng)的反映，真正有價(jià)值、促進(jìn)實(shí)踐活動(dòng)開(kāi)展的是文件的最終稿。故文書(shū)檔案只歸文件的最終稿即可。從文書(shū)到文書(shū)檔案需要檔案整理人員的鑒定，這對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求是較高的。檔案人員要清楚地知道文書(shū)和文書(shū)檔案的界限，熟悉文書(shū)檔案的整理規(guī)則，認(rèn)真參照國(guó)家和企業(yè)的文書(shū)檔案整理分類(lèi)方案，剔除不屬于歸檔范圍的文書(shū)，保留有價(jià)值、有參考的文書(shū)，保證文書(shū)檔案“收集齊全、整理規(guī)范、安全保管、合理使用”。
2.文檔一體化。
文檔一體化已不是一個(gè)新的概念，很早就有人提出文檔一體化，而它的實(shí)踐卻不盡如人意，往往是文書(shū)工作和文書(shū)檔案工作脫節(jié)。在企業(yè)的文書(shū)檔案管理中，文檔一體化能起到簡(jiǎn)化流程、提高效率的作用，文檔一體化的呼喚應(yīng)該更加強(qiáng)烈。在文件生命周期理論中，文件從其形成到最終銷(xiāo)毀都叫文件，無(wú)論是現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件。文件所呈現(xiàn)的價(jià)值有第一價(jià)值和第二價(jià)值之分，由于大多數(shù)企業(yè)檔案不進(jìn)館，企業(yè)的文書(shū)檔案就保存在企業(yè)的檔案室，因此其呈現(xiàn)的價(jià)值就只是第一價(jià)值。一份被判定有價(jià)值的文書(shū)，其成為文書(shū)檔案之后，只是在稱(chēng)呼、保管方式等發(fā)生了改變，最重要的是，這份文件的內(nèi)容并沒(méi)有改變。無(wú)論其是在文書(shū)處理處理系統(tǒng)還是檔案系統(tǒng)中，它的內(nèi)容始終是一樣的，一樣都具有價(jià)值，一樣都是對(duì)本企業(yè)而言的第一價(jià)值。只是其價(jià)值的呈現(xiàn)方式不同而已：在文書(shū)系統(tǒng)中，它推動(dòng)的是文件中所指活動(dòng)的開(kāi)展；在文書(shū)檔案系統(tǒng)中，它的現(xiàn)行價(jià)值已經(jīng)結(jié)束，它呈現(xiàn)的是為類(lèi)似的活動(dòng)提供參考的價(jià)值。為提高文書(shū)檔案的整理效率，就要實(shí)施文書(shū)檔案的“前端控制”，也就是說(shuō)，把文書(shū)檔案的管理要求納入到文書(shū)處理程序中，以保證檔案的齊全、完整。文書(shū)檔案管理過(guò)程中，要重視檔案人員對(duì)文書(shū)人員監(jiān)督作用，以明確文書(shū)檔案收集范圍；保證文書(shū)檔案及時(shí)收集、用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范、原稿齊全、附件不殘缺等。借此把好了文書(shū)檔案的質(zhì)量關(guān)，為文書(shū)檔案的整理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，減少文書(shū)檔案整理中不必要的麻煩，最終促成了文書(shū)檔案的有效管理。
3.電子文件和數(shù)字化文件。
計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，帶來(lái)了電子文件的出現(xiàn)。電子文件形成于電腦之中，是以數(shù)字代碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募Ｔ谖臅?shū)檔案的整理流程中，要求檔案數(shù)字化，掃描成為工序之一。數(shù)字化文件是利用掃描儀等設(shè)備將文件進(jìn)行掃描，并以tif、jpg等圖片格式存儲(chǔ)于電腦之中而形成的。由于電腦是企業(yè)必不可少的辦公設(shè)備，文件都是在電腦中形成，而后打印成紙質(zhì)稿進(jìn)行文書(shū)處理的。可見(jiàn)，文書(shū)檔案的內(nèi)容與形成于電腦之中的電子文件是沒(méi)有區(qū)別，與掃描后形成的數(shù)字化文件也沒(méi)有區(qū)別，那么，數(shù)字化是不是一道多余的工序呢？筆者認(rèn)為，既然企業(yè)文書(shū)檔案整理的最終目的是為了便于企業(yè)的查找、利用，那么，與數(shù)字化文件內(nèi)容一致的初始電子文件也可以與文書(shū)檔案的錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)掛接，當(dāng)然，這需要技術(shù)上的可行性。如果這種技術(shù)是可行的，就可以省略掃描這一工序，簡(jiǎn)化企業(yè)文書(shū)檔案的管理流程，提高企業(yè)文書(shū)檔案的整理效率，更方便了企業(yè)文書(shū)檔案的有效利用。
4.單機(jī)版軟件與網(wǎng)絡(luò)版軟件。
