發布時間：2022-07-16 10:14:33
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇公證文書檔案管理探討，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
[摘 要] 公證文書檔案管理是公證機關的重要業務工作之一，必須遵循國家的有關法律、法規的要求和公證檔案管理的規律，認真搞好公證檔案的立卷和歸檔，嚴格借調和查閱制度，妥善地保管和利用，讓公證檔案更好地為社會主義事業服務。
[關鍵詞] 公證文書；檔案管理
公證機關的公證文書是國家重要的專業文書之一，它所形成的檔案是公證機關進行公證活動和當事人從事民事活動的真實記錄，是國家檔案的組成部分，具有重要的考查、利用價值。因此，公證機關必須把公證檔案的整理、立卷、歸檔和保管工作當做一項十分重要的任務來抓好、抓實。本文就公證處如何搞好本單位公證文書檔案管理問題淺議一二。
一、目標與前提
公證處的基本職能是通過它制作的公證文書得以實現的。由于公證文書是重要的法律文書之一，因此對公證文書形成的檔案必須實行法制化的管理。
公證處文書檔案管理的最佳狀態，即達到分類合理、立卷規范、保管妥善、利用便捷的目標。公證處檔案管理的硬件要硬，“軟件”還要硬，這是實現檔案管理法制化的必要前提。首先，處內要建起能夠達到防火、防盜、防泄密要求的檔案室并配備必要的卷柜、保密柜和相應的辦公設施，這是最起碼的硬件保證。其次，公證處領導要高度重視、親自過問檔案管理工作，分派政治覺悟高、業務能力強的人負責檔案管理工作，并經檔案管理部門培訓、學習后上崗。再次，公證處要根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國保密法》等法律以及司法行政部門頒發的有關法規和規定，結合本處的實際情況，建立、健全檔案管理工作的各項規章制度。例如，文件材料立卷、歸檔制度、檔案整理制度、檔案保管制度、檔案鑒定制度、檔案的編目制度、檔案的借調和查閱制度、檔案保密制度和檔案銷毀制度等等。只有建立并嚴格執行了科學的管理制度，才能有效地保護和利用公證檔案，確保公證檔案的完整與安全。公證處實現公證檔案法制化管理的一個重要標志，就是公證檔案管理工作經過國家檔案管理有關部門的檢查、考核和驗收，并達到一級檔案管理水平。
二、立卷與歸檔
立卷，是將處理完畢的文件資料，按規定的順序進行整理、裝訂，組成文件匯集“———”案卷。歸檔是將案卷向檔案室和檔案工作人員移交的工作。立卷和歸檔是有關公證檔案的一項關鍵性基礎工作，其質量的好壞是衡量檔案管理水平的重要標志。搞好立卷、歸檔需把握以下四點：
1.調整組卷。對于每一件公證事項，應按年度和一證一卷、一卷一號的原則立卷。組卷時，必須遵循公證檔案的形成特點和規律，按照國家檔案立卷的原則和要求，對所積累的每一份公證文書材料進行分門別類的檢查，對擬歸卷的材料做適當的調整，為最后形成案卷做好準備。檢查和調整的重點：（1）歸卷的公證材料是否齊全完整，對破損的材料要修補或復制，剔除重復、多余的材料；（2）歸卷的公證材料的排列順序是否得當，并保持一定的聯系；（3）歸卷的公證材料是否有保存價值，并初步確定保管期限；（4）歸卷的公證材料數量是否合適，材料數量太多則酌情分卷，反之則合卷。
2.排列、編號。組卷的材料排列順序，應按照公證活動的時間先后和材料的重要程度確定。為反映公證活動的全貌且便于查閱，根據國家檔案局的有關規定和要求，應將公證書排在首位。對組卷的材料，除卷宗封面、卷內目錄和卷底外，均由阿拉伯數字逐頁編號。
