房地產檔案管理現存問題與措施

開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇房地產檔案管理現存問題與措施，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。

房地產業屬于我國國民經濟發展的基礎性產業，整個活動里所生成的反映產權人、房屋自然狀態與土地使用情況的所有資料則形成了房地產檔案。做好房地產檔案管理工作利于房地產業的健康、良性發展，可促社會穩定和諧。而以下則通過對房地產檔案管理現存問題進行總結，結合工作實際，又給出了幾點可行的解決措施，為檔案管理工作的高效開展提供更多理論參考。

一、房地產檔案管理現存問題

（一）產權檔案收集范圍較窄

因房地產業務面的擴大，市場的持續發展，房屋拆遷、舊城改造、房產買賣、企業改制、交換、資產重組、抵押等業務慢慢增加，所有和房地產產權相關的活動，必然會形成與其相對應的產權文件資料[1]。此類檔案因業務程序的開展而生成，具體工作里檔案管理人員較少參與到這項業務工作里，以致于產權檔案收集僅限于登記部分，產權檔案內容欠缺完整性，形式不豐富，出現產權檔案和房地產發展現狀不一致的情況。

（二）檔案管理體制不完善

為推動房地產業的快速發展，我國出臺了專門針對房地產檔案管理工作的相關法律法規制度，如《城市房地產權屬管理辦法》《城市房屋所有權登記拆行辦法》《城市商品房預售管理辦法》等，這為房地產檔案管理工作的高效開展提供了法律依據，不過在具體執行過程中，卻因管理人員缺乏歸檔意識、法治觀念淡薄等原因，出現了歸檔信息不全、歸檔不到位等問題，降低了檔案管理質量。

（三）房地產檔案信息化建設不成熟

技術化、信息化屬于房地產管理的可行舉措，這些先進技術方法的應用，逐漸取代了傳統手工檔案管理的落后方式。依靠信息技術制定完善的房地產數字化信息管理系統，可實現房地產檔案信息化建設。但現今，我國房地產檔案電子信息化建設仍處在初級階段，實踐操作中還存在諸多不完善之處，如部分行政主管部門對電子信息化建設資金投入力度不足，檔案信息化建設缺乏硬件設備的支持等，管理人員信息化管理水平低等均不利于檔案信息化管理水平的提高[2]。另外，病毒、黑客與信息竊取等增加了房產檔案信息化管理風險，這些均為檔案信息建設工作的開展增加了困難。

（四）檔案管理人員綜合素質有待提升

檔案管理信息化的建設與發展，為檔案管理人員工作能力與道德素質均提出了更高要求。當前，部分房地產企業檔案管理人員專業水平低下，對國家相關法律法規不夠了解，未掌握前沿的檔案管理相關知識，檔案管理收集整理中不能及時發現存在的問題，管理工作得不到有效落實。

（五）檔案利用率較低。房地產企業成立專門的檔案管理部門，目的即是為房地產業發展提供對應的檔案服務，使相關工作能高效進行。不過在具體工作中，所收集到的檔案資源并沒有得到最大化利用，僅少部分資源被應用到具體工作中，使得檔案資源無法發揮自身價值與作用。

二、應對策略

（一）加強業務升級，保證產權檔案收集完整性

產權檔案資料的收集整理，牽涉面廣，政策性嚴，專業性強，包括產權檔案分類、組卷，卷內文件編號排列，卷內文件目錄與備考表編制；案卷排列、案卷封面編目、庫房排架、案卷裝訂等，因而在檔案的收集整理中各部門應相互協作，積極和拆遷、測繪、司法等相關文件形成部門取得經常性聯系，掌握了解檔案資料產生程序與時間，確保歸檔材料無遺漏與錯誤，才能使回檔的產權檔案資料收集更完整。