企業(yè)文書(shū)檔案管理軟件有單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版之分。目前，大多數(shù)企業(yè)所使用的是單機(jī)版軟件，單機(jī)版軟件的優(yōu)勢(shì)在于可以用vfp命令來(lái)對(duì)掃描后形成的數(shù)字化文件與系統(tǒng)中的錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接。而其缺點(diǎn)也是顯而易見(jiàn)的：?jiǎn)螜C(jī)版軟件容錯(cuò)能力差，可以毫不留痕跡的將其中的數(shù)據(jù)刪除；分錄在幾臺(tái)電腦中的數(shù)據(jù)，需要用命令來(lái)合并、排序，稍有不慎，容易引起數(shù)據(jù)丟失；單機(jī)版軟件雖然也有文書(shū)處理這一菜單，但企業(yè)大多還是采用自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)處理文書(shū)。經(jīng)過(guò)對(duì)比分析，網(wǎng)絡(luò)版軟件具有更大的優(yōu)勢(shì)，尤其是在網(wǎng)絡(luò)覆蓋率高的今天，企業(yè)應(yīng)該推崇使用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，以便于多人同時(shí)查閱文書(shū)檔案、提高企業(yè)文書(shū)檔案的利用效率。
企業(yè)文書(shū)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，具有重要的憑證和參考作用。筆者從理論上分析其可行性，提出了其在實(shí)踐中的合理性，以期能夠推動(dòng)企業(yè)文書(shū)檔案管理流程的簡(jiǎn)化、管理方式的實(shí)用與利用效率的提高。
本文作者：劉靜 單位：阜礦集團(tuán)五龍煤礦檔案室
【中圖分類(lèi)號(hào)】G272.2 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1004-7484(2010)08-0b-02
收集工作是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵,收集工作的好壞,直接關(guān)系到檔案形成的完整與否。俗話說(shuō):“巧婦難為無(wú)米之炊”, 在最初的檔案收集過(guò)程中,如果收集不全,何談日后的鑒定、 整理及提供利用?所以,收集工作是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。文件材料收集不全的現(xiàn)象仍或多或少地存在著,并且直接影響文書(shū)立卷的質(zhì)量。這個(gè)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)引起我們大家的重視。要解決這個(gè)問(wèn)題,首先應(yīng)分析造成材料收集不全的原因,接下來(lái)才有的放失,把問(wèn)題解決好。
1 當(dāng)前收集工作存在的主要問(wèn)題
單位領(lǐng)導(dǎo)是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的決策者,決定著該單位檔案工作管理的命運(yùn)和前途。然而,有些單位領(lǐng)導(dǎo)在歸檔意識(shí)上不重視,很容易造成重要文件不能及時(shí)歸檔的問(wèn)題出現(xiàn)。如開(kāi)會(huì)帶回的文件材料不及時(shí)交文書(shū)保管,而是把經(jīng)常需要參考的文件帶在自己身邊,不注意對(duì)其進(jìn)行妥善保管,更有甚者,隨手便將文件材料扔進(jìn)紙簍。這樣,稍不注意,就會(huì)把文件損壞或?qū)⑵鋪G失。勢(shì)必造成文件材料歸檔不夠齊全完整。文件缺件較多,不能按時(shí)移交歸檔,造成案卷無(wú)法編號(hào)、輸入微機(jī),影響檔案工作其他環(huán)節(jié)的正常展開(kāi)。針對(duì)這些問(wèn)題,文檔人員有必要從對(duì)工作高度負(fù)責(zé)的角度出發(fā),向領(lǐng)導(dǎo)講明道理,講明立卷歸檔范圍及其檔案的作用和意義。而對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常用的文件材料可提供復(fù)印件給他們,這樣用起來(lái)放心大膽,用舊了可以再?gòu)?fù)印,丟失了可以再補(bǔ)。同時(shí)還要嚴(yán)格落實(shí)立卷規(guī)章制度管理。檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)要按規(guī)定,對(duì)應(yīng)立卷歸檔的文件材料進(jìn)行認(rèn)真清理,由承辦部門(mén)立卷完畢,經(jīng)檔案部門(mén)審核無(wú)誤后辦理交接手續(xù)。這是在正常情況下進(jìn)行歸檔工作的主要形式,也是檔案部門(mén)開(kāi)展歸檔工作的經(jīng)常性任務(wù)。在歸檔過(guò)程中,檔案人員要按收發(fā)文登記督促,指導(dǎo)文書(shū)立卷人員按登記如數(shù)移交。確保單位文件材料收發(fā)處理的總記錄。
2 內(nèi)部機(jī)構(gòu)各自為政的問(wèn)題