3.編目、裝訂。一是按照卷內公證文書材料的排列順序，逐項填好卷內目錄。填寫時，應將每件文書材料的題目名稱，承辦人姓名、年月日一一填寫清楚，并標明起止頁號。有關卷內文書材料的說明，應逐項填寫在備考表內，并填寫立卷人、檢查人的姓名和立卷時間。二是填寫卷宗封面。封面上所列項目應用毛筆或鋼筆逐項填寫。案卷題目名稱要簡明、確切地反映卷內文書材料的內容。辦結日期為出具公證書的日期。三是案卷的裝訂。案卷的裝訂是為了固定與保護卷內的公證材料，避免散失與損壞。案卷裝訂前要進一步進行整理。首先剔出材料上的金屬物，然后對卷內公證材料做一次全面仔細的檢查，對某些不便裝訂的特殊或珍貴的手稿、照片、圖紙可采用卷盒和卷袋保管。案卷的裝訂要結實、整齊、美觀。裝訂完畢后，應在活結處封簽，并在起封線上加蓋立卷人名章。
4.及時歸檔。公證事項辦結后，辦證人必須在三個月內將公證文書整理立卷并向檔案室移交，辦理歸檔手續。涉及國家機密和個人隱私的公證事項應列為密卷，在歸檔時加蓋密卷章。檔案管理人員對辦證人所移交的檔案應進行嚴格檢查，凡不符合立卷要求的應退還立卷人重新整理。隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，應在每盤磁帶上注明當事人的姓名、內容、檔案編號、錄制人、錄制時間等，逐盤登記造冊歸檔。檔案室應將接收的案卷及時登入歸檔登記簿。為了保密，可把密卷保存的檔案單獨編制案卷目錄。
三、借調與查閱
公證機關應嚴格執行保密制度，建立公證檔案借閱制度和檔案借閱登記簿。公證檔案不同于黨政機關一般的文件檔案，它不僅具有資料性這一檔案普遍具有的特點，同時還具有訴訟上的證據作用，可作為證據在訴訟中被法院直接采用，所以對公證檔案的借調與查閱應履行嚴格的審批和登記手續，并限定借閱期限。本處的公證員或同級、上級司法行政機關的公證管理部門因工作需要，借閱公證檔案的，應履行借閱登記手續。人民法院、人民檢察院和有
關國家機關因工作需要借閱公證檔案的，應出具正式查卷函件，經公證處主任批準后辦理查閱手續。律師因訴訟的需要，向公證機關提交律師的身份證明、律師事務所的查卷證明以及當事人同意律師查閱本人的公證檔案證明，經公證處主任批準后，可查閱當事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的當事人談話筆錄。其他單位或個人一般不得借調和查閱公證檔案。凡借出的檔案，要及時催還。歸還時如發現案卷被拆、文件短缺、增刪、污損，應立即追查。 公證檔案利用率較高，機密性強。公證機關辦結公證事項、出具公證書，就標志著公證活動的結束。對于當事人、利害關系人、有關單位對公證機關出具的公證書有疑義而向公證處、司法行政機關提出申訴的，公證處、司法行政機關處理的依據主要是公證文書檔案。特別是在當前，我國經濟體制的改革在進一步深化，原來經過公證的經濟合同，合同當事人需變更或補充原合同內容的，也需要查閱公證檔案。因此，公證檔案在公證實踐中的利用率是比較高的。同時，公證實踐證明，公證機關辦理公證事項因涉及到國家機密或當事人的合法權益而具有機密性較強的特點。如遺囑、贈與等公證，如果泄密，就可能引起糾紛或者招致當事人財產的損失，使當事人的合法權益受到損害，進而影響公證機關的信譽。因此嚴格遵守保密制度是十分必要的。
四、保管與銷毀
保管期限的標準是決定公證文書檔案保管期限的直接依據，公證檔案的保管期限規定為永久、長期和短期三種。凡屬于需長遠查考、利用的公證檔案列為永久保存。凡屬于在相當長時期內需查考、利用作為證據保存的公證檔案，列為長期保管，保管期限為60年。凡屬于較短時間內需要查考、利用，作為證據保存的公證檔案，列為短期保管，保管期限為20年。鑒定公證檔案保存價值的原則，是鑒定公證檔案保存價值的依據，同時又決定檔案的保管期限。保存價值越大，保存期限就越長；保存價值不大，保存期限就較短。
