時間：2022-07-28 23:26:01
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇學(xué)籍檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
學(xué)籍檔案對學(xué)生來講極為重要，是學(xué)生在本階段學(xué)習(xí)的重要記錄憑證也是其進行下一階段學(xué)習(xí)或者工作的重要保障，因此做好中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作就顯得具有較強的現(xiàn)實意義。筆者在本文中首先研究了中學(xué)學(xué)籍檔案管理中存在的問題，然后提出對學(xué)籍檔案管理進行優(yōu)化的措施，同時還研究了在利用檔案過程中應(yīng)該注意的相關(guān)問問題，以期更好的管理中學(xué)學(xué)籍檔案。
關(guān)鍵詞：
中學(xué)；學(xué)籍檔案；問題；解決措施
進入新新世紀后，國家對教育教學(xué)愈加重視，同時作為學(xué)生重要的學(xué)習(xí)記錄，學(xué)籍檔案管理工作異常中重要。學(xué)生在中學(xué)期間的活動情況主要由學(xué)籍檔案進行記錄，是學(xué)生升學(xué)、工作等重要的依據(jù)，科學(xué)的管理學(xué)籍檔案，是每一位檔案管理人員的首要任務(wù)。對學(xué)生來講，學(xué)籍檔案極為重要，一旦在管理中出現(xiàn)問題，會嚴重影響學(xué)生今后的學(xué)習(xí)和工作。基于學(xué)籍檔案管理的重要性，對中學(xué)檔案管理中存在的問題進行研究并提出有針對性的解決措施就顯得具有較強的現(xiàn)實意義，筆者在本文中對此進行探討和研究。以期進一步促進中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1、學(xué)校管理者的重視力度不足
一般情況下學(xué)校配備的學(xué)籍檔案管理人員較少，從學(xué)生進入中學(xué)到學(xué)生最終畢業(yè)，要經(jīng)歷很多工作，工作任務(wù)量較大，同時由于學(xué)生眾多，無形中加大了總工作量，雖然在此背景下，但是學(xué)生其他工作部門還會借用檔案管理員協(xié)助開展相關(guān)工作，導(dǎo)致管理人員過于繁忙，同時學(xué)校配備的相關(guān)設(shè)備陳舊，一些學(xué)校的學(xué)籍檔案管理人員沒有自己獨立的工作空間，時長出現(xiàn)學(xué)籍檔案丟失的情況，繁重的工作，較大的工作量導(dǎo)致檔案管理員具有較大的流動性。
2、管理學(xué)籍檔案的模式陳舊
中學(xué)學(xué)生學(xué)籍檔案具有繁多的內(nèi)容，要想保障服務(wù)的準確性，僅僅憑借個人的記憶進行檢索顯得極為不易，不僅效率低下而且容易出錯。所以，筆者建議應(yīng)該在中學(xué)學(xué)籍檔案管理中使用計算機，不僅提升檔案管理的工作效率，更能保障其正確性。
3、學(xué)籍檔案管理人員銜接不暢
由于學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員艱苦的工作環(huán)境，因此造成人員流動較大，對學(xué)校持續(xù)性的建設(shè)、管理和利用學(xué)籍檔案造成嚴重的影響。所以，當(dāng)前最緊迫的就是針對存在的問題，提出有效的解決措施，切實提升學(xué)籍檔案的管理質(zhì)量和效率。
二、提升中學(xué)學(xué)籍檔案管理質(zhì)量和效率的措施
1、學(xué)校重視
鑒于中學(xué)學(xué)籍檔案工作的特殊性，作為學(xué)校管理人員對該項工作應(yīng)該加以重視，在硬件、軟件建設(shè)上全力支持，給相關(guān)管理人員獨立的辦公空間，配備專職學(xué)籍檔案管理人員，并加大智力投入，持續(xù)培養(yǎng)，保障學(xué)籍檔案管理人員具有較高的工作技能。
2、強化意識，明確職責(zé)
學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)該對學(xué)籍檔案管理工作人員的工作環(huán)境進一步優(yōu)化，作為學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該自覺學(xué)習(xí)相關(guān)知識和技能，不斷提升工作意識、服務(wù)意識，明晰自身工作重要性，嚴格按照相關(guān)規(guī)定科學(xué)的管理學(xué)籍檔案。
3、重視培養(yǎng)，構(gòu)建強隊
要想提升中學(xué)學(xué)籍檔案的管理質(zhì)量，擁有一支高水平的管理隊伍極為重要。管理人員不僅政治素養(yǎng)高，還應(yīng)該具有較強的職業(yè)技能，因此這就要求當(dāng)前在中學(xué)從事學(xué)籍檔案工作的人員應(yīng)該不斷深化學(xué)習(xí)意識，在各方面提升能力，保障具有較高的綜合素質(zhì)和水平。作為學(xué)校，應(yīng)該對這項工作有清醒的認識，舉辦相關(guān)培訓(xùn)會，提升其專業(yè)技能的深度和廣度；建立管理工作激勵制度，在管理工作中表現(xiàn)突出的給予物質(zhì)、精神上的獎勵；樹立工作典型，強化學(xué)習(xí)意識并落實相關(guān)待遇，為學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。
4、穩(wěn)定隊伍，持續(xù)發(fā)展
學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的穩(wěn)定性、連續(xù)性和管理隊伍的穩(wěn)定性、連續(xù)性有很大的關(guān)系。此工作需要相關(guān)人員具有厚重的工作經(jīng)驗，在實際工作中不斷完善。要是頻繁調(diào)動管理人員的工作崗位，會嚴重影響檔案管理工作的持續(xù)性。所以，學(xué)校相關(guān)管理部門要對檔案管理隊伍的穩(wěn)定性有清醒的認識，健全管理制度，促進連續(xù)性的學(xué)籍檔案管理工作。
三、結(jié)束語
總而言之，檔案管理工作和學(xué)生今后的學(xué)習(xí)和工作息息相關(guān)，是學(xué)生這一階段學(xué)習(xí)的必要記錄，更是學(xué)生開展下一階段學(xué)生的重要保障，事關(guān)每一位學(xué)生的切身利益，因此我們必須對學(xué)生負責(zé)，秉承較高的服務(wù)意識和責(zé)任觀念，把學(xué)籍檔案管理工作科學(xué)的進行，這也是對一個學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、綜合實力進行衡量的重要指標之一。所以，這就要求中學(xué)學(xué)校對本校內(nèi)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作強化重視，不斷完善學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法，依托學(xué)校的實際情況，制定科學(xué)的管理體系，嚴格記錄學(xué)生在中學(xué)的表現(xiàn)。有效的開展此項工作也是為各項工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。
作者：張慧芳 單位：山西榆次八中
參考文獻
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【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；對策
檔案是指國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是再現(xiàn)歷史原貌的原始文獻，具有重要的歷史價值。高校檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)生活過程的真實記錄，包括學(xué)生的入學(xué)注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。目前我國高等教育飛速發(fā)展，檔案管理跟不上高校發(fā)展步伐，在一定程度上影響了高校發(fā)展。因此，明確高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)況，加強學(xué)籍檔案管理改進，已成為各高校關(guān)注的熱點。
一、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)況分析
（一）對高校檔案管理意識淡薄
很多高校對學(xué)籍檔案管理隨意為之，無人監(jiān)督，缺乏行之有效的管理機制和獎懲制度，檔案管理中出現(xiàn)的問題也很難得到解決，缺少必要的支持。學(xué)校將學(xué)生作為學(xué)籍檔案管理的被動管理對象，對學(xué)生缺乏必要的教育，很多學(xué)生對自己的學(xué)籍檔案缺少理解和認識，甚至直到畢業(yè)審查時才發(fā)現(xiàn)檔案中出現(xiàn)問題或缺少文件，嚴重影響了學(xué)校的管理秩序。
（二）高校檔案管理人員不專業(yè)
很多高校的學(xué)籍檔案都由教務(wù)管理人員兼職管理，缺少專門的管理人員，有的人甚至沒有接受過檔案管理知識的培訓(xùn)。加之教務(wù)管理人員平時工作繁忙，沒有時間和精力顧及檔案的收集、整理和歸檔工作，導(dǎo)致學(xué)生的學(xué)籍檔案只是入學(xué)時收一下，畢業(yè)時發(fā)一下，在校期間基本沒有整理、補充和歸檔，學(xué)籍檔案管理如同虛設(shè)。
（三）檔案管理制度不完善
要搞好學(xué)籍檔案的管理工作，健全的檔案管理制度不可少。目前很多高校的學(xué)籍管理仍以教務(wù)處或?qū)W生處為主，缺少專門機構(gòu)和專業(yè)人員，學(xué)籍檔案也只是學(xué)生入學(xué)時收上來，作為材料擱置在一旁，有的高校沿用舊的規(guī)章制度，有的甚至缺乏學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度。現(xiàn)今高等教育改革，很多高校都采用了多層次、多形式、多專業(yè)的辦學(xué)模式，在高校其他方面都與時俱進，緊隨改革步伐的時候，學(xué)籍管理制度的不健全更加難以適應(yīng)現(xiàn)在高校的辦學(xué)模式。
（四）未采用電子化管理模式
隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，學(xué)籍管理采用電子技術(shù)手段已勢在必行，很多高校也都引進了教育管理系統(tǒng)軟件，采用新的管理方式。但高校在采用了電子學(xué)籍管理方式后，更加忽視紙質(zhì)檔案的重要價值，學(xué)校在補充電子檔案的時候忽視紙質(zhì)檔案的補充，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案不能同步整理歸檔。同時，電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理也存在瑕疵，如學(xué)籍信息都由學(xué)生自由填寫，信息的真實如何甄別，如何保障學(xué)生信息的安全及信息共享問題等，也亟待解決。
二、完善高校學(xué)籍檔案管理對策
（一）樹立現(xiàn)代化的學(xué)籍檔案管理理念
要實現(xiàn)檔案的價值，發(fā)揮檔案的作用，必須在源頭做好檔案的管理工作，從思想上認識到檔案的重要性。首先，領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到檔案的價值和作用，意識到檔案管理工作的重要性，從機構(gòu)設(shè)置到人員配置，到管理機制建設(shè)等方面給予檔案管理部門充分的支持，切實解決檔案管理中的難題，加強檔案管理建設(shè)。其次，要提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心，檔案管理人員要認識到檔案工作的意義和重要性，加強工作認識，提高工作質(zhì)量。要更新檔案管理理念，將被動的信息管理轉(zhuǎn)化為主動的信息服務(wù)，將檔案庫轉(zhuǎn)化為人才信息庫，充分發(fā)揮檔案信息的價值和作用。
（二）實現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化
教育部從2001 年開始對高等教育學(xué)歷證書實行電子注冊制度。建立高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，是在高等教育改革的背景下，使高等教育健康發(fā)展，保證高等教育質(zhì)量，維護國家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書的嚴肅性，維護高等學(xué)校畢業(yè)生的合法權(quán)益的需要。實施高等學(xué)歷教育的高等學(xué)校按國家招生規(guī)定錄取的學(xué)生，所取得的學(xué)歷證書均須進行電子注冊，是擁有全國唯一的高等教育學(xué)歷信息數(shù)據(jù)庫。高校學(xué)籍管理部門應(yīng)與全國高校學(xué)歷電子注冊系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，上下聯(lián)動，建立一個完整的高校學(xué)生學(xué)籍管理信息系統(tǒng)。從新生的錄取開始到學(xué)生畢業(yè)，動態(tài)加入學(xué)生在校期間全部信息材料，貫穿學(xué)生在校期間的整個學(xué)習(xí)過程，構(gòu)建一個完整的高校學(xué)生電子學(xué)籍檔案體系。全國普通高校全部實行了學(xué)歷電子注冊制度。國家教育部為此專門研制“全國大學(xué)生學(xué)籍、學(xué)歷管理系統(tǒng)”軟件。該系統(tǒng)從新生的錄取簡明登記表信息，到畢業(yè)證書打印、發(fā)放、轉(zhuǎn)入校友數(shù)據(jù)庫，貫穿學(xué)生在校期間整個的管理過程，形成了一個畢業(yè)生完整的電子檔案，學(xué)籍管理逐步實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。其中“學(xué)籍管理庫”是該系統(tǒng)信息管理的核心，是學(xué)生的基本檔案信息所在，包括姓名、性別、出生日期、民族、家庭地址、專業(yè)、學(xué)制、入學(xué)日期、特長、身份證號、健康狀況、獎懲記錄、社團記錄等等。這一段的檔案信息記錄了一個學(xué)生在校期間的所有信息，將學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、健康狀況、道德表現(xiàn)、個人愛好以及發(fā)展方向等都記錄在內(nèi)。而“綜合檔案信息”涉及學(xué)生衣、食、住，獎、懲、貸，德、智、體、能等多方面信息，其信息包含高校學(xué)生入學(xué)前中學(xué)階段信息、高考信息、在大學(xué)期間學(xué)習(xí)成績信息、畢結(jié)業(yè)結(jié)論、學(xué)生目前的家庭經(jīng)濟狀況、學(xué)生在校期間的獎勵與處分等。通過與該系統(tǒng)其他功能配合，構(gòu)成了完整的學(xué)生綜合性電子檔案。該系統(tǒng)的使用規(guī)范了全國高校學(xué)生管理信息，充分發(fā)揮了高校學(xué)籍檔案信息資源化管理的優(yōu)勢。