加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,決不能各自為政,必須加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),搞好宏觀管理。加強(qiáng)檔案意識(shí)和法制觀念,認(rèn)真貫徹《檔案法》。現(xiàn)實(shí)中,有的單位領(lǐng)導(dǎo)依法治檔的自覺(jué)性不高,對(duì)檔案工作沒(méi)有引起足夠重視,依然存在“說(shuō)起來(lái)重要,做起來(lái)次要,忙起來(lái)忘掉”的現(xiàn)象,致使出現(xiàn)該歸檔的文件材料沒(méi)有歸檔等違法現(xiàn)象發(fā)生。筆者在整理基層文件材料過(guò)程中發(fā)現(xiàn),有些歸檔的文件材料只有復(fù)印件而沒(méi)有原件。問(wèn)明情況才知道,是內(nèi)部科室將文件的原件留了下來(lái)。他們認(rèn)為,這類(lèi)文件與本科室關(guān)系密切,自己保存原件放心,而沒(méi)有認(rèn)識(shí)到原件交到檔案室集中統(tǒng)一管理是最有效、最安全的。在這種情況下, 文檔人員應(yīng)主動(dòng)協(xié)調(diào)好科室與科室之間的關(guān)系,講明集中統(tǒng)一管理檔案的好處,并把有關(guān)檔案管理的規(guī)定反復(fù)說(shuō)給他們聽(tīng),讓他們引起足夠的重視。同時(shí),抓住關(guān)節(jié)點(diǎn)及時(shí)歸檔,文件材料的立卷歸檔是文書(shū)工作的最后環(huán)節(jié),同時(shí)又是檔案工作的起始環(huán)節(jié)。可以說(shuō),立卷歸檔有保存價(jià)值的及時(shí)移交檔案室歸檔 。對(duì)于本單位召開(kāi)的重要會(huì)議,因涉及多個(gè)部門(mén)承辦,承辦人員應(yīng)主動(dòng)整理立卷移交檔案部門(mén),對(duì)于密級(jí)較高的會(huì)議,為了使會(huì)議文件技能按時(shí)立卷歸檔,又不泄密,歸檔后要嚴(yán)格控制利用范圍。在文書(shū)立卷之前,要下好通知,讓各科室把已經(jīng)形成的或已閱辦的文件材料(原件)及時(shí)送交檔案室集中立卷,以確保文件材料的完整與齊全。做好利用工作,打消利用者的顧慮。主動(dòng)地為利用者提供檔案信息服務(wù)。
3 基層文檔人員業(yè)務(wù)不熟或責(zé)任心不強(qiáng)的問(wèn)題
檔案人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高,業(yè)務(wù)技能不強(qiáng),也是造成檔案工作不能健康發(fā)展的主要原因。有些新上崗的文檔人員,由于對(duì)文書(shū)立卷的基礎(chǔ)知識(shí)掌握不牢,平時(shí)的收集工作就沒(méi)有做好。如請(qǐng)示、批復(fù)不在一起,底稿與正稿分家,正件與印件不完整。如果遇上不負(fù)責(zé)任的文檔管理人員,文件材料不能及時(shí)理順歸檔,就會(huì)隨著時(shí)間的推移而將其丟失,人為地造成立卷工作中的“脫節(jié)”現(xiàn)象。解決這個(gè)問(wèn)題的辦法除了檔案行政管理部門(mén)在文檔人員上崗之前加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)外,還要建立健全管理制度。設(shè)立檔案人員崗位責(zé)任制,確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處,制定有效措施明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循,有法必依,使之逐步變成自覺(jué)行為,確保檔案管理工作跟上單位進(jìn)程。
總之,基層檔案收集不全的問(wèn)題是多方面的,需要我們廣大檔案工作者共同努力,這項(xiàng)工作既需要檔案行政管理部門(mén)的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督,更需要各單位文檔人員不斷學(xué)習(xí)新知識(shí),提高業(yè)務(wù)能力,把可能在立卷過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,消滅在平時(shí)的工作中。只有這樣,才定能提高工作效率,有效地保證立卷工作的質(zhì)量,以此贏得利用者對(duì)立卷歸檔的支持。
作者單位:山東省青州市人民醫(yī)院262500
關(guān)鍵詞：文書(shū)；檔案工作；管理技術(shù)；現(xiàn)代化
文書(shū)檔案是反應(yīng)社會(huì)各個(gè)時(shí)代，各個(gè)階層的主要政治活動(dòng)和制度的記錄過(guò)程，是隨著社會(huì)發(fā)展過(guò)程中逐步完善和形成的對(duì)社會(huì)發(fā)展的各個(gè)階段進(jìn)行合理記錄的主要載體。各文書(shū)檔案記錄了一個(gè)社會(huì)組織在生產(chǎn)過(guò)程中各個(gè)階段的重要管理活動(dòng)和各個(gè)業(yè)務(wù)開(kāi)展?fàn)顩r，是社會(huì)發(fā)展過(guò)程中主要的體現(xiàn)形式。文書(shū)檔案管理是通過(guò)由各種已經(jīng)完成的活動(dòng)中能夠具有保存價(jià)值的文書(shū)整理形成的，是歷史的客觀記錄，是用來(lái)來(lái)反映在某一時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門(mén)建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)、問(wèn)題處理等的過(guò)程和成果。