對已過保管期限沒有保存價值的公證文書檔案的處理是一件十分嚴肅的事情，必須根據《公證檔案管理辦法》的程序處理，避免任何差錯。鑒定公證檔案保存價值的原則、保管期限的標準及銷毀檔案的程序和辦法，是檔案管理工作中具有普遍指導意義的原則，公證處一定要認真執行這一原則、標準、程序和辦法，堅決杜絕擅自銷毀公證檔案的行為。
一、目標與前提
公證處的基本職能是通過它制作的公證文書得以實現的。由于公證文書是重要的法律文書之一，因此對公證文書形成的檔案必須實行法制化的管理。
公證處文書檔案管理的最佳狀態，即達到分類合理、立卷規范、保管妥善、利用便捷的目標。公證處檔案管理的硬件要硬，“軟件”還要硬，這是實現檔案管理法制化的必要前提。首先，處內要建起能夠達到防火、防盜、防泄密要求的檔案室并配備必要的卷柜、保密柜和相應的辦公設施，這是最起碼的硬件保證。其次，公證處領導要高度重視、親自過問檔案管理工作，分派政治覺悟高、業務能力強的人負責檔案管理工作，并經檔案管理部門培訓、學習后上崗。再次，公證處要根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國保密法》等法律以及司法行政部門頒發的有關法規和規定，結合本處的實際情況，建立、健全檔案管理工作的各項規章制度。例如，文件材料立卷、歸檔制度、檔案整理制度、檔案保管制度、檔案鑒定制度、檔案的編目制度、檔案的借調和查閱制度、檔案保密制度和檔案銷毀制度等等。只有建立并嚴格執行了科學的管理制度，才能有效地保護和利用公證檔案，確保公證檔案的完整與安全。公證處實現公證檔案法制化管理的一個重要標志，就是公證檔案管理工作經過國家檔案管理有關部門的檢查、考核和驗收，并達到一級檔案管理水平。
二、立卷與歸檔
立卷，是將處理完畢的文件資料，按規定的順序進行整理、裝訂，組成文件匯集“———”案卷。歸檔是將案卷向檔案室和檔案工作人員移交的工作。立卷和歸檔是有關公證檔案的一項關鍵性基礎工作，其質量的好壞是衡量檔案管理水平的重要標志。搞好立卷、歸檔需把握以下四點：
1.調整組卷。對于每一件公證事項，應按年度和一證一卷、一卷一號的原則立卷。組卷時，必須遵循公證檔案的形成特點和規律，按照國家檔案立卷的原則和要求，對所積累的每一份公證文書材料進行分門別類的檢查，對擬歸卷的材料做適當的調整，為最后形成案卷做好準備。檢查和調整的重點：（1）歸卷的公證材料是否齊全完整，對破損的材料要修補或復制，剔除重復、多余的材料；（2）歸卷的公證材料的排列順序是否得當，并保持一定的聯系；（3）歸卷的公證材料是否有保存價值，并初步確定保管期限；（4）歸卷的公證材料數量是否合適，材料數量太多則酌情分卷，反之則合卷。
2.排列、編號。組卷的材料排列順序，應按照公證活動的時間先后和材料的重要程度確定。為反映公證活動的全貌且便于查閱，根據國家檔案局的有關規定和要求，應將公證書排在首位。對組卷的材料，除卷宗封面、卷內目錄和卷底外，均由阿拉伯數字逐頁編號。