（三）建立專業(yè)化的高素質(zhì)學(xué)籍檔案管理隊伍
很多高校已經(jīng)開設(shè)檔案學(xué)專業(yè)，培養(yǎng)專門的檔案管理人才。各高校更應(yīng)該建立專門的檔案管理機構(gòu)，盡可能的引進專業(yè)的檔案管理人才，加強目前檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍。檔案管理人員每天要面對一堆堆的紙質(zhì)檔案和枯燥的電子檔案，工作較沉悶，缺少激情和趣味。因此，檔案管理人員較容易出現(xiàn)懈怠、煩躁等情緒，更需要他人的關(guān)心和幫助；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)加強對檔案管理人員的關(guān)心和愛護，調(diào)動他們的工作積極性和工作熱情，幫助他們擺脫懈怠、煩躁等不良情緒，促進學(xué)校的檔案管理建設(shè)。
（四）建立健全學(xué)籍檔案管理制度
很多高校都是學(xué)生入學(xué)時接收一下檔案，畢業(yè)時統(tǒng)一整理一次，在校四年基本不動，學(xué)生受到表彰或出現(xiàn)問題也不及時進行檔案的補充，因此學(xué)籍檔案管理需要明確的規(guī)章制度和獎懲措施，健全檔案的補充和收集、整理、核對、管理、保密等各項制度。做到權(quán)責(zé)明晰，獎懲分明，用制度去規(guī)范管理工作，督促管理人員及時完成學(xué)籍檔案管理的各項工作。
總之，學(xué)籍檔案是高校和學(xué)生的重要信息資料，是學(xué)校和學(xué)生的寶貴財富，是學(xué)校管理工作的重要資料，因此加強學(xué)籍檔案的管理和開發(fā)利用，才能使高校更好的適應(yīng)社會發(fā)展的需求，更好的將培養(yǎng)的人才推向社會和市場。
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關(guān)鍵詞 學(xué)籍檔案管理 電子化
高職院校的學(xué)籍檔案管理是根據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合各自學(xué)校實際所制定的具體的規(guī)章制度和實施細則。它對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個過程有著至關(guān)重要的作用，能夠充分全面的反映一個學(xué)生在校期間求學(xué)質(zhì)量。它入學(xué)注冊、成績考核、紀律出勤、轉(zhuǎn)專業(yè)與留級，轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格的審核和相應(yīng)證書發(fā)放等都做了詳實明確的記錄和記載。因此學(xué)籍檔案管理直接關(guān)系著一個學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會聲望，直接關(guān)系著一個學(xué)生的人生規(guī)劃。如何搞好學(xué)籍檔案管理工作，使其切實為教育所用，為教學(xué)服務(wù)是我們?nèi)缃袷滓接懙膯栴}。
一、學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)狀
（一）入學(xué)教育缺失
一些學(xué)生缺乏對學(xué)籍管理的正確理解，只被動的被學(xué)籍管理的記錄記載所約束，在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程。而很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊、召開主題班會等形式集中教育來介紹和引導(dǎo)學(xué)生對于學(xué)籍檔案的理解和重視。
（二）相關(guān)人員的職業(yè)道德有待提升
高校許多教師視學(xué)籍檔案管理為教學(xué)管理部門的工作職責(zé)，認為與己無關(guān)，而同時相關(guān)部門的管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心不強，不具備相應(yīng)崗位應(yīng)有的職業(yè)道德，而有的教師則對學(xué)生違紀現(xiàn)象視若不見，不能及時處理、上報，這些都在一定程度上影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。
（三）學(xué)籍管理手段不成熟
原始的手工錄制的高校學(xué)籍檔案管理已逐步被網(wǎng)絡(luò)化的電子檔案所替代。但尚未成熟的信息管理平臺和能力有待提升的信息錄入隊伍無疑使信息檔案的工作量增加，準確性低。
二、如何實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理水平現(xiàn)代化
（一）規(guī)范管理，樹立服務(wù)意識
建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，提升相關(guān)工作人員的服務(wù)意識則是提升學(xué)籍檔案管理水平的重要手段。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)院系為主，實行分層管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標準、監(jiān)督檢查等的目標管理。隨著社會對高等院校畢業(yè)生需求的不斷發(fā)展變化以及學(xué)校自身發(fā)展需要，學(xué)籍管理應(yīng)作為圍繞學(xué)校的中心工作的輔助手段，提升服務(wù)效果，及時調(diào)整管理信息內(nèi)容，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進一步增強服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。
（二）利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化電子檔案管理
隨著高等院校生源數(shù)量的社會性變化，隨著科學(xué)技術(shù)的時代性變化，隨著教育理念的現(xiàn)代化發(fā)展，更高效、更準確的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)呼之欲出。大量的信息數(shù)據(jù)已無法也不能夠通過人工管理來完成，應(yīng)用計算機進行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息平臺，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中并建立健全相應(yīng)制度、條例，使各教學(xué)部門能充分利用信息，使各級領(lǐng)導(dǎo)和部門及時掌握相關(guān)情況并使學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績、課表等，從而實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向技術(shù)化。
（三）提升人員素質(zhì)，提高學(xué)籍檔案管理水平
現(xiàn)代高等教育對學(xué)籍管理人員的素質(zhì)要求越來越高，應(yīng)加強學(xué)籍管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對學(xué)籍管理干部進行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢下的學(xué)籍管理特點，加強理論和計算機應(yīng)用等知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學(xué)籍管理隊伍的整體素質(zhì)水平。
高等院校學(xué)籍檔案管理工作是一項既關(guān)乎學(xué)校發(fā)展聲望又關(guān)乎學(xué)生人生發(fā)展的重要工作，只有不斷創(chuàng)新、不斷完善、不斷提高，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。從事這項工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識，嫻熟的電子信息技術(shù)技能，細致的檔案工作態(tài)度以及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有具備這些，才能推動高等院校的學(xué)籍檔案工作順應(yīng)時代的步伐，不斷前行。
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作者簡介：
摘要：從高等院校教育人才培養(yǎng)的目標來看，學(xué)生管理和學(xué)籍管理將有新的內(nèi)涵。學(xué)生學(xué)籍檔案管理具有一定的特征，而高等院校的教育也具有特殊性，這也就使得學(xué)籍檔案管理工作顯得尤為重要。因此高等院校需要就學(xué)生學(xué)籍檔案的管理采取一些措施，如：管理人員專業(yè)化、管理手段信息化、檔案管理整理規(guī)范化、檔案利用規(guī)范化、強化領(lǐng)導(dǎo)機制。
關(guān)鍵詞：高等院校；學(xué)生學(xué)籍；管理
高等院校學(xué)生在校的各方面情況一般都是記錄在學(xué)籍檔案，學(xué)生在校時，學(xué)校教務(wù)處負責(zé)整理和保管學(xué)籍檔案，學(xué)生離校后，學(xué)籍檔案的整理和保管工作就交由學(xué)生所在單位人事部門負責(zé)，也可以交由學(xué)生所在地人才中心負責(zé)，學(xué)籍檔案既記錄了學(xué)生在校時的成績考核，又記錄了學(xué)生參與各種涉外活動情況，除此以外，還有學(xué)生在校遵守的紀律表現(xiàn)以及綜合相關(guān)老師的評價等都記錄在案。根據(jù)高等院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容，學(xué)校和各個用人單位不但能掌握學(xué)生的基本情況，而且可以了解學(xué)生的社會能力。因此，管理好學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅有利于保障學(xué)生的身心健康和合法權(quán)益，還有利于國家利益的維護以及教育質(zhì)量的保障。
一、學(xué)籍管理的內(nèi)涵
1.學(xué)籍，實際上也可以說是對學(xué)生在校時期的整個過程的記錄。而學(xué)籍管理的過程，是指建立學(xué)生學(xué)籍檔案的過程。學(xué)籍檔案管理可分為三大過程：第一，招生、學(xué)生報到、新生注冊、發(fā)放學(xué)生證；第二，記錄學(xué)生成績和其補考情況，處理學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)以及復(fù)學(xué)等事宜；第三，獎勵以及處分，進行畢業(yè)證書的辦理以及發(fā)放。完成學(xué)籍檔案管理的整個過程會耗費較長時間，但這個過程能夠客觀并整體反映出學(xué)生在校時的各方面表現(xiàn)，包括德、智、體等方面。
2.高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的特性
首先是應(yīng)用性 。在高等院校里，就其教育人才的培養(yǎng)模式、培養(yǎng)目標以及任務(wù)而言，它主要以一線中急需的技能型應(yīng)用型人才為培養(yǎng)方向，因此，高等院校的學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅要把普通高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況以及成績考核記錄下來，還要記載學(xué)生的黨、團材料。另外，在學(xué)生檔案里，不僅僅只有學(xué)生專業(yè)技能檔案和藝術(shù)素養(yǎng)檔案具有應(yīng)用性，還有綜合素質(zhì)考核檔案等其它學(xué)生檔案也具有應(yīng)用性，綜合來看，學(xué)生檔案具有應(yīng)用性這一特點，這一點是尤為重要的。
其次是多樣性 高等院校的生源復(fù)雜，主要有三年制普高生、五年一貫制高等院校生以及“ 3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。另外，高等院校還有許多來自省外各個地區(qū)的優(yōu)質(zhì)生源，生源地區(qū)的文化以及其它各方面存在差異，導(dǎo)致高等院校的學(xué)生檔案也具有多樣性。
最后是周期性 在高等院校里，一批畢業(yè)離校學(xué)生帶走學(xué)生檔案的同時，又會有一批新生檔案注入，因此，學(xué)生檔案幾乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有學(xué)制短、流動性強、穩(wěn)定性差的特點，學(xué)生檔案管理的周期性就尤為明顯。
二、高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的重要性