（二）進一步完善房地產檔案管理制度

為了使房地產檔案管理工作水平進一步提高，保障房地產檔案資源的完整性與全面性，應有完善的房地產檔案管理制度作引導（包括歸檔制度、銷毀制度、查閱制度、保密制度與管理保護制度等），達到對房地產檔案管理資料的有效管理[3]。同時，房地產檔案管理制度的完善應滿足以下三點要求：①相關法規制度應科學合理。規章制度的建構需和單位具體狀況以及房地產檔案管理工作性質、房地產檔案管理客觀情況相符合，滿足國家檔案管理相關要求；②制度約束機制雙向性，換句話說即房地產檔案管理人員與領導均受約束，管理人員屬于約束機制的實施者，但也受到機制的約束，相互制衡，相互影響才能使管理工作高效進行；③制度執行應有嚴肅性。規章制度的執行過程，不可徇私舞弊，一定要獎懲分明，發揮法規制度的權威性，使相關人員都能在法規制度要求的范圍內辦事，做到個體行為的自我約束。

（三）加強房地產檔案管理信息化建設

房地產檔案信息化管理的優秀即是建構關于房地產檔案信息的數據庫系統，但數據庫系統的建設與運行，需注意如下幾點內容：

①加大資金投入，為房地產檔案信息管理數據庫的建設與發展提供資金上的與軟硬件設備上的支持。
②科學合理規劃。房地產檔案管理工作是一項繁雜枯燥的工作，因為房地產企業每年累積的檔案資料非常多，且在時間推移中，又會形成新的檔案資料，那么在數據庫的設計建設中，務必要根據房地產檔案管理實際作出科學合理的規劃。如制定合理的工作計劃與流程，使用內部專用網絡，且對新形成的房地產檔案，同樣需做好數字化歸檔工作。此外，房地產企業可將檔案電子文件的收集整理和各部門員工的績效掛鉤，增強員工工作積極性。對不同部門和相關人員電子檔案管理目標進展與優劣情況作出考核與獎懲，如若存在文件資料不齊、文件資料未和施工進程同步形成，或企業內各部門沒有依照規定定期進行電子文件資料移交的，則對相關負責人給予通報批評與懲處，達到監督職能的作用，想方設法克服管理工作中存在的“短板”，促房地產檔案管理與施工文件產生、收集、整理同步，實現管理有制度、開展有人員，執行有舉措，真正將房地產檔案信息化管理工作落到實處。

（四）提升房地產檔案工作人員綜合索質

在房地產業快速發展的今天，檔案管理工作的特征有了新變化，為檔案管理人員的專業水平與綜合素質也提出了高要求。檔案管理人員不僅需有較高的專業素質，扎實的技能，有服務意識，還應具備新觀念，在工作中轉被動為主動，認真領悟學習國家相關法律法規，以及房地產企業內部制定的規章制度，促其在工作中得到靈活應用，并在法規制度的引導下辦事，使檔案管理質量與水平得到提高。同時，定期對房地產檔案管理人員與相關技術人員展開培訓，保證其能掌握基本的網絡知識，計算機、通訊技術、軟件設備維護等多項技能，才能使房地產檔案信息資料的收集、整理、保存等工作高效開展，使檔案管理在促房地產業發展中發揮更大作用。

（五）加強檔案資源的開發與利用

房地產檔案管理工作中，應注重檔案資源的開發利用，充分利用信息技術與網絡技術，實現檔案信息共享，使檔案資源發揮價值與作用。不過這一環節應注重設置檔案文獻資源的利用權限，相關人員雖可利用檔案資源，不過卻無法更改或替換檔案內容數據等，只有規定的人員才能對數據資料作出更改。另外，對一些有高度保密性的文檔，應增設密碼，供指定人員參考利用，提高檔案管理工作效率與質量。

總之，房地產檔案管理工作是推動房地產企業發展的基礎性工作，也是為群眾服務的民生工作。作為檔案管理人員，在具體工作中，應做到理論與實踐相結合，注重管理手段的優化，經驗的總結，探究更多可行管理策略，增強檔案管理水平，促房地產業持續發展。

參考文獻

[1]王贊.數字化技術在房地產檔案管理中的應用[J].城建檔案，2016（12）：17-18.

[2]蔣瑛.房地產檔案管理工作的現實價值[J].城建檔案，2014（02）：50-52.

[3]楊清平.論如何提升房地產檔案管理水平[J].改革與開放，2010（08）：59.