3.編目、裝訂。一是按照卷內公證文書材料的排列順序，逐項填好卷內目錄。填寫時，應將每件文書材料的題目名稱，承辦人姓名、年月日一一填寫清楚，并標明起止頁號。有關卷內文書材料的說明，應逐項填寫在備考表內，并填寫立卷人、檢查人的姓名和立卷時間。二是填寫卷宗封面。封面上所列項目應用毛筆或鋼筆逐項填寫。案卷題目名稱要簡明、確切地反映卷內文書材料的內容。辦結日期為出具公證書的日期。三是案卷的裝訂。案卷的裝訂是為了固定與保護卷內的公證材料，避免散失與損壞。案卷裝訂前要進一步進行整理。首先剔出材料上的金屬物，然后對卷內公證材料做一次全面仔細的檢查，對某些不便裝訂的特殊或珍貴的手稿、照片、圖紙可采用卷盒和卷袋保管。案卷的裝訂要結實、整齊、美觀。裝訂完畢后，應在活結處封簽，并在起封線上加蓋立卷人名章。
4.及時歸檔。公證事項辦結后，辦證人必須在三個月內將公證文書整理立卷并向檔案室移交，辦理歸檔手續。涉及國家機密和個人隱私的公證事項應列為密卷，在歸檔時加蓋密卷章。檔案管理人員對辦證人所移交的檔案應進行嚴格檢查，凡不符合立卷要求的應退還立卷人重新整理。隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，應在每盤磁帶上注明當事人的姓名、內容、檔案編號、錄制人、錄制時間等，逐盤登記造冊歸檔。檔案室應將接收的案卷及時登入歸檔登記簿。為了保密，可把密卷保存的檔案單獨編制案卷目錄。
三、借調與查閱
公證機關應嚴格執行保密制度，建立公證檔案借閱制度和檔案借閱登記簿。公證檔案不同于黨政機關一般的文件檔案，它不僅具有資料性這一檔案普遍具有的特點，同時還具有訴訟上的證據作用，可作為證據在訴訟中被法院直接采用，所以對公證檔案的借調與查閱應履行嚴格的審批和登記手續，并限定借閱期限。本處的公證員或同級、上級司法行政機關的公證管理部門因工作需要，借閱公證檔案的，應履行借閱登記手續。人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要借閱公證檔案的，應出具正式查卷函件，經公證處主任批準后辦理查閱手續。律師因訴訟的需要，向公證機關提交律師的身份證明、律師事務所的查卷證明以及當事人同意律師查閱本人的公證檔案證明，經公證處主任批準后，可查閱當事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的當事人談話筆錄。其他單位或個人一般不得借調和查閱公證檔案。凡借出的檔案，要及時催還。歸還時如發現案卷被拆、文件短缺、增刪、污損，應立即追查。
公證檔案利用率較高，機密性強。公證機關辦結公證事項、出具公證書，就標志著公證活動的結束。對于當事人、利害關系人、有關單位對公證機關出具的公證書有疑義而向公證處、司法行政機關提出申訴的，公證處、司法行政機關處理的依據主要是公證文書檔案。特別是在當前，我國經濟體制的改革在進一步深化，原來經過公證的經濟合同，合同當事人需變更或補充原合同內容的，也需要查閱公證檔案。因此，公證檔案在公證實踐中的利用率是比較高的。同時，公證實踐證明，公證機關辦理公證事項因涉及到國家機密或當事人的合法權益而具有機密性較強的特點。如遺囑、贈與等公證，如果泄密，就可能引起糾紛或者招致當事人財產的損失，使當事人的合法權益受到損害，進而影響公證機關的信譽。因此嚴格遵守保密制度是十分必要的。
四、保管與銷毀
保管期限的標準是決定公證文書檔案保管期限的直接依據，公證檔案的保管期限規定為永久、長期和短期三種。凡屬于需長遠
查考、利用的公證檔案列為永久保存。凡屬于在相當長時期內需查考、利用作為證據保存的公證檔案，列為長期保管，保管期限為60年。凡屬于較短時間內需要查考、利用，作為證據保存的公證檔案，列為短期保管，保管期限為20年。鑒定公證檔案保存價值的原則，是鑒定公證檔案保存價值的依據，同時又決定檔案的保管期限。保存價值越大，保存期限就越長；保存價值不大，保存期限就較短。