1.學(xué)生學(xué)籍管理工作的目的是提供利用。學(xué)生在就業(yè)、參軍、考級考證、入黨、資助等時候往往需要用到學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用學(xué)籍檔案也成了整個工作的重中之重。從某種程度來看， 高等院校教育也可以說是就業(yè)教育，對學(xué)生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)而言，學(xué)籍檔案的管理工作尤為重要。
2.高等院校教育目的在于培養(yǎng)高素質(zhì)人才，其學(xué)院教學(xué)與教育的整個過程都被記錄在了學(xué)籍檔案中，因此，學(xué)籍檔案管理工作對于實現(xiàn)高等院校教育人才培養(yǎng)目標，以及保障教育質(zhì)量與水平而言具有重大意義。把產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合進行教育當(dāng)高等院校教育的陽光大道，也是必走之路，把服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟，凸顯產(chǎn)業(yè)特色作為辦學(xué)的方向，把工學(xué)結(jié)合作為教學(xué)模式的同時還應(yīng)結(jié)合校企合作模式，通過學(xué)籍檔案工作可以把凸顯綜合素質(zhì)并凸顯技能鍛造的教育過程記載下來。可見，學(xué)籍檔案管理對于教學(xué)評估有較大的作用，它能夠直觀地反映教學(xué)質(zhì)量和教育水平。
3.學(xué)籍檔案記載著一個學(xué)生在校時的各方面情況，幾乎就如一張名片，一張好的名片有助于學(xué)生的就業(yè)，因此，對于促進高等院校的畢業(yè)生就業(yè)這一程度而言，學(xué)籍檔案管理工作也比較重要。再加上目前科技信息化水平已經(jīng)達到一個高度，用人單位對人才檔案也隨之提出了更高的要求，逐漸轉(zhuǎn)向于電子信息檔案，用人單位考察畢業(yè)學(xué)生往往會參考學(xué)籍檔案。而于學(xué)生而言，就應(yīng)該不斷完善自己，以通過重重考核。
三、高等院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的不足
隨著高等院校的擴招，在校學(xué)生的增多，高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的問題也越顯得重要。但是遇到的問題也越來越突出。具體主要體現(xiàn)在以下幾點：
1.學(xué)籍檔案管理工作人員態(tài)度不認真
學(xué)生在校期間的各方面情況通通記錄在了學(xué)籍檔案中，學(xué)籍檔案也因此成為了用人單位用人時的考慮因素。但在學(xué)籍管理過程中，會出現(xiàn)相關(guān)工作人員工作馬虎的情況，主要表現(xiàn)在填寫太隨意，字跡潦草，內(nèi)容不統(tǒng)一，評價不客觀等方面，從而導(dǎo)致原始檔案喪失真實性與完整性，實現(xiàn)不了學(xué)籍檔案原本的作用。
2.學(xué)生對個人檔案的意識性不強
學(xué)生沒有意識到個人檔案的重要性，對待個人檔案不認真，在填寫自己情況，字跡不公正，總結(jié)不認真，三言兩語地應(yīng)付完，典型的是在寫思想與生活表現(xiàn)時，不僅內(nèi)容太片面，而且表述都有問題，甚至還會出現(xiàn)錯別字。另外，在畢業(yè)離校后，由于不大在意學(xué)籍檔案的保管，可能會造成檔案丟失。
3.電子檔案管理不到位
目前，計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在快速發(fā)展，學(xué)籍檔案的管理逐漸傾向于信息化與系統(tǒng)化，因此，對于學(xué)籍檔案的管理提出了更高的要求，僅僅利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案顯得比較落后。但是，目前的情形是，相對于電子檔案而言，大多數(shù)高校更為傾向于紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致學(xué)籍檔案容易丟失。
四、加強高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的具體措施
學(xué)生檔案管理具有一定的特殊性，并且是尤為重要的一項工作，為此，可以采取傳遞檔案制度化、管理逐步現(xiàn)代化、檔案人員專業(yè)化、檔案材料規(guī)范化、強化領(lǐng)導(dǎo)力量和責(zé)任意識管理這“五化”對策，從而促進高等院校完成人才培養(yǎng)目標和教育目標。
1.深刻體會學(xué)籍檔案的重要性。
學(xué)生學(xué)籍檔案記載著學(xué)生的重要信息，全體師生都應(yīng)該意識到其重要性。一方面，對于學(xué)生學(xué)籍管理的工作人員，應(yīng)該建立相應(yīng)的考核機制，并提供給他們專業(yè)培訓(xùn)的機會，實現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍管理工作的價值。另一方面，學(xué)校應(yīng)帶動其它各個部門參與管理工作，使得學(xué)籍檔案管理工作取得更好的效果。
2.加強學(xué)籍檔案工作管理規(guī)范化
學(xué)籍檔案管理工作主要是整理學(xué)生在校期間的各種材料，提供學(xué)籍檔案的利用。學(xué)籍檔案管理工作是一個動態(tài)的過程，要求這個過程標準、規(guī)范并科學(xué)，為了使得學(xué)籍管理工作達到這一水平，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的價值，確保學(xué)生身心健康成長，素質(zhì)全面發(fā)展，需要建立一套完備的學(xué)籍檔案管理制度來規(guī)范整個工作過程。
3.加強學(xué)籍檔案信息化。
如今，網(wǎng)絡(luò)與計算機幾乎已經(jīng)進入了家家戶戶的生活與工作，學(xué)籍檔案管理越來越趨向于信息化。學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)與現(xiàn)代靠攏，對學(xué)姐檔案信息化管理引起重視，強力支持管理信息化。高校學(xué)籍檔案管理部門可以利用網(wǎng)絡(luò)來創(chuàng)建一個信息平臺，把學(xué)生的學(xué)籍檔案整理好并存放在這一信息平臺上，為個人或單位查詢資料提供方便。
4.強化學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)。
一方面，學(xué)籍管理人員自身應(yīng)該努力完善自己。在業(yè)務(wù)上，學(xué)籍管理人員應(yīng)該努力加強自己的工作能力，不僅要擅長實踐操作，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)理論知識，牢牢掌握專業(yè)技能，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力；在思想政治上，檔案管理人員應(yīng)認真學(xué)習(xí)黨的路線、方針以及政策，做到愛崗敬業(yè)，并認真學(xué)習(xí)工作相關(guān)法律，樹立正確的人生觀與世界觀。另一方面，學(xué)校不僅要努力做好學(xué)籍管理人員的思想工作，穩(wěn)定情緒，多給予他們一些生活上與工作上的關(guān)心，以使他們能夠?qū)Ｐ摹⑻嵉墓ぷ鳎€需要加強對學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進一步提升他們的業(yè)務(wù)能力，同時提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。
5.做好學(xué)籍檔案管理工作， 提供滿意服務(wù)
目前，學(xué)籍檔案管理在畢業(yè)階段進行得有些雜亂無章。學(xué)生在即將離校時，往往需要轉(zhuǎn)走檔案，新生入校時會轉(zhuǎn)進檔案，此時工作會顯得比較繁重，因此有一套專門的程序來規(guī)范學(xué)籍檔案的流動，并不能隨意轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出，盡量在畢業(yè)時就安排好檔案的進出，以避免工作扎堆。一方面要服務(wù)于學(xué)校。學(xué)籍檔案有助于學(xué)校各項工作的進行，學(xué)校辦學(xué)離不開學(xué)籍檔案管理，做好學(xué)籍檔案管理工作有助于學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的提高。學(xué)籍檔案可以為學(xué)校提供查詢服務(wù)，學(xué)校通過查詢部分學(xué)籍檔案，可以大致總結(jié)出某一階段的教學(xué)水平，從而制定出有針對性的教學(xué)檔案，以期辦學(xué)水平再上一個臺階。技師院校的學(xué)籍檔案還能夠起到招生宣傳的效果，生源的數(shù)量以及各專業(yè)的招生人數(shù)、畢業(yè)生分配去向及社會對其給予的評價等在學(xué)籍檔案里有所記載，學(xué)校在實施招生計劃時，可以適當(dāng)?shù)亟栌眠@些內(nèi)容，做好招生宣傳，吸收優(yōu)質(zhì)生源。另一方面學(xué)籍檔案要為學(xué)生服務(wù)在畢業(yè)離校后，學(xué)生會經(jīng)常需要用到學(xué)籍檔案，以下是需要利用學(xué)籍檔案的幾種主要情況：
一是辦理繼續(xù)深造時 如今，就業(yè)難問題愈演愈烈，因此，專科學(xué)生傾向于升本，本科學(xué)生忙著考研或留學(xué)。在這種情況下，這些學(xué)生申請報名時往往需要用到學(xué)籍檔案，因為無論你申請的是哪所學(xué)校，它們都需要了解你的相關(guān)資料，如：原就讀學(xué)校蓋章的高考成績和大學(xué)時期的成績，畢業(yè)證明以及學(xué)位證明。而如果是出國留學(xué)，國外的一些學(xué)校除了需要以上的資料以外，通常還需要了解學(xué)生更為全面的信息，如：學(xué)生在原就讀學(xué)校的思想政治表現(xiàn)、紀律表現(xiàn)以及學(xué)校推薦信，這些都離不開學(xué)籍檔案。
二是辦理免修課程 有些學(xué)生可能會出國深造，而在國外的學(xué)校學(xué)習(xí)的某些課程可能會與原就讀學(xué)校的課程重復(fù)，也可能與某些學(xué)生自修或自考時的課程相同，這種情況下，學(xué)生可以申請免修課程，而申請免修課程需要學(xué)生在原就讀學(xué)校的該門課程的成績證明，這就需要從學(xué)籍檔案里面查詢。
三是補辦畢業(yè)證明書。
部分學(xué)生未保管好畢業(yè)證，導(dǎo)致畢業(yè)證丟失時，需要進行重新辦理，而補辦手續(xù)需要一些材料，如：錄取證明、成績單、畢業(yè)證號。
另外學(xué)籍檔案要為社會服務(wù)。一方面，社會往往會從學(xué)生的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及身體素質(zhì)來考察他們，而這些考察因素都要通過查詢學(xué)籍檔案來了解，而且學(xué)籍檔案可以使造假文憑無所遁形，因此，通過學(xué)籍檔案可以辨別人才，挑選真正人才。另一方面，對于學(xué)生而言，學(xué)籍檔案也是學(xué)生人際交往與就業(yè)的一張名片，以便于學(xué)生更好地向社會推薦自己。
五、結(jié)語
總之，學(xué)生學(xué)籍管理就是一項比較復(fù)雜的工作。因此，為了提升此項工作的質(zhì)量，確保學(xué)籍檔案的真實性與完整性，從而充分實現(xiàn)其服務(wù)價值，工作人員一方面需要不斷創(chuàng)新，不斷改進工作方法，使之與現(xiàn)代化接軌，另一方面，工作人員還應(yīng)該深刻認識到此項工作的重要性，增強責(zé)任意識，明確工作職責(zé)，專心、熱情地投入工作。（作者單位：湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）
參考文獻：
關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案；管理；完整性；諸多問題；對策
一、高校學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題
（一）高校領(lǐng)導(dǎo)的重視度不夠，管理較為分散
雖然學(xué)籍檔案在高校檔案中占據(jù)著十分重要的地位，但是還有很多高校的領(lǐng)導(dǎo)沒有認識到學(xué)籍檔案管理的重要性，將全部的注意力放在教學(xué)、學(xué)生管理等方面，忽略學(xué)籍檔案管理，這就導(dǎo)致該方面的管理較為分散。由于領(lǐng)導(dǎo)不注重學(xué)籍檔案管理，所以在日常工作中也不會為教職工強調(diào)學(xué)籍檔案管理的重要性，教職工以及檔案管理者學(xué)籍檔案管理的意識低下，這對于學(xué)籍檔案管理工作的更好開展帶來了阻礙。同時，檔案辦公設(shè)備老舊不能及時更新，無法為檔案管理部門配備足夠的經(jīng)費等，都不利于學(xué)籍檔案管理效率的提升。
（二）缺乏科學(xué)健全的學(xué)籍檔案管理制度
近年來，雖然我國政府根據(jù)時代的發(fā)展變化出臺了一系列高校學(xué)生管理方面的規(guī)章和制度，為高校更好地開展學(xué)籍檔案管理提供了參考，但是學(xué)籍檔案的實際管理中仍然存在很多問題。比如學(xué)籍檔案材料涉及到招生就業(yè)處、學(xué)生處、組織部以及各個教學(xué)院系等，如何對這些部門的學(xué)籍檔案管理工作進行統(tǒng)一，不同部門所產(chǎn)生的學(xué)生信息如何歸檔等都沒有進行清晰化規(guī)定，這就導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理不完善，沒有嚴格規(guī)范的制度來約束，造成材料缺失、毀損等。同時，很多高校自身也沒有根據(jù)實際發(fā)展情況制定健全的學(xué)籍檔案管理制度，無法對該方面的工作進行約束，如此勢必會導(dǎo)致檔案管理者對學(xué)籍檔案管理的重要性認識不足，無法提升學(xué)籍檔案管理的效果。
（三）信息化水平較低