一、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提
1、愛(ài)崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿(mǎn)意度。因此，要想使單位的文書(shū)檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績(jī)，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。
2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書(shū)和檔案工作不是主要的部門(mén)，可有可無(wú)。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書(shū)和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)和檔案部門(mén)下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案工作的重要性。
二、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路
隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如文件和檔案數(shù)量越來(lái)越多，給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。
1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。
2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對(duì)同一個(gè)文件的分類(lèi)不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類(lèi)不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來(lái)不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。
三、加強(qiáng)在職教育，提高文書(shū)檔案管理人員的整體素質(zhì)
文書(shū)和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性，努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類(lèi)和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才。
1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)。增強(qiáng)管理意識(shí)。文檔管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。一是通過(guò)各種形式宣傳各種國(guó)家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開(kāi)發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。
2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。首先，要建立健全在職教育的長(zhǎng)效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類(lèi)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動(dòng)地參加在職教育，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書(shū)檔案人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)評(píng)定掛鉤，對(duì)不參加檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的聘資格，激勵(lì)礦床澆花奧地利增強(qiáng)參加在職教育的主動(dòng)性和積極性。極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
3、明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長(zhǎng)的原則。提高了文書(shū)檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩浴鹘y(tǒng)的檔案?jìng)鬏斒强咳肆Γ幻鈺?huì)出現(xiàn)在傳輸過(guò)程中資料的丟失，并且通過(guò)郵遞極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問(wèn)題，不僅保證文書(shū)檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。