對已過保管期限沒有保存價值的公證文書檔案的處理是一件十分嚴肅的事情，必須根據《公證檔案管理辦法》的程序處理，避免任何差錯。鑒定公證檔案保存價值的原則、保管期限的標準及銷毀檔案的程序和辦法，是檔案管理工作中具有普遍指導意義的原則，公證處一定要認真執行這一原則、標準、程序和辦法，堅決杜絕擅自銷毀公證檔案的行為。
摘 要：公證文書檔案是公證機關公證活動的真實記錄，具備較高的保存、考查和利用價值，不僅具備普通檔案所有的特點，還可以發揮出訴訟的證據作用，為審判和仲裁機構提供可靠依據。公證機關需要認真開展公證文書檔案的整理、立卷、歸檔與保管工作，最大限度發揮出其應有作用。本文將簡述公證文書檔案管理中存在的問題，并提出了切實可行的策略。
關鍵詞：公證文書檔案；管理；利用
公證文書檔案管理是公證機關管理工作中的重要內容，需要嚴格按照國家相關法律法規要求，將公證檔案管理規章制度落到實處。但是從當前公證文書檔案管理工作來看，還存在著諸多問題，如公證文書檔案收集不齊全、整理不規范和歸檔不及時等，為其利用帶來很多不便。對此，公證機關需要提高重視程度，加強公證文書檔案管理工作，認真做好收集、立卷、歸檔、保管等工作，讓其應有作用充分發揮出來。
1 公證文書檔案管理中存在的問題
（一）收集不齊全
從國家現行法規來看，當事人申請被公證機關受理后，負責公證事項的公證人員應收集各類文書資料，對談話筆錄和調查資料進行整理，制作公證文書，同時做好立卷工作。在辦理好公證事項以后，公證人員應細致檢查文書資料，及時歸檔，并將不必要的歸檔資料篩選出來，將檔案材料補充齊全。不過從實際情況來看，很多時候由公證輔助人員負責公證文書檔案的歸檔工作，經常出現歸檔不及時的問題，也沒有認真檢查辦證材料，容易出現遺漏、丟失的現象[1]。公證人員一般會歸檔重要的文書檔案，包括公證文書、公證申請表、談話記錄和公證事項審批表等，不過證明材料不完整，主要有當事人提供的證明材料、公證期間獲得的調查材料等。案卷中文書檔案資料不完整，為今后的查閱與利用帶來不便，并對公證活動的合法性與程序的正當性帶來不利影響。
（二）立卷不規范
在公證文書檔案整理過程中，立卷還不夠規范，與《公證文書立卷歸檔辦法》規定不符。在歸檔的時候，經常發生卷內文件順序排列不正確的情況，很多重要文書資料未被歸檔，沒有規范填寫卷中目錄和起止頁碼，且使用的筆和紙張也不能滿足規定要求。
（三）分類不準確
公證文書檔案主要分為如下四類：第一類，與公民個人的人身關系和財產關系等相關的公證事項，如遺囑保管、文件事項等，都是民事檔案。第二類，與經濟活動相關的公證事項，都是經濟檔案。第三，與當事人、文書使用地存在涉外因素的公證事項，都是涉外檔案。第四，其他類別內容都是國內民事類和經濟類。不過從實際情況來看，與公共個人的人身關系和財產關系相關的案卷，包括婚姻公證、遺囑公證和房產公證等，經常被列入國內民事類，或者是國內經濟類，且未將標準統一下來，不利于以后的查詢與利用。
2 公證文書檔案管理與利用的策略
（一）完善檔案管理制度
因為公證文書是一種重要的法律文書，所以要采取對公證文書檔案的法制化管理。在公證文書檔案管理工作中，應合理分類，規范立卷，妥善保存，能夠為利用提供方便。第一，公證文書檔案室的防火、防盜、防泄密等措施要做到位，要將卷柜、保密柜與相關辦公設施等配置齊全[2]。第二，公證機關領導應提高重視程度，安排綜合素質高、業務能力強的人員負責管理檔案，為他們提供培訓教育的機會，保證持證上崗。第三，應根據我國相關法律法規，與實際工作情況結合起來，完善公證文書檔案管理制度，并嚴格落到實處，這樣才能提升公證文書檔案管理工作效率，避免檔案出現丟失、破壞的問題，為今后的利用提供便利。