高校學(xué)籍檔案管理屬于一項系統(tǒng)化、復(fù)雜化的工作，涉及到學(xué)生生活以及學(xué)習(xí)的方方面面，是對學(xué)生整個大學(xué)生涯情況的綜合反映，所以學(xué)籍檔案管理者的工作量通常都比較大。而當(dāng)前還有很多高校沒有積極引入信息化技術(shù)，在開展學(xué)籍檔案管理的時候還是采用傳統(tǒng)的手工方式，如此勢必會導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理者面臨著沉重的工作壓力，而且還容易導(dǎo)致錯誤的存在，不利于學(xué)習(xí)檔案管理水平的提升。還有一些高校雖然引入了信息化技術(shù)，但是系統(tǒng)并沒有隨著高校的發(fā)展而及時更新，較為落后老化，缺乏有效性，導(dǎo)致檔案管理面臨著重重困難。學(xué)籍檔案管理工作并不僅僅是檔案管理部門單方面的工作，其需要其它各個部門的有效配合，而很多高校學(xué)籍檔案管理部門并沒有與財務(wù)部門、學(xué)生處等實現(xiàn)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)化辦公，這也會導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理面臨較大困難。
（四）檔案管理者綜合技能有待提升
學(xué)籍檔案管理工作具有較強的程序性和專業(yè)性，并不是每個人都能夠勝任的，這就要求高校要做好學(xué)籍檔案管理人才隊伍的構(gòu)建，確保管理者隊伍結(jié)構(gòu)較為科學(xué)，并做好分工。但是縱觀當(dāng)前我國高校發(fā)現(xiàn)，很多高校領(lǐng)導(dǎo)都不注重學(xué)籍檔案管理人員的引入工作，僅僅是隨機分配一些人員來開展該方面的工作，并且不注重對檔案管理者進行培訓(xùn)，導(dǎo)致他們的綜合素質(zhì)欠佳。再加之檔案管理工作任務(wù)繁重，所以很難形成穩(wěn)定的專業(yè)隊伍，影響了學(xué)籍檔案管理工作的良好開展。
二、解決高校學(xué)籍檔案管理工作問題的對策
（一）提升重視度，優(yōu)化管理
高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)認識到學(xué)籍檔案管理的重要性，明確學(xué)籍檔案的地位，要將該方面的工作納入到重要議事日程中，將各類活動與學(xué)籍檔案工作協(xié)同部署，并將其列入各級領(lǐng)導(dǎo)班子的重要管理內(nèi)容中，定期開展該方面的考核，不斷提升各個管理層對學(xué)籍檔案的重視度。還要對各個級別管理者的思想進行統(tǒng)一，推動學(xué)籍檔案管理工作有規(guī)劃、有組織、有紀律地開展，形成齊抓共管的良好局面。同時，還要鼓勵各個級別領(lǐng)導(dǎo)或者院系負責(zé)人與檔案管理工作室聯(lián)系，定期將自身的檔案信息輸送到檔案室，促進學(xué)籍檔案更加完整、全面。另外，為了推動學(xué)籍檔案更加全面，還可以補充一些學(xué)生學(xué)習(xí)過程中的資料，比如外語四、六級成績單、學(xué)生實踐記錄、實習(xí)綜合評定意見以及畢業(yè)答辯信息等。如此能夠使檔案資料更加清晰全面地呈現(xiàn)學(xué)生的狀況，為用人單位錄用人才提供參考依據(jù)。
（二）構(gòu)建科學(xué)化的學(xué)籍檔案管理制度
一方面我國政府應(yīng)當(dāng)出臺更為詳細化的高校學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度，為高校更好地開展學(xué)籍檔案管理提供強有力的參考和借鑒。另一方面高校自身也應(yīng)當(dāng)結(jié)合國家該方面的規(guī)范、綜合自身院校的實際情況制定出學(xué)籍檔案管理的運行模塊、工作程序和實施細則，推動學(xué)籍檔案管理更加高效，不斷提升管理的針對性。要從制度上入手對學(xué)籍檔案管理工作進行把關(guān)，全面提升管理質(zhì)量，制定整理、歸檔以及移交等各個方面的制度。同時，要認識到不同學(xué)生的學(xué)習(xí)能力以及學(xué)習(xí)目的不同，存在多元化的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)實施超前性和彈性化的學(xué)籍檔案管理制度，通過科學(xué)化的學(xué)籍管理，更好地推動學(xué)生發(fā)揮自身的個性潛力，激發(fā)學(xué)生的創(chuàng)造性、積極性和主動性，促進學(xué)生綜合素質(zhì)的全面提升。
（三）加強信息化建設(shè)
信息化已經(jīng)成為了當(dāng)前時展的重要趨勢，各行各業(yè)都逐漸開始向信息化方向邁進，高校學(xué)籍檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)積極引入信息化設(shè)備，并做好軟件的購買，推動學(xué)籍檔案管理更加科學(xué)，跟隨時代的步伐。通過信息化建設(shè)，能夠促進高校學(xué)籍檔案管理效率的全面提升，增強檔案的完整性，并且還能夠減輕檔案管理者的工作壓力，所以做好信息化建設(shè)尤為重要。第一，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)實情況進行計算機設(shè)備以及掃描儀等信息化設(shè)備的引入，同時，還要引入與日常學(xué)籍檔案管理工作相符合的軟件系統(tǒng)，做好管理模塊的設(shè)定，推動檔案管理者利用信息化系統(tǒng)更好地開展檔案管理工作。第二，要定期對檔案管理系統(tǒng)進行更新和維護，確保系統(tǒng)能夠正常運行，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。第三，可以構(gòu)建檔案管理信息庫，將高校各個院系以及部門的檔案存放在信息庫中，以便于相關(guān)人員進行檔案信息的運用，推動檔案管理更加高效。信息庫中可以存放學(xué)生在校期間的表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績、實踐情況等各個方面的內(nèi)容，更為完整、全面地反映學(xué)生的情況。
（四）不斷提升學(xué)籍檔案管理者的綜合素質(zhì)
學(xué)籍檔案管理者的綜合素質(zhì)高低直接影響了學(xué)籍檔案管理的效果，因此對其加強綜合素質(zhì)培養(yǎng)，構(gòu)建專業(yè)化的學(xué)籍檔案管理者隊伍尤為重要。第一，高校應(yīng)當(dāng)做好學(xué)籍檔案管理者聘用把關(guān)，從源頭上加強管理，避免選用綜合素質(zhì)低的人員開展檔案管理工作。要對應(yīng)聘人員進行綜合考核，選擇綜合技能高的人員。第二，要定期對現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理人員進行培訓(xùn)。高校學(xué)籍檔案管理工作涉及到計算機學(xué)、管理學(xué)以及統(tǒng)計學(xué)等各個方面的知識，管理者應(yīng)當(dāng)具有較高的專業(yè)化技能，所以高校該方面的負責(zé)人應(yīng)當(dāng)對其進行教育和培訓(xùn)，積極灌輸有關(guān)知識和技能，提升學(xué)籍檔案管理的有效性。比如，可以聘請經(jīng)驗豐富的學(xué)籍檔案管理者到校為本校的學(xué)籍檔案管理者培訓(xùn)管理技能、傳授管理經(jīng)驗等。還可以聘請計算機專家到校為檔案管理者傳授計算機技能等，促進檔案管理人員更好地運用計算機開展學(xué)籍檔案管理工作。第三，要做好工作分配，合理確定工作職責(zé)，并根據(jù)具體的工作量進行人員配備，避免為檔案管理人員安排過多的工作、打消其工作的積極性。還要定期對學(xué)籍檔案管理者進行考核，選擇工作優(yōu)秀的人員，并對其進行獎勵和表揚，積極調(diào)動其它工作者的工作積極性。
三、結(jié)束語
高校學(xué)籍檔案管理工作是一項細致化、復(fù)雜化的工作，要想提升學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量和效率，必須要提升該項工作的重視度，制定健全的管理制度，并且還要加強信息化建設(shè)，提升學(xué)籍檔案管理者的綜合技能。雖然當(dāng)前隨著社會的快速發(fā)展，我國高校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍檔案管理工作的重視度在不斷提升，但是總體來看，該方面的工作仍然不是十分順利，學(xué)籍檔案管理面臨著一些問題，只有對這些問題進行科學(xué)化解決，才能夠推動學(xué)籍檔案管理走向更加規(guī)范的方向。
【參考文獻】
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關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案 管理工作 思考
隨著我國高等教育大眾化進度的加速和高校教育體制改革的不斷深化，高校在校學(xué)生人數(shù)在不斷增長，辦學(xué)規(guī)模在不斷擴大，辦學(xué)檔次在不斷提升，高校學(xué)籍檔案管理作為高校教學(xué)管理、學(xué)生管理和檔案管理的重要組成部分，如何加強和完善，使其制度化、規(guī)范化，科學(xué)化，是當(dāng)前高校學(xué)籍檔案管理工作面臨的新問題和新挑戰(zhàn)。
1.學(xué)籍檔案管理工作的內(nèi)涵
學(xué)籍檔案管理工作是以學(xué)籍為中心所開展的檔案管理工作，貫穿在學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的整個期間，是對學(xué)生的入學(xué)資格、在校學(xué)習(xí)情況及畢業(yè)資格的審核與管理；是對學(xué)生在校期間直接形成的不同載體的學(xué)籍檔案材料收集、整理、錄入、立卷歸檔。學(xué)籍檔案是保存利用價值的歷史記錄，具有原始性、真實性、信息準確性、可靠性等特點，具有重要的參考價值和憑證作用，它是學(xué)生在校期間全過程形成和積累真實地反映，有利于學(xué)校、個人及社會了解學(xué)生、掌握相關(guān)信息。同時也反映了學(xué)校各機關(guān)、系的教學(xué)、科學(xué)實驗和管理情況，為學(xué)校人才培養(yǎng)、接受上級各類評估檢查提供了可靠的材料。主要包括：1.學(xué)生學(xué)籍信息檔案的管理，如：新生錄取名冊、新生入學(xué)登記表、學(xué)生名冊、學(xué)籍管理卡片及新生電子注冊、學(xué)生學(xué)年注冊、學(xué)歷電子注冊等。2.學(xué)生學(xué)籍異動處理和考核違紀處理的管理，如：學(xué)籍變更材料(休學(xué)、保留學(xué)籍、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)、開除等)。3.學(xué)生在校期間成績的管理，如：學(xué)生成績單、外語四、六級統(tǒng)考成績、計算機等級考試成績、職業(yè)技能鑒定考試成績等。4.學(xué)生畢業(yè)信息檔案的管理，如：學(xué)歷電子圖像信息采集、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證號、證書發(fā)放及補辦畢業(yè)證明書等。5.學(xué)籍管理制度的建設(shè)及校風(fēng)、學(xué)風(fēng)建設(shè)活動等，如：各種獎懲、獎學(xué)金、助學(xué)金、心理健康教育、社會實踐、黨團組織等材料。
2.學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題
2.1學(xué)籍檔案管理人員隊伍建設(shè)問題。多數(shù)高校各系由兼職檔案人員負責(zé)文件資料的收集、整理工作，由于兼職檔案人員工作雜，任務(wù)重，沒有經(jīng)過專業(yè)崗位培訓(xùn) , 檔案意識不強，僅靠自身學(xué)習(xí)、實踐摸索，沒有過硬的專業(yè)能力和管理素質(zhì)，因而在對學(xué)生檔案處理和評價時，兼職檔案管理人員自身也認為檔案管理并不是很重要，使檔案管理工作的開展受到一定的影響。
2.2檔案信息儲存分散、各部門缺乏溝通。由于部分高校招生就業(yè)處掌握著新生錄取的基礎(chǔ)信息，系擁有學(xué)生成績的原始記錄，學(xué)生處記錄學(xué)生獎勵、處分等信息，形成多頭管理，使得檔案管理的整體性發(fā)揮有限。這些部門缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)機制，信息管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和部署，而且各自的管理制度和標準也不統(tǒng)一，造成學(xué)籍管理就難以準確快速地建立學(xué)籍信息庫，使學(xué)生的信息資源不能共享。另外，學(xué)生的許多檔案材料都來源于各部門，由于各部門對檔案工作重視程度上的不同，致使學(xué)籍檔案材料不能及時地按照檔案工作的要求進行收集、分類、整理、歸檔，導(dǎo)致學(xué)生信息材料不完全，檔案內(nèi)容單一，并且對檔案資料真實度核審以及監(jiān)管難度加大。
2.3學(xué)籍檔案管理手段落后。當(dāng)前很多高校學(xué)籍檔案管理方式大部分以手工為主，工作量大，效率低，重復(fù)勞動多，準確性不高。計算機管理也僅限于學(xué)生基本信息及簡單的檢索查詢，檔案信息資源涵蓋不全，沒有真正對檔案信息進行深加工，不能從根本上改變檔案利用低等問題。此種管理手段已滿足不了學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
2.4學(xué)籍檔案管理制度宣傳力度不夠。學(xué)籍檔案管理是針對每個取得學(xué)籍的學(xué)生進行的各方面管理，可以說關(guān)系到每個學(xué)生的切身利益。因為宣傳制度的工作力度不夠，可能導(dǎo)致許多在校學(xué)生對學(xué)籍檔案管理制度的不重視或一知半解，甚至一些管理人員和教師也認識不夠，給學(xué)籍檔案管理帶來了一些不必要的麻煩，例如：新生學(xué)籍信息學(xué)生本人確認和班主任（輔導(dǎo)員）核查的隨意，導(dǎo)致到學(xué)生畢業(yè)前進行畢業(yè)基本信息校對時才發(fā)現(xiàn)信息不準確，才開始辦理修改信息的佐證材料，給辦理畢業(yè)手續(xù)帶來麻煩。