（二）做好立卷和歸檔工作
第一，調整組卷。在組卷過程中，要結合公證文書檔案形成特點與規律，根據立卷相關規定，嚴格審查所有接收的公證文書材料，如歸卷公證材料有無遺漏，及時修補有破損的材料，篩選出重復的材料。同時要檢查歸卷的公證材料排序是否合理，是否具備保存的價值，并將保管期限確定下來。第二，排列編號。在對組卷材料排序時，應落實相關規定，要把公證文書放在第一位，組卷材料除了卷宗封面、卷內備考表與卷底以外，都要用阿拉伯數字逐頁編號。第三，編目裝訂。根據卷中公證文書檔案的排序，將目錄逐項填好，內容包括題目名稱、承辦人姓名和時間等，將起止頁碼標明。與卷中文書材料相關的說明，要在備考表中填好，如立卷人、檢查人姓名與立卷時間等。在裝訂案卷前，要全面、仔細檢查卷中的公證材料，而手稿、照片、圖紙等不便于裝訂，需要通過卷盒與卷袋的方法保存。第四及時歸檔。完成公證事項后，應及時做好公證文書整理立卷工作，之后移交給檔案室。如果公證事項涉及個人隱私或國家機密，歸檔過程中應加蓋密卷章[3]。要嚴格檢查移交的檔案，若是不能滿足立卷要求，要重新進行整理。對于隨卷歸檔的聲像檔案，如錄音帶和錄像帶等，要將當事人姓名、內容、檔案號、錄制時間等標注在證物袋上。
（三）調閱和查詢
公證機關應落實保密制度，建立公證文書檔案借閱制度。公證文書檔案與一般的黨政機關文件檔案不一樣，其除了具備普通檔案所有的特點以外，在訴訟中還能夠發揮出證據的作用，法院可以在訴訟中將公證文書檔案視為證據直接才用過。因此，在借調和查閱公證文書檔案的過程中，必須嚴格履行審批與登記手續，將借閱期限明確下來。人民法院、人民檢察院以及有關國家機關由于工作需要，在借閱公證文書檔案的過程中，要出具正式查卷函件，得到公證機關主任批準以后，可以辦理查閱手續。律師由于訴訟需要，要將律師身份證明、律師事務所查卷證明、當事人同意律師查閱本人公證文書檔案的證明或法院調查令等有關證據材料提交給公證機關，得到公證機關主任批準后，能夠查閱當事人提交給公證機關的證明材料、談話筆錄等。通常來說，其他單位或個人不能借調與查閱公證文書檔案，對于借出的檔案，必須及時催還。在歸還過程中出現案卷被拆、文件短缺、增刪和污損的，要第一時間進行追查。
（四）應用現代信息技術
在信息時代背景下，為公證文書檔案的利用提供了更多的途徑。公證機關要通過采取各種現代化手段，利用計算機等現代設備，實現對公證文書檔案的存儲、檢索和統計分析等，逐步轉變以往手工操作的方式，提升公證文書檔案管理的信息化、數字化和智能化水平[4]。這需要公證機關逐步增加投入力度，盡快配置必須的現代設備，如計算機、復印機、掃描儀、打印機和刻錄儀等，并通過實行辦公自動化，逐步提升公證文書檔案管理工作效率，讓其得到有效利用。這樣在利用公證文書檔案的過程中，才可以提升檢索的速度，及時將檔案材料提供給利用者，減少他們等待的時間，讓整個公證文書檔案利用過程變得高效、便捷。
3 結語
總之，公證文書檔案能夠將公證活動如實反映出來，在維護當事人合法權益和保障公證效力上發揮著重要的作用。對此，公證機關要引起高度重視，盡快轉變檔案管理理念，加強公證文書檔案管理工作，主要內容包括收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用等。在公證文書檔案管理工作中，每個環節都要堅持認真負責的態度，實行規范化管理，提高公證文書檔案的利用率，確保其應有價值得到體現。
摘 要：公證檔案是公證機構對其公證證明活動的一個完整、真實的記錄，屬于國家檔案的重要組成部分，在日后的工作中具有重要的考查和利用價值。因此，有效地整理、保管好公證檔案是公證機關的重要任務。