3.切實加強和完善學(xué)籍檔案管理工作
3.1健全規(guī)章管理制度，嚴格執(zhí)行學(xué)籍檔案管理制度
學(xué)籍檔案管理關(guān)系到學(xué)生切身利益，建立健全學(xué)籍檔案管理制度，是開展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。高校學(xué)籍檔案涉及面廣，因此必須嚴格制定各項工作程序，細化工作流程，各相關(guān)部門應(yīng)加強協(xié)調(diào)，做好建檔、歸檔、查閱、利用各個環(huán)節(jié)的銜接工作；要建立健全收集整理、檢查審核、歸檔轉(zhuǎn)交、保管保密與管理職責(zé)等各項規(guī)章制度，克服各行其是。如果學(xué)籍檔案管理制度不健全，移交手續(xù)不嚴格，各部門之間的工作銜接不好，就會導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料的遺失，不齊全不完整。所以，嚴格執(zhí)行學(xué)籍檔案管理制度不僅要“有規(guī)可循，有規(guī)必循”，而且要做到“循規(guī)必嚴，違規(guī)必究”，有利于實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的制度化。
3.2加強學(xué)籍檔案管理人員隊伍建設(shè)
高校學(xué)籍檔案管理是一項政策性和業(yè)務(wù)性很強的工作，學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)的高低、能力的大小，直接影響著學(xué)籍檔案的準確性，而各系兼職檔案人員其檔案業(yè)務(wù)水平將直接影響到檔案收集的質(zhì)量。因此，為了避免造成工作上的脫節(jié)和混亂，學(xué)校要定期舉辦各系兼職檔案人員培訓(xùn)班，加強理論學(xué)習(xí)，熟悉學(xué)籍管理工作的整個流程，遵照檔案立卷歸檔的原則，從檔案材料形成的源頭抓起，規(guī)范學(xué)籍信息采集途徑，確立明確、標準的指標和項目，信息流通代碼要一致，做到信息共享，為做好電子學(xué)籍檔案鋪平道路，避免更多的重復(fù)勞動。指導(dǎo)他們明確歸檔范圍，實施動態(tài)管理，努力做到即收即歸。充分調(diào)動他們的積極性，使其在工作中更主動、更自如，有利于實現(xiàn)學(xué)籍檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化。
3.3互動式檔案管理體系的建立
《中華人民共和國檔案法》確定了檔案工作的基本原則是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”，加強各部門及人員之間的協(xié)調(diào)與配合，做到資源共享，是做好學(xué)籍檔案管理工作的基本保證。學(xué)院各職能部門應(yīng)加強學(xué)生在校期間的資料收集、歸類歸檔、鑒別核對、轉(zhuǎn)遞送交等各項管理工作，建立統(tǒng)一的信息資源庫，使學(xué)籍管理信息能夠準確、及時，最終實現(xiàn)資源共享。
在高校學(xué)籍檔案管理中，要充分利用現(xiàn)代辦公技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。學(xué)籍檔案的內(nèi)容和數(shù)量不斷增加，如果仍沿用傳統(tǒng)的手工方式去處理管理檔案已遠遠不能適應(yīng)現(xiàn)代化的需要。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，將紙質(zhì)檔案材料信息化，以檔案管理部門為主，實現(xiàn)學(xué)生、班主任（輔導(dǎo)員）、檔案部門管理人員等多方信息增補和修正，提高檔案管理工作的效率。
當(dāng)然，在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，學(xué)籍檔案的檢索、統(tǒng)計和查閱與現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合，可以實現(xiàn)遠程傳遞檔案信息，但保密問題也不容忽視，鑒于檔案的多功能性，各種信息和數(shù)據(jù)都需要得到妥善的保護，只有確保檔案資源的安全性，才能真正發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的科學(xué)化。
4.加強學(xué)籍檔案管理宣傳
學(xué)院可以在新生入學(xué)教育時組織班主任（輔導(dǎo)員）及學(xué)生進行《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》的專場教育，并通過宣傳欄、網(wǎng)上查詢等途徑讓師生了解學(xué)籍檔案管理制度 、“高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知”、“應(yīng)征入伍大學(xué)生學(xué)籍管理辦法”及其他有關(guān)的法規(guī)政策等，只有讓每位師生都了解，才能切實配合做好相應(yīng)的學(xué)籍檔案管理工作，有利于實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)化。
總之，高校學(xué)籍檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，需要在探索中求發(fā)展、求完善。為此，學(xué)籍檔案管理部門及管理人員應(yīng)始終把握學(xué)籍管理為育人服務(wù)的方向，關(guān)注有關(guān)檔案管理新技術(shù)，探索新規(guī)律，不斷更新管理理念、管理手段，做好高校學(xué)籍檔案管理工作，使其成為學(xué)校人才培養(yǎng)工作的需要，成為服務(wù)于學(xué)生的需要，成為服務(wù)于社會的需要。
一、影響學(xué)生檔案管理的因素
1、學(xué)生方面
大學(xué)生檔案意識薄弱，對檔案的重視度不夠。很大一部分學(xué)生對自己檔案內(nèi)容價值及服務(wù)利用認識不清，對檔案材料的填寫敷衍了事，字跡潦草，信息不詳，不積極主動收集體現(xiàn)自己接受教育背景、有利于就業(yè)求職的檔案材料。學(xué)生對在校期間獲得的各種榮譽證書是否裝入檔案，也不過問。在校期間從未進入過檔案館或使用過檔案，甚至沒聽說過檔案館，對檔案的作用一概不知。
2、學(xué)校方面
（1）檔案管理隊伍不夠?qū)I(yè)化，缺乏責(zé)任心
目前，很多高校檔案管理工作者變動頻繁，沒有專職的檔案管理工作人員。而且沒有系統(tǒng)地學(xué)過國家對檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，檔案意識淡薄，缺乏檔案管理的基礎(chǔ)知識和專業(yè)技能，對檔案管理工作認識不到位，認為檔案管理不是什么重要工作，就是抄抄寫寫，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔和轉(zhuǎn)遞就行。結(jié)果導(dǎo)致對檔案管理工作不重視，檔案管理工作較為混亂。另外，多數(shù)檔案管理員缺乏必要的責(zé)任心。對能夠真實反應(yīng)學(xué)生在校期間各項表現(xiàn)的材料不能及時歸檔，學(xué)籍檔案里的材料單一，學(xué)生檔案中能夠反映大學(xué)生在管理能力、獎懲情況、心理素質(zhì)、綜合素質(zhì)等方面的材料不健全。學(xué)年鑒定表、畢業(yè)生登記表上面的評語老套、雷同，不能真實全面地反映學(xué)生情況，不能為用人單位提供有價值的信息。
（2）對學(xué)籍檔案管理重視不夠，制度不健全
目前，沒有針對高校學(xué)生檔案管理方面的統(tǒng)一法規(guī)，因此致使部分高校對該項工作重視不夠，未能建立起一套系統(tǒng)、連續(xù)、完整的檔案管理制度，使得學(xué)生檔案管理體制較為混亂，缺乏應(yīng)有的制度化和規(guī)范化的管理。有些學(xué)校雖然制定了相關(guān)規(guī)定，但內(nèi)容空洞缺少細則，缺乏統(tǒng)一標準和操作規(guī)范，常在實際歸檔操作過程中出現(xiàn)混亂的錯誤，為后續(xù)工作帶來諸多不便。另外，由于學(xué)校對該工作的重視度不夠，投入較少，硬件設(shè)施不到位，引起檔案材料霉變、蟲蛀等現(xiàn)象。
（3）現(xiàn)代高新技術(shù)未能充分應(yīng)用
隨著高校擴招，學(xué)生人數(shù)的不斷增加，學(xué)生的來源各不相同，龐大的學(xué)籍材料收集、整理工作給學(xué)籍檔案工作人員增加了很大的困難。現(xiàn)代高新技術(shù)未能得到充分利用，信息化、智能化管理手段匱乏。大部分高校還保持紙質(zhì)檔案管理，有需要查閱學(xué)生學(xué)籍檔案、或政治審查的單位不能使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行遠程操作，不得不登門拜訪。
二、加強高校學(xué)生檔案管理的對策
1、積極做好引導(dǎo)工作，培養(yǎng)學(xué)生良好的檔案意識
高校應(yīng)邀請相關(guān)專業(yè)人員對學(xué)生做關(guān)于檔案管理、檔案的作用的講座，輔導(dǎo)員應(yīng)通過現(xiàn)實案例對學(xué)生進行廣泛的宣傳，讓學(xué)生了解檔案的用途，明白檔案的重要性。增強學(xué)生對檔案的認識，妥善處置好自己的檔案，以免給將來帶來不必要的麻煩。如有的學(xué)生由于檔案問題失去讀研的機會、報考公務(wù)員的機會，有的影響戶口遷移，有的影響職稱評定等。
2、加強學(xué)籍檔案管理隊伍建設(shè)
首先，加強兼職檔案員隊伍建設(shè)，重視學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)。目前，有部分高校缺乏專業(yè)的檔案管理人員，學(xué)生學(xué)籍檔案的工作主要是有兼職人員來完成。因此，學(xué)校要重視檔案管理專業(yè)人才的引進，同時注重兼職檔案人員的培訓(xùn)，促使他們盡快掌握檔案管理的相關(guān)理論知識和法規(guī)，熟悉檔案管理具體工作的方法和流程。同時重視加強相互溝通交流，營造相互配合的良好氛圍，推動發(fā)展。其次，注重增強檔案管理人員具體工作的責(zé)任心，在建檔過程中嚴格審查、規(guī)范歸檔材料細心并注意保密工作，切實履行好自己的職責(zé)，為學(xué)生提供更優(yōu)質(zhì)、更高效的服務(wù)，真正發(fā)揮學(xué)籍檔案的服務(wù)功能。
3、完善高校檔案管理規(guī)章制度
學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作比較復(fù)雜，需要教務(wù)、學(xué)工等幾個部門的協(xié)同工作。高校應(yīng)制定制訂適合本校實際的制度、辦法、實施細則等相關(guān)的規(guī)章制度來規(guī)范學(xué)生檔案管理。對畢業(yè)生檔案的具體內(nèi)容，歸檔材料的收集、整理，以及畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞、留存做統(tǒng)一規(guī)范，指導(dǎo)學(xué)生妥善解決檔案的存放問題，確保檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的順利開展。
4、推進學(xué)校檔案管理的信息現(xiàn)代化建設(shè)
技工院校學(xué)籍管理走過了若干個發(fā)展過程，實行電子注冊可謂新時期技工院校學(xué)籍管理的必然途徑。由技術(shù)與管理兩個方面探索如何不斷健全電子注冊管理機制，對于促進學(xué)籍管理實現(xiàn)現(xiàn)代化有著重要的意義。隨著技工院校招生規(guī)模與招生對象領(lǐng)域的不斷增長擴大，大量的檔案信息管理保存也對檔案管理工作提出了新的要求。內(nèi)容管理技術(shù)屬于一種管理信息的穩(wěn)妥可行的技術(shù)模式，并且伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，此技術(shù)在學(xué)籍檔案管理方面起著愈加廣泛的功能，同時運用范圍領(lǐng)域也愈來愈廣泛。學(xué)籍檔案通常指學(xué)生的學(xué)籍檔案、學(xué)生的成績檔案及其在學(xué)校的所有表現(xiàn)等有存儲價值的材料，其與學(xué)生的一生都相關(guān)緊密切的聯(lián)系，學(xué)籍檔案即學(xué)生利用在校時期的學(xué)習(xí)實踐等諸多活動中構(gòu)成的，對于個人、對于學(xué)校以及對于社會均有證明、儲存、運用價值的背景記錄，是把握學(xué)生狀況、規(guī)范學(xué)生行為、培養(yǎng)有用人才的根據(jù)，同時亦是技工院校檔案的重要構(gòu)成部分之一。所以，所謂學(xué)籍檔案管理的過程客觀來講即建制、利用、開發(fā)學(xué)籍檔案之過程。對于學(xué)生學(xué)籍檔案，不但對學(xué)生本身來說極為重要，對社會擇才選優(yōu)方面亦是更加發(fā)揮了關(guān)鍵的作用。伴隨信息技術(shù)、認證技術(shù)以及管理技術(shù)的不斷發(fā)展，電子注冊的學(xué)籍檔案愈來愈成為可能，本文從主要從內(nèi)容管理技術(shù)及其對信息資源整合的優(yōu)點入手，對內(nèi)容技術(shù)管理在學(xué)籍檔案管理中的有效利用實施了分析。
一、內(nèi)容管理技術(shù)及其在整合信息資源方面的優(yōu)勢
（一）內(nèi)容管理技術(shù)的涵義
內(nèi)容管理技術(shù)即應(yīng)把不屬于同一類的內(nèi)容用數(shù)字模式妥善儲存起來，并且借助充分的信息、高效的查閱手段對所儲存的數(shù)字內(nèi)容實施調(diào)閱與檢查，以數(shù)據(jù)挖掘之技術(shù)達到對數(shù)字內(nèi)容之智能分析處置，最后使得此部分數(shù)字內(nèi)容可以獲得最充分的運用。內(nèi)容管理系統(tǒng)主要包括內(nèi)容收集、管理、工作流、等四個子系統(tǒng)，綜合具體內(nèi)容如下。
1.內(nèi)容收集系統(tǒng)
此系統(tǒng)主要包含對信息的內(nèi)容實施收集、編匯以及整理進而把其轉(zhuǎn)化后分發(fā)的全過程，同時在此階段中能夠加進元數(shù)據(jù)進而對內(nèi)容組件實施定義。
2.管理系統(tǒng)
管理系統(tǒng)主要是針對組件、信息內(nèi)容及模板采取保存管理，在保存過程中能夠?qū)?nèi)容之版本、工作流程及設(shè)定權(quán)限方面實施更新處置。
3.工作流系統(tǒng)
此系統(tǒng)主要針對信息資源內(nèi)容實施采集、存入和，通常來講，學(xué)籍檔案管理歸屬資源性網(wǎng)站，由于其結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，并且內(nèi)容繁多屬于文檔資源類之資源等。
4.系統(tǒng)
系統(tǒng)主要是把信息資源內(nèi)容自動并且快速的依據(jù)所建的模板至瀏覽器。
（二）內(nèi)容管理技術(shù)在整合信息資源方面的優(yōu)點
內(nèi)容管理技術(shù)在資源整合上有著很大的優(yōu)勢。主要包括如下幾個方面。
（1）內(nèi)容管理技術(shù)把管理的標準實施統(tǒng)一，把數(shù)據(jù)庫內(nèi)之內(nèi)容采取格式處置以及達到標準化管理，如此不但統(tǒng)一了網(wǎng)頁之風(fēng)格，同時增添了數(shù)據(jù)庫之拓展能力。
（2）此技術(shù)同以往的數(shù)據(jù)庫相較，負載能力愈加增強，并且借助XMI把訪問接口實施統(tǒng)一，同時借助內(nèi)容管理技術(shù)能夠描述并非規(guī)則的數(shù)據(jù)，所以，能夠借助半結(jié)構(gòu)化之文檔數(shù)據(jù)把其送至客戶端，如此大幅度節(jié)省了效率。
（3）網(wǎng)頁呈現(xiàn)同內(nèi)核技術(shù)、同平時、同系統(tǒng)維護相分離，進而不但讓操作更容易，并且內(nèi)容管理技術(shù)給信息管理創(chuàng)造了開發(fā)平臺，大大縮小了開發(fā)的難度與維護成本。
二、目前我國技工院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
為順應(yīng)社會的發(fā)展，加大服務(wù)地方經(jīng)濟的力度，近幾年來技工院校出現(xiàn)了辦學(xué)模式與生源多元化的轉(zhuǎn)變，學(xué)生學(xué)籍檔案的種類與內(nèi)容也凸顯出繁雜的局面。在此形勢下，技工院校學(xué)籍檔案的管理存在著對學(xué)籍檔案管理不夠重視和管理的手段比較滯后等一些不可忽視的問題。相對來講，目前有許多學(xué)校的學(xué)籍檔案管理方法仍舊比較落后，很難滿足目前形勢發(fā)展之需求。技工院校現(xiàn)行的學(xué)籍管理機制缺乏完善和規(guī)范。現(xiàn)階段技工院校的綜合管理工作較為繁雜，其內(nèi)部檔案管理譬如人事檔案管理、財務(wù)檔案管理、校志檔案管理、教育教學(xué)（包括教學(xué)計劃檔案管理、課程檔案管理、教材檔案管理、試卷檔案管理、學(xué)生成績檔案管理、學(xué)籍檔案管理、德育檔案管理等）諸多檔案管理也變得多元化。與此同時，從一小部分技工院校大多數(shù)基層管理者、教師到技工院校領(lǐng)導(dǎo)均對教學(xué)檔案管理工作認知不夠。將學(xué)生學(xué)籍檔案工作同教學(xué)核心內(nèi)容相對比，注重教學(xué)與其他管理工作，可對教學(xué)檔案管理工作卻投入不夠，以為技工院校學(xué)籍檔案管理相關(guān)不到院校整體工作的痛癢，“無須掛齒”地不加關(guān)注抑或關(guān)注不夠。除此之外，學(xué)校不僅缺少學(xué)籍檔案管理專業(yè)人才，而且檔案管理設(shè)備比較落后。一方面來講，技工院校檔案管理之思想、內(nèi)容與手段、人才資源培訓(xùn)與利用之模式仍舊陳舊，制約著學(xué)籍檔案之健康管理；一方面來講，伴隨時間的推移及學(xué)生學(xué)籍檔案的進一步增加，原來存儲的學(xué)籍檔案之存儲條件業(yè)已適宜不了學(xué)籍檔案數(shù)量日漸增大之需要。具體主要體現(xiàn)在如下幾個方面。
（1）學(xué)籍管理文件制度不完善；
（2）管理措施缺乏有效性，管理方法相對滯后；
（3）學(xué)籍原始檔案缺乏完整性，整理得不夠規(guī)范；
（4）檢索手段相對滯后，提供資料缺乏準確性；
（5）檔案材料內(nèi)容簡單，未能真實體現(xiàn)學(xué)生的綜合素質(zhì)；
（6）檔案利用率低，轉(zhuǎn)遞比較混亂。
三、內(nèi)容管理技術(shù)在技工院校學(xué)籍檔案管理中的運用
內(nèi)容管理技術(shù)的內(nèi)容模式是各種各樣的，能夠分成備忘錄、信函、白皮書、檔案以及調(diào)查報告等的諸多模式，并且不盡相同格式的內(nèi)容有著不盡相同的反映模式，就結(jié)構(gòu)化的信息來講，內(nèi)容于本質(zhì)方面屬于非結(jié)構(gòu)化的信息，所以，雖然模式各種各樣，可基本模型課能夠描述為：內(nèi)容等于元數(shù)據(jù)加數(shù)據(jù)。具體主要包括如下三個方面的工作。
（一）對技工院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容建模
內(nèi)容管理技術(shù)對技工院校學(xué)籍檔案之內(nèi)容建模包含對數(shù)據(jù)管理之要求和元數(shù)據(jù)之結(jié)構(gòu)化，對內(nèi)容主要是設(shè)定針對管理對象之元數(shù)據(jù)信息，此外還包含內(nèi)容同對象二者之間的相互關(guān)系，譬如學(xué)歷證書電子注冊制度的建立規(guī)范了對其的管理，此管理制度的建立屬于一項關(guān)鍵性變革，是對技工院校學(xué)籍學(xué)歷規(guī)范科學(xué)管理指出的愈加高的要求，電子注冊制度促進了技工院校學(xué)籍管理現(xiàn)代化的進程。從技術(shù)方面來看，完整的電于注冊檔案系統(tǒng)至少要包含如下幾項模塊。
1.新生注冊管理模塊
此管理的流程是先把招生機構(gòu)呈報的招生數(shù)據(jù)同實際報到學(xué)生數(shù)據(jù)有機融合處置后生成新的數(shù)據(jù)庫，學(xué)生被編輯學(xué)號之后即在校生數(shù)據(jù)錄入教務(wù)管理系統(tǒng)，各個系統(tǒng)能夠依據(jù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)同學(xué)生實施核實明確后，由院校學(xué)生處輸入教務(wù)處成績錄入學(xué)歷證書管理模塊，依據(jù)軟件要求實施數(shù)據(jù)維護，最后上報勞動局完結(jié)學(xué)籍注冊工作。[4]此種工作形式達到了信息操作之科學(xué)性，并且工作流程嚴謹，數(shù)據(jù)可靠安全。
2.學(xué)歷證書管理模塊
把在校時期適宜畢業(yè)條件的學(xué)生，生成預(yù)畢業(yè)的學(xué)生名單呈報主管部門審查，經(jīng)核查后再將預(yù)計畢業(yè)的學(xué)生名單發(fā)至各校，實施畢業(yè)證書處置。最終自動生成證書利用狀況登記表上批，再由上級下達業(yè)已注冊發(fā)證的學(xué)生名單。經(jīng)過注冊的畢業(yè)生借助互聯(lián)網(wǎng)，直接匯總至各級教育行政管理機構(gòu)。此外，應(yīng)獨立建立一個換、補證書之學(xué)生管理庫。
3.學(xué)籍管理模塊
若有學(xué)生要求個人信息修改，譬如：變更姓名、出生日期等，由系部審查報學(xué)生處批復(fù)，再由學(xué)生處進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)更換同時以學(xué)籍異動的模式告知相關(guān)機構(gòu)。依據(jù)電子注冊軟件學(xué)籍異動管理規(guī)律規(guī)范技工院校學(xué)籍異動管理程序以及系統(tǒng)維護。對學(xué)籍異動處置也實施這種手段，應(yīng)當(dāng)做到及時處置，隨時發(fā)生隨時記錄、維護。
4.綜合檔案信息管理模塊
綜合檔案信息相關(guān)學(xué)生很多方面的信息。借助同其他功能協(xié)調(diào)配合，組成了完整的學(xué)生綜合電子檔案。此部分檔案均是學(xué)生在校時期不斷補充、完善構(gòu)成的具體檔案材料。
（二）Content Manager v8.3系統(tǒng)的應(yīng)用
技工院校之學(xué)籍檔案管理中含有對電子考卷的儲存保管，此系統(tǒng)能夠依據(jù)之前提升的原理實施開發(fā)，可是，為了能夠更加提升使用效率，可借助目前的內(nèi)容管理技術(shù)應(yīng)用，現(xiàn)就目前運用比較普及的Content Manager v8.3簡述如下：
1.利用Content Manager v8.3技術(shù)對成績實施元數(shù)據(jù)建模
結(jié)合Content Manager v8.3設(shè)計，能夠借助此技術(shù)可視化之建模工具，如此不僅能夠?qū)Τ煽儗嵤┰獢?shù)據(jù)建模，同時針對內(nèi)容建模，包括設(shè)定訪問與版本的控制以及日志管理等。
2.利用接口對學(xué)籍檔案實施導(dǎo)入
對學(xué)籍檔案實施導(dǎo)入能夠借助接口來達到，如此能夠以內(nèi)容技術(shù)管理的界面達到手工接入，進而能夠把批量的數(shù)據(jù)實施導(dǎo)入。
（三）內(nèi)容技術(shù)管理同技工院校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的整合
學(xué)籍檔案管理能夠把在線的學(xué)籍信息給予有機整合，譬如，能夠在目前運用的系統(tǒng)里獨立增添學(xué)籍檔案建立模塊，此能夠借助關(guān)系型管理系統(tǒng)把學(xué)籍檔案信息建立為元數(shù)據(jù)及電子檔案，然后此時能夠借助內(nèi)容管理系統(tǒng)之編程接口把信息保存至資源服務(wù)器中，如此能夠提升學(xué)籍檔案之自動化處置，進而達到節(jié)約成本的目的。
四、結(jié)語
[關(guān)鍵詞] 高校 院系 學(xué)籍檔案 規(guī)范化
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校院系學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校院系級學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、院系級學(xué)籍檔案管理規(guī)范化面臨問題
1.檔案管理規(guī)范化存在的問題
（1）院系級學(xué)籍檔案管理是一種事后行為，容易被人們所忽視。錯過及時整理和歸檔的大好時機，造成資料的丟失，這種情況在許多高校中不同程度地存在著。
（2）院系級學(xué)籍檔案管理是一種無形勞動，不被人們所重視。由于院系級教務(wù)辦公室不是職能部門，是一種為教學(xué)和學(xué)生服務(wù)的管理行為，其檔案管理也成為一種無形勞動，難以用固定形式加以評估，因此人們認為院系級學(xué)籍檔案管理很輕松，誰都可以去做，這就導(dǎo)致了在用人上的隨意性，進而影響了院系級學(xué)籍檔案管理水平和效率的提高。
（3）院系級學(xué)籍檔案管理是一種常規(guī)性工作，容易被其他行政事務(wù)所取代。由于機構(gòu)設(shè)置方面的原因，院系機構(gòu)一般都沒有把辦公室行政工作和檔案管理工作分開來，有的院部系級辦公室雖然有專職干事，但由于同在一個辦公系統(tǒng)工作，其職責(zé)也經(jīng)常混淆，常常被其他行政事務(wù)所取代，難以全心投入檔案管理工作。因此，院系級學(xué)籍檔案管理經(jīng)常處于不規(guī)范的無序狀態(tài)。
（4）檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。
2.在檔案管理手段方面，最突出的問題表現(xiàn)在管理手段缺乏科學(xué)性
按照辦公自動化、管理科學(xué)化的要求，在學(xué)籍檔案管理方面應(yīng)當(dāng)采取現(xiàn)代化手段，而目前有些高校在學(xué)籍檔案管理規(guī)范化方面仍實行原始的手工勞動方式，特別是在編制目錄索引的方法上，還沒有很好地通過計算機這種現(xiàn)代化手段進行編制《檔案目標索引》，在很大程度上影響了院系級學(xué)籍檔案管理效率。
3.在學(xué)籍檔案管理信息化方面，最突出的問題表現(xiàn)在
（1）高校由于長期受計劃體制的影響，缺乏市場意識、服務(wù)意識和信息意識，在一定程度上導(dǎo)致了信息資源開發(fā)、服務(wù)與市場需求相互脫節(jié)的現(xiàn)象。近幾年來，盡管有些名牌高校加大了管理信息化改革力度，但從整體上看，問題仍然比較突出，不少部門往往只重視設(shè)施、裝備、技術(shù)的投入，很少關(guān)注管理信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，使得對信息資源的開發(fā)和利用缺乏應(yīng)有的力度。
（2）不能完全按照市場需求來開發(fā)索引信息資源領(lǐng)域，開發(fā)系統(tǒng)本身缺少應(yīng)有的以用戶為目標的價值尺度，更不能及時地掌握用戶的需求及其變化，使管理信息化缺乏針對性和實用性，同時也造成信息資源開發(fā)和利用過程中的盲目性和浪費性。
（3）不能嚴格按照時間節(jié)約規(guī)律的要求，把握信息資源開發(fā)和服務(wù)的時效性，特別是不能真正地依據(jù)現(xiàn)代科技信息網(wǎng)絡(luò)來及時、迅速、準確地開發(fā)信息資源，難以形成信息資源開發(fā)和服務(wù)功能的多元化、信息產(chǎn)品的規(guī)模化、組織系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化、操作手段的自動化等立體型體系，難以全面顯示管理信息化在高校管理中的作用。這樣，高校管理在市場經(jīng)濟日益激烈的競爭中就難以掌握管理主動權(quán)，難以獲取最新、最快、最準確的信息。
二、對加強院系級學(xué)籍檔案管理規(guī)范化建設(shè)的幾點建議
1.要提高對學(xué)籍與檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認識