關鍵詞：公證文書 檔案管理
公證檔案體現了公證機關貫徹執行國家有關法律、法規和各項方針政策的執行情況，公證檔案對公證工作的總結、研究也起著非常重要的作用，它體現了公證機關的基本職能，體現了公證機關的證明效力。如今隨著社會經濟的發展、人們法律意識的提高，大家的公證觀念也明顯增強，因此對公證檔案的管理水平的要求也越來越高。
一、對檔案管理人員的要求
公證檔案管理人員應由具有一定專業知識的人員擔任。公證檔案管理人員應堅持四項基本原則，能夠認真執行黨和國家的方針、政策，忠于職守、嚴守法紀，熱愛公證檔案工作。
二、檔案的立卷歸檔、接收和整理
公證事項辦結后，首先應當對公證文書進行整理。公證檔案立卷的原則是按年度一證一卷、一卷一號。對于同一當事人為同一目的而辦的多項公證可以合并成一卷，辦證人員應當在三個月內將公證文書整理完畢并移交給檔案室，并辦理好必要的交接手續。
檔案管理人員在接收檔案時，應按照《公證文書立卷歸檔辦法》的各項要求，嚴格檢查案卷質量，對于符合要求的進行接收，辦理好檔案移交手續。公證檔案分為國內民事、涉外民事、國內經濟、涉外經濟四類，并按公證檔案的類別、年度、保管期限等編寫歸檔順序號，并逐一錄入微機進行歸檔。對以密卷保存的檔案，應當單獨編號進行歸檔。
三、檔案的借調與查閱、保管和防護
在借閱檔案時必須履行一定的審批和登記手續，并限制一定的借閱期限，在限期內因某些特殊情況不能按期歸還公證檔案的，在經領導批準后辦理延期借閱手續。對于需要借出的公證檔案，借出時要辦理好交接手續及借據，并在規定的期限內按期歸還檔案。還回時如發現文件材料有缺損、案卷被拆封、涂改、增刪等情況，應立即向領導匯報，并及時進行追查。
對公證檔案的管理應當做到防潮、防火、防蟲、防污染、防高溫、防盜、防光，檔案室內要保持清潔、整齊，并經常通風。檔案室應由公證機關專門設立使用，不應存放與公證檔案無關的其他物品，禁止在檔案室及周圍存放易燃物。檔案管理人員應定期對公證檔案進行檢查和清點，對出現破損、變質、字跡褪色的檔案要及時采取有效措施，如采取修補和復制等補救措施，盡可能地減少損失。
四、檔案的保管期限
公證檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。永久保存的公證檔案，一般是與變更人身權利、義務關系方面及涉及不動產所有權轉移方面有關系的公證檔案，如收養、繼承、出生遺囑等需要長時間利用的公證檔案；長期保管的檔案一般是涉及一些關于履行期取限在十六年以上的合同、協議等屬于在相當長時期內需要查考、利用的公證檔案，保管期限為六十年；短期保管的檔案一般是履行期限在十六年以下的合同、健康證明等在較短的時間內需要查考、利用的公證檔案，保管期限為二十年。在對公證檔案劃分保管期限時應嚴格按照《公證管理辦法》進行，以免造成不必要的損失。
總而言之，公證文書檔案是公證活動中形成的、對整個公證活動進行的真實記錄，因此它對當事人合法權益的維護、公證效力的保障發揮著不可替代的作用，同時它對公證工作的發展，對公證活動的實施、監督具有重要的查考和利用價值。對公證檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作都是為了日后更好地利用，因此在公證檔案的管理過程中，應強化法律意識和檔案意識，牢固樹立依法管理檔案的觀念，實現公證檔案的規范化管理，在公證檔案管理的每一環節都要本著嚴謹的工作態度，管理好公證檔案，利用好公證檔案，使公證檔案的價值得以充分實現。