從高校發(fā)展的實踐看,建立和完善院系級學(xué)籍檔案管理規(guī)范化,是保障教學(xué)工作中心地位、促使教學(xué)工作順利開展、提高教學(xué)質(zhì)量的根本保證。增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2.按教學(xué)環(huán)節(jié)的不同要求做好學(xué)籍檔案收集、整理和歸檔工作
學(xué)生學(xué)籍有許多環(huán)節(jié)，都有資料需要收集、整理和歸檔。主要有：一是學(xué)生學(xué)籍檔案管理。二是考試成績檔案管理。三是凡是歸檔的材料，要寫明材料的目錄，應(yīng)做到書寫優(yōu)良，字跡工整，圖樣清晰。四是整理，要在積累的基礎(chǔ)上按檔案材料類型分類整理。建立健全收集與補充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3.要提高院系兼職管理人員的綜合素質(zhì)
目前,許多高校院系沒有專職檔案管理人員,一般都是由教師兼職,他們中絕大多數(shù)沒有經(jīng)過專門培訓(xùn),檔案管理常識缺乏。因此需要通過多種途徑對他們進行專門培訓(xùn)，不斷提高他們的綜合素質(zhì)。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，確定兼職檔案管理工作人員的職責(zé)：一是要認真學(xué)習(xí)、執(zhí)行檔案工作的政策法規(guī)，加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，增強工作責(zé)任性。二是堅持平時分類預(yù)立卷歸檔工作，每年初根據(jù)文件材料歸檔范圍將本部門形成的不同內(nèi)容與載體的文件材料，預(yù)立卷類目并編號，便于平時歸卷時對號入座，方便查找利用。三是負責(zé)本部門文件的形成、積累、保管、整理、立卷、歸檔工作，保證歸檔文件材料齊全、完整、系統(tǒng)，反映本部門工作情況，維護本部門的歷史真實面貌。四是應(yīng)按“文件材料歸檔范圍”收集完整的要求，及時做好文件的收發(fā)、登記工作。五是做好文件的催辦工作，凡是經(jīng)承辦人員處理的文件要及時收集，并檢查承辦情況是否已經(jīng)注明，搞好平時歸卷，使文件材料管理有條不紊，便于查找利用。六是主動接受學(xué)校檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促與檢查，提高檔案的案卷質(zhì)量。
4.要按照信息化檔案檢索系統(tǒng)的要求，建立院系級學(xué)籍檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)
學(xué)籍檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的建立，不僅要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)來開發(fā)光盤、聯(lián)網(wǎng)檢索和信息查詢服務(wù)，而且還要充分挖掘信息資源自身的累積性、綜合性和數(shù)據(jù)性等優(yōu)勢，使現(xiàn)有的信息資源被激活、被利用，使相關(guān)信息重新得到優(yōu)化組合，發(fā)揮出優(yōu)勢效益。
5.根據(jù)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化要求，建立院系級學(xué)籍檔案資料索引的標準化和自動化
我國有關(guān)學(xué)籍檔案資料索引標準幾乎是空白。其他許多國家都非常重視適應(yīng)高等教育管理需要的文獻資料索引標準化工作，早就制定了一系列索引編制的出版標準。制定我國索引標準化，已是刻不容緩的問題。
總之，在高校辦學(xué)過程中，要重視院系級學(xué)籍檔案管理工作，正確分析院系在檔案管理規(guī)范化方面存在的問題。同時，要針對問題制定加強院系級學(xué)籍檔案管理規(guī)范化的若干對策。只有這樣做，才能按學(xué)籍規(guī)律的要求做好院系級學(xué)籍檔案管理工作，不斷提高學(xué)籍管理水平和服務(wù)質(zhì)量，從而為學(xué)校教學(xué)改革與發(fā)展提供基礎(chǔ)性保證。
【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)籍檔案管理
高校學(xué)籍檔案是指學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間成績、思想表現(xiàn)、評價等一系列真實記錄，檔案通常由學(xué)校教務(wù)處或者學(xué)生處保管，學(xué)生畢業(yè)后由所在單位人事部門或者人才交流中心保管。內(nèi)容主要包括學(xué)生報名注冊登記表、個人基本情況表、學(xué)習(xí)的課程、考試成績以及學(xué)籍異動情況記錄等。學(xué)籍檔案會作為各級教育行政主管部門以及學(xué)校檢查、審核畢業(yè)資格的重要依據(jù)。俗語說得好：自己的歷史自己寫！正是學(xué)籍檔案最真實的寫照。對于做好高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，我主要有以下幾個方面體會：
一、健全學(xué)籍檔案管理制度
戰(zhàn)國·鄒·孟軻《孟子·離婁上》：“離婁之明，公輸子之巧，不以規(guī)矩，不成方圓。“沒有規(guī)矩不能成方圓”是句俗語，常強調(diào)做任何事都要有一定的規(guī)矩、規(guī)則、做法、否則無法成功。但普遍高校各系院都沒有完整的建立學(xué)籍檔案管理制度，有的是制定的標準有所不同，缺乏專業(yè)的學(xué)籍檔案的管理標準和規(guī)范。這就導(dǎo)致人員以及部門之間在收集整理數(shù)據(jù)時相互推諉，特別是出現(xiàn)問題時，更是相互指責(zé)。因此健全學(xué)籍檔案管理制度、劃分責(zé)權(quán)就顯得非常重要。
二、必要的專業(yè)檔案管理崗前培訓(xùn)
高校的學(xué)籍檔案管理人員大多數(shù)人員都身兼數(shù)職，普遍缺乏檔案管理的專業(yè)知識，管理水平較低，僅靠自身的實踐學(xué)習(xí)難以迅速達到目前學(xué)籍檔案管理標準，對上崗之前管理人員進行專業(yè)的扎實的培訓(xùn)是非常有必要的，如今計算機被廣泛應(yīng)用到學(xué)籍管理中，計算機新技術(shù)掌握就顯得非常重要。因此對學(xué)籍檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)是非常有必要的。
三、管理工作人員應(yīng)提高對學(xué)籍檔案管理的認識
學(xué)籍檔案管理工作人員應(yīng)該高度重視這項檔案管理工作，必須要及時學(xué)習(xí)新的檔案管理知識更新檔案管理的新觀念，提倡改革學(xué)籍檔案管理模式，在新形勢下充分重視計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，主動增強各部門之間的溝通合作。此外，領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)對學(xué)籍檔案保存形成規(guī)范性的意識，有效的管理機制、人員培養(yǎng)及激勵機制等相關(guān)體系，激發(fā)學(xué)籍檔案管理人員工作積極性。還應(yīng)利用各種渠道以及各種途徑大力宣傳高校學(xué)籍檔案工作的重要性，廣泛提高高校學(xué)籍檔案的意識。
四、及時做好學(xué)籍檔案管理人員流動時的檔案交接工作
隨著崗位聘任或者自身的發(fā)展，檔案管理工作者也會出現(xiàn)人員流動，并且人員流動情況比較復(fù)雜。如果沒有及時做好檔案管理的交接工作，這樣就很容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案出現(xiàn)偏差或者信息不完整、不準確，有的甚至導(dǎo)致檔案信息丟失。所以及時做好學(xué)籍檔案管理人員流動時的檔案交接工作顯得尤為重要。要想做好這項工作，必須要有領(lǐng)導(dǎo)牽頭做好檔案交接工作，工作人員寫好交接清單，交接人、接收人以及監(jiān)收人當(dāng)場清點數(shù)量，核對清楚后交接人、接收人以及監(jiān)收人應(yīng)在交接清單上簽字，交接清單一式兩份雙方各執(zhí)一份。這樣及時的做好學(xué)籍檔案的交接工作，就能確保不因人員崗位的流動變化而影響學(xué)生的學(xué)籍檔案丟失缺檔。
五、遵循學(xué)籍檔案的真實性、精準性以及完整性
學(xué)生的學(xué)籍檔案的形成需要一個漫長的過程。內(nèi)容必須真實，不能造假。例如：學(xué)生的成績單，成績就絕對不能隨意去更改，確實因為某種原因造化成績錯誤而需要修改成績的，一定要履行成績變更手續(xù)，要讓出現(xiàn)錯誤成績的科任老師在成績變更表中說明出錯的原因并且附帶上原始的成績冊證明成績的真實性，并且簽上他的名字。管理工作者絕對不能私自更改學(xué)籍檔案里面的任何東西。真實性是第一要素。
精準性，管理學(xué)籍需要準確，更深層次的來說需要的是精準，不能出一點錯，所謂差之毫厘謬以千里！例如新生的報到注冊工作.根據(jù)教育部出臺的文件，要求各高校必須嚴格按照國家招生規(guī)定對錄取的新生進行學(xué)籍電子注冊，即當(dāng)年錄取結(jié)束后，教育部在網(wǎng)上公布各大高校經(jīng)省招辦錄取的新生名單，高校組織新生上網(wǎng)核對名單，網(wǎng)上有的學(xué)生進行注冊取得學(xué)籍，網(wǎng)上沒有的要及時與學(xué)生來源省級招辦復(fù)核更正。這就需要學(xué)籍檔案管理的工作人員核對清楚學(xué)生人數(shù)，必須做到精準無誤，否則待學(xué)生畢業(yè)后數(shù)據(jù)錯誤將會直接導(dǎo)致學(xué)生發(fā)不了畢業(yè)證書。由此給學(xué)生以及學(xué)校帶來一系列不良的后果。
完整性，高校學(xué)生的學(xué)籍檔案主要包括下面幾個內(nèi)容：學(xué)生報名注冊登記表、注冊學(xué)習(xí)專業(yè)、學(xué)習(xí)的課程、考試的成績記錄表以及學(xué)籍異動的情況等。學(xué)籍檔案作為學(xué)校以及各部門查詢、檢查、以及學(xué)生畢業(yè)資格審核的標準。畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案內(nèi)放入畢業(yè)生的報到證，師范的學(xué)生取得教師資格證的放入審批成功后的教師資格申請表。畢業(yè)生進入單位后學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案。因此學(xué)生的學(xué)籍檔案管理必須要完成，每一個學(xué)生一袋，必須完整。
隨著社會的進步，高校學(xué)籍檔案管理工作在社會中的地位顯得越來越重要，高校的學(xué)籍檔案管理工作是一項涉及學(xué)生切身利益的工作，學(xué)生的就業(yè)、提干、學(xué)歷的認證等都離不開學(xué)籍檔案。對于管理檔案的工作人員來說合理的運用現(xiàn)代管理技術(shù)、遵循檔案管理的規(guī)律，健全高校學(xué)籍檔案管理制度，管理人員擁有更專業(yè)的檔案管理知識。真實、準確、完整的收集整理好學(xué)生的學(xué)籍檔案資料才能使學(xué)籍檔案管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展以及社會發(fā)展的需要。
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關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理；網(wǎng)絡(luò)化；學(xué)分制
高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實際制定的實施細則和規(guī)章制度，對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個過程所進行的質(zhì)量考核管理。它包括學(xué)生的入學(xué)注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。學(xué)籍檔案管理工作直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會聲望，如何搞好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平成為了當(dāng)今研究熱點。
一、學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)狀
（一）學(xué)籍檔案管理工作存在的問題
近年來，高校學(xué)籍檔案管理中存在一些問題，如一些學(xué)生和教師對學(xué)籍管理缺乏正確的理解，學(xué)生只把自己作為學(xué)籍管理中的一個被動對象；教師視學(xué)籍管理為教學(xué)管理部門的事，與己無關(guān)，且有些教學(xué)管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心不強，對有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不了解，也不重視，這在一定程度上影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。有些學(xué)生在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程；而有的教師對學(xué)生違紀現(xiàn)象不聞不問或隱瞞實情，對嚴重違紀問題不處理，也不上報，甚至弄虛作假、更改考試成績等問題，長期得不到解決，致使學(xué)生管理等規(guī)章制度形同虛設(shè)，影響正常的教學(xué)秩序。
（二）產(chǎn)生問題的原因
1、入學(xué)教育缺失。很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊、召開主題班會等形式進行入學(xué)教育，在對新生由高中進入大學(xué)后的學(xué)習(xí)方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時有效的入學(xué)教育，新生需入學(xué)半年到一年的時間才適應(yīng)大學(xué)生活。
2、學(xué)籍管理手段落后。高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無法達到共享，重復(fù)勞動多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
3、學(xué)籍管理決策功能不足，支撐力度不夠。高校各級領(lǐng)導(dǎo)和職能部門對學(xué)生檔案數(shù)據(jù)要求更加全面、詳細、快捷、準確，且需求日益頻繁。而開學(xué)初的學(xué)籍注冊工作的制度支撐不夠，致使學(xué)院和學(xué)生都不重視學(xué)籍注冊工作。
二、如何提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平
（一）規(guī)范管理，樹立“以服務(wù)為主”的觀念
建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，實行過程管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標準、監(jiān)督檢查等的目標管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對象的不斷變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進一步增強服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。
（二）利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍管理
現(xiàn)代化管理手段是實現(xiàn)高效、公正、準確、科學(xué)的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應(yīng)使用計算機進行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫，可隨時調(diào)用和統(tǒng)計分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績、課表等，從而實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
（三）積極探索、推行學(xué)分制
學(xué)分制是高等教育大眾化形勢下改革學(xué)籍管理制度的必然選擇，它允許學(xué)生根據(jù)個人情況對所學(xué)知識和學(xué)習(xí)進程上的自主選擇，是一種全新的教學(xué)管理制度和人才培養(yǎng)模式。學(xué)籍管理應(yīng)當(dāng)以適應(yīng)學(xué)生個體的差異化、多樣化為原則，根據(jù)學(xué)校實際情況，積極探索推行學(xué)分制。學(xué)分制應(yīng)依據(jù)“拓寬基礎(chǔ)、淡化專業(yè)、加強素質(zhì)教育和注重創(chuàng)新能力培養(yǎng)”的原則，制定切實可行的人才培養(yǎng)計劃。學(xué)生只要修滿了學(xué)校規(guī)定的各項學(xué)分，就可以提前畢業(yè)。學(xué)分制的實行能極大調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，減少學(xué)生壓力，改善考風(fēng)考紀，有利于學(xué)生根據(jù)自身特點構(gòu)建自己的知識體系。
（四）加強考試管理，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量
課程考核是學(xué)籍管理中的重要內(nèi)容，它可以檢驗教師的教學(xué)成果，還可以檢驗學(xué)生對知識的理解程度和運用能力。它是評定學(xué)生能否按照教學(xué)計劃學(xué)習(xí)的客觀依據(jù)，也是對學(xué)生進行學(xué)籍處理的重要依據(jù)。加強考試管理，制定考試工作職責(zé)及處理辦法，對考試各個環(huán)節(jié)作嚴格規(guī)定，還應(yīng)建立校、院兩級巡考制度，為嚴肅考風(fēng)、考紀提供保證。
（五）強化服務(wù)意識，提高學(xué)籍管理人員的自身素質(zhì)
現(xiàn)代高等教育對學(xué)籍管理人員的素質(zhì)要求越來越高，應(yīng)加強學(xué)籍管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對學(xué)籍管理干部進行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢下的學(xué)籍管理特點，加強理論和計算機應(yīng)用等知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學(xué)籍管理隊伍的整體素質(zhì)水平。
三、結(jié)語
學(xué)籍檔案管理工作是一項細致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作，從事這項工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識，系統(tǒng)的教育理論知識和專門學(xué)科知識責(zé)任心，還應(yīng)有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學(xué)籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗，才能提高管理水平，使學(xué)籍檔案管理在培養(yǎng)人才中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻：
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在高等職業(yè)教育迅速發(fā)展的今天，如何運用現(xiàn)存教學(xué)資料檔案與學(xué)籍檔案為高等職業(yè)教育服務(wù)，使檔案更好地發(fā)揮其作用，這已成為當(dāng)前急待解決的問題。解決這個問題的關(guān)鍵是使檔案工作逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化，然而與現(xiàn)代化有關(guān)的檔案工作標準化是解決問題的根本所在。在國務(wù)院頒布的《中華人民共和國標準化管理條例》中就明確指出：“標準化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。在社會主義建設(shè)中推行標準化是國家的一項技術(shù)經(jīng)濟政策，沒有標準化就沒有現(xiàn)代化，就沒有高質(zhì)量高速度。”這就清楚地闡明了標準化在教學(xué)檔案和學(xué)籍檔案管理工作中的重要地位和作用。
學(xué)籍檔案是高等職業(yè)學(xué)院的寶貴財富。檔案工作是一項以提供檔案與教學(xué)服務(wù)的工作，同其它各行各業(yè)一樣，需要制定各種標準，作為開展工作的依據(jù)和準繩。檔案工作標準化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，它是指在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由上級主管機關(guān)或會同標準化主管機關(guān)以及各有關(guān)部門共同協(xié)商對檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等，制定出科學(xué)的統(tǒng)一的規(guī)定和技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行進而修訂的全部過程。目的就是通過科學(xué)的制定、貫徹、修訂各科標準，使檔案工作逐步走向規(guī)范化、統(tǒng)一化。它的基本內(nèi)容有：檔案工作名詞術(shù)語標準、代號代碼標準、檔案著錄標準、標引語言標準、收集、整理、鑒定標準、檔案統(tǒng)計標準、提供利用標準、檔案編纂及出版格式標準、檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)標準、檔案裝具、檔案制成材料標準等。這些標準從制定到成熟需要一個相當(dāng)長的發(fā)展過程，而且這個過程是有規(guī)律的螺旋式上升，檔案工作現(xiàn)代化的水平也將隨著標準化運動形式上升而逐步提高。因此，檔案工作者必須重視檔案工作標準化。下面對檔案工作化標準化談點粗淺的看法。
一、標準化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提
檔案工作是高等職業(yè)教育事業(yè)中的重要組成部分。高等職業(yè)教育檔案工作要實現(xiàn)現(xiàn)代化，首先是檔案工作的一系列環(huán)節(jié)，如名詞術(shù)語、檔案著錄、代號代碼等都必須有統(tǒng)一的標準，以便在進行工作時有統(tǒng)一的原則和規(guī)范。因為檔案工作現(xiàn)代化是建立在先進的科學(xué)基礎(chǔ)之上，如果沒有統(tǒng)一的標準不僅不利于檔案工作的開展，而且檔案的作用也將大大減弱。要實現(xiàn)高等職業(yè)教育檔案工作的現(xiàn)代化和學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化，還須建立檔案工作標準化體系，在這個標準下開展工作才能實現(xiàn)現(xiàn)代化。可見實現(xiàn)高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案工作現(xiàn)代化首先是檔案工作標準化，離開了標準化就沒有現(xiàn)代化。
二、標準化是衡量檔案工作質(zhì)量的尺度之一
檔案工作是一項專業(yè)性的服務(wù)工作，對高等職業(yè)教育服務(wù)的效果直接與檔案工作一系列環(huán)節(jié)中的標準化程序有關(guān)。檔案工作中的組卷、分類標引、鑒定工作中的保管期限確定檢索工具的編制、提供利用、裝具設(shè)備等都必須制定出統(tǒng)一的標準，對質(zhì)量規(guī)格、工作程序以及要求等相應(yīng)的做出明確的規(guī)定，嚴格地按標準進行工作，就能促使各項工作早日走向規(guī)范化、統(tǒng)一化，從而提高檔案工作的質(zhì)量。例如檔案標引工作，它是將文件或案卷的主題內(nèi)容賦予一定的標識，作為存儲和檢索的依據(jù)，利用者查找檔案通過檢索標識去判斷自己所需的材料，如果檢索人員按標準給出的檢索標識準確、恰當(dāng)，利用者就能迅速地找出自己所需要的資料，節(jié)約查找時間，而且查找效果好、效益高。如果檢索標識不完全，專職性低，文件或案卷就可能被漏掉，使有用的檔案被埋沒，又有可能檢索出自己無用的材料。所以標引工作必須要有標引的規(guī)定與規(guī)則，保證標引的一致性，使標引工作標準化、規(guī)范化。同樣道理，高等職業(yè)教育檔案工作的各個環(huán)節(jié)都達到了一定的標準，實現(xiàn)了標準化，學(xué)籍檔案工作的質(zhì)量才有可靠的保證，才能為發(fā)展高等職業(yè)教育提供豐富的資料。
三、標準化是提高檔案工作的工作效率，節(jié)約人力物力財力的有效措施
標準化能提高檔案工作的工作效率。搞好標準化對節(jié)約人力物力財力有重要作用，根據(jù)合理地標準化要求，人力物力財力資源都可以得到合理的利用。以整理工作中的組卷為例，過去由于文件和案卷的組卷方法沒有統(tǒng)一合理的標準，往往把不同歷史時期，不同組織單位的文件和案卷組織在一起，或者把不應(yīng)該分割的文件或案卷進行分離組卷，致使文件或案卷本身固有的聯(lián)系被分割，隨意搬家，脫離形成單位，組卷不合要求，給查找者帶來麻煩，使利用者浪費了很長時間還查找不到自己所需要的資料，造成人力物力的很大浪費，影響檔案的社會效益。通過制定標準既可以把檔案的本來面貌反映出來，又能使文件或案卷在來源時間、內(nèi)容和形式等幾個方面形成一個有機的整體，查找迅速、方便、節(jié)約人力、使檔案工作者省出更多的時間去從事其他工作。在財力方面如能進行裝具的改革、創(chuàng)新、制定出技術(shù)先進、 經(jīng)濟合理的裝具標準，按標準化、系列化集中生產(chǎn)出一批耐腐蝕、耐老化的裝具就能降低造價，提高技術(shù)水平，節(jié)約大量的人力物力財力，加速高等職業(yè)教育檔案工作現(xiàn)代化。
四、標準化是實現(xiàn)高等職業(yè)教育檔案工作科學(xué)管理的重要組成部分
所謂科學(xué)管理就是根據(jù)檔案形成的規(guī)律和特點，運用先進的技術(shù)和方法，依據(jù)各種科學(xué)管理制度對檔案進行管理，開展各項工作，科學(xué)管理要求做到的標準是：檔案管理機構(gòu)高效化，管理方法科學(xué)化，管理工作計劃化，管理技術(shù)現(xiàn)代化等。要實現(xiàn)高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案管理工作的標準化，只有各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都達到標準化，檔案工作才能按標準化實現(xiàn)科學(xué)管理。因此要實現(xiàn)科學(xué)管理必須大力推行標準化。
五、標準化是推動高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案管理發(fā)展的重要條件
檔案學(xué)是社會科學(xué)和自然科學(xué)之間的一門邊緣科學(xué)，是一門綜合性的科學(xué)，實踐性強。它既含有檔案和檔案工作的基本理論，名詞術(shù)語概念，也包含著實際工作中的技術(shù)性和方法性的內(nèi)容。它的研究成果，經(jīng)過實踐的檢驗證明是科學(xué)的概念、原則、技術(shù)和方法，用條紋的形式予以固定化、制度化，作為共同的語言，公認的準則和規(guī)范，就是標準。所以標準化本身就是檔案學(xué)的一個組成部分，標準化工作的開展，必將推動檔案學(xué)理論的發(fā)展，一方面檔案學(xué)為檔案工作標準化提供了理論指導(dǎo)和科學(xué)指導(dǎo)，另一方面，標準的制定與貫徹優(yōu)勢將檔案理論運用到實際工作中取得保證，以便進一步完善和發(fā)展。
